Запрос предложений: Приборная панель данных

Дополнение к RFP: Запечатанные предложения должны поступить в школьный округ города Прово 11 июня в 14:00 в связи с закрытием округа в пятницу.

Скачать Запрос предложения: Панель данных

Цель запроса предложений (RFP)

Целью данного запроса предложений является заключение контракта с квалифицированной компанией на предоставление инструмента для работы с данными учащихся, как это определено далее в объеме работ. Предполагается, что данный запрос предложений может привести к заключению контракта с одним поставщиком.

Данный запрос предложений призван предоставить заинтересованным оферентам достаточную базовую информацию для представления предложений, отвечающих минимальным требованиям, но не предназначен для ограничения содержания предложения или исключения каких-либо существенных или важных данных. Оференты имеют право и поощряются к расширению спецификаций для подтверждения возможности предоставления услуг в рамках любого соглашения.

Школьный округ города Прово не несет ответственности за любые расходы, которые могут возникнуть у участников предложения в связи с подготовкой или представлением данного предложения.

Школьный округ города Прово оставляет за собой право отклонить любое или все предложения, а также отказаться от соблюдения формальностей или технических условий в любом предложении, исходя из интересов округа.

Фон

Городской школьный округ Прово ("округ"), расположенный в городе Прово, штат Юта, управляет 13 начальными школами, 2 средними школами, 2 общеобразовательными средними школами, а также 1 специальной школой. Округ Прово, в котором обучается более 17 000 учащихся, является десятым по величине округом в штате Юта.

Эмитент и номер заявки на участие в тендере

От имени школьного округа Прово данный документ и все последующие дополнения к нему выпускает Департамент бизнеса школьного округа Прово. Справочный номер сделки - Solicitation #1155-1. Этот номер должен упоминаться во всех предложениях, корреспонденции и документации, относящейся к данному запросу предложений. Во время проведения торгов и оценки предложений запрещается вступать в контакт с сотрудниками или членами совета директоров Provo City School District по поводу данной возможности, за исключением главного специалиста по закупкам. Такие контакты могут привести к отклонению вашего предложения.

Срок действия контракта

Контракт, заключенный по результатам данного запроса предложений, будет рассчитан на три года. Срок действия контракта может быть продлен на два годичных периода.

Округ оставляет за собой право регулярно пересматривать контракт на предмет анализа эффективности и затрат и может вести переговоры по цене и элементам услуг в течение срока действия контракта.

Срок действия гарантии цены

Все цены должны быть гарантированы на начальный срок действия контракта. Школьный округ Provo City School District получит немедленную выгоду от любого снижения рыночной цены или допустимую скидку. включая любое снижение цен в связи с принятием системы штатом Юта. Цены на опционы продления на четвертый и пятый годы также будут включены в прайс-лист и гарантированы.

Условия договора

Любой контракт, заключенный в результате данного запроса предложений, будет включать в себя соглашение с округом о независимом подрядчике (см. приложение A), но не ограничиваться им. Исключения или дополнения к договору с независимым подрядчиком округа категорически не рекомендуются.

Исключения и дополнения к договору с независимым подрядчиком округа должны быть представлены вместе с ответом на предложение. Исключения, дополнения, соглашения об уровне обслуживания и т.п., представленные после даты и времени приема предложений, рассматриваться не будут. URL-адреса веб-сайтов или информация об URL-адресах веб-сайтов не должны запрашиваться в документе запроса предложений и не должны представляться вместе с предложением. URL-адреса, предоставленные вместе с предложением, могут привести к тому, что такое предложение будет отклонено как не отвечающее требованиям. URL-адреса также запрещено включать в окончательный текст контракта.

Округ оставляет за собой право отказаться от переговоров по исключениям, если они будут чрезмерными, не будут отвечать интересам округа, переговоры могут привести к чрезмерным затратам округа или негативно повлиять на существующие временные ограничения. В случае необходимости проведения переговоров поставщик должен предоставить все документы в формате MS Word для редактирования. Поставщик должен предоставить имя, контактную информацию и доступ к лицу (лицам), которое будет непосредственно участвовать в юридических переговорах.

Продавец зарегистрировался и участвует в Системе проверки статуса, чтобы проверить право на работу новых сотрудников поставщика в соответствии с Кодексом штата Юта (Utah Code Ann.). §63G-12-301 и др. Поставщик потребует включения в каждый субподрядный договор всех уровней следующих положений: "[Субподрядчик] должен подтвердить [Поставщику] под присягой, что [Субподрядчик] проверил через Систему проверки статуса статус занятости каждого нового сотрудника [Субподрядчика], все в соответствии с Кодексом штата Юта, §63G-12-301, и должен соблюдать все применимые законы о проверке статуса занятости. Такое подтверждение должно быть предоставлено до уведомления о начале выполнения Субподрядчиком любой части работ". Поставщик должен защитить, освободить от ответственности и оградить округ и его должностных лиц, сотрудников, агентов, представителей и всех, за кого округ может нести ответственность, от любых претензий, ущерба или ответственности, возникающих в результате нарушения данного раздела сотрудниками, агентами или подрядчиками: (a) продавца; (b) любого субподрядчика или субподрядчика любого уровня; и/или (c) любого юридического лица или лиц, перед которыми продавец или субподрядчик может нести ответственность. Округ не будет рассматривать предложение для присуждения контракта и не будет присуждать контракт в случае несоблюдения данного раздела. Ручная или электронная подпись на предложении считается заверением поставщика, которое требуется в соответствии со всеми применимыми законами о проверке статуса, включая Свод законов штата Юта (Utah Code Ann., §63G-12-301).

Настоящим поставщик гарантирует и заявляет округу, что он проверил всех своих субподрядчиков и поставщиков материалов, чтобы убедиться, что никто из них не включен в список исключенных лиц (EPLS), который ведется Администрацией общих служб США. EPLS содержит информацию о физических и юридических лицах, которые лишены права участвовать в закупках, отстранены от участия в закупках, предложены к отстранению, исключены или дисквалифицированы в соответствии с общим правилом отказа от закупок или иным образом лишены права получать федеральные контракты, некоторые субконтракты, а также определенную федеральную помощь и льготы. (См. https://www.epls.gov). Поставщик должен защитить, освободить от ответственности и оградить округ и членов его совета директоров, сотрудников, агентов, представителей и всех, за кого округ может нести ответственность, от любых претензий, ущерба или ответственности, возникших в результате нарушения данного раздела сотрудниками, агентами или подрядчиками: (a) Поставщика; (b) любого субподрядчика или субподрядчика любого уровня; и/или (c) любого юридического лица или лиц, перед которыми Поставщик или субподрядчик может нести ответственность.

Подробный объем работ

К этому продукту, предназначенному для использования в округе с примерно 17 000 активных учащихся в течение года, до 1 000 пользователей из числа преподавателей и более 12 000 устройств, предъявляются следующие требования:

Укажите, удовлетворяет ли ваша система следующим требованиям по каждому разделу требований. Укажите возможность удовлетворения всех минимальных требований, обозначенных символом "должен" вместе с описанием того, как она реализована. Добавьте любые комментарии или рассуждения о том, как ваши решения реализуют заявленную желаемую функциональность, обозначенную символом "желательно", если таковая имеется. Все функции, описанные в последующих требованиях, должны присутствовать и быть продемонстрированы к 7 августа 2018 г., так как может быть запрошена демонстрация продуктов, предлагаемых поставщиком.

Требования к содержанию

Пожалуйста, расскажите о контентных возможностях вашего решения. Минимально ли ваше решение обеспечивает эту функциональность?

Система должен поддержка заказной интерактивной системы информационных панелей с возможностью создания, управления и развертывания различных панелей для классов, школ и всего округа с акцентом на мониторинг и отслеживание следующих данных и обеспечение системы раннего предупреждения для учащихся, подверженных риску неуспеваемости и отсева из школы.
1. Данные о посещаемости
2. Данные о поведении учащихся
3. Академические данные (например, оценки, аттестации и накопление кредитов)
Система должен предоставляет возможность устанавливать пороговые значения или точки отсечения для каждой точки данных, которые определяют учащихся, находящихся в группе риска. Система позволяет преподавателям группировать и перегруппировывать учащихся на основе этих пороговых значений.
Это желательно что система будет представлять собой платформу для создания оценок в классе. Система будет предоставлять банк элементов для использования учителями при создании общих формирующих оценок и других тестов. Поставщик должен быть в состоянии продемонстрировать, как учитель может включать элементы в свои оценки. Желательно, чтобы предметы были связаны с основными стандартами штата Юта. Работа по созданию базовых ассоциаций может быть завершена в течение двенадцати месяцев после заключения контракта. Оферент должен знать, что основные стандарты штата Юта не совпадают с национальными стандартами Common Core или NWEA.
Это желательно чтобы система предоставляла отчеты по учащимся, школам и округам с разбивкой данных о дисциплине учащихся по типам инцидентов и месту их совершения.
Желательно, чтобы система имела положительную исследовательскую базу. Дополнительные баллы будут начислены, если:
1. Проведено строгое, систематическое и объективное научное исследование инструмента
2. Валидность и надежность инструмента были подтверждены

Требования к логистике

Система должен быть доступны постоянно в течение всех дней.
Система должен предоставлять защищенные онлайновые информационные панели, отчеты и оценки. Приборные панели, отчеты и оценки будут доступны для преподавателей с помощью процессов входа в систему, которые определяют роли, в частности, администратора округа LEA, учителя, проктора, технической поддержки, рецензента отчетов школы и LEA, а также автора/редактора для назначенного им подразделения. Должны соблюдаться требования FERPA штата и округа.
Это желательно назначение эталонных формативных оценок на уровне округа.

Требования к отчетности

Система должен интегрировать и преобразовывать многочисленные наборы данных (штата, округа и школы) в комплексную систему отчетности.
Система должен предоставлять отчеты в автоматическом режиме.
Система должен предоставлять мгновенные настраиваемые отчеты, доступные благодаря выбору фильтров.
Система должен предоставлять графические отчеты "с первого взгляда" для анализа прогресса во времени с помощью интерактивной приборной панели для школ/сообществ.

Технические требования

Это желательно что система обеспечивает обновление информации об учащихся с помощью автоматизированного интерфейса между информационной системой учащихся школьного округа и продуктом, выбранным школьным округом. Процесс загрузки должен объединять дублирующиеся записи и информацию.
Система должен обеспечить специализированную техническую поддержку. Поставщик должен предоставить полную контактную информацию о конкретном сотруднике, который будет отвечать за выполнение данного контракта, включая имя, адрес, номер(ы) телефона и адрес электронной почты, а также контактную информацию компании поставщика. Служба технической поддержки должна быть доступна для пользователей-педагогов в то время, когда идут занятия в школах, и для персонала технической поддержки в любое время в течение всего срока действия контракта.
Система должен возможность работы на различных устройствах, включая настольные компьютеры, ноутбуки, планшеты, Chromebook и другие устройства. Он должен работать в различных операционных средах (Windows, iOS, Android и т.д.).
Система должна предоставлять демонстрационный участок, доступный для оценки и постоянного обучения.

Требования к обучению

Система должен обеспечить обучение и подготовку документации:
1. Создание профилей учащихся, классов и школ
2. Использование отчетов
Система должен предоставить технические характеристики (если применимо), включая:
1. Поддерживаемые браузеры
2. Поддерживаемые операционные системы
3. Поддерживаются компьютеры, ноутбуки, планшеты и другие устройства.
4. Взаимосвязь файлов и баз данных v. Процедуры восстановления системы
5. Различные методы
6. Степени подготовки
Награжденная компания должен обеспечить обучение округа для успешного внедрения продукта и программы. Опишите предлагаемый процесс обучения, включая веб-поддержку после первоначального внедрения.
Это желательно что обучение должно быть кратким и включать в себя различные формы обучения. Использование системы должно быть интуитивно понятным.

Требования к реализации

Система должен к 7 августа 2018 года будут доступны профили данных по учащимся, классам и школам. Концепция внедрения будет включать:
1. Интеграция записей учащихся из информационной системы школьного округа (SIS) для создания учетных записей учащихся, учетных записей учителей и школьных учетных записей.
Пожалуйста, опишите возможности вашей компании по соблюдению этих сроков и приложите график выполнения проекта. В графике проекта должны быть указаны требования и задачи как для подрядчика, так и для округа.

Требования к предложению и квалификация и опыт компании

Заявление об опыте и квалификации компании для выполнения требований округа, изложенных в настоящем документе. Включите общий обзор и историю вашей компании, количество лет работы, число сотрудников, местонахождение штаб-квартиры, вид деятельности, имена главных должностных лиц компании и место ведения бизнеса. Оференты могут включить годовой отчет или финансовый отчет, если таковые имеются, но они не должны заменять собой письменное изложение, запрашиваемое по данному пункту.
Укажите предполагаемых сотрудников, которые будут участвовать в предоставлении запрашиваемых продуктов/услуг, и представьте заявления или резюме с указанием их квалификации и аккредитации. Ваше предложение должно включать информацию об уровне подготовки каждого сотрудника и подробное описание его участия в проектах аналогичного или идентичного масштаба.
Подробно описать опыт Вашей компании в предоставлении запрашиваемых здесь продуктов/услуг для аналогичных заказчиков схожего размера, с указанием дат выполнения и/или завершения работ, имени заказчика, контактного лица и номера(ов) телефона. Предоставляя такие рекомендации, вы соглашаетесь с тем, что ни округ, ни указанные клиенты не несут никакой ответственности в связи с предоставлением таких рекомендаций или использованием округом таких рекомендаций при проведении отбора в рамках данного запроса предложений.
Участвует ли Ваша компания в настоящее время по каким-либо причинам в арбитражных и/или судебных разбирательствах? Если да, то сообщите, пожалуйста, подробнее. Выполняла ли Ваша компания когда-либо невыполненные работы? Если да, то поясните, пожалуйста.
Подавала ли Ваша компания или любой из предлагаемых Вами субподрядчиков когда-либо заявление о реорганизации или банкротстве? Если да, то укажите даты и решение.
Укажите все работы, которые вы намерены передать на субподряд другим компаниям, и укажите предполагаемых субподрядчиков, включая названия, конкретные задания, квалификацию субподрядной компании и ее ключевого персонала.
В дополнение к информации и квалификации, указанным выше, укажите любые специальные знания или навыки, которыми обладает Ваша компания и которые могут быть связаны или полезны для оказания услуг, запрашиваемых в настоящем документе.

Предполагаемые сроки проведения конкурса

Событие - Дата

Объявлен запрос предложений - 25 мая 2018 г.
Крайний срок подачи вопросов - 1 июня 2018 г.
Крайний срок подачи ответов - 5 июня 2018 г.
Срок подачи предложений - 8 июня 2018 г.
Начало оценочного периода - 11 июня 2018 г.
Презентации (при необходимости) - 14 июня 2018 г.
Заключение контракта - 18 июня 2018 г.
Заключение контракта - июль 2018 г.

Вопросы

Все вопросы должны быть направлены доктору Тодду Макки, исполнительному директору департамента среднего образования, по электронной почте: toddm@provo.edu. Ответы будут даны по электронной почте.

Формат ответа на предложение

Все предложения должны включать техническое предложение и предложение по затратам. Форматы обоих документов приведены ниже:

Формат технического предложения

Печатные копии должны быть разложены по разделам.

Вкладка 1. Исполнительное резюме. Резюме на одной-двух страницах должно содержать краткое описание предложения оферента. В резюме должны быть выделены основные характеристики предложения. В нем должны быть указаны все требования, которые не могут быть выполнены оферентом. Читатель должен быть в состоянии определить суть предложения, прочитав резюме. В этом разделе должны быть указаны запросы на охраняемую информацию.
Вкладка 2. Подробный ответ. Этот раздел должен составлять основную часть предложения и содержать, как минимум, следующую информацию:
1. 1. Полное изложение оценки оферентом предстоящей работы, возможностей и подхода оферента, а также ресурсов, необходимых для выполнения требований. Это должно продемонстрировать понимание оферентом общих ожидаемых результатов. Четко укажите все предлагаемые варианты или альтернативы.
2. 2. Конкретный ответ по пунктам, в перечисленном порядке, на каждое требование запроса предложений. В этом ответе по пунктам должны быть рассмотрены все минимальные обязательные требования. Невыполнение минимальных обязательных требований может привести к тому, что предложение будет признано не отвечающим требованиям и снято с рассмотрения.
Таб 3. Защищенная информация. Обращаем ваше внимание на то, что по закону штата Юта документы с предложениями считаются публичными документами, подлежащими проверке в соответствии с Законом о доступе к правительственным документам и управлении ими (GRAMA), Свод законов штата Юта, §63G-2-101 и последующие. Документы с предложениями выигравших и проигравших Поставщиков должны быть открыты для публичного ознакомления, за исключением тех частей, которые не подлежат разглашению в соответствии с законодательством штата Юта. Соответственно, если Поставщик желает запросить защиту какой-либо записи, он должен: (a) представить сопроводительное письмо вместе с Документацией по предложению, в котором должно быть конкретно указано, какие положения Документации по предложению требуют сохранения коммерческой тайны или защиты (включая коммерческую тайну или другие основания для неразглашения в соответствии с законом GRAMA); и (b) представить краткое изложение причин, подтверждающих каждое заявленное положение о сохранении коммерческой тайны или защиты.

Формат предложения по затратам

Предложение должно быть изложено таким образом, чтобы можно было оценить его достоинства в совокупности с применимыми затратами.

Представление предложения

Предложения должны быть получены до установленной даты и времени. Предложения, полученные после установленного срока, будут считаться опоздавшими и не будут допущены к рассмотрению.

Предложения должны быть представлены в печатном виде. Для данного запроса предложений семь (7) идентичных печатных копий технического предложения и одна (1) печатная копия предложения по стоимости должны быть получены по адресу: Provo City School District, Attn: Tina Fluehe, Purchasing Director, 280 West 940 North, Provo, UT, 84604.

Все подаваемые предложения состоят из технического предложения и предложения по затратам. При подаче предложения в электронном виде необходимо приложить два отдельных документа: документ с названием "Техническое предложение" и документ с названием "Предложение по затратам". На бумажном носителе эти документы должны быть отделены друг от друга. Предложение по затратам должно быть в запечатанном конверте с номером запроса предложений и фазой "Предложение по затратам", четко напечатанной на конверте.

Стоимость будет оцениваться независимо от технического предложения и поэтому должна быть представлена отдельно от технического предложения. Если стоимость не будет представлена отдельно, предложение может быть признано несоответствующим требованиям. Включение любых данных о затратах или ценах в техническое предложение также может привести к тому, что ваше предложение не будет отвечать требованиям.

ПРИМЕЧАНИЕ: Подавая предложение в ответ на данный запрос предложений, оферент подтверждает, что требования, объем работ и процесс оценки, изложенные в данном запросе предложений, являются справедливыми, равноправными, не имеют необоснованных ограничений, понятны и согласованы. Любые исключения из содержания запроса предложений должны быть опротестованы Главному специалисту по закупкам до даты и времени окончания подачи предложений.

Критерии оценки предложений

Комиссия будет оценивать предложения по следующим взвешенным критериям. Каждая область критериев оценки должна быть подробно описана в предложении. Все предложения, поступившие в ответ на данный запрос предложений, будут оцениваться в соответствии с Кодексом о закупках штата Юта, правилами, политикой и критериями оценки, установленными в данном запросе предложений.

Вес Критерии оценки

58 % Демонстрируемая способность выполнить объем работ - (технические баллы)
31 % Стоимость - будет оцениваться для первоначального срока контракта в три года.
11 % Квалификация компании - (технические баллы)

Понятность и полнота информации, представленной в данном запросе предложений, будет влиять на оценку вышеуказанных критериев.

Обсуждения с оферентами (устная презентация)

По усмотрению округа может потребоваться устное выступление оферента для разъяснения предложения. Однако округ может заключить контракт на основании полученных первоначальных предложений без обсуждения с оферентом. Если потребуется проведение устных презентаций, то они будут назначены после представления предложений. Устные презентации будут проводиться за счет оферента.

Заключение контракта

Премия будет присуждена тому оференту, чье предложение окажется наиболее выгодным для округа с учетом цены и других факторов оценки, изложенных в настоящем запросе предложений.

Округ оставляет за собой право выбрать решение по хостингу, которое будет соответствовать интересам округа после рассмотрения общей стоимости владения и других соображений поддержки.