Richiesta di proposta: Cruscotto dati

Addendum alla RFP: le proposte sigillate devono essere consegnate al Provo City School District l'11 giugno alle 14:00 a causa della chiusura del distretto il venerdì.

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Scopo della richiesta di proposta (RFP)

Lo scopo della presente Richiesta di offerta è quello di stipulare un contratto con un'azienda qualificata per la fornitura di uno strumento per il cruscotto dei dati degli studenti, come definito più avanti nell'ambito del lavoro. Si prevede che la presente richiesta di offerta possa portare all'aggiudicazione del contratto a un unico fornitore.

Il presente RFP è stato concepito per fornire agli offerenti interessati informazioni di base sufficienti a presentare proposte che soddisfino i requisiti minimi, ma non intende limitare il contenuto di una proposta o escludere dati rilevanti o essenziali. Gli offerenti sono liberi e incoraggiati ad ampliare le specifiche per dimostrare la capacità di servizio nell'ambito di qualsiasi accordo.

Il Provo City School District non sarà responsabile di eventuali costi sostenuti dai proponenti per la preparazione o la presentazione della proposta.

Il Distretto scolastico della città di Provo si riserva il diritto di rifiutare tutte le proposte, o di rinunciare a qualsiasi formalità o tecnicismo in qualsiasi proposta, nell'interesse del Distretto.

Sfondo

Il Provo City School District ("Distretto"), situato a Provo, nello Utah, gestisce 13 scuole elementari, 2 scuole medie, 2 scuole superiori complete e un'altra scuola speciale. Con oltre 17.000 studenti, Provo è il decimo distretto più grande dello Utah.

Ufficio emittente e numero di riferimento RFP

L'ufficio commerciale del Provo City School District è l'ufficio di emissione del presente documento e di tutti i successivi addendum ad esso relativi, per conto del Provo City School District. Il numero di riferimento per la transazione è Sollecitazione #1155-1. Questo numero deve essere indicato su tutte le proposte, la corrispondenza e la documentazione relativa alla gara d'appalto. Ad eccezione del responsabile degli appalti, non è consentito alcun contatto con i dipendenti o i membri del consiglio di amministrazione del Provo City School District in merito a questa opportunità durante le fasi di offerta e di valutazione di questa gara d'appalto. Tali contatti possono comportare il rifiuto della proposta.

Durata del contratto

Il contratto risultante dal presente RFP avrà una durata di tre anni. Il contratto può essere esteso oltre il periodo contrattuale originale per un massimo di due periodi di un anno.

Il Distretto si riserva il diritto di rivedere regolarmente il contratto per quanto riguarda le prestazioni e l'analisi dei costi e può negoziare il prezzo e gli elementi del servizio durante la durata del contratto.

Periodo di garanzia del prezzo

Tutti i prezzi devono essere garantiti per la durata iniziale del contratto. Il distretto scolastico di Provo City riceverà il beneficio immediato di qualsiasi diminuzione del mercato o sconto consentito. compresa l'eventuale riduzione dei prezzi dovuta all'adozione del sistema da parte dello Stato dello Utah.. Anche i prezzi delle opzioni di rinnovo per il quarto e quinto anno saranno inclusi nel foglio prezzi e garantiti.

Termini e condizioni del contratto

Qualsiasi contratto risultante da questa gara d'appalto includerà, ma non solo, il Contratto di Appalto Indipendente del Distretto (vedi Allegato A). Sono fortemente sconsigliate eccezioni o aggiunte al Contratto di Appalto Indipendente del Distretto.

Le eccezioni e le aggiunte al Contratto di Appalto Indipendente del Distretto devono essere presentate con la risposta alla proposta. Le eccezioni, le aggiunte, gli accordi sui livelli di servizio, ecc. presentati dopo la data e l'ora di ricezione delle proposte non saranno presi in considerazione. Gli URL dei siti web o le informazioni sugli URL dei siti web non devono essere richiesti nel documento RFP e non devono essere inviati con la proposta. Gli URL forniti con una proposta possono comportare il rifiuto della proposta stessa in quanto non rispondente. Gli URL sono inoltre vietati in qualsiasi lingua inclusa nel documento contrattuale finale.

Il Distretto si riserva il diritto di rifiutare di negoziare le eccezioni nel caso in cui queste siano eccessive, non siano nell'interesse del Distretto, le negoziazioni possano comportare costi eccessivi per il Distretto o possano influire negativamente sui vincoli temporali esistenti. Se è richiesta una negoziazione, il fornitore deve fornire tutti i documenti in formato MS Word per la rielaborazione. Il fornitore deve fornire il nome, le informazioni di contatto e l'accesso alle persone che saranno direttamente coinvolte nelle trattative legali.

Il fornitore si è registrato e partecipa al Sistema di verifica dello stato per verificare lo stato di idoneità al lavoro dei nuovi dipendenti del fornitore in conformità con lo Utah Code Ann. §63G-12-301 e seguenti. Il venditore richiederà che le seguenti disposizioni siano inserite in ogni contratto di subappalto ad ogni livello: "[Il subappaltatore] dovrà certificare al [venditore], tramite dichiarazione giurata, che [il subappaltatore] ha verificato attraverso lo Status Verification System lo stato occupazionale di ogni nuovo dipendente del [subappaltatore], il tutto in conformità con lo Utah Code Ann., §63G-12-301 e dovrà rispettare tutte le leggi applicabili in materia di verifica dello stato dei dipendenti. Tale dichiarazione giurata deve essere fornita prima dell'avviso di procedere per l'esecuzione di qualsiasi parte del lavoro da parte del Subappaltatore". Il venditore dovrà tutelare, indennizzare e tenere indenne il Distretto e i suoi funzionari, dipendenti, agenti, rappresentanti e chiunque possa essere responsabile per il Distretto, da qualsiasi richiesta di risarcimento, danno o responsabilità derivante o risultante dalla violazione della presente Sezione, sia essa violata da dipendenti, agenti o appaltatori di: (a) del venditore; (b) di qualsiasi subappaltatore o subcontraente a qualsiasi livello; e/o (c) di qualsiasi entità o persona da cui il venditore o il subappaltatore possano essere responsabili. Il Distretto non prenderà in considerazione una proposta di aggiudicazione e non effettuerà alcuna aggiudicazione in caso di mancato rispetto di questa sezione. La firma manuale o elettronica della proposta è considerata la certificazione del venditore richiesta da tutte le leggi vigenti in materia di verifica dello stato, compreso il Codice dello Utah (Utah Code Ann., §63G-12-301).

Il venditore garantisce e dichiara al Distretto di aver verificato tutti i suoi subappaltatori e fornitori di materiali per assicurarsi che nessuno di loro sia elencato nell'Excluded Parties List System (EPLS) gestito dal Governo degli Stati Uniti, General Services Administration. L'EPLS fornisce informazioni su persone ed entità che sono state escluse, sospese, proposte per l'esclusione, escluse o squalificate ai sensi della regola comune sugli appalti non pubblici, o altrimenti dichiarate non idonee a ricevere contratti federali, determinati subappalti e determinati aiuti e benefici federali. (Vedere https://www.epls.gov). Il venditore dovrà tutelare, indennizzare e tenere indenne il Distretto e i suoi membri del consiglio di amministrazione, dipendenti, agenti, rappresentanti e chiunque possa essere responsabile per il Distretto, da qualsiasi richiesta di risarcimento, danno o responsabilità derivante o risultante dalla violazione di questa sezione, sia essa violata da dipendenti, agenti o appaltatori di: (a) del Fornitore; (b) di qualsiasi subappaltatore o subcontraente a qualsiasi livello; e/o (c) di qualsiasi entità o persona da cui il Fornitore o il subappaltatore possano essere responsabili.

Ambito di lavoro dettagliato

Questo prodotto di dashboard dei dati degli studenti, da utilizzare in un distretto con circa 17.000 studenti attivi nel corso di un anno, fino a 1.000 utenti educatori e oltre 12.000 dispositivi, deve avere i seguenti requisiti:

Indicare se il sistema soddisfa i seguenti requisiti per ogni sezione dei requisiti. Indicare la capacità di soddisfare tutti i requisiti minimi, che sono identificati con "deve" insieme a una descrizione di come viene realizzata. Aggiungete eventuali commenti o discussioni su come le vostre soluzioni implementano le funzionalità desiderate dichiarate, che sono identificate con "desiderabile" se disponibile. Tutte le funzioni descritte nei requisiti che seguono devono essere presenti e dimostrabili entro il 7 agosto 2018, poiché potrebbero essere richieste dimostrazioni dei prodotti del proponente.

Requisiti di contenuto

Illustrate le caratteristiche dei contenuti della vostra soluzione. In linea di massima, la vostra soluzione fornisce queste funzionalità?

Il sistema deve supportare un sistema di cruscotti interattivi personalizzati con la possibilità di creare, gestire e distribuire una serie di cruscotti a livello di classe, scuola e distretto, con particolare attenzione al monitoraggio e al controllo dei seguenti dati e alla fornitura di un sistema di allerta precoce per gli studenti a rischio di fallimento e abbandono scolastico.
1. Dati sulle presenze
2. Dati sul comportamento degli studenti
3. Dati accademici (ad es. voti, valutazioni e accumulo di crediti)
Il sistema deve fornire la possibilità di impostare soglie o punti di taglio per ogni punto di dati che identifichi gli studenti che potrebbero essere a rischio. Il sistema consentirebbe agli insegnanti di raggruppare e riaggregare gli studenti in base a queste soglie.
È desiderabile che il sistema fornirà una piattaforma di valutazione per generare valutazioni in classe. Il sistema fornirà una banca di item che gli insegnanti potranno utilizzare per la creazione di valutazioni formative comuni e per lo sviluppo di altri test. L'offerente dovrà essere in grado di dimostrare come un insegnante possa incorporare gli item nelle proprie valutazioni. È auspicabile che gli item siano associati agli standard fondamentali dello Utah. Le associazioni di base potrebbero essere completate entro dodici mesi dall'aggiudicazione del contratto. L'offerente deve essere consapevole del fatto che lo Utah Core non corrisponde agli standard nazionali Common Core o NWEA.
È desiderabile che il sistema fornisca rapporti sugli studenti, sulla scuola e sul distretto che disaggreghino i dati sulla disciplina degli studenti per tipo di incidente e luogo.
È auspicabile che il sistema abbia una base di ricerca positiva. Verranno assegnati punti aggiuntivi se:
1. È stato condotto uno studio scientifico rigoroso, sistematico e oggettivo sullo strumento.
2. La validità e l'affidabilità dello strumento sono state confermate

Requisiti logistici

Il sistema deve essere disponibile ininterrottamente per tutti i giorni.
Il sistema deve fornire cruscotti, rapporti e valutazioni online sicuri. I dashboard, i report e le valutazioni saranno accessibili agli educatori attraverso processi di login che specificano i ruoli, ma non solo, di amministratore distrettuale LEA, insegnante, proctor, supporto tecnico, revisore dei report della scuola e della LEA e autore/editore per l'entità assegnata. Deve essere conforme ai requisiti FERPA statali e distrettuali.
È desiderabile che le valutazioni formative di riferimento siano assegnate a livello distrettuale.

Requisiti di rendicontazione

Il sistema deve integrare e trasformare più serie di dati (statali, distrettuali e scolastici) in un sistema di reporting completo.
Il sistema deve fornire automaticamente i rapporti.
Il sistema deve fornire immediatamente rapporti personalizzati disponibili attraverso la selezione di filtri.
Il sistema deve fornire rapporti grafici "a colpo d'occhio" per analizzare i progressi nel tempo attraverso un cruscotto interattivo per le scuole/comunità.

Requisiti tecnici

È desiderabile che il sistema preveda che le informazioni sugli studenti siano aggiornate da un'interfaccia automatica tra il sistema informativo per studenti del distretto scolastico e il prodotto eventualmente scelto dal distretto scolastico. Il processo di caricamento deve unire i record e le informazioni duplicate.
Il sistema deve fornire un supporto tecnico dedicato. Il fornitore deve fornire tutte le informazioni di contatto per la persona specifica che sarà responsabile di questo contratto, compresi nome, indirizzo, numero/i di telefono e indirizzo e-mail, oltre alle informazioni di contatto della società del fornitore. Un Help Desk sarà disponibile per gli utenti educatori durante le ore di lezione e per il personale di supporto tecnico durante tutte le ore per tutta la durata del contratto.
Il sistema deve essere in grado di funzionare su una varietà di dispositivi, tra cui computer desktop, laptop, tablet, Chromebook e altri dispositivi. Deve essere in grado di funzionare in diversi ambienti operativi (Windows, iOS, Android, ecc.).
Il sistema deve fornire un sito dimostrativo disponibile per la valutazione e la formazione continua.

Requisiti per la formazione

Il sistema deve fornire formazione e documentazione per:
1. Creazione di profili di studenti, classi e scuole
2. Utilizzo dei rapporti
Il sistema deve fornire le specifiche tecniche (se applicabili) tra cui:
1. Browser supportati
2. Sistemi operativi supportati
3. Computer, laptop, tablet e altri dispositivi supportati.
4. Relazioni tra file e database v. Procedure di ripristino del sistema
5. Diverse modalità
6. Gradi di formazione
L'azienda premiata deve fornire formazione al distretto per garantire il successo dell'implementazione del prodotto e del programma. Descrivere il processo di formazione proposto, compreso il supporto via web dopo l'implementazione iniziale.
È desiderabile che la formazione deve essere breve e prevedere diverse modalità di insegnamento. L'uso del sistema deve essere intuitivo.

Requisiti di attuazione

Il sistema deve saranno disponibili per fornire profili di dati per studenti, classi e scuole entro il 7 agosto 2018. Il concetto di implementazione includerà:
1. Integrazione dei dati degli studenti dal sistema informativo per studenti (SIS) del distretto scolastico per creare account degli studenti, account degli insegnanti e account della scuola.
Si prega di descrivere la capacità della società di rispettare queste scadenze e di includere un calendario del progetto. Il programma del progetto deve specificare i requisiti e i compiti sia per l'appaltatore che per il Distretto.

Requisiti della proposta, qualifiche ed esperienza della società

Una dichiarazione dell'esperienza e delle qualifiche dell'azienda per soddisfare i requisiti del Distretto, come indicato nel presente documento. Includere una panoramica generale e la storia dell'azienda, il numero di anni di attività, il numero di dipendenti, l'ubicazione della sede centrale, il tipo di attività, i nomi dei principali dirigenti dell'azienda e il luogo in cui si svolge l'attività. Gli offerenti possono includere una relazione annuale o un rendiconto finanziario, se disponibile, ma non può sostituire la descrizione scritta richiesta per questa voce.
Identificare i membri del personale proposti che saranno coinvolti nella fornitura dei prodotti/servizi qui richiesti e presentare dichiarazioni o curriculum che descrivano in dettaglio le loro qualifiche e accreditamenti. La proposta deve includere informazioni sui livelli di formazione ricevuti da ciascun membro del personale e descrizioni dettagliate del loro coinvolgimento in progetti di portata simile o identica.
Indicare l'esperienza della vostra azienda nella fornitura dei prodotti/servizi richiesti nel presente documento per clienti simili di dimensioni analoghe, con le date di esecuzione e/o completamento, il nome del cliente, la persona da contattare e i numeri di telefono. Fornendo tali referenze, il candidato accetta che né il Distretto né i clienti citati abbiano alcuna responsabilità in merito alla fornitura di tali referenze o all'utilizzo di tali referenze da parte del Distretto nell'ambito delle selezioni previste dalla presente richiesta di offerta.
La vostra azienda è attualmente coinvolta in arbitrati e/o controversie per qualsiasi motivo? In caso affermativo, si prega di specificare. La vostra azienda non ha mai portato a termine un lavoro assegnatovi? In caso affermativo, si prega di spiegare.
La vostra azienda, o uno qualsiasi dei subappaltatori proposti, ha mai presentato istanza di riorganizzazione o fallimento? In caso affermativo, si prega di fornire le date e la risoluzione.
Identificare qualsiasi lavoro che si intende subappaltare ad altri e identificare i subappaltatori proposti, compresi i nomi, gli incarichi specifici e le qualifiche dell'azienda subappaltatrice e del suo personale chiave.
Oltre alle informazioni e alle qualifiche sopra specificate, indicare eventuali conoscenze o competenze speciali fornite dalla vostra azienda che potrebbero essere correlate o utili ai servizi richiesti nel presente documento.

Tempistica prevista per la sollecitazione

Evento - Data

Rilasciato l'RFP - 25 maggio 2018
Scadenza per la presentazione delle domande - 1 giugno 2018
Scadenza delle risposte - 5 giugno 2018
Scadenza delle proposte - 8 giugno 2018
Inizio del periodo di valutazione - 11 giugno 2018
Presentazioni (se necessarie) - 14 giugno 2018
Aggiudicazione del contratto - 18 giugno 2018
Contratto finalizzato - luglio 2018

Domande

Tutte le domande devono essere inviate al Dr. Todd McKee, Direttore esecutivo dell'istruzione secondaria, tramite e-mail all'indirizzo: toddm@provo.edu. Le risposte saranno fornite via e-mail.

Formato della risposta alla proposta

Tutte le proposte devono includere una proposta tecnica e una proposta di costo. I formati per entrambi i documenti sono riportati di seguito:

Formato della proposta tecnica

Le copie cartacee devono essere suddivise per sezione.

Scheda 1. Riepilogo esecutivo. La sintesi di una o due pagine deve descrivere brevemente la proposta dell'offerente. Il riassunto deve evidenziare le caratteristiche principali della proposta. Deve indicare tutti i requisiti che l'offerente non può soddisfare. Il lettore deve essere in grado di determinare l'essenza della proposta leggendo il sommario. Le richieste di informazioni protette devono essere identificate in questa sezione.
Scheda 2. Risposta dettagliata. Questa sezione deve costituire la parte principale della proposta e deve contenere almeno le seguenti informazioni:
1. 1. Una descrizione completa della valutazione dell'offerente del lavoro da svolgere, delle sue capacità e del suo approccio, nonché delle risorse necessarie per soddisfare i requisiti. L'offerta deve dimostrare di aver compreso le aspettative di prestazione complessiva desiderate. Indicare chiaramente le opzioni o le alternative proposte.
2. 2. Una risposta specifica punto per punto, nell'ordine elencato, a ciascun requisito della RdP. La risposta punto per punto deve riguardare ciascuno dei requisiti minimi obbligatori. Il mancato rispetto dei requisiti minimi obbligatori può far sì che la proposta sia considerata non rispondente e non venga presa in considerazione..
Scheda 3. Informazioni protette. Si informa che la legge dello Utah considera i documenti della proposta come documenti pubblici soggetti a ispezione ai sensi del Governmental Records Access and Management Act (GRAMA), Utah Code Ann., §63G-2-101, e seguenti. I documenti della proposta dei Fornitori aggiudicatari e non aggiudicatari sono aperti alla consultazione pubblica, ad eccezione delle parti che non devono essere divulgate ai sensi della legge dello Utah. Di conseguenza, se un Fornitore desidera richiedere che una registrazione sia protetta, deve: (a) presentare una lettera di accompagnamento con i documenti della proposta che indichi specificamente quali disposizioni dei documenti della proposta sono considerate riservate o protette (compresi i segreti commerciali o altri motivi di non divulgazione ai sensi del GRAMA); e (b) fornire una dichiarazione concisa delle ragioni a sostegno di ciascuna disposizione richiesta di riservatezza o protezione.

Formato della proposta di costo

La proposta deve essere formulata in modo tale da consentire la valutazione dei meriti della proposta in relazione ai costi applicabili.

Invio della proposta

Le proposte devono pervenire entro la data e l'ora indicate. Le proposte ricevute dopo la scadenza saranno considerate tardive e non potranno essere prese in considerazione.

Le proposte devono essere consegnate in forma cartacea. Per questa gara d'appalto, sette (7) copie cartacee identiche della proposta tecnica e una (1) copia cartacea della proposta di costo devono pervenire al Provo City School District, all'attenzione di Tina Fluehe, Direttore acquisti, 280 West 940 North, Provo, UT, 84604.

Tutte le proposte presentate saranno composte da una proposta tecnica e da una proposta di costo. Per l'invio della proposta in formato elettronico è necessario allegare due documenti separati, uno intitolato "Proposta tecnica" e uno intitolato "Proposta di costo". Per la copia cartacea questi documenti devono essere separati l'uno dall'altro. La proposta di costo deve essere contenuta in una busta sigillata con il numero della RFP e la dicitura "Proposta di costo" chiaramente stampata sulla busta.

I costi saranno valutati indipendentemente dalla proposta tecnica e, pertanto, devono essere presentati separatamente dalla proposta tecnica. La mancata presentazione dei costi separatamente può comportare la non rispondenza della proposta. L'inclusione di qualsiasi dato sui costi o sui prezzi all'interno della proposta tecnica può anche comportare la mancata risposta alla proposta.

AVVISO: Con la presentazione di una proposta in risposta a questa RFP, l'offerente riconosce che i requisiti, l'ambito di lavoro e il processo di valutazione delineati nella RFP sono giusti, equi, non indebitamente restrittivi, compresi e accettati. Eventuali eccezioni al contenuto dell'RFP devono essere contestate al Chief Procurement Officer prima della data e dell'ora di scadenza per la presentazione della proposta.

Criteri di valutazione della proposta

Una commissione valuterà le proposte in base ai seguenti criteri ponderati. Ogni area dei criteri di valutazione deve essere trattata in dettaglio nella proposta. Tutte le proposte in risposta a questo RFP saranno valutate in modo coerente con il Codice degli appalti dello Utah, le regole, le politiche e i criteri di valutazione stabiliti nel RFP.

Peso Criteri di valutazione

58 % Capacità dimostrata di soddisfare l'ambito di lavoro - (Punti tecnici)
31 % Costo - sarà valutato per una durata iniziale del contratto di tre anni.
11 % Qualifiche aziendali - (Punti tecnici)

La comprensibilità e l'esaustività delle informazioni fornite in questa RFP influenzeranno la valutazione dei criteri di cui sopra.

Colloqui con gli offerenti (presentazione orale)

A discrezione del Distretto, può essere richiesta una presentazione orale da parte dell'offerente per chiarire una proposta. Tuttavia, il Distretto può aggiudicare un contratto sulla base delle proposte iniziali ricevute senza discutere con l'offerente. Se sono richieste presentazioni orali, queste saranno programmate dopo la presentazione delle proposte. Le presentazioni orali saranno effettuate a spese dell'offerente.

Aggiudicazione del contratto

L'aggiudicazione avverrà a favore dell'offerente la cui proposta sarà la più vantaggiosa per il Distretto, tenendo conto del prezzo e degli altri fattori di valutazione indicati nella presente richiesta di proposte.

Il Distretto si riserva il diritto di scegliere la soluzione di hosting ritenuta più vantaggiosa per il Distretto dopo aver considerato il costo totale di proprietà e altre considerazioni di supporto.