Solicitud de propuestas: Cuadro de mando de datos

Apéndice al RFP: Las propuestas selladas deben enviarse al Distrito Escolar de la Ciudad de Provo el 11 de junio a las 2:00 P.M. debido al cierre del distrito el viernes.

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Propósito de la solicitud de propuestas (RFP)

El objetivo de esta solicitud de propuestas es celebrar un contrato con una empresa cualificada para que proporcione una herramienta de panel de datos de los estudiantes, tal y como se define más adelante en el alcance del trabajo. Se prevé que esta solicitud de propuestas pueda dar lugar a la adjudicación de un contrato a un único proveedor.

Esta RFP está diseñada para proporcionar a los ofertantes interesados información básica suficiente para presentar propuestas que cumplan los requisitos mínimos, pero no pretende limitar el contenido de una propuesta ni excluir ningún dato relevante o esencial. Los ofertantes tienen libertad y se les anima a ampliar las especificaciones para demostrar la capacidad de servicio en virtud de cualquier acuerdo.

El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo no será responsable de ningún coste en el que los proponentes puedan incurrir en la preparación o presentación de esta propuesta.

El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas, o de renunciar a cualquier formalidad o tecnicismo en cualquier propuesta, en el mejor interés del Distrito.

Antecedentes

El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo ("Distrito"), situado en Provo, Utah, gestiona 13 escuelas primarias, 2 escuelas medias, 2 escuelas secundarias integrales, así como otra escuela especial. Con más de 17.000 alumnos, Provo es el décimo distrito más grande de Utah.

Oficina emisora y número de referencia de la RFP

El Departamento de Negocios del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo es la oficina emisora de este documento y de todos los apéndices posteriores relacionados con el mismo, en nombre del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo. El número de referencia de la operación es Solicitation #1155-1. Deberá hacerse referencia a este número en todas las propuestas, correspondencia y documentación relativa a la RFP. Con la excepción del Director de Adquisiciones, no debe establecerse contacto alguno con empleados o miembros del consejo del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo en relación con esta oportunidad durante las fases de licitación y evaluación de esta convocatoria. Tal contacto puede resultar en el rechazo de su propuesta.

Duración del contrato

El contrato resultante de esta RFP tendrá una duración de tres años. El contrato podrá prorrogarse más allá del periodo contractual original por un máximo de dos periodos de un año.

El Distrito se reserva el derecho de revisar el contrato de forma periódica en relación con el rendimiento y el análisis de costes y podrá negociar el precio y los elementos del servicio durante la vigencia del contrato.

Periodo de garantía de precios

Todos los precios deben estar garantizados durante el plazo inicial del contrato. El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo recibirá el beneficio inmediato de cualquier disminución en el mercado, o descuento permitido. incluida cualquier reducción de precios debida a la adopción del sistema por el Estado de Utah. Los precios de las opciones de renovación para los años cuatro y cinco también se incluirán en la hoja de precios y estarán garantizados.

Condiciones contractuales

Cualquier contrato resultante de esta RFP incluirá pero no se limitará al Acuerdo de Contratista Independiente del Distrito (ver Anexo A). Se desaconsejan totalmente las excepciones y/o adiciones al Acuerdo de Contratista Independiente del Distrito.

Las excepciones y adiciones al Acuerdo de Contratista Independiente del Distrito deben presentarse con la respuesta a la propuesta. No se tendrán en cuenta las excepciones, adiciones, acuerdos de nivel de servicio, etc. presentados después de la fecha y hora de recepción de propuestas. Las URL de sitios web o la información sobre URL de sitios web no deben solicitarse en el documento de solicitud de propuestas y no deben presentarse con una propuesta. Las URL proporcionadas con una propuesta pueden dar lugar a que dicha propuesta sea rechazada como no conforme. Las URL también están prohibidas en cualquier lenguaje incluido en el documento contractual final.

El Distrito se reserva el derecho a negarse a negociar las excepciones en caso de que éstas sean excesivas, no redunden en beneficio del Distrito, las negociaciones puedan dar lugar a costes excesivos para el Distrito o puedan afectar negativamente a los plazos existentes. Si se requieren negociaciones, el vendedor debe proporcionar todos los documentos en formato MS Word para su edición en línea roja. El vendedor debe proporcionar el nombre, la información de contacto y el acceso a la(s) persona(s) que participará(n) directamente en las negociaciones legales.

El vendedor se ha registrado y está participando en el Sistema de Verificación de Estatus para verificar el estatus de elegibilidad laboral de los nuevos empleados del vendedor de acuerdo con el Código de Utah Ann. ,§63G-12-301, et seq. El vendedor exigirá que se incluyan las siguientes disposiciones en cada subcontrato de todos los niveles: "[El subcontratista] certificará al [Vendedor] mediante declaración jurada que [El subcontratista] ha verificado a través del Sistema de Verificación de Estatus el estatus laboral de cada nuevo empleado del [Subcontratista], todo ello de conformidad con el Código de Utah Ann., §63G-12-301 y cumplirá con todas las leyes aplicables de verificación del estatus laboral. Dicha declaración jurada deberá proporcionarse antes de la notificación de proceder para que el Subcontratista realice cualquier parte del trabajo". El vendedor protegerá, indemnizará y mantendrá indemne al Distrito y a sus funcionarios, empleados, agentes, representantes y a cualquier persona de la que el Distrito pueda ser responsable, contra cualquier reclamación, daño o responsabilidad que surja o resulte de la violación de esta Sección, ya sea violada por empleados, agentes o contratistas de: (a) el vendedor; (b) cualquier subcontratista o sub-subcontratista de cualquier nivel; y/o (c) cualquier entidad o personas de las que el vendedor o subcontratista pueda ser responsable. El Distrito no considerará una propuesta para adjudicación, ni realizará adjudicación alguna cuando no se haya cumplido con esta sección. La firma manual o electrónica de la propuesta se considerará la certificación del vendedor exigida por todas las leyes de verificación de estado aplicables, incluido el Código de Utah Ann., §63G-12-301.

Por la presente, el vendedor garantiza y declara al Distrito que ha verificado a todos sus subcontratistas y proveedores de materiales para asegurarse de que ninguno de ellos figura en el Sistema de Lista de Partes Excluidas (EPLS) que mantiene la Administración de Servicios Generales del Gobierno de los Estados Unidos. El EPLS proporciona información relativa a personas y entidades que están inhabilitadas, suspendidas, propuestas para inhabilitación, excluidas o descalificadas en virtud de la norma común de no contratación, o declaradas inelegibles de otro modo para recibir contratos federales, determinados subcontratos y determinadas ayudas y prestaciones federales. (Véase https://www.epls.gov). El vendedor protegerá, indemnizará y mantendrá indemne al Distrito y a los miembros de su junta directiva, empleados, agentes, representantes y cualquier persona de la que el Distrito pueda ser responsable, contra cualquier reclamación, daño o responsabilidad que surja o resulte de la violación de esta sección, ya sea violada por empleados, agentes o contratistas de: (a) el Vendedor; (b) cualquier subcontratista o sub-subcontratista en cualquier nivel; y/o (c) cualquier entidad o personas de las que el Vendedor o subcontratista pueda ser responsable.

Alcance detallado del trabajo

Este producto de panel de datos de los alumnos, que se utilizará en un distrito con aproximadamente 17.000 alumnos activos a lo largo de un año, hasta 1.000 usuarios educadores y más de 12.000 dispositivos, deberá cumplir los siguientes requisitos:

Indique si su sistema cumple los siguientes requisitos para cada sección de requisitos. Indique la capacidad de cumplir todos los requisitos mínimos, que se identifican con "deberá" junto con una descripción de cómo se consigue. Añada cualquier comentario o discusión sobre cómo sus soluciones implementan la funcionalidad deseable declarada, que se identifican con "deseable"si está disponible. Todas las funciones descritas en los requisitos que siguen deben estar presentes y ser demostrables antes del 7 de agosto de 2018, ya que se podrán solicitar demostraciones del producto del proponente.

Requisitos de contenido

Por favor, comente las características de contenido de su solución. Mínimamente, ¿su solución proporciona esta funcionalidad?

El sistema deberá Apoyar un sistema interactivo personalizado de tableros de datos con capacidad para crear, gestionar y desplegar una variedad de tableros de clase, escuela y todo el distrito con énfasis en la supervisión y el seguimiento de los siguientes datos y proporcionar un Sistema de Alerta Temprana para los estudiantes en riesgo de fracaso y abandono escolar.
1. Datos de asistencia
2. Datos sobre el comportamiento de los alumnos
3. Datos académicos (por ejemplo, calificaciones, evaluaciones y acumulación de créditos)
El sistema deberá proporcionar la capacidad de establecer umbrales o puntos de corte para cada punto de datos que identifique a los alumnos que puedan estar en riesgo. El sistema permitiría a los profesores agrupar y reagrupar a los alumnos en función de estos umbrales.
Es deseable que el sistema proporcionará una plataforma de evaluación para generar evaluaciones en el aula. El sistema proporcionará un banco de ítems para que los profesores lo utilicen en la creación de evaluaciones formativas comunes y en el desarrollo de otras pruebas. El ofertante deberá ser capaz de demostrar cómo un profesor puede incorporar ítems a sus evaluaciones. Es deseable que los ítems estén asociados a los estándares básicos de Utah. Las asociaciones básicas podrían completarse en un plazo de doce meses a partir de la adjudicación del contrato. El ofertante deberá ser consciente de que los estándares básicos de Utah no son los mismos que los estándares nacionales Common Core o NWEA.
Es deseable que el sistema proporcione informes sobre los alumnos, las escuelas y los distritos que desglosen los datos disciplinarios de los alumnos por tipo de incidente y ubicación.
Es deseable que el sistema tenga pruebas de una base de investigación positiva. Se concederían puntos adicionales si:
1. Se ha realizado un estudio científico riguroso, sistemático y objetivo de la herramienta
2. La validez y fiabilidad de la herramienta han sido confirmadas

Requisitos logísticos

El sistema deberá estar disponible de forma continua todos los días.
El sistema deberá Entregar tableros, informes y evaluaciones en línea seguros. Los tableros, informes y evaluaciones serán accesibles a los educadores a través de procesos de inicio de sesión que especifiquen roles como, pero no limitados a, administrador del distrito LEA, profesor, supervisor, soporte técnico, revisor de informes de la escuela y LEA, y autor/editor para su entidad asignada. Debe cumplir los requisitos FERPA estatales y de distrito.
Es deseable que se asignen evaluaciones formativas de referencia a nivel de distrito.

Requisitos de información

El sistema deberá integrar y transformar múltiples conjuntos de datos (estatales, de distrito y escolares) en un sistema integral de información.
El sistema deberá proporcionar informes automáticamente.
El sistema deberá proporcionar informes personalizados inmediatos disponibles mediante la selección de filtros.
El sistema deberá Proporcionar informes gráficos "de un vistazo" para analizar el progreso a lo largo del tiempo mediante un tablero interactivo para las escuelas/comunidades.

Requisitos técnicos

Es deseable que el sistema prevea que la información de los alumnos se actualice mediante una interfaz automatizada entre el sistema de información de los alumnos del distrito escolar y el producto finalmente seleccionado por el distrito escolar. El proceso de carga deberá fusionar los registros y la información duplicados.
El sistema deberá proporcionar asistencia técnica específica. El vendedor deberá proporcionar la información de contacto completa de la persona específica que será responsable de este contrato, incluyendo nombre, dirección, número(s) de teléfono y dirección de correo electrónico junto con la información de contacto de la empresa del vendedor. El servicio de asistencia técnica deberá estar disponible para los usuarios educadores durante las horas en que las escuelas estén en sesión y para el personal de asistencia técnica durante todas las horas a lo largo de la vigencia del contrato.
El sistema deberá Debe poder ejecutarse en una variedad de dispositivos, incluidos ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas, Chromebooks y otros dispositivos. Debe poder ejecutarse en diversos entornos operativos (Windows, iOS, Android, etc.).
El sistema proporcionará un lugar de demostración disponible para la evaluación y la formación continua.

Requisitos de formación

El sistema deberá proporcionar formación y documentación para:
1. Creación de perfiles de estudiantes, clases y escuelas
2. Utilización de informes
El sistema deberá proporcione especificaciones técnicas (si procede) que incluyan:
1. Navegadores compatibles
2. Sistemas operativos compatibles
3. Ordenadores, portátiles, tabletas y otros dispositivos compatibles.
4. Relaciones entre archivos y bases de datos v. Procedimientos de recuperación del sistema
5. Diferentes modalidades
6. Grados de formación
La empresa adjudicataria deberá Proporcionar formación al distrito para ayudar a garantizar una implementación satisfactoria del producto y del programa. Describa el proceso de formación propuesto, incluido el apoyo a través de la web tras la implantación inicial.
Es deseable que la formación debe ser breve e incluir diferentes modalidades de instrucción. El uso del sistema debe ser intuitivo.

Requisitos de aplicación

El sistema deberá estará disponible para proporcionar perfiles de datos de estudiantes, clases y escuelas antes del 7 de agosto de 2018. El concepto de implementación incluirá:
1. Integración de los registros de los alumnos del sistema de información de alumnos (SIS) del distrito escolar para crear cuentas de alumnos, cuentas de profesores y cuentas de centros escolares.
Por favor, describa la capacidad de su empresa para cumplir estos plazos e incluya un calendario del proyecto. El calendario del proyecto debe especificar los requisitos y las tareas tanto para el contratista como para el Distrito.

Requisitos de la propuesta y cualificación y experiencia de la empresa

Una declaración de la experiencia y las cualificaciones de la empresa para cumplir los requisitos del Distrito tal y como se describen en el presente documento. Incluya una descripción general y la historia de su empresa, el número de años en el negocio, el número de empleados, la ubicación de la sede corporativa, el tipo de negocio, los nombres de los principales directivos de la empresa y el lugar donde desarrolla su actividad. Los oferentes pueden incluir un informe anual o un estado de las finanzas, si están disponibles, pero no sustituirá a la narración escrita solicitada para este punto.
Identifique a los miembros del personal propuestos que participarían en la prestación de los productos/servicios aquí solicitados y presente declaraciones o currículos detallando sus cualificaciones y acreditaciones. Su propuesta deberá incluir información sobre los niveles de formación recibidos por cada miembro del personal y descripciones detalladas de su participación en proyectos de alcance similar o idéntico.
Detalle la experiencia de su empresa en el suministro de los productos/servicios aquí solicitados para clientes de tamaño similar, con fechas de realización y/o finalización, nombre del cliente, persona de contacto y número(s) de teléfono. Al proporcionar dichas referencias, usted acepta que ni el Distrito ni los clientes a los que se hace referencia tendrán responsabilidad alguna con respecto a la provisión de dichas referencias o al uso que el Distrito haga de dichas referencias al realizar selecciones en virtud de esta solicitud de propuesta.
¿Está su empresa implicada actualmente en arbitrajes y/o litigios por algún motivo? En caso afirmativo, por favor, explique. ¿Ha incumplido alguna vez su empresa algún trabajo que se le haya adjudicado? En caso afirmativo, explique.
¿Su empresa, o alguno de los subcontratistas propuestos, se ha declarado alguna vez en concurso de acreedores o en quiebra? En caso afirmativo, indique las fechas y la resolución.
Identifique cualquier parte del trabajo que pretenda subcontratar a otros e identifique a los subcontratistas propuestos incluyendo nombres, tareas específicas y las cualificaciones de la empresa subcontratista y de su personal clave.
Además de la información y las cualificaciones especificadas anteriormente, identifique cualquier conocimiento o habilidad especial aportada por su empresa que pueda estar relacionada o ser útil para los servicios aquí solicitados.

Calendario previsto de la licitación

Evento - Fecha

Lanzamiento de la RFP - 25 de mayo de 2018
Plazo de presentación de preguntas - 1 de junio de 2018
Plazo de respuesta - 5 de junio de 2018
Presentación de propuestas - 8 de junio de 2018
Comienza el periodo de evaluación - 11 de junio de 2018
Presentaciones (si son necesarias) - 14 de junio de 2018
Adjudicación del contrato - 18 de junio de 2018
Contrato finalizado - julio de 2018

Preguntas

Todas las preguntas deben enviarse al Dr. Todd McKee, Director Ejecutivo de Educación Secundaria a través del correo electrónico: toddm@provo.edu. Las respuestas se darán por correo electrónico.

Formato de respuesta a la propuesta

Todas las propuestas deben incluir una propuesta técnica y una propuesta de costes. A continuación se indican los formatos de ambos documentos:

Formato de la propuesta técnica

Las copias impresas deben ser tabuladas por secciones.

Ficha 1. Resumen ejecutivo. El resumen ejecutivo de una o dos páginas debe describir brevemente la propuesta del oferente. Este resumen debe destacar las principales características de la propuesta. Debe indicar cualquier requisito que no pueda cumplir el oferente. El lector debe ser capaz de determinar la esencia de la propuesta leyendo el resumen ejecutivo. Las solicitudes de información protegida deben identificarse en esta sección.
Ficha 2. Respuesta detallada. Esta sección debe constituir la mayor parte de la propuesta y debe contener al menos la siguiente información:
1. 1. Una descripción completa de la evaluación del oferente sobre el trabajo a realizar, la capacidad y el enfoque del oferente y los recursos necesarios para cumplir los requisitos. Esto debe demostrar la comprensión del oferente de las expectativas generales de rendimiento deseadas. Indique claramente las opciones o alternativas propuestas.
2. 2. Una respuesta específica punto por punto, en el orden indicado, a cada uno de los requisitos de la solicitud de propuestas. Esta respuesta punto por punto debe abordar cada uno de los requisitos mínimos obligatorios. El incumplimiento de los requisitos mínimos obligatorios puede dar lugar a que una propuesta se considere no conforme y se elimine de la consideración.
Ficha 3. Información protegida. Le informamos de que la legislación de Utah considera los Documentos de la Propuesta como registros públicos sujetos a inspección en virtud de la Ley de Acceso y Gestión de Registros Gubernamentales (GRAMA), Utah Code Ann., §63G-2-101, et seq. Los Documentos de la Propuesta de los Vendedores adjudicatarios y no adjudicatarios estarán abiertos a inspección pública, excepto las partes que no deban divulgarse conforme a la ley de Utah. En consecuencia, si un Vendedor desea solicitar que se proteja un registro, deberá (a) presentar una carta de presentación con los Documentos de la Propuesta identificando específicamente qué disposiciones de los Documentos de la Propuesta se reclama que sean consideradas de confidencialidad comercial o protegidas (incluyendo secretos comerciales u otras razones para la no divulgación según GRAMA); y (b) proporcionar una declaración concisa de las razones que respaldan cada disposición reclamada de confidencialidad comercial o protegida.

Formato de la propuesta de costes

La propuesta debe exponerse de tal forma que permita evaluar los méritos de la propuesta junto con el coste aplicable.

Presentar su propuesta

Las propuestas deberán recibirse dentro del plazo fijado. Las propuestas recibidas fuera de plazo se considerarán tardías y no podrán ser tenidas en cuenta.

Las propuestas deberán entregarse en papel. Para esta RFP, siete (7) copias impresas idénticas de su propuesta técnica junto con una (1) copia impresa de su propuesta de costes deben recibirse en Provo City School District, Attn: Tina Fluehe, Purchasing Director, 280 West 940 North, Provo, UT, 84604.

Todas las propuestas presentadas constarán de una propuesta técnica y una propuesta de costes. Para la presentación de la propuesta electrónica deberá adjuntar dos documentos separados, un documento titulado "Propuesta técnica" y un documento titulado "Propuesta de costes". Para la copia impresa estos documentos deberán estar separados uno del otro. La propuesta de costes debe ir en un sobre cerrado con el número de la RFP y la fase "Propuesta de costes" claramente impresos en el sobre.

El coste se evaluará independientemente de la propuesta técnica y, como tal, deberá presentarse separado de ésta. La no presentación de los costes por separado puede dar lugar a que su propuesta se considere no conforme. La inclusión de cualquier dato sobre costes o precios dentro de la propuesta técnica también puede dar lugar a que su propuesta se considere no conforme.

AVISO: Al presentar una propuesta en respuesta a esta RFP, el oferente está reconociendo que los requisitos, el alcance del trabajo y el proceso de evaluación, descritos en la RFP son justos, equitativos, no indebidamente restrictivos, entendidos y aceptados. Cualquier excepción al contenido de la RFP deberá ser protestada ante el Jefe de Adquisiciones antes de la fecha y hora límite para la presentación de la propuesta.

Criterios de evaluación de la propuesta

Un comité evaluará las propuestas en función de los siguientes criterios ponderados. Cada área de los criterios de evaluación debe abordarse detalladamente en la propuesta. Todas las propuestas en respuesta a esta solicitud de propuestas se evaluarán de forma coherente con el Código de Adquisiciones de Utah, las normas, las políticas y los criterios de evaluación establecidos en la solicitud de propuestas.

Peso Criterios de evaluación

58 % Capacidad demostrada para cumplir el alcance del trabajo - (Puntos técnicos)
31 % Coste - se evaluará para una duración inicial del contrato de tres años.
11 % Cualificaciones de la empresa - (Puntos técnicos)

La comprensibilidad y exhaustividad de la información suministrada en esta RFP afectará a la evaluación de los criterios anteriores.

Discusiones con los ofertantes (presentación oral)

Una presentación oral por parte de un oferente para aclarar una propuesta puede ser requerida a la sola discreción del Distrito. Sin embargo, el Distrito podrá adjudicar un contrato basándose en las propuestas iniciales recibidas sin discutirlas con el oferente. Si se requieren presentaciones orales, se programarán después de la presentación de las propuestas. Las presentaciones orales correrán a cargo de los oferentes.

Adjudicación del contrato

La adjudicación se hará al oferente cuya propuesta sea la más ventajosa para el Distrito tomando en consideración el precio y los demás factores de evaluación establecidos en esta solicitud de propuestas.

El Distrito se reserva el derecho de seleccionar la solución de alojamiento que se determine más conveniente para el Distrito tras considerar el coste total de propiedad y otras consideraciones de apoyo.