Demande de proposition : Tableau de bord des données

Addendum à l'appel d'offres : les propositions scellées doivent être remises au Provo City School District le 11 juin à 14h00 en raison de la fermeture du district le vendredi.

Télécharger la demande de proposition : Tableau de bord des données

Objet de l'appel d'offres

L'objectif de cet appel d'offres est de conclure un contrat avec une société qualifiée pour la fourniture d'un outil de tableau de bord des données relatives aux élèves, tel que défini plus en détail dans l'étendue des travaux. Il est prévu que cet appel d'offres aboutisse à l'attribution d'un contrat à un seul fournisseur.

Le présent appel d'offres est conçu pour fournir aux offrants intéressés suffisamment d'informations de base pour qu'ils puissent soumettre des propositions répondant aux exigences minimales, mais il n'a pas pour but de limiter le contenu d'une proposition ou d'exclure des données pertinentes ou essentielles. Les soumissionnaires sont libres et encouragés à développer les spécifications pour démontrer leur capacité à fournir des services dans le cadre d'un accord.

L'arrondissement scolaire de Provo City ne sera pas responsable des coûts que les soumissionnaires pourraient encourir lors de la préparation ou de la présentation de cette proposition.

Le Provo City School District se réserve le droit de rejeter tout ou partie des propositions, ou de renoncer à toute formalité ou technicité dans une proposition, dans le meilleur intérêt du District.

Contexte

Le Provo City School District ("District"), situé à Provo, dans l'Utah, gère 13 écoles élémentaires, 2 collèges, 2 lycées, ainsi qu'une autre école spécialisée. Avec plus de 17 000 élèves, Provo est le dixième plus grand district de l'Utah.

Bureau émetteur et numéro de référence de l'appel d'offres

Le service commercial de l'arrondissement scolaire de Provo City est le bureau émetteur de ce document et de tous les addendas ultérieurs s'y rapportant, au nom de l'arrondissement scolaire de Provo City. Le numéro de référence de la transaction est Solicitation #1155-1. Ce numéro doit être mentionné sur toutes les propositions, la correspondance et la documentation relatives à l'appel d'offres. À l'exception du responsable des achats, aucun contact ne doit être établi avec les employés ou les membres du conseil d'administration du Provo City School District concernant cette opportunité au cours des phases d'appel d'offres et d'évaluation de cet appel d'offres. Un tel contact peut entraîner le rejet de votre proposition.

Durée du contrat

Le contrat résultant de cet appel d'offres aura une durée de trois ans. Le contrat peut être prolongé au-delà de la période initiale pour deux périodes d'un an au maximum.

Le district se réserve le droit de revoir régulièrement le contrat en ce qui concerne l'analyse des performances et des coûts et peut négocier le prix et les éléments de service pendant la durée du contrat.

Période de garantie des prix

Tous les prix doivent être garantis pour la durée initiale du contrat. L'arrondissement scolaire de Provo City bénéficiera immédiatement de toute baisse du marché ou de tout rabais autorisé. y compris toute réduction de prix due à l'adoption du système par l'État de l'Utah. Le prix des options de renouvellement pour les quatrième et cinquième années sera également inclus dans la fiche de prix et garanti.

Conditions générales du contrat

Tout contrat résultant de cet appel d'offres inclura, sans s'y limiter, le contrat d'entrepreneur indépendant du district (voir l'annexe A). Les exceptions et les ajouts au contrat d'entrepreneur indépendant du district sont fortement déconseillés.

Les exceptions et les ajouts au contrat d'entrepreneur indépendant du district doivent être soumis avec la réponse à l'offre. Les exceptions, ajouts, accords de niveau de service, etc. soumis après la date et l'heure de réception des propositions ne seront pas pris en considération. Les URL de sites web ou les informations sur les URL de sites web ne doivent pas être demandées dans l'appel d'offres et ne doivent pas être soumises avec une proposition. Les URL fournis avec une proposition peuvent entraîner le rejet de cette proposition comme non conforme. Les URL ne doivent pas non plus figurer dans le document contractuel final.

Le district se réserve le droit de refuser de négocier les exceptions si celles-ci sont excessives, si elles ne sont pas dans l'intérêt du district, si les négociations risquent d'entraîner des coûts excessifs pour le district ou si elles risquent d'avoir un impact négatif sur les contraintes de temps existantes. Si des négociations sont nécessaires, le vendeur doit fournir tous les documents en format MS Word afin de pouvoir les modifier. Le vendeur doit fournir le nom, les coordonnées et l'accès à la (aux) personne(s) qui sera (seront) directement impliquée(s) dans les négociations juridiques.

Le vendeur s'est inscrit et participe au système de vérification du statut afin de vérifier le statut d'admissibilité au travail de ses nouveaux employés, conformément au code de l'Utah Ann. §63G-12-301, et seq. Le vendeur exigera que les dispositions suivantes soient insérées dans chaque contrat de sous-traitance à tous les niveaux : "[Le sous-traitant] certifiera au [vendeur] par affidavit que [le sous-traitant] a vérifié par le biais du système de vérification du statut le statut d'emploi de chaque nouvel employé du [sous-traitant], conformément au Code Ann. de l'Utah, §63G-12-301 et se conformera à toutes les lois applicables en matière de vérification du statut de l'employé. Cette déclaration sous serment doit être fournie avant que le sous-traitant ne reçoive l'ordre de procéder à l'exécution de toute partie des travaux. Le vendeur doit protéger, indemniser et dégager de toute responsabilité le district et ses dirigeants, employés, agents, représentants et toute personne dont le district peut être responsable, contre toute réclamation, tout dommage ou toute responsabilité résultant de la violation de la présente section par les employés, les agents ou les sous-traitants : (a) du vendeur ; (b) de tout sous-traitant ou soustraitant à quelque niveau que ce soit ; et/ou (c) de toute entité ou personne dont le vendeur ou le sous-traitant peut être responsable. Le district n'examinera pas une proposition en vue de l'attribution d'un marché et n'attribuera pas de marché si cette section n'est pas respectée. La signature manuelle ou électronique de la proposition est considérée comme la certification du vendeur requise par toutes les lois applicables en matière de vérification du statut, y compris le Code Ann. de l'Utah, §63G-12-301.

Le vendeur garantit et déclare au district qu'il a vérifié tous ses sous-traitants et fournisseurs de matériaux afin de s'assurer qu'aucun d'entre eux ne figure sur la liste des parties exclues (Excluded Parties List System - EPLS) tenue par l'administration des services généraux du gouvernement des États-Unis. L'EPLS fournit des informations sur les personnes et les entités qui sont exclues, suspendues, proposées pour être exclues, exclues ou disqualifiées en vertu de la règle commune relative aux marchés non publics, ou déclarées autrement inéligibles pour recevoir des contrats fédéraux, certains contrats de sous-traitance, et certaines aides et prestations fédérales. (Voir https://www.epls.gov). Le vendeur doit protéger, indemniser et dégager de toute responsabilité le district et les membres de son conseil d'administration, ses employés, ses agents, ses représentants et toute personne dont le district peut être responsable, contre toute réclamation, tout dommage ou toute responsabilité résultant de la violation de cette section par les employés, les agents ou les sous-traitants de : (a) du vendeur ; (b) de tout sous-traitant ou soustraitant à quelque niveau que ce soit ; et/ou (c) de toute entité ou personne dont le vendeur ou le sous-traitant peut être responsable.

Champ d'application détaillé

Ce tableau de bord de données sur les élèves, qui sera utilisé dans un district comptant environ 17 000 élèves actifs au cours d'une année, jusqu'à 1 000 éducateurs utilisateurs et plus de 12 000 appareils, doit répondre aux exigences suivantes :

Veuillez indiquer si votre système répond aux exigences suivantes pour chaque section d'exigences. Indiquez la capacité à répondre à toutes les exigences minimales, qui sont identifiées par "doivent"ainsi qu'une description de la manière dont elle est réalisée. Ajoutez tout commentaire ou toute discussion sur la façon dont vos solutions mettent en œuvre les fonctionnalités souhaitables énoncées, qui sont identifiées par "souhaitable"s'il est disponible. Toutes les fonctions décrites dans les exigences qui suivent doivent être présentes et démontrables d'ici le 7 août 2018, car des démonstrations des produits du soumissionnaire peuvent être demandées.

Exigences en matière de contenu

Veuillez décrire les caractéristiques du contenu de votre solution. Au minimum, votre solution offre-t-elle cette fonctionnalité ?

Le système doivent soutenir un système de tableau de bord interactif personnalisé permettant de créer, de gérer et de déployer une variété de tableaux de bord pour la classe, l'école et le district, en mettant l'accent sur le contrôle et le suivi des données suivantes et en fournissant un système d'alerte précoce pour les élèves qui risquent d'échouer et de quitter l'école.
1. Données de fréquentation
2. Données sur le comportement des élèves
3. Données académiques (par exemple, notes, évaluations et accumulation de crédits)
Le système doivent offrir la possibilité de fixer des seuils pour chaque point de données permettant d'identifier les élèves à risque. Le système permettrait aux enseignants de regrouper et de re-grouper les élèves en fonction de ces seuils.
Il est souhaitable que le système fournira une plateforme d'évaluation pour générer des évaluations en classe. Le système fournira une banque d'éléments que les enseignants pourront utiliser pour créer des évaluations formatives communes et d'autres tests. L'offrant doit être en mesure de démontrer comment un enseignant peut incorporer des éléments dans ses évaluations. Il est souhaitable que les éléments soient associés aux normes fondamentales de l'Utah. Les associations de base pourraient être achevées dans les douze mois suivant l'attribution du contrat. L'auteur de l'offre doit être conscient que les normes fondamentales de l'Utah ne sont pas les mêmes que les normes nationales du Common Core ou de la NWEA.
Il est souhaitable que le système fournisse des rapports sur les élèves, les écoles et les districts qui ventilent les données sur la discipline des élèves par type d'incident et par lieu.
Il est souhaitable que le système dispose d'une base de recherche positive. Des points supplémentaires seront attribués si
1. L'outil a fait l'objet d'une étude scientifique rigoureuse, systématique et objective.
2. La validité et la fiabilité de l'outil ont été confirmées

Exigences en matière de logistique

Le système doivent être disponible en continu tous les jours.
Le système doivent fournir des tableaux de bord, des rapports et des évaluations en ligne sécurisés. Les tableaux de bord, les rapports et les évaluations seront accessibles aux éducateurs par le biais de processus de connexion qui spécifient les rôles comme, mais sans s'y limiter, l'administrateur du district LEA, l'enseignant, le surveillant, le support technique, l'école et le réviseur de rapport LEA, et l'auteur/éditeur pour l'entité qui leur a été assignée. Doit être conforme aux exigences de l'État et du district en matière de FERPA.
Il est souhaitable que des évaluations formatives de référence soient attribuées au niveau du district.

Exigences en matière de rapports

Le système doivent intégrer et transformer de multiples ensembles de données (État, district et école) en un système de rapport complet.
Le système doivent fournir des rapports automatiquement.
Le système doivent fournir des rapports personnalisés immédiats grâce à la sélection de filtres.
Le système doivent fournir des rapports graphiques "en un coup d'œil" pour analyser les progrès au fil du temps grâce à un tableau de bord interactif pour les écoles/communautés.

Exigences techniques

Il est souhaitable que le système prévoit que les informations sur les élèves soient mises à jour par une interface automatisée entre le système d'information sur les élèves du district scolaire et le produit éventuellement sélectionné par le district scolaire. Le processus de téléchargement doit permettre de fusionner les enregistrements et les informations en double.
Le système doivent fournir une assistance technique spécialisée. Le vendeur doit fournir les coordonnées complètes de la personne qui sera responsable de ce contrat, y compris le nom, l'adresse, le(s) numéro(s) de téléphone et l'adresse électronique, ainsi que les coordonnées de l'entreprise du vendeur. Un service d'assistance doit être mis à la disposition des éducateurs pendant les heures de cours et du personnel d'assistance technique pendant toute la durée du contrat.
Le système doivent être capable de fonctionner sur une variété d'appareils, y compris les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les tablettes, les Chromebooks et d'autres appareils. Il doit pouvoir fonctionner dans divers environnements d'exploitation (Windows, iOS, Android, etc.).
Le système fournit un site de démonstration disponible pour l'évaluation et la formation continue.

Exigences en matière de formation

Le système doivent fournir une formation et de la documentation pour :
1. Création de profils d'élèves, de classes et d'écoles
2. Utilisation des rapports
Le système doivent fournir des spécifications techniques (le cas échéant), notamment
1. Navigateurs pris en charge
2. Systèmes d'exploitation pris en charge
3. Ordinateurs, portables, tablettes et autres appareils pris en charge.
4. Relations entre les fichiers et les bases de données v. Procédures de récupération du système
5. Différentes modalités
6. Degrés de formation
L'entreprise récompensée doivent fournir une formation au district afin d'assurer une mise en œuvre réussie du produit et du programme. Décrivez le processus de formation proposé, y compris l'assistance en ligne après la mise en œuvre initiale.
Il est souhaitable la formation doit être brève et comporter différentes modalités d'enseignement. L'utilisation du système doit être intuitive.

Exigences de mise en œuvre

Le système doivent être disponible pour fournir des profils de données pour les élèves, les classes et les écoles d'ici le 7 août 2018. Le concept de mise en œuvre comprendra :
1. Intégration des dossiers des élèves à partir du système d'information sur les élèves (SIS) du district scolaire pour créer des comptes d'élèves, des comptes d'enseignants et des comptes d'écoles.
Veuillez décrire la capacité de votre entreprise à respecter ces délais et inclure un calendrier du projet. Le calendrier du projet doit préciser les exigences et les tâches du contractant et du district.

Exigences de la proposition, qualifications et expérience de l'entreprise

Une déclaration sur l'expérience et les qualifications de l'entreprise pour répondre aux exigences du district telles qu'elles sont décrites dans le présent document. Veuillez inclure un aperçu général et l'historique de votre entreprise, le nombre d'années d'activité, le nombre d'employés, l'emplacement du siège social, le type d'activité, les noms des principaux dirigeants de l'entreprise et le lieu où vous exercez votre activité. Les offrants peuvent inclure un rapport annuel ou un état financier, s'il est disponible, mais il ne doit pas se substituer à l'exposé écrit demandé pour ce point.
Identifiez les membres du personnel proposés qui participeraient à la fourniture des produits/services demandés dans le présent document et soumettez des déclarations ou des CV détaillant leurs qualifications et accréditations. Votre proposition doit inclure des informations sur les niveaux de formation reçus par chaque membre du personnel et des descriptions détaillées de leur participation à des projets de portée similaire ou identique.
Détaillez l'expérience de votre entreprise dans la fourniture des produits/services demandés dans le présent document pour des clients similaires de taille similaire, avec les dates d'exécution et/ou d'achèvement, le nom des clients, la personne de contact et le(s) numéro(s) de téléphone. En fournissant ces références, vous acceptez que ni le district ni les clients référencés ne puissent être tenus responsables de la fourniture de ces références ou de l'utilisation de ces références par le district pour effectuer des sélections dans le cadre de cet appel d'offres.
Votre entreprise est-elle actuellement impliquée dans un arbitrage et/ou un litige pour quelque raison que ce soit ? Si oui, veuillez préciser. Votre entreprise a-t-elle déjà manqué à son obligation d'achever des travaux qui vous ont été confiés ? Dans l'affirmative, veuillez expliquer.
Votre entreprise, ou l'un des sous-traitants proposés, a-t-elle déjà fait l'objet d'une réorganisation ou d'une faillite ? Dans l'affirmative, veuillez indiquer les dates et la résolution.
Identifiez les travaux que vous avez l'intention de sous-traiter à d'autres et identifiez les sous-traitants proposés en indiquant leurs noms, les missions spécifiques et les qualifications de l'entreprise sous-traitante et de son personnel clé.
Outre les informations et les qualifications précisées ci-dessus, indiquez toute connaissance ou compétence particulière fournie par votre entreprise qui pourrait être liée ou utile aux services demandés dans le présent document.

Calendrier prévu pour l'appel d'offres

Événement - Date

Publication de l'appel d'offres - 25 mai 2018
Date limite de soumission des questions - 1er juin 2018
Date limite de réponse - 5 juin 2018
Date limite de dépôt des propositions - 8 juin 2018
Début de la période d'évaluation - 11 juin 2018
Présentations (si nécessaire) - 14 juin 2018
Attribution du contrat - 18 juin 2018
Contrat finalisé - juillet 2018

Questions

Toutes les questions doivent être soumises au Dr Todd McKee, directeur exécutif de l'enseignement secondaire, par courrier électronique à l'adresse suivante : toddm@provo.edu. Les réponses seront données par courrier électronique.

Format de la réponse à la proposition

Toutes les propositions doivent comprendre une proposition technique et une proposition financière. Les formats de ces deux documents sont indiqués ci-dessous :

Format de la proposition technique

Les copies papier doivent être classées par section.

Onglet 1. Résumé exécutif. Le résumé d'une ou deux pages doit décrire brièvement la proposition de l'offrant. Ce résumé doit mettre en évidence les principales caractéristiques de la proposition. Il doit indiquer les exigences auxquelles l'offrant ne peut répondre. Le lecteur doit être en mesure de déterminer l'essence de la proposition en lisant le résumé. Les demandes d'informations protégées doivent être identifiées dans cette section.
Onglet 2. Réponse détaillée. Cette section constitue la majeure partie de la proposition et doit contenir au moins les informations suivantes :
1. 1. Une description complète de l'évaluation par l'offrant du travail à effectuer, de sa capacité et de son approche, ainsi que des ressources nécessaires pour répondre aux exigences. Cette description doit démontrer que l'offrant comprend les attentes en matière de performances globales. Indiquez clairement toute option ou alternative proposée.
2. 2. Une réponse spécifique point par point, dans l'ordre indiqué, à chaque exigence de l'appel d'offres. Cette réponse point par point doit porter sur chacune des exigences minimales obligatoires. Si les exigences minimales obligatoires ne sont pas respectées, la proposition peut être considérée comme irrecevable et ne pas être prise en considération..
Onglet 3. Informations protégées. Veuillez noter que la loi de l'Utah considère les documents de proposition comme des documents publics soumis à inspection en vertu de la loi sur l'accès et la gestion des documents gouvernementaux (GRAMA), Utah Code Ann, §63G-2-101, et seq. Les documents de proposition des vendeurs retenus et non retenus sont ouverts à l'inspection publique, à l'exception des parties qui ne doivent pas être divulguées conformément à la loi de l'Utah. En conséquence, si un vendeur souhaite demander qu'un document soit protégé, il doit : (a) soumettre une lettre d'accompagnement avec les documents de la proposition identifiant spécifiquement les dispositions des documents de la proposition qui sont considérées comme confidentielles ou protégées (y compris les secrets commerciaux ou d'autres raisons de non-divulgation en vertu de la GRAMA) ; et (b) fournir une déclaration concise des raisons à l'appui de chaque disposition réclamée comme confidentielle ou protégée.

Format de la proposition de coût

La proposition doit être présentée de manière à permettre l'évaluation des mérites de la proposition en liaison avec les coûts applicables.

Soumettre votre proposition

Les propositions doivent être reçues avant la date et l'heure limites affichées. Les propositions reçues après la date limite seront considérées comme tardives et inéligibles.

Les propositions doivent être remises sur papier. Pour cet appel d'offres, sept (7) copies papier identiques de votre proposition technique ainsi qu'une (1) copie papier de votre proposition de coût doivent être reçues à Provo City School District, Attn : Tina Fluehe, Purchasing Director, 280 West 940 North, Provo, UT, 84604.

Toutes les propositions soumises se composent d'une proposition technique et d'une proposition financière. Pour la soumission électronique de la proposition, vous devez joindre deux documents distincts, un document intitulé "Proposition technique" et un document intitulé "Proposition de coût". Pour la version papier, ces documents doivent être séparés l'un de l'autre. La proposition de coût doit être placée dans une enveloppe scellée sur laquelle le numéro de l'appel d'offres et la phase "Proposition de coût" doivent être clairement imprimés.

Les coûts seront évalués indépendamment de la proposition technique et, à ce titre, doivent être soumis séparément de la proposition technique. Si vous ne soumettez pas les coûts séparément, votre proposition risque d'être jugée non conforme. L'inclusion de toute donnée relative aux coûts ou aux prix dans la proposition technique peut également entraîner la non-réponse de votre proposition.

AVIS : En soumettant une proposition en réponse à cet appel d'offres, l'offrant reconnaît que les exigences, l'étendue des travaux et le processus d'évaluation décrits dans l'appel d'offres sont justes, équitables, non indûment restrictifs, compris et acceptés. Toute exception au contenu de l'appel d'offres doit faire l'objet d'une réclamation auprès du directeur général des achats avant la date et l'heure de clôture de la soumission de la proposition.

Critères d'évaluation des propositions

Un comité évaluera les propositions en fonction des critères pondérés suivants. Chaque domaine des critères d'évaluation doit être traité en détail dans la proposition. Toutes les propositions en réponse à cet appel d'offres seront évaluées conformément au code des marchés publics de l'Utah, aux règles, aux politiques et aux critères d'évaluation établis dans l'appel d'offres.

Poids Critères d'évaluation

58 % Capacité démontrée à respecter l'étendue des travaux - (Points techniques)
31 % Coût - sera évalué pour une durée initiale de contrat de trois ans.
11 % Qualifications de l'entreprise - (Points techniques)

La compréhensibilité et l'exhaustivité des informations fournies dans le présent appel d'offres auront une incidence sur l'évaluation des critères susmentionnés.

Discussions avec les offrants (présentation orale)

Une présentation orale de l'offrant pour clarifier sa proposition peut être exigée à la seule discrétion du district. Toutefois, le district peut attribuer un contrat sur la base des propositions initiales reçues sans discussion avec l'offrant. Si des présentations orales sont nécessaires, elles seront programmées après la soumission des propositions. Les présentations orales seront effectuées aux frais de l'offrant.

Attribution du contrat

L'attribution se fera à l'offrant dont la proposition est la plus avantageuse pour le district en tenant compte du prix et des autres facteurs d'évaluation énoncés dans le présent appel d'offres.

Le district se réserve le droit de choisir la solution d'hébergement qui est considérée comme étant dans le meilleur intérêt du district après avoir pris en compte le coût total de la propriété et d'autres considérations relatives au soutien.