Solicitação de proposta: Painel de dados

Adendo à RFP: As propostas seladas devem ser entregues ao Distrito Escolar da Cidade de Provo em 11 de junho, às 14h, devido ao fechamento do distrito na sexta-feira.

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Objetivo da solicitação de proposta (RFP)

O objetivo desta Solicitação de Proposta é firmar um contrato com uma empresa qualificada para fornecer uma ferramenta de painel de dados do aluno, conforme definido mais detalhadamente no escopo do trabalho. Prevê-se que esta RFP possa resultar em uma adjudicação de contrato a um único fornecedor.

Esta RFP foi elaborada para fornecer aos ofertantes interessados informações básicas suficientes para a apresentação de propostas que atendam aos requisitos mínimos, mas não tem a intenção de limitar o conteúdo de uma proposta ou excluir quaisquer dados relevantes ou essenciais. Os ofertantes têm liberdade e são incentivados a expandir as especificações para comprovar a capacidade de serviço em qualquer contrato.

O Distrito Escolar Municipal de Provo não se responsabilizará por nenhum custo em que os proponentes possam incorrer na preparação ou apresentação desta proposta.

O Distrito Escolar da Cidade de Provo se reserva o direito de rejeitar qualquer ou todas as propostas, ou de dispensar qualquer formalidade ou detalhe técnico em qualquer proposta, no melhor interesse do Distrito.

Histórico

O Distrito Escolar da Cidade de Provo ("Distrito"), localizado em Provo, Utah, opera 13 escolas de ensino fundamental, 2 escolas de ensino médio, 2 escolas de ensino médio completo, bem como 1 outra escola especial. Com mais de 17.000 alunos, Provo é o décimo maior distrito de Utah.

Escritório emissor e número de referência da solicitação de cotação

O Departamento de Negócios do Distrito Escolar da Cidade de Provo é o escritório emissor deste documento e de todos os adendos subsequentes relacionados a ele, em nome do Distrito Escolar da Cidade de Provo. O número de referência da transação é Solicitation #1155-1. Esse número deve ser mencionado em todas as propostas, correspondências e documentação relacionadas à RFP. Com exceção do Diretor de Compras, nenhum contato deve ser feito com funcionários ou membros da diretoria do Distrito Escolar da Cidade de Provo em relação a esta oportunidade durante as fases de licitação e avaliação desta solicitação. Esse contato pode resultar na rejeição da sua proposta.

Duração do contrato

O contrato resultante desta RFP será por um período de três anos. O contrato pode ser prorrogado além do período original do contrato por até dois períodos de um ano.

O Distrito se reserva o direito de revisar o contrato regularmente com relação à análise de desempenho e custo e poderá negociar elementos de preço e serviço durante a vigência do contrato.

Período de garantia de preço

Todos os preços devem ser garantidos durante o prazo inicial do contrato. O Distrito Escolar de Provo City receberá o benefício imediato de qualquer redução no mercado ou desconto permitido incluindo qualquer redução de preço devido à adoção do sistema pelo Estado de Utah. Os preços das opções de renovação para os anos quatro e cinco também serão incluídos na planilha de preços e serão garantidos.

Termos e condições do contrato

Qualquer contrato resultante desta RFP incluirá, mas não se limitará ao Contrato de Prestador de Serviços Independente do Distrito (consulte o Anexo A). Exceções e/ou adições ao Contrato de Empreiteiro Independente do Distrito são fortemente desencorajadas.

Exceções e acréscimos ao Contrato de Empreiteiro Independente do Distrito devem ser enviados com a resposta à proposta. Exceções, adições, acordos de nível de serviço etc. enviados após a data e o horário de recebimento das propostas não serão considerados. URLs de sites ou informações sobre URLs de sites não devem ser solicitados no documento da RFP e não devem ser enviados com a proposta. Os URLs fornecidos com uma proposta podem resultar na rejeição da proposta como não responsiva. Os URLs também são proibidos em qualquer idioma incluído no documento final do contrato.

O Distrito se reserva o direito de recusar a negociação de exceções, caso as exceções sejam excessivas, não sejam do interesse do Distrito, as negociações possam resultar em custos excessivos para o Distrito ou possam afetar negativamente as restrições de tempo existentes. Se forem necessárias negociações, o fornecedor deverá fornecer todos os documentos em formato MS Word para edição de linha vermelha. O fornecedor deve fornecer o nome, as informações de contato e o acesso à(s) pessoa(s) que estará(ão) diretamente envolvida(s) nas negociações legais.

O fornecedor se registrou e está participando do Sistema de Verificação de Status para verificar o status de elegibilidade de trabalho dos novos funcionários do fornecedor de acordo com o Utah Code Ann. §63G-12-301, et seq. O fornecedor exigirá que as seguintes cláusulas sejam colocadas em cada subcontrato em todos os níveis: "[Subcontratado] deverá certificar ao [Fornecedor] por meio de declaração juramentada que o [Subcontratado] verificou, por meio do Sistema de Verificação de Status, o status de emprego de cada novo funcionário do [Subcontratado], tudo de acordo com o Código de Utah, §63G-12-301 e deverá cumprir todas as leis de verificação de status de funcionários aplicáveis. Essa declaração juramentada deve ser fornecida antes do aviso de prosseguimento para que o Subcontratado execute qualquer parte do trabalho." O fornecedor protegerá, indenizará e isentará o Distrito e seus diretores, funcionários, agentes, representantes e qualquer pessoa pela qual o Distrito possa ser responsável, contra qualquer reivindicação, dano ou responsabilidade decorrente ou resultante da violação desta Seção, seja ela violada por funcionários, agentes ou contratados de: (a) do fornecedor; (b) de qualquer subcontratado ou subcontratado em qualquer nível; e/ou (c) de qualquer entidade ou pessoa da qual o fornecedor ou subcontratado possa ser responsável. O Distrito não considerará uma proposta para adjudicação, nem fará qualquer adjudicação se não houver conformidade com esta seção. A assinatura manual ou eletrônica da proposta é considerada a certificação do fornecedor exigida por todas as leis de verificação de status aplicáveis, incluindo o Código de Utah Ann, §63G-12-301.

O fornecedor garante e declara ao Distrito que verificou todos os seus subcontratados e fornecedores de materiais para assegurar que nenhum deles esteja listado no Sistema de Lista de Partes Excluídas (EPLS), conforme mantido pelo Governo dos Estados Unidos, Administração de Serviços Gerais. O EPLS fornece informações sobre indivíduos e entidades que estão impedidos, suspensos, propostos para impedimento, excluídos ou desqualificados de acordo com a regra comum de não aquisição, ou de outra forma declarados inelegíveis para receber contratos federais, determinados subcontratos e determinados auxílios e benefícios federais. (Consulte https://www.epls.gov). O fornecedor protegerá, indenizará e isentará o Distrito e seus membros da diretoria, funcionários, agentes, representantes e qualquer pessoa pela qual o Distrito possa ser responsável, contra qualquer reivindicação, dano ou responsabilidade decorrente ou resultante da violação desta seção, seja ela violada por funcionários, agentes ou contratados de: (a) do Fornecedor; (b) de qualquer subcontratado ou subcontratado em qualquer nível; e/ou (c) de qualquer entidade ou pessoa da qual o Fornecedor ou subcontratado possa ser responsável.

Escopo detalhado do trabalho

Esse produto de painel de dados do aluno, a ser usado em um distrito com aproximadamente 17.000 alunos ativos ao longo de um ano, até 1.000 usuários educadores e mais de 12.000 dispositivos, deve ter os seguintes requisitos:

Indique se o seu sistema atende aos seguintes requisitos para cada seção de requisitos. Indique a capacidade de atender a todos os requisitos mínimos, que são identificados com "deve", juntamente com uma descrição de como isso é feito. Adicione comentários ou discussões sobre como suas soluções implementam a funcionalidade desejável declarada, que é identificada com "desejável", se disponível. Todas as funções descritas nos requisitos a seguir devem estar presentes e demonstráveis até 7 de agosto de 2018, pois poderão ser solicitadas demonstrações de produtos do proponente.

Requisitos de conteúdo

Discuta os recursos de conteúdo de sua solução. No mínimo, sua solução oferece essa funcionalidade?

O sistema deve apoiar um sistema de painel de dados interativo personalizado com a capacidade de criar, gerenciar e implantar uma variedade de painéis em sala de aula, na escola e em todo o distrito, com ênfase no monitoramento e acompanhamento dos dados a seguir e no fornecimento de um sistema de alerta precoce para alunos em risco de reprovação e evasão escolar.
1. Dados de presença
2. Dados de comportamento do aluno
3. Dados acadêmicos (por exemplo, notas, avaliações e acúmulo de créditos)
O sistema deve fornecer a capacidade de definir limites ou pontos de corte para cada ponto de dados que identifique os alunos que possam estar em risco. O sistema permitiria que os professores agrupassem e reagrupassem os alunos com base nesses limites.
É desejável que o sistema fornecerá uma plataforma de avaliação para gerar avaliações em sala de aula. O sistema forneceria um banco de itens para os professores usarem na criação de avaliações formativas comuns e no desenvolvimento de outros testes. O ofertante deve ser capaz de demonstrar como um professor pode incorporar itens em suas avaliações. É desejável que os itens sejam associados aos padrões centrais de Utah. As associações principais podem ser concluídas em até doze meses após a adjudicação do contrato. O ofertante deve estar ciente de que o Utah Core não é o mesmo que os padrões nacionais Common Core ou NWEA.
É desejável que o sistema forneça relatórios do aluno, da escola e do distrito que desagregam os dados de disciplina do aluno por tipo de incidente e local.
É desejável que o sistema tenha evidências de uma base de pesquisa positiva. Pontos adicionais serão concedidos se:
1. Foi realizado um estudo científico rigoroso, sistemático e objetivo da ferramenta
2. A validade e a confiabilidade da ferramenta foram confirmadas

Requisitos de logística

O sistema deve estar disponível continuamente em todos os dias.
O sistema deve fornecer painéis, relatórios e avaliações on-line seguros. Painéis, relatórios e avaliações estarão acessíveis aos educadores por meio de processos de login que especificam funções como, entre outras, administrador do distrito LEA, professor, inspetor, suporte técnico, revisor de relatórios da escola e da LEA e autor/editor da entidade designada. Deve estar em conformidade com os requisitos estaduais e distritais da FERPA.
É desejável que as avaliações formativas de referência sejam atribuídas em nível distrital.

Requisitos de relatórios

O sistema deve integrar e transformar vários conjuntos de dados (estaduais, distritais e escolares) em um sistema abrangente de relatórios.
O sistema deve fornecer relatórios automaticamente.
O sistema deve fornecer relatórios personalizados imediatos disponíveis por meio da seleção de filtros.
O sistema deve fornecer relatórios gráficos "em um relance" para analisar o progresso ao longo do tempo por meio de um painel interativo para escolas/comunidades.

Requisitos técnicos

É desejável que o sistema forneça que as informações do aluno sejam atualizadas por uma interface automatizada entre o sistema de informações do aluno do distrito escolar e o produto eventualmente selecionado pelo distrito escolar. O processo de upload deve mesclar registros e informações duplicados.
O sistema deve fornecer suporte técnico dedicado. O fornecedor deve fornecer informações completas de contato da pessoa específica que será responsável por esse contrato, incluindo nome, endereço, número(s) de telefone e endereço de e-mail, além das informações de contato da empresa do fornecedor. Uma Central de Ajuda deverá estar disponível para os usuários educadores durante os horários em que as escolas estiverem em funcionamento e para o pessoal de suporte técnico durante todas as horas, durante a vigência do contrato.
O sistema deve Ser capaz de ser executado em uma variedade de dispositivos, incluindo computadores desktop, laptops, tablets, Chromebooks e outros dispositivos. Ele precisa ser executado em uma variedade de ambientes operacionais (Windows, iOS, Android, etc.)
O sistema deve fornecer um local de demonstração disponível para avaliação e treinamento contínuo.

Requisitos de treinamento

O sistema deve fornecer treinamento e documentação para:
1. Criação de perfis de alunos, turmas e escolas
2. Uso de relatórios
O sistema deve Fornecer especificações técnicas (se aplicável), incluindo:
1. Navegadores compatíveis
2. Sistemas operacionais suportados
3. Computadores, laptops, tablets e outros dispositivos compatíveis.
4. Relações entre arquivos e bancos de dados v. Procedimentos de recuperação do sistema
5. Diferentes modalidades
6. Graus de treinamento
A empresa premiada deve fornecer treinamento ao distrito para ajudar a garantir uma implementação bem-sucedida do produto e do programa. Descreva o processo de treinamento proposto, incluindo o suporte baseado na Web após a implementação inicial.
É desejável que o treinamento deve ser breve e envolver diferentes modalidades de instrução. O uso do sistema deve ser intuitivo.

Requisitos de implementação

O sistema deve estar disponível para fornecer perfis de dados para alunos, turmas e escolas até 7 de agosto de 2018. O conceito de implementação incluirá:
1. Integração de registros de alunos do sistema de informações de alunos (SIS) do distrito escolar para criar contas de alunos, contas de professores e contas escolares.
Descreva a capacidade da sua empresa de cumprir esses prazos e inclua um cronograma do projeto. O cronograma do projeto deve especificar os requisitos e as tarefas tanto para o empreiteiro quanto para o Distrito.

Requisitos da proposta, qualificações e experiência da empresa

Uma declaração da experiência e das qualificações da empresa para atender às exigências do Distrito, conforme descrito neste documento. Inclua uma visão geral e o histórico de sua empresa, o número de anos em atividade, o número de funcionários, a localização da sede corporativa, o tipo de negócio, os nomes dos principais diretores da empresa e o local onde a empresa atua. Os proponentes podem incluir um relatório anual ou uma declaração de finanças, se disponível, mas isso não substituirá a narrativa escrita solicitada para este item.
Identifique os membros da equipe propostos que estariam envolvidos no fornecimento dos produtos/serviços aqui solicitados e envie declarações ou currículos detalhando suas qualificações e credenciamentos. Sua proposta deve incluir informações sobre os níveis de treinamento recebidos por cada membro da equipe e descrições detalhadas de seu envolvimento com projetos de escopos semelhantes ou idênticos.
Detalhe a experiência da sua empresa no fornecimento dos produtos/serviços aqui solicitados para clientes semelhantes de porte semelhante, com datas de execução e/ou conclusão, nome do cliente, pessoa de contato e número(s) de telefone. Ao fornecer tais referências, você concorda que nem o Distrito nem os clientes citados terão qualquer responsabilidade em relação ao fornecimento de tais referências ou ao uso que o Distrito fizer de tais referências ao realizar seleções de acordo com esta solicitação de proposta.
Sua empresa está atualmente envolvida em arbitragem e/ou litígio por algum motivo? Em caso afirmativo, informe. Sua empresa já deixou de concluir algum trabalho que lhe foi concedido? Em caso afirmativo, explique.
Sua empresa, ou qualquer um dos subcontratados propostos, já entrou com pedido de reorganização ou falência? Em caso afirmativo, forneça as datas e a resolução.
Identifique qualquer trabalho que pretenda subcontratar a outros e identifique os subcontratados propostos, incluindo nomes, atribuições específicas e as qualificações da empresa subcontratada e de seu pessoal-chave.
Além das informações e qualificações especificadas acima, identifique qualquer conhecimento ou habilidade especial fornecido por sua empresa que possa estar relacionado ou ser útil para os serviços aqui solicitados.

Cronograma previsto para a solicitação

Evento - Data

RFP liberada - 25 de maio de 2018
Prazo para envio de perguntas - 1º de junho de 2018
Prazo de resposta - 5 de junho de 2018
Prazo para entrega das propostas - 8 de junho de 2018
Início do período de avaliação - 11 de junho de 2018
Apresentações (se necessário) - 14 de junho de 2018
Adjudicação do contrato - 18 de junho de 2018
Contrato finalizado - julho de 2018

Perguntas

Todas as perguntas devem ser enviadas ao Dr. Todd McKee, Diretor Executivo de Educação Secundária, por e-mail: toddm@provo.edu. As respostas serão dadas por e-mail.

Formato da resposta à proposta

Todas as propostas devem incluir uma proposta técnica e uma proposta de custo. Seguem os formatos dos dois documentos:

Formato da proposta técnica

As cópias impressas devem ser separadas por seção.

Tabela 1. Resumo executivo. O resumo executivo de uma ou duas páginas deve descrever brevemente a proposta do ofertante. Esse resumo deve destacar as principais características da proposta. Ele deve indicar quaisquer requisitos que não possam ser atendidos pelo ofertante. O leitor deve ser capaz de determinar a essência da proposta lendo o sumário executivo. As solicitações de informações protegidas devem ser identificadas nesta seção.
Tabela 2. Resposta detalhada. Esta seção deve constituir a maior parte da proposta e deve conter pelo menos as seguintes informações:
1. 1. Uma narrativa completa da avaliação do ofertante sobre o trabalho a ser realizado, a capacidade e a abordagem do ofertante e os recursos necessários para atender aos requisitos. Isso deve demonstrar o entendimento do ofertante sobre as expectativas gerais de desempenho desejadas. Indique claramente quaisquer opções ou alternativas propostas.
2. 2. Uma resposta específica ponto a ponto, na ordem listada, para cada requisito da RFP. Essa resposta ponto a ponto deve abordar cada um dos requisitos mínimos obrigatórios. O não atendimento aos requisitos mínimos obrigatórios pode fazer com que a proposta seja considerada não responsiva e removida da análise.
Aba 3. Informações protegidas. Informamos que a lei de Utah considera os Documentos da Proposta como registros públicos sujeitos a inspeção de acordo com a Lei de Acesso e Gerenciamento de Registros Governamentais (GRAMA), Código de Utah Ann, §63G-2-101, et seq. Os Documentos de Proposta dos Fornecedores bem e mal-sucedidos estarão abertos à inspeção pública, exceto as partes que não devem ser divulgadas de acordo com a lei de Utah. Dessa forma, se um Fornecedor desejar solicitar que um registro seja protegido, ele deverá: (a) enviar uma carta de apresentação com os Documentos de Proposta identificando especificamente quais disposições dos Documentos de Proposta devem ser consideradas como confidencialidade comercial ou protegidas (incluindo segredos comerciais ou outros motivos para não divulgação de acordo com a GRAMA); e (b) fornecer uma declaração concisa dos motivos que sustentam cada disposição reivindicada de confidencialidade comercial ou protegida.

Formato da proposta de custo

A proposta deve ser apresentada de forma a permitir que os méritos da proposta sejam avaliados em conjunto com o custo aplicável.

Envio de sua proposta

As propostas devem ser recebidas até a data e hora de vencimento publicadas. As propostas recebidas após o prazo final serão consideradas atrasadas e inelegíveis para consideração.

As propostas devem ser entregues em cópia impressa. Para esta RFP, sete (7) cópias impressas idênticas de sua proposta técnica, juntamente com uma (1) cópia impressa de sua proposta de custo, devem ser recebidas no Provo City School District, Attn: Tina Fluehe, Purchasing Director, 280 West 940 North, Provo, UT, 84604.

Todas as propostas enviadas consistirão em uma proposta técnica e uma proposta de custo. Para o envio da proposta eletrônica, você deve anexar dois documentos separados, um documento intitulado "Proposta técnica" e um documento intitulado "Proposta de custo". Para a cópia impressa, esses documentos devem estar separados um do outro. A proposta de custo deve estar em um envelope lacrado com o número da RFP e a fase "Proposta de custo" claramente impressos no envelope.

O custo será avaliado independentemente da proposta técnica e, portanto, deve ser enviado separadamente da proposta técnica. O não envio do custo separadamente pode resultar na determinação de que sua proposta não responde. A inclusão de qualquer dado de custo ou preço na proposta técnica também pode resultar na determinação de que sua proposta não responde.

AVISO: Ao enviar uma proposta em resposta a esta RFP, o ofertante está reconhecendo que os requisitos, o escopo do trabalho e o processo de avaliação descritos na RFP são justos, equitativos, não indevidamente restritivos, compreendidos e aceitos. Quaisquer exceções ao conteúdo da RFP devem ser protestadas ao Chief Procurement Officer antes da data e hora de encerramento do envio da proposta.

Critérios de avaliação de propostas

Um comitê avaliará as propostas de acordo com os seguintes critérios ponderados. Cada área dos critérios de avaliação deve ser abordada em detalhes na proposta. Todas as propostas em resposta a esta RFP serão avaliadas de maneira consistente com o Código de Aquisições de Utah, regras, políticas e os critérios de avaliação estabelecidos na RFP.

Critérios de avaliação de peso

58 % Capacidade comprovada de atender ao escopo do trabalho - (pontos técnicos)
31 % Custo - será avaliado para o prazo inicial do contrato de três anos.
11 % Qualificações da empresa - (Pontos técnicos)

A compreensão e a abrangência das informações fornecidas nesta RFP afetarão a avaliação dos critérios acima.

Discussões com os ofertantes (apresentação oral)

Uma apresentação oral de um ofertante para esclarecer uma proposta pode ser exigida a critério exclusivo do Distrito. Entretanto, o Distrito poderá conceder um contrato com base nas propostas iniciais recebidas sem discussão com o Ofertante. Se forem necessárias apresentações orais, elas serão agendadas após a apresentação das propostas. As apresentações orais serão feitas às custas do ofertante.

Adjudicação de contrato

A adjudicação será feita ao ofertante cuja proposta for a mais vantajosa para o Distrito, levando em consideração o preço e os outros fatores de avaliação estabelecidos nesta solicitação de propostas.

O Distrito se reserva o direito de selecionar a solução de hospedagem que for determinada como a melhor para os interesses do Distrito, após considerar o custo total de propriedade e outras considerações de suporte.