Ultima modifica: 26 settembre 2023

Politica n. 1420 Riunioni del Consiglio di amministrazione tramite comunicazione elettronica

Scarica il Regolamento n. 1420 Riunioni del Consiglio di amministrazione tramite comunicazione elettronica

Riunioni elettroniche autorizzate

Il Consiglio autorizza lo svolgimento delle proprie riunioni attraverso mezzi elettronici, come indicato nella presente politica. Tali mezzi elettronici possono includere comunicazioni per telefono, telecomunicazioni, computer o metodi simili di comunicazione a distanza. A meno che non sia specificamente indicato in questa politica, le altre politiche che regolano le riunioni del Consiglio (relative all'avviso di convocazione, alle riunioni aperte al pubblico e ad altre questioni) si applicano anche alle riunioni del Consiglio tenute con mezzi elettronici.

Definizioni

Nella presente politica vengono utilizzati i seguenti termini:

Luogo primario: Un luogo fisico designato da cui ha origine la riunione elettronica o a cui sono collegati i partecipanti.
Avviso elettronico: posta elettronica (e-mail) o fax.

Richiesta dei soci per una riunione elettronica

Una riunione del Consiglio può essere tenuta per via elettronica solo su richiesta di un membro del Consiglio. Se possibile, la richiesta deve essere presentata almeno 3 giorni prima della data prevista per la riunione del Consiglio, in modo da poter prendere le disposizioni necessarie per la riunione elettronica.

Avviso ai membri del Consiglio di una riunione elettronica

Dopo la programmazione di una riunione elettronica e almeno 24 ore prima della riunione, i membri del Consiglio di amministrazione saranno informati della riunione elettronica e del modo in cui i membri del Consiglio di amministrazione saranno collegati alla riunione.

Sede primaria presso la sede della riunione ordinaria

Il luogo principale della riunione elettronica sarà di solito l'edificio in cui si sarebbe tenuta la riunione del Consiglio di amministrazione se non fosse stata tenuta per via elettronica.

Avviso pubblico di una riunione elettronica

Oltre a fornire e affiggere gli avvisi richiesti per le altre riunioni del Consiglio, il Consiglio dovrà fornire una notifica scritta o elettronica della riunione elettronica con almeno 24 ore di anticipo a:

Un giornale a diffusione generale nello Stato; e
Un corrispondente dei media locali.

Nota: come abbiamo visto durante la pandemia COVID-19, le riunioni del Consiglio di amministrazione, anzi tutte le riunioni, potrebbero dover passare a quelle online. Tutte le linee guida per l'avviso al pubblico delle riunioni dal vivo si applicano alle riunioni online.

Il Consiglio centrale affiggerà un avviso scritto della riunione elettronica presso la sede principale almeno 24 ore prima della riunione elettronica. Gli avvisi della riunione elettronica dovranno specificare il luogo principale della riunione.

Accesso del pubblico alle riunioni elettroniche

Nella sede principale di una riunione elettronica del Consiglio di Legislazione devono essere messi a disposizione spazi e strutture per consentire ai membri del pubblico di assistere e monitorare la riunione elettronica (ad eccezione delle parti di tale riunione che sono state debitamente chiuse al pubblico dal Consiglio di Legislazione). Se la riunione del Consiglio di Legislazione prevede l'accettazione di commenti da parte del pubblico, lo spazio e le strutture devono consentire anche ai membri del pubblico di partecipare alla riunione elettronica.

Le riunioni di lavoro, le sessioni di studio e i ritiri di un giorno sono trasmessi in diretta su YouTube e registrati. Il distretto pubblica i link alla piattaforma di streaming insieme ad altre informazioni di pubblica utilità.

Riferimenti legali e sinossi:

Codice dello Utah Ann. § 52-4-207 (2007)

Richiesta di riunione elettronica da parte dei soci

Codice dello Utah Ann. § 52-4-207 (2007)

Accesso del pubblico alle riunioni elettroniche

Approvato dal Consiglio d'istruzione:

13 agosto 2013

Rivisto e approvato dal Consiglio:

8 febbraio 2022