Letzte Änderung: September 26, 2023

Richtlinie Nr. 1420 Vorstandssitzungen über elektronische Kommunikation

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Elektronische Meetings genehmigt

Der Verwaltungsrat genehmigt, dass seine Sitzungen auf elektronischem Wege abgehalten werden, wie in dieser Richtlinie dargelegt. Solche elektronischen Mittel können die Kommunikation per Telefon, Telekommunikation, Computer oder ähnliche Methoden der Fernkommunikation umfassen. Sofern in dieser Richtlinie nicht ausdrücklich erwähnt, gelten die anderen Richtlinien für Vorstandssitzungen (in Bezug auf die Bekanntmachung, die Öffentlichkeit der Sitzungen und andere Angelegenheiten) auch für Vorstandssitzungen, die auf elektronischem Wege abgehalten werden.

Definitionen

Die folgenden Begriffe werden in dieser Politik verwendet:

Primärer Ort: Ein bestimmter physischer Ort, von dem die elektronische Besprechung ausgeht oder mit dem die Teilnehmer verbunden sind.
Elektronische Benachrichtigung: per E-Mail oder Fax.

Antrag eines Mitglieds für eine elektronische Sitzung erforderlich

Eine Verwaltungsratssitzung kann nur auf Antrag eines Verwaltungsratsmitglieds als elektronische Sitzung abgehalten werden. Der Antrag muss nach Möglichkeit mindestens drei Tage vor der geplanten Sitzung des Verwaltungsrats gestellt werden, damit die notwendigen Vorkehrungen für die elektronische Sitzung getroffen werden können.

Benachrichtigung der Verwaltungsratsmitglieder über eine elektronische Sitzung

Nachdem eine elektronische Sitzung anberaumt wurde, werden die Mitglieder des Verwaltungsrats mindestens 24 Stunden vor der Sitzung über die elektronische Sitzung informiert und darüber, wie die Mitglieder des Verwaltungsrats mit der Sitzung verbunden werden.

Hauptstandort am Ort der regulären Sitzung

Der Hauptort für die elektronische Sitzung ist in der Regel das Gebäude, in dem die Sitzung des Verwaltungsrats stattgefunden hätte, wenn sie nicht elektronisch abgehalten worden wäre.

Öffentliche Ankündigung einer elektronischen Sitzung

Zusätzlich zu den Einladungen, die für andere Vorstandssitzungen vorgeschrieben sind, muss der Vorstand die elektronische Sitzung mindestens 24 Stunden im Voraus schriftlich oder elektronisch ankündigen:

eine allgemein verbreitete Zeitung im Bundesstaat; und
Ein Korrespondent der lokalen Medien.

Hinweis: Wie wir während der COVID-19-Pandemie gesehen haben, müssen Vorstandssitzungen - ja, alle Sitzungen - möglicherweise auf Online-Sitzungen umgestellt werden. Alle Richtlinien für die Bekanntmachung von Präsenzsitzungen gelten auch für Online-Sitzungen.

Der Vorstand kündigt die elektronische Sitzung mindestens 24 Stunden vor der elektronischen Sitzung schriftlich am Hauptort an. In der Ankündigung der elektronischen Sitzung ist der Hauptort der Sitzung anzugeben.

Öffentlicher Zugang zu elektronischen Sitzungen

Am Hauptort einer elektronischen Sitzung des Verwaltungsrats sind Räumlichkeiten und Einrichtungen bereitzustellen, die es Mitgliedern der Öffentlichkeit ermöglichen, an der elektronischen Sitzung teilzunehmen und diese zu verfolgen (mit Ausnahme der Teile einer solchen Sitzung, die vom Verwaltungsrat ordnungsgemäß für die Öffentlichkeit gesperrt wurden). Handelt es sich um eine Sitzung des Verwaltungsrats, bei der die Öffentlichkeit Stellung nehmen kann, so müssen die Räumlichkeiten und Einrichtungen es auch den Mitgliedern der Öffentlichkeit ermöglichen, an der elektronischen Sitzung teilzunehmen.

Geschäftstreffen, Studiensitzungen und eintägige Klausurtagungen werden live auf YouTube übertragen und aufgezeichnet. Der Distrikt veröffentlicht die Links zur Streaming-Plattform zusammen mit anderen Informationen für die Öffentlichkeit.

Rechtliche Hinweise & Synopse:

Utah Code Ann. § 52-4-207 (2007)

Antrag eines Mitglieds auf eine elektronische Sitzung

Utah Code Ann. § 52-4-207 (2007)

Öffentlicher Zugang zu elektronischen Sitzungen

Genehmigt durch den Bildungsrat:

August 13, 2013

Überarbeitet und vom Vorstand genehmigt:

Februar 8, 2022