Dernière modification : 26 septembre 2023

Politique n° 1420 Réunions du conseil d'administration par communication électronique

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Réunions électroniques autorisées

Le conseil d'administration autorise la tenue de ses réunions par des moyens électroniques, conformément à la présente politique. Ces moyens électroniques peuvent comprendre les communications par téléphone, les télécommunications, les ordinateurs ou des méthodes similaires de communication à distance. Sauf indication contraire dans la présente politique, les autres politiques régissant les réunions du conseil d'administration (relatives à la notification, aux réunions ouvertes au public et à d'autres questions) s'appliquent également aux réunions du conseil d'administration tenues par des moyens électroniques.

Définitions

Les termes suivants sont utilisés dans la présente politique :

Lieu principal : Lieu physique désigné d'où part la réunion électronique ou auquel les participants sont connectés.
Avis électronique : courrier électronique (email) ou fax.

Demande d'un membre pour une réunion électronique

Une réunion du conseil d'administration ne peut se tenir sous forme électronique qu'à la demande d'un membre du conseil d'administration. Dans la mesure du possible, la demande doit être faite au moins trois jours avant la date prévue pour la réunion du conseil d'administration, afin que les dispositions nécessaires puissent être prises pour la réunion électronique.

Convocation des membres du conseil d'administration à une réunion électronique

Une fois la réunion électronique programmée, et au moins 24 heures avant la réunion, les membres du conseil d'administration sont informés de la réunion électronique et de la manière dont les membres du conseil d'administration seront connectés à la réunion.

Lieu principal de la réunion ordinaire

Le lieu principal de la réunion électronique se trouve généralement dans le bâtiment où la réunion du conseil d'administration se serait tenue si elle n'avait pas été organisée par voie électronique.

Avis public de réunion électronique

En plus de fournir et d'afficher les avis requis pour les autres réunions du conseil d'administration, le conseil d'administration doit fournir un avis écrit ou électronique de la réunion électronique au moins 24 heures à l'avance aux personnes suivantes :

un journal de grande diffusion dans l'État ; et
Un correspondant des médias locaux.

Remarque : comme nous l'avons vu lors de la pandémie de COVID-19, les réunions du conseil d'administration - en fait, toutes les réunions - peuvent devoir être organisées par défaut en ligne. Toutes les lignes directrices relatives aux avis publics pour les réunions en personne s'appliquent aux réunions en ligne.

Le conseil d'administration affiche la convocation écrite à la réunion électronique au lieu principal au moins 24 heures avant la réunion électronique. La convocation à la réunion électronique précise le lieu principal de la réunion.

Accès du public aux réunions électroniques

Un espace et des installations doivent être prévus sur le lieu principal d'une réunion électronique du conseil d'administration pour permettre aux membres du public d'assister et de suivre la réunion électronique (à l'exception des parties de cette réunion qui ont été dûment fermées au public par le conseil d'administration). Si la réunion du conseil d'administration est une réunion au cours de laquelle les commentaires du public sont acceptés, l'espace et les installations doivent également permettre aux membres du public de participer à la réunion électronique.

Les réunions de travail, les sessions d'étude et les retraites d'une journée sont diffusées en direct sur YouTube et enregistrées. Le district affiche les liens vers la plateforme de diffusion en même temps que d'autres informations sur les avis publics.

Références juridiques et synopsis :

Utah Code Ann. § 52-4-207 (2007)

Demande de réunion électronique par les membres

Utah Code Ann. § 52-4-207 (2007)

Accès du public aux réunions électroniques

Approuvé par le Conseil d'éducation :

13 août 2013

Révisé et approuvé par le Conseil :

8 février 2022