Запрос предложений: Услуги по размещению замещающих сотрудников

Предоставить запечатанное конкурсное предложение к 13 апреля 14:00.

Attn: Tina Fluehe, директор по закупкам
Школьный округ города Прово 280 West 940 North
Прово, штат Юта, 84604

1. Объект

1.1 Запрашиваемые услуги

Городской школьный округ Прово (округ) запрашивает конкурентные предложения от квалифицированных поставщиков услуг временного трудоустройства (TESP) на выполнение функций стороннего администратора (TPA) в соответствии со всеми законами штата и федеральными законами и политикой округа для предоставления услуг по размещению замещающих работников (SEPS) от имени Совета по образованию округа и назначенных им должностных лиц и/или комитетов. Настоящий запрос предложений (RFP) предназначен для подтверждения решения округа передать SEPS на аутсорсинг квалифицированному TPA, обладающему необходимым опытом и внутренней инфраструктурой, подходящей для удовлетворения потребностей округа. Более подробная информация приведена в разделе I, параграф 3 - Объем услуг.

1.2 Потребности в должности сотрудника

Замещающие сотрудники, как правило, являются классными руководителями, но могут также включать в себя: замещающих сотрудников, требуемых округом, канцелярских работников, ассистентов преподавателей и других.

2. Обзор округа

2.1 Школы и студенты

Административные офисы округа расположены в городе Прово, штат Юта. Округ управляет 23 школами/программами на территории округа Юта, штат Юта, и предоставляет государственные образовательные услуги примерно 13 500 учащимся классов K-12. К числу действующих школ относятся следующие:

13 начальных школ
2 Средние школы
3 Старшие классы
5 Альтернативные школы / программы

3. Объем услуг

3.1 Ответственность

Победивший TESP/TPA предоставит все услуги, обучение, ресурсы и персонал, необходимые для выполнения работ, определенных в данном запросе предложений. Округ не будет нести ответственность за расходы на проезд/пробег. Победивший TESP/TPA должен быть поставщиком по контракту, а не агентом или сотрудником округа. Замещающие сотрудники, назначенные TESP/TPA для оказания услуг округу, должны быть сотрудниками TESP/T PA, а не сотрудниками округа. TESP/TPA должен соблюдать все требования федеральных, штата Юта и местных законов, правил, положений, уставов и т.д., относящихся к найму, трудоустройству и ведению бизнеса.

3.2 Основные Услуги Запрашиваемый

Услуги, отмеченные звездочкой (*), обозначены как критерии сдачи/не сдачи. TESP/T PA должен:

* Проведение проверок биографических данных сотрудников в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством
*Набор, отбор и трудоустройство замещающих сотрудников в соответствии с законами штата/федеральными законами и стандартами округа (т.е. минимальная квалификация, стандарты одежды, уровень квалификации и т.д.).
* Выделить постоянный вспомогательный персонал для работы с округом по разработке и/или управлению системой, обеспечить обучение и постоянную поддержку.
*Размещение замещающего персонала с использованием автоматизированной системы управления замещением.
*Автоматизированная система управления персоналом должна отслеживать отсутствие сотрудника на рабочем месте по типу и программе. Система также должна отслеживать код фонда затрат для замещающего сотрудника.
*Проведение обучения сотрудников округа работе с программой. Обучение должно быть ориентировано на работу и использование веб-приложения. Все обучение должно проводиться на территории округа.
*Опишите имеющиеся отчеты и то, как вы будете предоставлять округу отчеты и данные об использовании замен и другие запросы.
*Опишите, как вы будете осуществлять комплексное страхование общей ответственности с минимальным лимитом не менее $1,000,000 за каждый случай, $3,000,000 общий агрегат, от претензий в связи с травмами людей или повреждением имущества, с указанием округа в качестве дополнительного страхователя.
*Опишите, каким образом будет осуществляться страхование от несчастных случаев на производстве сотрудников оферента на время выполнения ими услуг по контракту.
*Гарантировать и ограждать округ, его должностных лиц, сотрудников и агентов от любой ответственности, ущерба, штрафов, пени, требований, неустоек, претензий, исков, оснований для подачи иска или любых других обязательств или потерь, включая все расходы на защиту, урегулирование и преследование, а также оплату услуг адвокатов, экспертов и других специалистов, возникающие в результате или связанные с любой халатностью, противоправным действием или нарушением настоящего контракта.
*Предоставьте три (3) ссылки, включая имена, адреса и номера телефонов, где оферентом были внедрены аналогичные системы, сопоставимые по размеру и масштабу со школьным округом Provo City School District. Ссылки должны касаться систем, которые в значительной степени аналогичны системе, используемой округом в настоящее время.
Предоставить округу информацию/документацию о соответствии требованиям штата Юта.
Проводить обучение заменяющих лиц по специфическим для данной должности темам до начала работы, включая обучение в области специального образования в соответствии с потребностями учащихся. (например, поведение и другие физические потребности).
Обеспечить плавный переход/внедрение системы успешного оферента.
Иметь глубокое представление о законодательных актах, политиках и процедурах, которым должны следовать школьные округа.
Предоставить информацию об организационной структуре TESP/TPA, именах и полномочиях тех, кто будет обслуживать счет округа.
Опишите документально подтвержденную репутацию компании.
Опишите процесс и продемонстрируйте способность выставлять счета округу за оказанные услуги.
Предоставить документальное подтверждение того, что в течение срока действия контракта будет обеспечена преемственность в назначении персонала, а также документальное подтверждение того, что назначенный персонал будет иметь соответствующую сертификацию/квалификацию.
Опишите, как вы требуете от заместителей соблюдать политику округа, запрещающую употребление наркотиков, алкоголя, табака и других запрещенных веществ или предметов любого типа в зданиях, транспортных средствах и на территории округа.
Быть способным удовлетворить финансовые требования округа и квалифицированно предоставлять услуги, описанные в настоящем документе, экономически эффективным и результативным образом в соответствии с законами и нормами штата и федеральными законами.
Объясните, как пользователи и администраторы школьного округа Provo City School District будут провизионированы (созданы) и наделены правами на ваш интерфейс прикладного программирования (API).
Объясните, какие браузеры поддерживаются вашим веб-продуктом. (например, Chrome, Firefox, Safari, другие).
Объясните, поддерживает ли ваш продукт SSO (single sign on) с active directory или google.
Опишите сервисный уровень, обеспечивающий интеграцию с другими системами.
Объясните вашу модель лицензирования.
Опишите ваши процессы и часы поддержки.
Опишите предполагаемое время реагирования на возникающие проблемы и вопросы.
Опишите, какие оповещения доступны при использовании продукта (например, директор или секретарь/сотрудник получают уведомление о том, что вакансия заменена).
Поясните, какие приложения доступны для смартфонов при использовании продукта (если таковые имеются).
Обеспечить полный доступ к автоматизированной системе подбора персонала для замещающих сотрудников с возможностью связи с окружными службами расчета заработной платы для целей аудита и авторизации.
Опишите процесс ограничения работы заместителя только в средней или только в начальной школе.
Опишите процесс рассмотрения жалоб на замещающих сотрудников, поступивших из школы или округа.
Опишите свои ожидания от сотрудников, входящих в резерв заместителей (например, как часто они должны работать? Могут ли они выбирать конкретное место работы?)

4. Критерии прохождения/непрохождения

Распоряжение Предложения

Предложения, не удовлетворяющие требованиям данного пункта и требованиям, отмеченным звездочкой (*) в пункте 3, не будут рассматриваться далее. Оцениваться будут только те предложения, которые соответствуют критериям "прошел/не прошел".

4.1 Опыт и доказанный опыт с большой объем клиенты в размещение до 125+ заменители в сутки.
4.2 Документированное заполнение ставка не менее чем 90% в сутки.
4.3 Способность на подтверждение занятости квалификации (т.е., E-verify, фон проверки).

5. Дополнительные/альтернативные услуги

5.1 Множественные предложения

Округ приветствует любые дополнительные сопутствующие услуги, которые оферент желает предоставить. Такие услуги должны быть четко определены, а также описаны преимущества и связанные с ними затраты. Альтернативные услуги также могут быть предложены к рассмотрению при условии, что они четко описаны и содержат объяснение того, как альтернативные услуги будут лучше соответствовать потребностям и целям округа. Дополнительные или альтернативные услуги, существенно отличающиеся от основного предложения, должны быть представлены в виде отдельного предложения. Отдельное предложение должно быть самостоятельным, независимым от любого другого предложения, и соответствовать всем критериям прохождения/непрохождения, требованиям и документации, изложенным в данном запросе предложений.

5.2 Право на Вести переговоры Прочие услуги

Округ оставляет за собой право вести переговоры о внесении изменений в любой контракт(ы), заключенный(ые) в результате данного запроса, с целью включения в него других сопутствующих услуг, если это будет сочтено отвечающим интересам округа, без необходимости повторного объявления официального запроса предложений на предоставление таких услуг.

6. Период Соглашение

6.1 Срок действия договора

Контракт будет заключен на три (3) года с возможностью продления еще на два (2) года, начиная примерно с Июль 1, 2021 г. по 30 июня, 2024Если договор не будет расторгнут досрочно в результате нарушения одной из сторон или по взаимному соглашению сторон.

7. Компенсации и выплаты

7.1 Компенсация

Оферент должен предоставить фиксированный процент наценки, основанный на заранее установленных ставках дневной/часовой заработной платы, указанных округом для различных должностей заместителей (см. Приложение "B"). Предлагаемый процент(ы) наценки является(ются) единственным средством вознаграждения оферента. Базовые дневные/часовые ставки, указанные округом, могут быть изменены округом без предварительного предупреждения. Как правило, изменения, влияющие на базовые дневные/часовые ставки, обусловлены изменениями в:

7.1.1 Местный рынок труда.
7.1.2 Наличие финансирования со стороны округа.
7.1.3 Дневные/часовые ставки заработной платы, или
7.1.4 Требования к образованию и т.д.

7.2 Эскалация цен

Тарифная сетка с ежедневной/почасовой оплатой предназначена для покрытия расходов на использование замещающего персонала, такого как: замещающие учителя, канцелярские работники или другие должности, которые могут потребоваться округу. Любые предлагаемые расценки на услуги, не указанные в объеме услуг, должны быть указаны отдельно и четко определены, если они еще не включены в процент наценки. Запрос выигравшего оферента на увеличение процента наценки только для покрытия операционных расходов может быть рассмотрен округом, но только на ежегодной основе, при условии, что округ будет уведомлен в письменной форме не менее чем за 90 (девяносто) дней до каждой последующей даты продления контракта. Запрашиваемое увеличение не должно превышать индекса потребительских цен (ИПЦ), опубликованного Министерством труда за последний доступный период.

8. Критерии оценки

8.1 Общие и подкритерии

Только те предложения, которые отвечают требованиям критериев "прошел/не прошел", будут оцениваться по следующим критериям. Подкритерии для каждого из них должны быть определены округом и служить средством определения того, насколько каждый оферент соответствует критериям оценки:

- 15% Стоимость

- 20% Поддержка систем / Ответственные службы

- 15% Способность приобретать и поддерживать достаточный резерв доступных заменителей.

- 101TP3Обучение сотрудников

- 40% Коэффициент заполнения