Richiesta di proposta: Servizi di collocamento dei dipendenti sostitutivi

Consegnare l'offerta sigillata entro le ore 14:00 del 13 aprile.

Attenzione: Tina Fluehe, Direttore Acquisti
Distretto scolastico della città di Provo 280 West 940 North
Provo, Utah 84604

1. Obiettivo

1.1 Servizi richiesti

Il Distretto scolastico della città di Provo (Distretto) cerca proposte competitive e sigillate da parte di fornitori qualificati di servizi di collocamento temporaneo (TESP) per agire come amministratore terzo (TPA), in conformità a tutte le leggi statali e federali e alle politiche del Distretto, per fornire servizi di collocamento di dipendenti sostitutivi (SEPS) per conto del Consiglio d'istruzione del Distretto e dei suoi funzionari e/o comitati nominati. La presente Richiesta di offerta (RFP) ha lo scopo di coprire la decisione del Distretto di esternalizzare i SEPS a una TPA qualificata con l'esperienza necessaria e l'infrastruttura interna adatta a soddisfare le esigenze del Distretto. Per maggiori dettagli si veda la Sezione I, Paragrafo 3 - Ambito dei servizi.

1.2 Esigenze di posizione dei dipendenti

I supplenti sono in genere insegnanti di classe, ma possono anche includere: supplenti richiesti dal Distretto impiegati, assistenti didattici e altri.

2. Panoramica del distretto

2.1 Scuole e studenti

Gli uffici amministrativi del Distretto si trovano a Provo, nello Utah. Il Distretto gestisce 23 scuole/programmi in tutta la Contea dello Utah, Utah, e fornisce servizi di istruzione pubblica a circa 13.500 studenti di età compresa tra K e 12 anni. Le scuole in funzione sono le seguenti:

13 Scuole elementari
2 Scuole medie
3 Scuole superiori
5 Scuole/programmi alternativi

3. Ambito dei servizi

3.1 Responsabilità

Il TESP/TPA prescelto fornirà tutti i servizi, la formazione, le risorse e il personale necessari per svolgere il lavoro definito nel presente bando di gara. Il Distretto non sarà responsabile delle spese di viaggio e di chilometraggio. Il TESP/TPA aggiudicatario sarà un fornitore a contratto e non un agente o un dipendente del Distretto. I dipendenti sostitutivi assegnati dal TESP/TPA per fornire servizi al Distretto saranno dipendenti del TESP/TPA e non del Distretto. Il TESP/TPA si atterrà a tutti i requisiti delle leggi, norme, regolamenti, statuti, ecc. federali, dello Stato dello Utah e locali in materia di assunzioni/impieghi e operazioni commerciali.

3.2 Maggiore Servizi Richiesto

I servizi preceduti da un asterisco (*) sono stati designati come criteri Pass/Fail. Il PA TESP/T deve:

*Condurre i controlli sul background dei dipendenti in conformità con le leggi statali e federali.
*Ricerca, selezione e assunzione di personale sostitutivo in conformità alle leggi statali/federali e agli standard del Distretto (ad esempio, qualifiche minime, standard di abbigliamento, livello di competenza, ecc.)
*Assegnare personale di supporto coerente che collabori con il Distretto per sviluppare e/o gestire il sistema, fornire formazione e assistenza continua.
*Collocare il personale sostitutivo utilizzando un sistema automatizzato di gestione delle sostituzioni.
*Il sistema automatizzato di gestione del personale deve tenere traccia delle assenze dei dipendenti per tipo e programma. Il sistema deve anche tenere traccia del codice di costo-fondo del dipendente sostituto.
*Fornire formazione sul programma al personale del Distretto. La formazione deve essere orientata al funzionamento e all'uso dell'applicazione web. Tutti i corsi di formazione devono essere svolti presso la sede del Distretto.
*Descrivete i rapporti disponibili e le modalità con cui fornirete al Distretto rapporti e dati sull'utilizzo dei sostituti o altre richieste di dati.
*Descrivere come si intende mantenere un'assicurazione di responsabilità civile generale completa con massimali minimi non inferiori a $1.000.000 per evento, $3.000.000 in aggregato generale, contro le richieste di risarcimento per lesioni a persone o danni a proprietà, con il Distretto nominato come assicurato supplementare.
*Descrivere le modalità di copertura assicurativa per i dipendenti dell'offerente durante l'esecuzione dei servizi previsti dal contratto.
*Indennizzare e tenere indenne il Distretto e i suoi funzionari, dipendenti e agenti da qualsiasi responsabilità, danno, multa, sanzione, richiesta, confisca, reclamo, causa, azione legale o qualsiasi altra responsabilità o perdita, compresi tutti i costi di difesa, transazione e azione legale, nonché gli onorari di avvocati, esperti e altri professionisti, derivanti da o correlati a qualsiasi negligenza, atto illecito o violazione del presente contratto.
*Fornire tre (3) referenze, comprensive di nomi, indirizzi e numeri di telefono, in cui l'offerente abbia implementato sistemi simili a quelli del Provo City School District. Le referenze devono riguardare sistemi sostanzialmente simili a quello attualmente utilizzato dal Distretto.
Fornire al Distretto informazioni/documentazione sulla conformità ai requisiti dello Stato dello Utah.
Fornire ai sostituti una formazione su argomenti specifici prima del collocamento, compresa la formazione sull'educazione speciale per soddisfare le esigenze degli studenti. (ad esempio, comportamento e altre esigenze fisiche).
Garantire una transizione/implementazione senza soluzione di continuità al sistema dell'offerente selezionato.
Avere una conoscenza approfondita dei tipi di statuti, politiche e procedure che i distretti scolastici devono seguire.
Fornire informazioni sulla struttura organizzativa del TESP/TPA, sui nomi e sulle credenziali di coloro che si occuperanno del conto del Distretto.
Descrivere una documentata reputazione di servizio.
Descrivere il processo e dimostrare la capacità di fatturare al Distretto i servizi forniti.
Fornire la prova documentata che nel corso del contratto ci sarà continuità nell'assegnazione del personale e la prova documentata che il personale assegnato avrà le certificazioni/qualifiche appropriate.
Descrivete la vostra procedura per richiedere ai sostituti di attenersi alla politica del Distretto che vieta l'uso di droghe/alcool/tabacco e di qualsiasi altra sostanza o oggetto illegale di qualsiasi tipo negli edifici, nei veicoli o sul territorio del Distretto.
essere in grado di soddisfare i requisiti finanziari del Distretto e di fornire i servizi delineati nel presente documento in modo efficiente ed economico, nel rispetto delle leggi e dei regolamenti statali e federali.
Spiegate in che modo gli utenti e gli amministratori del distretto scolastico di Provo City verrebbero forniti (creati) e riceverebbero i diritti per l'interfaccia di programmazione dell'applicazione (API).
Spiegate quali browser sono supportati dal vostro prodotto basato sul web. (ad esempio, Chrome, Firefox, Safari e altri).
Spiegate se il vostro prodotto supporta il SSO (single sign on) con active directory o google.
Descrivete il livello di servizio che fornisce l'integrazione con altri sistemi.
Spiegate il vostro modello di licenza.
Descrivete i vostri processi e le ore di assistenza.
Descrivere i tempi di risposta previsti in caso di dubbi o problemi.
Descrivere quali avvisi sono disponibili quando si utilizza il prodotto (ad esempio, il direttore o la segretaria/dipendente vengono avvisati quando la posizione secondaria è occupata).
Spiegare quali applicazioni sono disponibili, se esistono, per l'utilizzo del prodotto da parte degli smartphone.
Fornire l'accesso totale a un sistema automatizzato per la selezione del personale sostitutivo con la possibilità di collegarsi ai servizi di busta paga del Distretto per scopi di revisione e autorizzazione.
Descrivete la vostra procedura per limitare un supplente a lavorare solo in un ambiente secondario o solo in un ambiente elementare.
Descrivete il vostro processo di gestione dei reclami relativi ai supplenti segnalati da una scuola o da un distretto.
Descrivete le vostre aspettative nei confronti dei dipendenti del vostro pool di sostituti (ad esempio, con quale frequenza devono lavorare? Possono scegliere di essere specifici per la loro sede?)

4. Criteri di accettazione/rifiuto

Disposizione di Proposte

Le proposte che non soddisfano i requisiti di cui al presente paragrafo e i requisiti preceduti da un asterisco (*) al paragrafo 3 non saranno prese in considerazione. Saranno valutate solo le proposte che soddisfano i criteri "pass/fail".

4.1 Esperienza e comprovata esperienza con grande volume clienti in collocazione fino a 125+ sostituti al giorno.
4.2 Riempimento documentato tasso non inferiore di 90% al giorno.
4.3 Capacità a verificare l'occupazione qualifiche (ad es., Verifica elettronica, sfondo controlli).

5. Servizi aggiuntivi/alternativi

5.1 Offerte multiple

Il Distretto è favorevole a qualsiasi servizio aggiuntivo che l'offerente desideri fornire. Tali servizi dovranno essere chiaramente identificati e dovranno essere descritti i benefici e i costi associati. Possono essere presi in considerazione anche servizi alternativi, purché siano descritti in modo chiaro e includano una spiegazione di come i servizi alternativi soddisfino meglio le esigenze e gli obiettivi del Distretto. I servizi aggiuntivi o alternativi che differiscono in modo significativo dalla proposta principale devono essere presentati come offerta separata. Un'offerta separata deve essere indipendente da qualsiasi altra offerta presentata e deve rispettare tutti i criteri di accettazione/errore, i requisiti e la documentazione previsti dal presente bando di gara.

5.2 Diritto di Negoziare Altri servizi

Il Distretto si riserva il diritto di negoziare per modificare qualsiasi contratto assegnato in seguito a questa gara d'appalto per includere altri servizi correlati, se ritenuto nell'interesse del Distretto, senza la necessità di pubblicare nuovamente una richiesta formale di offerta per tali servizi.

6. Periodo di Accordo

6.1 Durata del contratto

L'aggiudicazione del contratto avrà una durata potenziale di tre (3) anni con la possibilità di un'estensione di un ulteriore periodo di (2) due anni, a partire approssimativamente da Luglio 1, 2021 fino al 30 giugno, 2024, salvo risoluzione anticipata per inadempienza di una delle parti o per mutuo accordo delle parti.

7. Compensi e pagamenti

7.1 Compensazione

L'offerente deve fornire una percentuale di maggiorazione fissa basata sulle tariffe salariali giornaliere/orarie predeterminate dal Distretto per le varie posizioni sostitutive (vedere l'Allegato "B"). Le percentuali di maggiorazione offerte sono l'unico mezzo di compensazione dell'offerente. Le tariffe base giornaliere/orarie specificate dal Distretto sono soggette a modifiche da parte del Distretto con scarso preavviso. In genere, i cambiamenti che riguardano le tariffe base giornaliere/orarie sono influenzati dalle variazioni di:

7.1.1 Il mercato del lavoro locale.
7.1.2 La disponibilità di fondi del Distretto.
7.1.3 Le tariffe salariali giornaliere/orarie, oppure
7.1.4 I requisiti educativi, ecc.

7.2 Escalation dei prezzi

Il tariffario giornaliero/orario è destinato a coprire l'utilizzo di personale sostitutivo, come ad esempio: supplenti, impiegati o altre mansioni richieste dal Distretto. Eventuali compensi proposti per servizi non specificamente identificati nell'ambito dei servizi devono essere elencati separatamente e chiaramente definiti se non sono già inclusi nella percentuale di maggiorazione. Il Distretto può prendere in considerazione una richiesta di aumento della percentuale di markup da parte dell'offerente prescelto per coprire le sole spese operative aziendali, ma solo su base annuale, a condizione che il Distretto ne sia informato per iscritto almeno novanta (90) giorni prima di ogni successiva data di rinnovo del contratto. L'aumento richiesto non dovrà superare quello pubblicato dall'Indice dei prezzi al consumo (CPI) del Dipartimento del Lavoro per il periodo più recente disponibile.

8. Criteri di valutazione

8.1 Criteri e sottocriteri generali

Solo le proposte che soddisfano i requisiti dei criteri Pass/Fail saranno valutate in base ai seguenti criteri. I sottocriteri per ciascuno di essi saranno identificati dal Distretto e costituiranno il mezzo per misurare il grado di soddisfazione dei criteri di valutazione da parte di ciascun offerente:

- 15% Costo

- 20% Supporto ai sistemi / Servizi di risposta

- 15% Capacità di acquisire e mantenere un pool sufficiente di sostituti disponibili.

- 101TP3Formazione dei dipendenti

- 40% Velocità di riempimento

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