Appel d'offres : Services de placement d'employés suppléants

Remettre l'offre sous pli cacheté avant le 13 avril à 14 heures.

A l'attention de Tina Fluehe, directrice des achats
Provo City School District 280 West 940 North
Provo, Utah 84604

1. L'objectif

1.1 Services demandés

Le district scolaire de la ville de Provo (district) sollicite des propositions concurrentielles sous pli fermé de la part de fournisseurs de services d'emploi temporaire (TESP) qualifiés pour agir en tant qu'administrateur tiers (TPA), conformément à toutes les lois fédérales et de l'État et aux politiques du district, afin de fournir des services de placement d'employés de remplacement (SEPS) au nom du conseil d'éducation du district et de ses responsables et/ou comités nommés. Le présent appel d'offres vise à couvrir la volonté du district d'externaliser les SEPS auprès d'une agence de placement qualifiée disposant de l'expérience nécessaire et de l'infrastructure interne adéquate pour répondre aux besoins du district. Voir Section I, paragraphe 3 - Étendue des services pour plus de détails.

1.2 Besoins en matière de postes de travail

Les employés suppléants sont généralement des enseignants, mais ils peuvent également comprendre des employés suppléants requis par le district, des employés de bureau, des assistants pédagogiques et d'autres personnes.

2. Vue d'ensemble du district

2.1 Écoles et étudiants

Les bureaux administratifs du district sont situés à Provo, dans l'Utah. Le district gère 23 écoles/programmes dans le comté d'Utah, en Utah, et fournit des services d'éducation publique à environ 13 500 élèves de la maternelle à la terminale. Les écoles en activité sont les suivantes

13 écoles élémentaires
2 collèges
3 lycées
5 Écoles/programmes alternatifs

3. L'étendue des services

3.1 Responsabilité

Le TESP/TPA retenu fournira tous les services, la formation, les ressources et le personnel nécessaires pour effectuer le travail défini dans cet appel d'offres. Le district ne sera pas responsable des frais de déplacement et de kilométrage. Le TESP/TPA retenu sera un fournisseur sous contrat et non un agent ou un employé du district. Les employés suppléants affectés par le TESP/TPA pour fournir des services au district sont des employés du TESP/TPA et non des employés du district. Le TESP/TPA doit se conformer à toutes les exigences des lois fédérales, de l'État de l'Utah et locales, ainsi qu'aux règles, réglementations, statuts, etc. concernant l'embauche/l'emploi et les opérations commerciales.

3.2 Principaux Services Demandé

Les services précédés d'un astérisque (*) ont été désignés comme des critères de réussite ou d'échec. Le TESP/T PA doit :

*Vérifier les antécédents des employés conformément aux lois fédérales et de l'État.
*Recruter, sélectionner et employer des employés remplaçants dans le respect des lois fédérales et de l'État et des normes du district (c'est-à-dire les qualifications minimales, les normes vestimentaires, le niveau de compétence, etc.)
*Le personnel d'assistance est chargé de travailler avec le district pour développer et/ou gérer le système, assurer la formation et l'assistance continue.
*Placer le personnel de remplacement à l'aide d'un système automatisé de gestion des remplaçants.
*Le système automatisé de gestion du personnel doit permettre de suivre les absences des employés par type et par programme. Le système doit également enregistrer le code du fonds de coûts de l'employé remplaçant.
*Fournir une formation au programme au personnel du district. La formation doit être axée sur le fonctionnement et l'utilisation de l'application en ligne. Toutes les formations doivent être dispensées sur le site du district.
*Décrivez les rapports disponibles et la manière dont vous fournirez au district des rapports et des données sur l'utilisation des remplaçants ou d'autres demandes de données.
*Décrivez comment vous maintiendrez une assurance responsabilité civile générale complète avec des limites minimales d'au moins 1T4T1.000.000 par événement, 1T4T3.000.000 général, contre les réclamations pour les blessures aux personnes ou les dommages aux biens, avec le district nommé comme assuré supplémentaire.
*Décrivez comment vous maintiendrez une assurance contre les accidents du travail couvrant les employés de l'offrant pendant que ces employés sont engagés dans la prestation de services dans le cadre du contrat.
*Garantir et dégager le district et ses responsables, employés et agents de toute responsabilité, dommage, amende, pénalité, demande, confiscation, réclamation, procès, cause d'action ou toute autre responsabilité ou perte, y compris tous les frais de défense, de règlement et de poursuite ainsi que les honoraires d'avocats, d'experts et autres professionnels, découlant de ou liés à une négligence, un acte illicite ou une violation du présent contrat.
*Fournir trois (3) références, y compris les noms, adresses et numéros de téléphone où des systèmes similaires ont été mis en œuvre par l'offrant, comparables à la taille et à l'étendue du Provo City School District. Les références doivent concerner des systèmes substantiellement similaires au système actuellement utilisé par le district.
Fournir au district des informations/documents concernant le respect des exigences de l'État de l'Utah.
Fournir une formation aux remplaçants sur des sujets spécifiques au poste avant le placement, y compris une formation à l'éducation spéciale pour répondre aux besoins des élèves. (i.e. comportement et autres besoins physiques)
Assurer une transition/mise en œuvre transparente vers le système de l'offrant retenu.
Avoir une compréhension approfondie des types de statuts, de politiques et de procédures que les districts scolaires doivent respecter.
Fournir des informations sur la structure organisationnelle de TESP/TPA, les noms et les références des personnes qui s'occuperont du compte du district.
Décrire une réputation de service documentée.
Décrire le processus et démontrer la capacité à facturer le district pour les services fournis.
Fournir la preuve documentée que, pendant la durée du contrat, il y aura continuité dans l'affectation du personnel et la preuve documentée que le personnel affecté aura les certifications/qualifications appropriées.
Décrivez votre procédure pour exiger des remplaçants qu'ils adhèrent à la politique du district qui interdit l'usage de drogues, d'alcool, de tabac et de toute autre substance illégale ou article de quelque type que ce soit dans les bâtiments, les véhicules ou sur les terrains du district.
Être capable de répondre aux exigences financières du district et être qualifié pour fournir les services décrits dans le présent document d'une manière rentable et efficace, conformément aux lois et réglementations fédérales et de l'État.
Expliquez comment les utilisateurs et les administrateurs du district scolaire de Provo City seront provisionnés (créés) et recevront des droits pour votre interface de programmation d'applications (API).
Expliquez quels sont les navigateurs pris en charge par votre produit web. (i.e. Chrome, Firefox, Safari, autres).
Expliquez si votre produit supporte le SSO (single sign on) avec active directory ou google.
Décrire la couche de services qui assure l'intégration avec d'autres systèmes.
Expliquez votre modèle de licence.
Décrivez vos processus et vos heures d'assistance.
Décrire le temps de réponse prévu en cas de problèmes ou de questions.
Décrivez les alertes disponibles lors de l'utilisation du produit (par exemple, le directeur ou le secrétaire/employé est informé lorsque le sous-poste est pourvu).
Expliquez quelles sont les applications disponibles, le cas échéant, pour les smartphones dans l'utilisation du produit.
Fournir un accès total à un système automatisé de dotation en personnel de remplacement avec la capacité de se relier aux services de paie du district à des fins d'audit et d'autorisation.
Décrivez votre procédure pour limiter le travail d'un remplaçant à l'enseignement secondaire ou à l'enseignement élémentaire.
Décrivez votre procédure de traitement des plaintes concernant les remplaçants, signalées par une école ou un district.
Décrivez vos attentes à l'égard des employés de votre pool de suppléants (par exemple, à quelle fréquence doivent-ils travailler ? Peuvent-ils choisir de travailler dans un lieu spécifique ?)

4. Critères de réussite/échec

Disposition des Propositions

Les propositions qui ne satisfont pas à l'une des exigences du présent paragraphe ou à toute exigence précédée d'un astérisque (*) au paragraphe 3 ne seront pas prises en considération. Seules les propositions répondant aux critères "pass/fail" seront évaluées.

4.1 Expérience et des antécédents avérés avec important volume clients en mise en place jusqu'à 125+ substituts par jour.
4.2 Remplissage documenté taux non inférieur plus de 90% par jour.
4.3 Capacité à vérifier l'emploi (c.-à-d., E-verify, arrière-plan (contrôles).

5. Services supplémentaires/alternatifs

5.1 Offres multiples

Le district accueille favorablement tout service connexe supplémentaire que l'offrant souhaite fournir. Ces services doivent être clairement identifiés et les avantages et les coûts associés doivent être décrits. Des services alternatifs peuvent également être proposés à condition d'être clairement décrits et d'inclure une explication de la manière dont les services alternatifs répondront mieux aux besoins et aux objectifs du District. Les services supplémentaires ou alternatifs qui diffèrent de manière significative de la proposition principale doivent faire l'objet d'une offre séparée. Une offre séparée doit être indépendante de toute autre offre soumise et doit respecter tous les critères de réussite ou d'échec, les exigences et la documentation prévus dans le présent appel d'offres.

5.2 Droit à Négocier Autres services

Le district se réserve le droit de négocier pour modifier le(s) contrat(s) attribué(s) à la suite de cet appel d'offres afin d'inclure d'autres services connexes jugés dans l'intérêt du district, sans qu'il soit nécessaire d'émettre à nouveau un appel d'offres formel pour de tels services.

6. Période de Accord

6.1 Durée du contrat

L'attribution d'un marché sera effective pour une durée potentielle de trois (3) ans, avec une possibilité de prolongation de deux (2) ans supplémentaires, commençant approximativement le 1er janvier 2010 et se terminant le 31 décembre 2011, pour une durée de trois (3) ans. Juillet 1, 2021 jusqu'au 30 juin, 2024La durée de validité de l'accord est de trois ans, sauf s'il est mis fin à l'accord de manière anticipée en raison d'un manquement de l'une des parties ou d'un accord mutuel des parties.

7. Indemnités et paiements

7.1 Compensation

L'offrant doit fournir un pourcentage de majoration fixe basé sur les taux de salaire journaliers/horaires prédéterminés spécifiés par le district pour les différents postes de remplacement (voir l'annexe "B"). Le(s) pourcentage(s) de majoration proposé(s) est/sont le(s) seul(s) moyen(s) de rémunération de l'offrant. Les taux de base journaliers/horaires spécifiés par le district sont susceptibles d'être modifiés par le district avec peu d'avertissement préalable. En règle générale, les changements affectant les taux de base journaliers/horaires sont influencés par des changements dans :

7.1.1 Le marché du travail local.
7.1.2 La disponibilité des fonds du district.
7.1.3 Les taux de salaire journalier/horaire, ou
7.1.4 Les exigences en matière de formation, etc.

7.2 L'escalade des prix

Le barème des tarifs journaliers/horaires est destiné à couvrir l'utilisation du personnel de remplacement, tel que les enseignants remplaçants, le personnel de bureau ou d'autres titres d'emploi pouvant être requis par le district. Tous les frais proposés pour des services qui ne sont pas spécifiquement identifiés dans l'étendue des services doivent être listés séparément et clairement définis s'ils ne sont pas déjà inclus dans le pourcentage de majoration. Le district peut prendre en considération une demande d'augmentation du pourcentage de majoration formulée par l'adjudicataire pour couvrir uniquement les frais de fonctionnement de l'entreprise, mais uniquement sur une base annuelle, à condition que le district en soit informé par écrit au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant la date de renouvellement de chaque contrat ultérieur. L'augmentation demandée ne doit pas dépasser celle publiée par l'indice des prix à la consommation (IPC) du ministère du travail pour la période la plus récente disponible.

8. Critères d'évaluation

8.1 Critères généraux et secondaires

Seules les propositions répondant aux critères de réussite/échec seront évaluées à l'aide des critères suivants. Des sous-critères pour chacun d'entre eux seront identifiés par le district et serviront à mesurer le degré de satisfaction de chaque soumissionnaire par rapport aux critères d'évaluation :

- 15% Coût

- 20% Soutien aux systèmes / Services réactifs

- 15% Capacité à acquérir et à maintenir une réserve suffisante de remplaçants disponibles.

- 101TP3Formation des salariés

- 40% Taux de remplissage