Solicitação de Proposta: Serviços de colocação de funcionários substitutos

2 de abril de 2021 /
Shauna Sprunger /
Recursos Humanos, Notícias

Entregar a proposta selada até 13 de abril às 14:00 horas.

Attn: Tina Fluehe, Diretora de Compras
Distrito escolar da cidade de Provo 280 West 940 North
Provo, Utah 84604

1. Objetivo

1.1 Serviços solicitados

O Distrito Escolar da Cidade de Provo (Distrito) busca propostas competitivas e seladas de Provedores de Serviços de Emprego Temporário (TESP) qualificados para atuar como administrador terceirizado (TPA), de acordo com todas as leis estaduais e federais e políticas do Distrito, para fornecer Serviços de Colocação de Funcionários Substitutos (SEPS) em nome da Diretoria de Educação do Distrito e seus diretores e/ou comitês nomeados. Esta Solicitação de Proposta (RFP) tem como objetivo cobrir a determinação do Distrito de terceirizar os SEPS a uma TPA qualificada com a experiência necessária e a infraestrutura interna adequada para atender às necessidades do Distrito. Consulte a Seção I, Parágrafo 3 - Escopo dos Serviços para obter detalhes mais específicos.

1.2 Necessidades de cargos de funcionários

Os funcionários substitutos são normalmente professores de sala de aula, mas também podem incluir: funcionários substitutos exigidos pelo Distrito, auxiliares de escritório, assistentes de instrução e outros.

2. Visão geral do distrito

2.1 Escolas e alunos

Os escritórios administrativos do Distrito estão localizados em Provo, Utah. O Distrito opera 23 escolas/programas em todo o Condado de Utah, Utah, e presta serviços de educação pública a aproximadamente 13.500 alunos do ensino fundamental e médio. As escolas em funcionamento incluem as seguintes:

13 escolas de ensino fundamental
2 escolas de ensino médio
3 escolas de ensino médio sênior
5 Escolas/programas alternativos

3. Escopo dos serviços

3.1 Responsabilidade

A TESP/TPA vencedora fornecerá todos os serviços, treinamento, recursos e pessoal necessários para realizar o trabalho definido nesta RFP. O Distrito não será responsável por despesas de viagem/milhagem. A TESP/TPA vencedora deverá ser um fornecedor contratado e não um agente ou funcionário do Distrito. Os funcionários substitutos designados pela TESP/TPA para prestar serviços ao Distrito deverão ser funcionários da TESP/TPA - e não funcionários do Distrito. A TESP/TPA deverá aderir a todos os requisitos das leis federais, do Estado de Utah e locais, regras, regulamentos, estatutos, etc., relativos à contratação/emprego e operações comerciais.

3.2 Principais Serviços Solicitado

Os serviços precedidos de um asterisco (*) foram designados como critérios de aprovação/reprovação. O TESP/T PA deve:

*Realizar verificações de antecedentes dos funcionários de acordo com as leis estaduais e federais
*Recrutar, selecionar e empregar funcionários substitutos de acordo com as leis estaduais/federais e os padrões do distrito (ou seja, qualificações mínimas, padrões de vestimenta, nível de habilidade, etc.).
*Designar uma equipe de suporte consistente para trabalhar com o distrito para desenvolver e/ou gerenciar o sistema, fornecer treinamento e suporte contínuo.
*Colocar pessoal substituto utilizando um sistema automatizado de gerenciamento de substitutos.
*O sistema automatizado de pessoal deve rastrear as ausências dos funcionários por tipo e programa. O sistema também deve rastrear o código do fundo de custo do funcionário substituto.
*Fornecer treinamento do programa aos funcionários do distrito. O treinamento deve ser orientado para a operação e o uso do aplicativo baseado na Web. Todo o treinamento deve ser realizado nas instalações do distrito.
*Descreva os relatórios disponíveis e como você fornecerá ao distrito relatórios e dados sobre a utilização de substitutos ou outras solicitações de dados.
*Descreva como você manterá um seguro de responsabilidade civil geral abrangente com limites mínimos não inferiores a $1.000.000 por ocorrência, $3.000.000 geral agregado, contra reclamações por lesões a pessoas ou danos à propriedade, com o Distrito nomeado como segurado adicional.
*Descreva como você manterá um seguro contra acidentes de trabalho que cubra os funcionários do ofertante enquanto esses funcionários estiverem envolvidos na execução dos serviços previstos no contrato.
*Indenizar e isentar o Distrito e seus diretores, funcionários e agentes de e contra toda e qualquer responsabilidade, dano, multa, penalidade, demanda, confisco, reclamação, ação judicial, causa de ação ou qualquer outra responsabilidade ou perda, incluindo todos os custos de defesa, acordo e acusação, juntamente com honorários advocatícios, periciais e outros honorários profissionais, decorrentes ou relacionados a qualquer negligência, ato ilícito ou violação deste contrato.
*Forneça três (3) referências, incluindo nomes, endereços e números de telefone, onde sistemas semelhantes tenham sido implementados pelo ofertante, comparáveis ao tamanho e ao escopo do Distrito Escolar da Cidade de Provo. As referências devem ser de sistemas que sejam substancialmente semelhantes ao sistema atualmente utilizado pelo distrito.
Fornecer ao distrito informações/documentação sobre a conformidade com os requisitos do Estado de Utah.
Fornecer treinamento aos substitutos em tópicos específicos do cargo antes da colocação, incluindo treinamento em Educação Especial para atender às necessidades dos alunos. (ou seja, comportamento e outras necessidades físicas)
Fornecer transição/implementação contínua para o sistema do ofertante vencedor.
Compreender profundamente os tipos de estatutos, políticas e procedimentos que os distritos escolares devem seguir.
Forneça informações relativas à estrutura organizacional da TESP/TPA, nomes e credenciais das pessoas que prestarão serviços à conta do Distrito.
Descreva uma reputação documentada de serviço.
Descreva o processo e demonstre a capacidade de faturar o Distrito pelos serviços prestados.
Forneça prova documentada de que, durante o curso do contrato, haverá continuidade na designação de pessoal e prova documentada de que o pessoal designado terá a certificação/qualificações adequadas.
Descreva seu processo para exigir que os substitutos sigam a política do distrito que proíbe o uso de drogas/álcool/tabaco e o uso de qualquer outra substância ilegal ou item de qualquer tipo nos prédios, veículos ou terrenos do distrito.
Ser capaz de atender às exigências financeiras do distrito e ser qualificado para prestar os serviços descritos neste documento de maneira econômica e eficiente, de acordo com as leis e regulamentos estaduais e federais.
Explique como os usuários e administradores do distrito escolar da cidade de Provo seriam provisionados (criados) e receberiam direitos à sua API (Application Programming Interface, Interface de Programação de Aplicativos).
Explique quais navegadores são compatíveis com seu produto baseado na Web. (ou seja, Chrome, Firefox, Safari, outros).
Explique se o seu produto oferece suporte a SSO (logon único) com o Active Directory ou o Google.
Descreva a camada de serviço que fornece integração com outros sistemas.
Explique seu modelo de licenciamento.
Descreva seus processos e horas de suporte.
Descreva o tempo de resposta previsto para o surgimento de preocupações ou problemas.
Descreva quais alertas estão disponíveis ao usar o produto (por exemplo, diretor ou secretário/funcionário notificado quando a subposição for preenchida).
Explique quais aplicativos estão disponíveis, se houver, para smartphones no uso do produto.
Fornecer acesso total a um sistema automatizado de equipe de funcionários substitutos com a capacidade de se vincular aos serviços de folha de pagamento do distrito para fins de auditoria e autorização.
Descreva seu processo para restringir um substituto a trabalhar somente no ensino médio ou somente no ensino fundamental.
Descreva seu processo de tratamento de reclamações relativas a substitutos, conforme relatado por uma escola ou distrito.
Descreva suas expectativas em relação aos funcionários do seu grupo de substitutos (ou seja, com que frequência eles precisam trabalhar? Eles podem escolher um local específico?)

4. Critérios de aprovação/reprovação

Disposição de Propostas

As propostas que não atenderem a um requisito deste parágrafo e a qualquer requisito precedido de um asterisco (*) no parágrafo 3 não receberão nenhuma consideração adicional. Somente as propostas que atenderem aos critérios de aprovação/reprovação serão avaliadas.

4.1 Experiência e histórico comprovado com grande volume clientes em colocação até 125+ substitutos por dia.
4.2 Preenchimento documentado taxa não inferior do que 90% por dia.
4.3 Capacidade para verificar o emprego qualificações (ou seja, E-verify, fundo cheques).

5. Serviços adicionais/alternativos

5.1 Múltiplas ofertas

O Distrito agradece qualquer serviço adicional relacionado que o ofertante deseje fornecer. Tais serviços devem ser claramente identificados e os benefícios e custos associados devem ser descritos. Serviços alternativos também podem ser oferecidos para consideração, desde que sejam claramente descritos e incluam uma explicação de como os serviços alternativos atenderão melhor às necessidades e aos objetivos do Distrito. Serviços adicionais ou alternativos que diferem significativamente da proposta principal devem ser enviados como uma oferta separada. Uma oferta separada deve ser autônoma em seus próprios méritos, independentemente de qualquer outra oferta apresentada, e cumprir todos os critérios de aprovação/reprovação, requisitos e documentação previstos nesta RFP.

5.2 Direito de Negociar Outros serviços

O Distrito se reserva o direito de negociar a alteração de qualquer contrato concedido como resultado desta solicitação para incluir outros serviços relacionados, conforme considerado no melhor interesse do Distrito, sem a necessidade de reeditar uma Solicitação de Proposta formal para tais serviços.

6. Período de Contrato

6.1 Prazo do contrato

A adjudicação do contrato deverá entrar em vigor por um período potencial de três (3) anos com uma possível extensão de um período adicional de dois (2) anos, começando aproximadamente Julho 1, 2021 até 30 de junho, 2024A menos que seja rescindido antecipadamente por violação de qualquer uma das partes ou por acordo mútuo entre as partes.

7. Remuneração e pagamentos

7.1 Compensação

O ofertante deverá fornecer uma porcentagem de acréscimo fixa com base nas taxas salariais diárias/hora predeterminadas especificadas pelo Distrito para os vários cargos de substituição (consulte o Anexo "B"). A(s) porcentagem(s) de margem de lucro oferecida(s) é(são) o único meio de compensação do ofertante. As taxas básicas diárias/hora especificadas pelo Distrito estão sujeitas a alterações pelo Distrito com pouco aviso prévio. Normalmente, as mudanças que afetam as taxas básicas diárias/hora são afetadas por mudanças em:

7.1.1 O mercado de trabalho local.
7.1.2 A disponibilidade de financiamento do distrito.
7.1.3 As taxas salariais diárias/hora, ou
7.1.4 Os requisitos educacionais, etc.

7.2 Aumento de preços

A Tabela de Preços Diários/Horários destina-se a cobrir a utilização de pessoal substituto, tais como: professores substitutos, funcionários ou outros cargos, conforme exigido pelo Distrito. Quaisquer taxas propostas para serviços não especificamente identificados no escopo dos serviços devem ser listadas separadamente e claramente definidas, caso ainda não estejam incluídas na porcentagem de markup. Uma solicitação do ofertante vencedor para um aumento da porcentagem de margem de lucro para cobrir somente despesas operacionais comerciais pode ser considerada pelo Distrito, mas somente em uma base anual, desde que o Distrito seja notificado por escrito pelo menos noventa (90) dias antes de cada data subsequente de renovação do contrato. O aumento solicitado não deverá exceder aquele publicado pelo Índice de Preços ao Consumidor (IPC) do Departamento do Trabalho para o período mais recente disponível.

8. Critérios de avaliação

8.1 Critérios gerais e subcritérios

Somente as propostas que atenderem aos requisitos dos Critérios de Aprovação/Reprovação serão avaliadas usando os seguintes critérios. Os subcritérios para cada um deles serão identificados pelo Distrito e serão os meios para medir o quanto cada ofertante atende aos critérios de avaliação:

- 15% Custo

- 20% Suporte a sistemas / Serviços responsivos

- 15% Capacidade de adquirir e manter um grupo suficiente de substitutos disponíveis.

- 10%reinamento de funcionários

- 40% Taxa de preenchimento