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Solicitud de Propuesta: Servicios de colocación de empleados sustitutos

 Entregue la oferta sellada antes del 13 de abril a las 2:00 p.m.

  • Attn: Tina Fluehe, Directora de Compras
  • Distrito escolar de la ciudad de Provo 280 Oeste 940 Norte
  • Provo, Utah 84604 

1. Objetivo

1.1 Servicios solicitados

El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo (Distrito) busca propuestas competitivas selladas de Proveedores de Servicios de Empleo Temporal (TESP) cualificados para actuar como administrador externo (TPA), de acuerdo con todas las leyes estatales y federales y las políticas del Distrito para proporcionar Servicios de Colocación de Empleados Sustitutos (SEPS) en nombre de la Junta de Educación del Distrito y sus funcionarios y/o comités designados. Esta Solicitud de Propuesta (RFP) pretende cubrir la determinación del Distrito de subcontratar los SEPS a un TPA cualificado con la experiencia necesaria y la infraestructura interna adecuada para satisfacer las necesidades del Distrito. Consulte la Sección I, Apartado 3 - Alcance de los servicios para obtener detalles más específicos.

1.2 Necesidades del puesto de trabajo

Los empleados sustitutos suelen ser profesores de aula, pero también pueden incluir: empleados sustitutos requeridos por el Distrito administrativos, asistentes de instrucción y otros.

2. Visión general del distrito

2.1 Escuelas y estudiantes

Las oficinas administrativas del Distrito se encuentran en Provo, Utah. El Distrito gestiona 23 escuelas/programas en todo el condado de Utah, Utah y proporciona servicios de educación pública a aproximadamente 13.500 alumnos de los grados K a 12. Las escuelas en funcionamiento son las siguientes

  • 13 Escuelas Primarias
  • 2 Escuelas Intermedias
  • 3 escuelas secundarias superiores
  • 5 Escuelas /programas alternativos

3. Alcance de los servicios

3.1 Responsabilidad

La TESP/TPA adjudicataria proporcionará todos los servicios, formación, recursos y personal necesarios para realizar el trabajo definido en esta RFP. El Distrito no será responsable de los gastos de viaje/millas. El TESP/TPA adjudicatario será un proveedor contratado y no un agente o empleado del Distrito. Los empleados suplentes asignados por la TESP/TPA para prestar servicios al Distrito serán empleados de la TESP/TPA - no empleados del Distrito. El TESP/TPA cumplirá con todos los requisitos de las leyes federales, del Estado de Utah y locales, normas, reglamentos, estatutos, etc. relativos a la contratación/empleo y operaciones comerciales.

3.2 Mayor Servicios Solicitado

Los servicios precedidos de un asterisco (*) han sido designados como criterios de Aprobado/Suspenso. El AP de TESP/T deberá:

  • *Realizar comprobaciones de los antecedentes de los empleados de acuerdo con las leyes estatales y federales
  •  *Reclutar, seleccionar y emplear a empleados sustitutos de conformidad con las leyes estatales/federales y las normas del Distrito (es decir, cualificaciones mínimas, normas de vestimenta, nivel de destreza, etc.).
  • *Asignar personal de apoyo consistente para trabajar con el Distrito para desarrollar y/o gestionar el sistema, proporcionar formación y apoyo continuo.
  • *Colocar al personal sustituto utilizando un sistema automatizado de gestión de sustitutos.
  • *El sistema automatizado de dotación de personal debe realizar un seguimiento de las ausencias de los empleados por tipo y programa. El sistema también debe rastrear el código de coste-fondo del empleado sustituto.
  •  *Proporcionar formación sobre el programa al personal del Distrito. La formación estará orientada al funcionamiento y uso de la aplicación basada en la web. Toda la formación se realizará en las instalaciones del Distrito.
  • *Describa los informes disponibles y cómo proporcionará al Distrito informes y datos sobre la utilización de sustitutos u otras solicitudes de datos.
  • *Describa cómo mantendrá un seguro de responsabilidad civil general con límites mínimos de no menos de $1,000,000 por ocurrencia, $3,000,000 general agregado, contra reclamos por lesiones a personas o daños a la propiedad con el Distrito nombrado como asegurado adicional.
  • *Describa cómo mantendrá el seguro de Indemnización por Accidentes Laborales que cubra a los empleados del oferente mientras dichos empleados estén realizando servicios en virtud del contrato.
  • *Indemnizar y eximir al Distrito y a sus funcionarios, empleados y agentes de toda responsabilidad, daños, multas, sanciones, demandas, confiscaciones, reclamaciones, juicios, causas de acción o cualquier otra responsabilidad o pérdida, incluidos todos los costes de defensa, liquidación y enjuiciamiento junto con los honorarios de abogados, expertos y otros profesionales, que surjan de o estén relacionados con cualquier negligencia, acto ilícito o incumplimiento de este contrato.
  • *Proporcione tres (3) referencias que incluyan nombres, direcciones y números de teléfono donde el ofertante haya implantado sistemas similares comparables con el tamaño y el alcance del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo. Las referencias deben ser de sistemas sustancialmente similares al sistema utilizado actualmente por el Distrito.
  • Proporcionar al Distrito información/documentación relativa al cumplimiento de los requisitos del Estado de Utah.
  • Proporcionar formación a los sustitutos en temas específicos del puesto antes de la colocación, incluida la formación en Educación Especial para satisfacer las necesidades de los alumnos. (es decir, comportamiento y otras necesidades físicas)
  • Proporcionar una transición/implementación sin fisuras al sistema del ofertante seleccionado.
  • Conocer a fondo los tipos de estatutos, políticas y procedimientos que deben seguir los distritos escolares.
  • Proporcione información relativa a la estructura organizativa de TESP/TPA, nombres y credenciales de las personas que atenderán la cuenta del Distrito.
  • Describa una reputación de servicio documentada.
  • Describa el proceso y demuestre la capacidad de facturar al Distrito por los servicios prestados.
  • Aportar pruebas documentadas de que durante el transcurso del contrato habrá continuidad en la asignación de personal y pruebas documentadas de que el personal asignado contará con la certificación/cualificaciones adecuadas.
  • Describa su proceso para exigir a los sustitutos que se adhieran a la política del Distrito que prohíbe las drogas/alcohol/tabaco y el uso de cualquier otra sustancia o artículo ilegal de cualquier tipo en los edificios, vehículos o terrenos del Distrito.
  • Ser capaz de cumplir los requisitos financieros del Distrito y estar cualificado para prestar los servicios descritos en este documento de forma rentable y eficiente, de acuerdo con las leyes y reglamentos estatales y federales.
  • Explique cómo se aprovisionarían (crearían) los usuarios y administradores del distrito escolar de la ciudad de Provo y cómo se les otorgarían derechos a su interfaz de programación de aplicaciones (API).
  • Explique qué navegadores son compatibles con su producto basado en web. (es decir, Chrome, Firefox, Safari, otros).
  • Explique si su producto admite SSO (inicio de sesión único) con active directory o google.
  • Describa la capa de servicio que proporciona integración con otros sistemas.
  • Explique su modelo de concesión de licencias.
  • Describa sus procesos y horas de asistencia.
  • Describa el tiempo de respuesta previsto cuando surjan preocupaciones o problemas.
  • Describa qué alertas están disponibles cuando se utiliza el producto (por ejemplo, se notifica al director o a la secretaria/empleado cuando se cubre un subpuesto).
  • Explique qué aplicaciones están disponibles, si las hay, para teléfonos inteligentes en el uso del producto.
  • Proporcionar acceso total a un sistema automatizado de dotación de personal para empleados sustitutos con capacidad para enlazar con los servicios de nóminas del Distrito a efectos de auditoría y autorización.
  • Describa su proceso para restringir a un sustituto a trabajar sólo en un entorno de secundaria o sólo en uno de primaria.
  • Describa su proceso a la hora de abordar las quejas relativas a los sustitutos comunicadas por una escuela o un distrito.
  • Describa lo que espera de los empleados de su reserva de sustitutos (es decir, ¿con qué frecuencia deben trabajar? ¿Pueden elegir una ubicación específica?)

4. Criterios de aprobado/suspenso

Disposición de Propuestas

Las propuestas que no cumplan alguno de los requisitos establecidos en este apartado y cualquier requisito precedido de un asterisco (*) en el apartado 3 no recibirán más consideración. Sólo se evaluarán las propuestas que cumplan los criterios de aprobado/no aprobado.

  • 4.1 Experiencia y historial probado con grande volumen clientes en colocando hasta 125+ sustitutos por día.
  • 4.2 Relleno documentado tasa no inferior de 90% al día.
  • 4.3 Capacidad a verificar el empleo cualificaciones (es decir, E-verify, fondo controles).

5. Servicios adicionales/alternativos

5.1 Ofertas múltiples

El Distrito agradece cualquier servicio adicional relacionado que el oferente desee proporcionar. Dichos servicios deberán identificarse claramente y deberán describirse los beneficios y los costes asociados. También pueden ofrecerse servicios alternativos para su consideración siempre que se describan claramente e incluyan una explicación de cómo los servicios alternativos satisfarán mejor las necesidades y objetivos del Distrito. Los servicios adicionales o alternativos que difieran significativamente de la propuesta principal, deberán presentarse como una oferta separada. Una oferta separada debe valerse por sí misma, independientemente de cualquier otra oferta presentada, y cumplir con todos los criterios, requisitos y documentación de aprobado/desaprobado previstos en esta RFP.

5.2 Derecho a Negocie Otros servicios

El Distrito se reserva el derecho de negociar para modificar cualquier contrato(s) adjudicado como resultado de esta solicitud para incluir otros servicios relacionados según se considere que es lo mejor para el Distrito sin necesidad de volver a emitir una Solicitud de Propuesta formal para dichos servicios.

6. Período de Acuerdo

6.1 Duración del contrato

La adjudicación de un contrato tendrá una vigencia potencial de tres (3) años con una posible prórroga de un período adicional de (2) dos años, a partir de aproximadamente Julio 1, 2021 hasta el 30 de junio, 2024, a menos que finalice anticipadamente por incumplimiento de cualquiera de las partes o por mutuo acuerdo de las partes.

7. Compensación y pagos

7.1 Compensación

El oferente debe proporcionar un porcentaje de margen fijo basado en las tarifas salariales diarias/hora predeterminadas especificadas por el Distrito para los diversos puestos de sustituto (véase el Anexo "B"). El/los porcentaje(s) de margen ofrecido(s) es/son el/los único(s) medio(s) de compensación del oferente. Las tarifas base diarias/hora especificadas por el Distrito están sujetas a cambios por parte del Distrito con poca antelación. Normalmente, los cambios que afectan a las tarifas base diarias/hora se ven afectados por cambios en:

  • 7.1.1 El mercado laboral local.
  • 7.1.2 La disponibilidad de financiación del distrito.
  • 7.1.3 Las tarifas salariales diarias/hora, o
  • 7.1.4 Los requisitos educativos, etc.

7.2 Escalada de precios

El baremo de tarifas diarias/hora está destinado a cubrir la utilización de personal sustituto, como por ejemplo: profesores sustitutos, administrativos u otros puestos de trabajo que pueda requerir el Distrito. Cualquier tarifa propuesta para servicios no identificados específicamente en el alcance de los servicios debe enumerarse por separado y definirse claramente si no están ya incluidos en el porcentaje de margen. Una solicitud por parte del oferente adjudicatario de un aumento del porcentaje de margen para cubrir únicamente los gastos operativos de la empresa podrá ser considerada por el Distrito, pero sólo con carácter anual siempre que se notifique al Distrito por escrito al menos noventa (90) días antes de cada fecha de renovación posterior del contrato. El aumento solicitado no excederá el publicado por el Índice de Precios al Consumidor (IPC) del Departamento de Trabajo para el período más reciente disponible.

8. Criterios de evaluación

8.1 Generalidades y subcriterios

Únicamente las propuestas que cumplan con los requisitos de los Criterios de Aprobado/ Reprobado serán evaluadas utilizando los siguientes criterios. Los subcriterios para cada uno de ellos serán identificados por el Distrito y serán el medio para medir en qué medida cada oferente cumple los criterios de evaluación:

- 15% Coste

- 20% Soporte de sistemas / Servicios de respuesta

- 15% Capacidad para adquirir y mantener una reserva suficiente de sustitutos disponibles.

- 101TP3Formación de los empleados

- 40% Tasa de llenado

Shauna Sprunger
  • Coordinador de Comunicaciones
  • Shauna Sprunger
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