Aufforderung zur Angebotsabgabe: Vermittlung von Vertretungskräften

Abgabe des versiegelten Angebots bis zum 13. April 14:00 Uhr.

Zu Händen: Tina Fluehe, Leiterin der Abteilung Einkauf
Provo City School District 280 West 940 North
Provo, Utah 84604

1. Zielsetzung

1.1 Angeforderte Dienstleistungen

Der Provo City School District (Distrikt) bittet um wettbewerbsfähige, versiegelte Angebote von qualifizierten Zeitarbeitsdienstleistern (Temporary Employment Service Providers, TESP), die als Drittverwalter (Third Party Administrator, TPA) in Übereinstimmung mit allen staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen und den Richtlinien des Distrikts die Vermittlung von Vertretungskräften (Substitute Employee Placement Services, SEPS) im Auftrag des Bildungsausschusses des Distrikts und seiner ernannten Amtsträger und/oder Ausschüsse übernehmen. Diese Angebotsanfrage (RFP) soll die Entscheidung des Distrikts abdecken, SEPS an eine qualifizierte TPA auszulagern, die über die notwendige Erfahrung und interne Infrastruktur verfügt, um die Bedürfnisse des Distrikts zu erfüllen. Siehe Abschnitt I, Absatz 3 - Umfang der Dienstleistungen für weitere Einzelheiten.

1.2 Bedarf an Mitarbeiterpositionen

Bei den Vertretungskräften handelt es sich in der Regel um Klassenlehrer, aber auch um vom Bezirk angeforderte Bürokräfte, Lehrassistenten und andere.

2. Überblick über den Bezirk

2.1 Schulen und Studenten

Die Verwaltungsbüros des Distrikts befinden sich in Provo, Utah. Der Bezirk betreibt 23 Schulen/Programme im gesamten Utah County, Utah, und bietet öffentliche Bildungsdienstleistungen für etwa 13.500 Schüler der Klassen K-12 an. Zu den in Betrieb befindlichen Schulen gehören die folgenden:

13 Grundschulen
2 Mittelschulen
3 Oberstufenschulen
5 Alternative Schulen/Programme

3. Umfang der Dienstleistungen

3.1 Verantwortung

Der erfolgreiche TESP/TPA wird alle Dienstleistungen, Schulungen, Ressourcen und das Personal bereitstellen, die für die Durchführung der in dieser Ausschreibung festgelegten Arbeiten erforderlich sind. Der Distrikt ist nicht für Reise-/Kilometerkosten verantwortlich. Der erfolgreiche TESP/TPA ist ein vertraglich gebundener Anbieter und kein Vertreter oder Angestellter des Distrikts. Die vom TESP/TPA zur Erbringung von Dienstleistungen für den Distrikt eingesetzten Ersatzmitarbeiter sind Angestellte des TESP/TPA und keine Mitarbeiter des Distrikts. Der TESP/TPA muss alle Anforderungen der Bundesgesetze, der Gesetze des Bundesstaates Utah und der lokalen Gesetze, Regeln, Verordnungen, Satzungen usw. in Bezug auf die Einstellung/Beschäftigung und den Geschäftsbetrieb einhalten.

3.2 Major Dienstleistungen Angefordert

Die mit einem Sternchen (*) versehenen Leistungen sind als "bestanden/nicht bestanden"-Kriterien gekennzeichnet. Die TESP/T PA muss:

*Durchführung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen von Mitarbeitern gemäß den Landes- und Bundesgesetzen
*Rekrutierung, Überprüfung und Einstellung von Ersatzarbeitskräften unter Einhaltung der staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze und der Bezirksstandards (z. B. Mindestqualifikationen, Kleidungsvorschriften, Qualifikationsniveau usw.).
*Zuweisung von beständigem Support-Personal, das mit dem Distrikt zusammenarbeitet, um das System zu entwickeln und/oder zu verwalten sowie Schulungen und laufenden Support anzubieten.
*Vermittlung von Vertretungskräften mit Hilfe eines automatisierten Vertretungsmanagementsystems.
*Das automatisierte Personalbesetzungssystem muss die Abwesenheit von Mitarbeitern nach Art und Programm erfassen. Das System muss auch den Kostenfondcode für den Ersatzmitarbeiter erfassen.
*Bereitstellung von Programmschulungen für Distriktmitarbeiter. Die Schulung muss auf die Bedienung und Nutzung der webbasierten Anwendung ausgerichtet sein. Alle Schulungen müssen am Standort des Distrikts durchgeführt werden.
*Beschreiben Sie die verfügbaren Berichte und wie Sie dem Distrikt Berichte und Daten über den Einsatz von Vertretern oder andere Datenanforderungen zur Verfügung stellen werden.
*Beschreiben Sie, wie Sie eine umfassende allgemeine Haftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von $1.000.000 pro Ereignis und $3.000.000 insgesamt gegen Ansprüche wegen Personen- oder Sachschäden abschließen werden, wobei der Bezirk als Zusatzversicherter genannt wird.
*Beschreiben Sie, wie Sie die Arbeitnehmer des Bieters gegen Arbeitsunfälle versichern werden, solange diese Arbeitnehmer mit der Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen des Vertrags beschäftigt sind.
*den Bezirk und seine leitenden Angestellten, Mitarbeiter und Beauftragten von jeglicher Haftung, Schadenersatz, Bußgeldern, Strafen, Forderungen, Verwirkungen, Ansprüchen, Klagen, Klagegründen oder sonstigen Verbindlichkeiten oder Verlusten freizustellen und schadlos zu halten, einschließlich aller Kosten für Verteidigung, Beilegung und Strafverfolgung sowie Anwalts-, Sachverständigen- und sonstiger Honorare, die aus Fahrlässigkeit, unerlaubten Handlungen oder Verstößen gegen diesen Vertrag entstehen oder damit zusammenhängen.
*Legen Sie drei (3) Referenzen mit Namen, Adressen und Telefonnummern vor, bei denen der Bieter ähnliche Systeme mit der Größe und dem Umfang des Provo City School District eingeführt hat. Die Referenzen müssen sich auf Systeme beziehen, die dem derzeit vom Distrikt verwendeten System im Wesentlichen ähnlich sind.
Bereitstellung von Informationen/Dokumenten für den Distrikt bezüglich der Einhaltung der Anforderungen des Bundesstaates Utah.
Schulung der Vertretungskräfte in positionsspezifischen Themen vor dem Einsatz, einschließlich sonderpädagogischer Schulung, um den Bedürfnissen der Schüler gerecht zu werden. (z. B. Verhalten und andere körperliche Bedürfnisse)
Gewährleistung eines nahtlosen Übergangs/einer nahtlosen Einführung in das System des erfolgreichen Anbieters.
Sie kennen die Arten von Gesetzen, Richtlinien und Verfahren, die Schulbezirke befolgen müssen, genau.
Geben Sie Informationen über die TESP/TPA-Organisationsstruktur, Namen und Referenzen der Personen an, die das Distriktkonto betreuen werden.
Beschreiben Sie einen dokumentierten Ruf für Dienstleistungen.
Beschreiben Sie das Verfahren und weisen Sie nach, dass Sie in der Lage sind, dem Distrikt die erbrachten Leistungen in Rechnung zu stellen.
Legen Sie einen dokumentierten Nachweis dafür vor, dass während der Vertragslaufzeit eine Kontinuität bei der Zuweisung von Personal gewährleistet ist, und weisen Sie nach, dass das zugewiesene Personal über die entsprechenden Zertifizierungen/Qualifikationen verfügt.
Beschreiben Sie Ihr Verfahren, mit dem Sie von Vertretern verlangen, dass sie sich an die Richtlinien des Distrikts halten, die den Konsum von Drogen/Alkohol/Tabak und anderen illegalen Substanzen oder Gegenständen jeglicher Art in Gebäuden, Fahrzeugen oder auf dem Gelände des Distrikts verbieten.
Sie müssen in der Lage sein, die finanziellen Anforderungen des Distrikts zu erfüllen und die in diesem Dokument beschriebenen Dienstleistungen auf kosteneffektive und effiziente Weise im Einklang mit staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen und Vorschriften zu erbringen.
Erläutern Sie, wie Benutzer und Administratoren des Provo City School District bereitgestellt (erstellt) und mit Rechten für Ihre Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) ausgestattet werden.
Erläutern Sie, welche Browser von Ihrem webbasierten Produkt unterstützt werden. (z. B. Chrome, Firefox, Safari, andere).
Erläutern Sie, ob Ihr Produkt SSO (Single Sign On) mit Active Directory oder Google unterstützt.
Beschreiben Sie die Dienstebene, die die Integration mit anderen Systemen ermöglicht.
Erläutern Sie Ihr Lizenzierungsmodell.
Beschreiben Sie Ihre Prozesse und Supportzeiten.
Beschreiben Sie die voraussichtliche Reaktionszeit, wenn Bedenken oder Probleme auftreten.
Beschreiben Sie, welche Warnmeldungen bei der Verwendung des Produkts verfügbar sind (z. B. Schulleiter oder Sekretärin/Mitarbeiter, die benachrichtigt werden, wenn eine Planstelle besetzt ist).
Erläutern Sie, ob und welche Apps für Smartphones zur Verwendung des Produkts verfügbar sind.
Vollständiger Zugriff auf ein automatisiertes System für die Besetzung von Vertretungsstellen mit der Möglichkeit zur Verknüpfung mit den Gehaltsabrechnungsdiensten des Bezirks zu Prüfungs- und Genehmigungszwecken.
Beschreiben Sie, wie Sie vorgehen, wenn ein Vertreter nur im Sekundarbereich oder nur im Grundschulbereich eingesetzt werden soll.
Beschreiben Sie Ihr Vorgehen bei Beschwerden über Vertretungskräfte, die von einer Schule oder einem Bezirk gemeldet werden.
Beschreiben Sie Ihre Erwartungen an die Mitarbeiter Ihres Vertretungspools (z. B. Wie oft müssen sie arbeiten? Können sie sich für einen bestimmten Standort entscheiden?)

4. Kriterien für das Bestehen/Nichtbestehen

Disposition von Vorschläge

Vorschläge, die eine Anforderung dieses Absatzes oder eine Anforderung mit einem vorangestellten Sternchen (*) in Absatz 3 nicht erfüllen, werden nicht weiter berücksichtigt. Nur Vorschläge, die die Kriterien "bestanden/nicht bestanden" erfüllen, werden bewertet.

4.1 Erfahrung und nachgewiesene Erfolgsbilanz mit groß Band Kunden in Platzierung bis zu 125+ Ersetzt pro Tag.
4.2 Dokumentierte Füllung Satz nicht weniger als 90% pro Tag.
4.3 Fähigkeit zu Beschäftigung nachprüfen Qualifikationen (d.h., E-verify, Hintergrund Kontrollen).

5. Zusätzliche/alternative Dienstleistungen

5.1 Mehrere Angebote

Der Distrikt begrüßt alle zusätzlichen Dienstleistungen, die der Bieter anbieten möchte. Solche Dienste sollten klar identifiziert und die Vorteile und die damit verbundenen Kosten beschrieben werden. Alternative Dienstleistungen können ebenfalls angeboten werden, sofern sie klar beschrieben sind und eine Erklärung enthalten, wie die alternativen Dienstleistungen die Bedürfnisse und Ziele des Distrikts besser erfüllen. Zusätzliche oder alternative Dienstleistungen, die sich erheblich vom Hauptangebot unterscheiden, sollten als separates Angebot eingereicht werden. Ein separates Angebot muss unabhängig von allen anderen eingereichten Angeboten für sich alleine stehen und alle Kriterien, Anforderungen und Unterlagen erfüllen, die in dieser Ausschreibung festgelegt sind.

5.2 Recht auf Verhandeln Andere Dienstleistungen

Der Distrikt behält sich das Recht vor, Verhandlungen zu führen, um einen oder mehrere Verträge, die als Ergebnis dieser Ausschreibung vergeben werden, zu ändern, um andere damit verbundene Dienstleistungen einzubeziehen, wenn dies im besten Interesse des Distrikts liegt, ohne dass eine erneute formelle Ausschreibung für solche Dienstleistungen erforderlich ist.

6. Zeitraum von Vereinbarung

6.1 Vertragslaufzeit

Ein Vertrag wird für einen Zeitraum von drei (3) Jahren mit einer möglichen Verlängerung um weitere (2) Jahre geschlossen, beginnend etwa Juli 1, 2021 bis 30. Juni, 2024Es sei denn, es wird durch die Verletzung einer der Parteien oder im gegenseitigen Einvernehmen der Parteien vorzeitig beendet.

7. Entschädigung und Zahlungen

7.1 Entschädigung

Der Bieter muss einen festen Aufschlagsprozentsatz anbieten, der auf den vom Bezirk festgelegten Tages-/Stundenlöhnen für die verschiedenen Vertretungspositionen basiert (siehe Anhang "B"). Der/die angebotene(n) Aufschlagsprozentsatz(e) ist/sind die einzige(n) Vergütungsmöglichkeit(en) des Bieters. Die vom Distrikt festgelegten täglichen/stündlichen Basissätze können vom Distrikt ohne große Vorankündigung geändert werden. Typischerweise werden Änderungen, die sich auf die täglichen/stündlichen Basissätze auswirken, durch Änderungen in folgenden Bereichen beeinflusst:

7.1.1 Der lokale Arbeitsmarkt.
7.1.2 Die Verfügbarkeit von Distriktmitteln.
7.1.3 die Tages-/Stundenlohnsätze oder
7.1.4 Die Bildungsanforderungen usw.

7.2 Preiseskalation

Der Tages-/Stundensatz soll die Inanspruchnahme von Vertretungspersonal abdecken, wie z.B.: Vertretungslehrer, Bürokräfte oder andere vom Bezirk benötigte Stellen. Alle vorgeschlagenen Gebühren für Dienstleistungen, die nicht ausdrücklich im Leistungsumfang aufgeführt sind, müssen separat aufgeführt und klar definiert werden, wenn sie nicht bereits im Aufschlagsprozentsatz enthalten sind. Ein Antrag des erfolgreichen Anbieters auf eine prozentuale Erhöhung des Aufschlags zur Deckung der Betriebskosten kann vom Distrikt in Betracht gezogen werden, jedoch nur auf jährlicher Basis, vorausgesetzt, dass der Distrikt mindestens neunzig (90) Tage vor jedem folgenden Vertragsverlängerungsdatum schriftlich informiert wird. Die beantragte Erhöhung darf nicht höher sein als der vom Department of Labor's Consumer Price Index (CPI) für den letzten verfügbaren Zeitraum veröffentlichte Wert.

8. Kriterien für die Bewertung

8.1 Allgemeines und Unterkriterien

Nur die Angebote, die die Anforderungen der Pass/Fail-Kriterien erfüllen, werden anhand der folgenden Kriterien bewertet. Der Distrikt legt für jedes Kriterium Unterkriterien fest, anhand derer gemessen wird, wie gut der jeweilige Anbieter die Bewertungskriterien erfüllt:

- 15% Kosten

- 20% Systemunterstützung / Responsive Services

- 15% Fähigkeit, einen ausreichenden Pool an verfügbaren Stellvertretern zu beschaffen und zu pflegen.

- 101TP3Ausbildung von Mitarbeitern

- 40% Füllrate