Richiesta di offerta (RFQ)

Avviso di correzione

L'e-mail corretta è charityw@provo.edu. A causa dell'e-mail errata, la scadenza sarà prorogata. Le domande saranno ricevute fino al 26 marzo e le risposte saranno fornite il 29 marzo. Tutte le altre scadenze rimarranno invariate.

Valutazione delle minacce, dei rischi e delle vulnerabilità per tutte le strutture distrettuali.

Scopo della RFQ

Identificare, valutare e mappare le minacce, i rischi e le lacune di sicurezza nei campus e negli uffici del Provo City School District.
Comprendere i fattori organizzativi che possono limitare e migliorare gli sforzi di sicurezza.
Assistere il Provo City School District nell'implementazione di un programma di aggiornamento della sicurezza, colmando le lacune di competenze, migliorando la sicurezza fisica e aumentando le procedure di sicurezza e di emergenza.

Sfondo

Il Provo City School District ("Distretto"), con sede a Provo, nello Utah, gestisce 13 scuole elementari, 2 scuole medie, 2 scuole superiori complete e un'altra scuola speciale. Con oltre 17.000 studenti, Provo è il 10° distretto più grande dello Utah.

Durata del contratto

Il contratto risultante da questa RFQ avrà una durata massima di un anno. Dopo un anno il contratto potrà essere rivisto ed esteso per includere formazione e/o consulenza in base alla qualità del prodotto e al supporto finanziario.

Il Distretto si riserva il diritto di rivedere regolarmente il contratto per quanto riguarda le prestazioni e l'analisi dei costi e può negoziare il prezzo e gli elementi del servizio durante la durata del contratto.

Periodo di garanzia dei prezzi

Tutti i prezzi devono essere garantiti per la durata iniziale del contratto. Il distretto scolastico di Provo City riceverà il beneficio immediato di qualsiasi diminuzione del mercato, o sconto consentito, compresa la riduzione del prezzo dovuta all'adozione del sistema da parte dello Stato dello Utah. I prezzi delle opzioni di rinnovo per gli anni futuri saranno previsti nell'offerta e garantiti fino a 2 anni prima.

Ambito di lavoro

La valutazione delle minacce, dei rischi e delle vulnerabilità includerà (TRVA):
Identificare le minacce potenziali interne ed esterne, le capacità dell'avversario e i suoi metodi operativi (MO) - plenaria, sorveglianza e raccolta di informazioni ... esecuzione.
Identificare ciò che il personale percepisce come minacce.
Identificare i vincoli e le riserve della scuola sull'implementazione di determinate soluzioni di mitigazione delle minacce e di sicurezza.
Identificare i beni materiali e immateriali delle scuole e la loro esposizione complessiva al rischio.
Condurre una valutazione completa dei rischi che includa una matrice di tutte le minacce (umane, naturali, tecnologiche, ecc.), tracciando la loro probabilità rispetto alle conseguenze del loro verificarsi. Ciò guiderà la direzione della scuola a stabilire le priorità per affrontare le varie minacce.
Eseguire un inventario dell'esposizione online e sui social media di scuole, amministrazione e studenti.
Il TRVA identificherà tutte le lacune operative, procedurali e sistematiche attualmente esistenti, dalle porte sbloccate alle procedure di controllo degli accessi carenti, e altro ancora.
Valutare i processi di distribuzione e gestione delle chiavi e/o di altri accessi all'edificio.
Un'analisi del gap di competenze dell'attuale personale e della dirigenza in relazione al sospetto, alla valutazione della minaccia, alla risposta a una minaccia e alla gestione di un'emergenza.
Identificare le lacune nelle capacità di pianificazione, comando, controllo e comunicazione delle emergenze.
Identificare qualsiasi rischio potenziale relativo allo stoccaggio di sostanze chimiche nelle strutture.
Formulare raccomandazioni per i miglioramenti in base ai risultati di cui sopra.
Riassumere i risultati e le raccomandazioni in un rapporto dettagliato. Questo rapporto delineerà il processo e la tempistica per l'implementazione di qualsiasi raccomandazione o formazione. Il rapporto finale dettagliato deve essere presentato in forma di "bozza".

Anticipare la tempistica della sollecitazione

Rilasciato RFP il 15 marzo 2019
Scadenza per la presentazione delle domande 18 marzo 2019
Scadenza risposte 22 marzo 2019 d. Scadenza preventivi 15 aprile 2019
Il periodo di valutazione inizia il 15 aprile 2019
Presentazioni (se necessarie) 22 aprile 2019
Assegnazione del contratto 26 aprile 2019 h. Contratto finalizzato 30 aprile 2019 7.

Domande

Tutte le domande devono essere inviate a Charity Williams, Grant Manager. charityw@provo.edu Le risposte saranno fornite via e-mail.

Formato di risposta al preventivo

Tutti i preventivi devono includere un preventivo tecnico e un preventivo di costo. Di seguito sono riportati i formati di entrambi i documenti:

Formato del preventivo tecnico (6) Le copie cartacee devono essere suddivise per sezione.
- Scheda 1. Riassunto esecutivo. Il riassunto di una o due pagine deve descrivere brevemente il preventivo dell'offerente. Il riassunto deve evidenziare le caratteristiche principali del preventivo. Deve indicare tutti i requisiti che non possono essere soddisfatti dall'offerente. Il lettore deve essere in grado di determinare l'essenza del preventivo leggendo il riassunto esecutivo. Le richieste di informazioni protette devono essere identificate in questa sezione.
- Scheda 2. Risposta dettagliata. Questa sezione deve costituire la parte principale del preventivo e deve contenere almeno le seguenti informazioni:
  - Una descrizione completa della valutazione dell'offerta sul lavoro da svolgere, sulle capacità e sull'approccio dell'offerta e sulle risorse necessarie per soddisfare i requisiti. Questo deve dimostrare la comprensione da parte dell'offerta delle aspettative di prestazione complessiva desiderate. Indicare chiaramente tutte le opzioni o le alternative proposte.
  - Una risposta specifica punto per punto, nell'ordine elencato, a ciascun requisito della RFP. La risposta, punto per punto, deve riguardare ciascuno dei requisiti minimi obbligatori. La mancata risposta ai requisiti minimi obbligatori può far sì che l'offerta sia considerata non rispondente e non venga presa in considerazione.
  - Tempistica per l'inizio del progetto, le visite all'edificio, la raccolta di informazioni (personale, genitori, interviste alla comunità) e il completamento.
- Scheda 3. Informazioni protette. Si informa che la legge dello Utah considera i documenti di preventivo come documenti pubblici soggetti a ispezione ai sensi del Government Records Access and Management Act (GRAMA), Utah Code Ann., 63G-2-101, e seguenti. I documenti di preventivo dei fornitori aggiudicatari e non aggiudicatari saranno aperti alla consultazione pubblica, ad eccezione delle parti non divulgate ai sensi della legge dello Utah. Di conseguenza, se un venditore desidera richiedere che il suo documento sia protetto, deve: (a) presentare una lettera di accompagnamento con i documenti del preventivo che indichi specificamente quali disposizioni dei documenti del preventivo sono considerate riservate o protette (compresi i segreti commerciali o altri motivi di non divulgazione ai sensi del GRAMA); e (b) fornire una dichiarazione concisa a sostegno di ciascuna disposizione richiesta di riservatezza o protezione.
Formato del preventivo di spesa Il preventivo deve essere presentato in modo tale da consentire la valutazione dei meriti del preventivo in relazione ai costi applicabili.

Scarica l'intera richiesta di offerta (RFQ) del distretto scolastico di Provo City.