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Demande de proposition : Services de conseil en matière d'obligations

Les réponses sont attendues avant le :

20 MAI 2019 14:00 MDT

Service des achats

District scolaire de la ville de Provo

280 W 940 N

Provo, UT 84088-4601

Objet de la demande de proposition (DP)

Le Provo City School District (PSD) recherche des propositions de cabinets qualifiés pour agir en tant que conseiller obligataire du PSD Board of Education pour l'émission d'obligations d'obligation générale dans l'attente d'une élection obligataire en novembre 2019. Le présent appel d'offres vise à fournir aux soumissionnaires intéressés suffisamment d'informations de base pour qu'ils puissent soumettre des propositions répondant aux exigences minimales, mais il n'a pas pour but de limiter le contenu d'une proposition ou d'exclure des données pertinentes ou essentielles. Les soumissionnaires sont libres et encouragés à développer les spécifications pour démontrer leur capacité à fournir des services dans le cadre d'un accord.

Contexte

Le Provo City School District a été créé en 1898 et dispense un enseignement élémentaire et secondaire (K-12) à environ 16 000 élèves. Le district est situé dans le comté de l'Utah et dessert les élèves de la ville de Provo. Le district gère actuellement trois lycées, deux collèges et 13 écoles primaires, ainsi qu'une école en ligne. Provo ne dispose pas de beaucoup de terrains disponibles pour la construction de maisons, de sorte que la croissance des écoles du district est minimale.

Bureau émetteur et numéro de référence de l'appel d'offres

Le service des achats de la DSP est le bureau émetteur de ce document et de tous les avenants ultérieurs qui s'y rapportent, au nom du Conseil de l'éducation. Le numéro de référence de la transaction est Solicitation #1520-430. Ce numéro doit être mentionné sur toutes les propositions, la correspondance et la documentation relatives à l'appel d'offres.

Qualifications de l'entreprise

  1. Une liste des avocats de votre cabinet qui agiront en tant que conseillers en matière de cautionnement, ainsi qu'un bref profil des antécédents et de l'expérience de chacun d'entre eux.
  2. Une liste des transactions d'obligations d'obligation générale auxquelles votre cabinet a participé au cours des cinq dernières années, en particulier dans le domaine de l'enseignement public de la maternelle à la douzième année, et pour lesquelles votre cabinet a rendu un avis juridique favorable et sans réserve.
  3. Le coût des services de votre cabinet pour assurer la représentation juridique du district scolaire de Provo City pour l'émission d'obligations d'obligation générale et les questions connexes.
  4. Les coordonnées d'au moins trois entités publiques pour lesquelles votre entreprise a fourni des services spécifiques à ceux demandés dans cet appel d'offres.

Soumettre votre proposition

En soumettant une proposition en réponse à cet appel d'offres, le proposant reconnaît que les exigences, l'étendue des travaux et le processus d'évaluation décrits dans l'appel d'offres sont justes, équitables et non indûment restrictifs, et qu'il les a compris et acceptés. Toute exception au contenu de l'appel d'offres doit faire l'objet d'une réclamation auprès du directeur général des achats avant la date et l'heure de clôture de la soumission de la proposition.

Les réponses aux propositions doivent être reçues par la responsable des achats, Tina Fluehe, au 280 W 940 N Provo, UT 84604, au plus tard le 20 mai 2019 à 14 h 00 HAR. Les propositions reçues après la date limite seront considérées comme tardives et inéligibles.

La méthode préférée de soumission d'une proposition est scellée et livrée avec trois (5) copies papier pour le comité d'évaluation. Les propositions reçues après la date limite seront considérées comme tardives et inéligibles. Les déclarations envoyées par télécopie ou par courrier électronique ne sont pas des formes acceptables de soumission et ne seront pas considérées comme une réponse valable de la part d'un proposant.

Les coûts seront évalués indépendamment de la proposition technique et, à ce titre, doivent être soumis séparément de la proposition technique. Si vous ne soumettez pas les coûts séparément, votre proposition risque d'être jugée irrecevable. L'inclusion de toute donnée relative aux coûts ou aux prix dans la proposition technique peut également entraîner la non-réponse de votre proposition.

Calendrier des propositions

Il est prévu de suivre le calendrier suivant :

  • 6 mai 2019 Annonce de l'appel d'offres
  • 16 mai 2019 Les questions doivent être posées avant 17h00
  • 20 mai 2019 Date limite de dépôt des propositions : 14h00
  • 23 mai 2019 Évaluation initiale des propositions. Le district peut demander des éclaircissements formels par écrit sur n'importe quel point.
  • Entretiens potentiels avec les finalistes dans les bureaux du district scolaire de la ville de Provo
  • 11 juin 2019 Recommandation soumise au Conseil d'éducation pour approbation.

Conditions de l'accord

La durée de l'accord sera de cinq (5) ans à compter de juin 2019 environ, et pourra être renouvelée chaque année pour quatre périodes consécutives d'un an, après accord entre le district et le cabinet d'avocats retenu. Le district scolaire de Provo City se réserve le droit de mettre fin à cet accord avec un préavis écrit de soixante (60) jours.

Période de garantie des prix

Tous les prix doivent être garantis pour toute la durée du contrat. Après la période de garantie, toute demande d'ajustement de prix doit porter sur une période de garantie équivalente et être formulée au moins 30 jours avant la date d'entrée en vigueur.

Conditions générales du contrat

Tout contrat résultant du présent appel d'offres comprendra, sans s'y limiter, les conditions générales de la DSP (voir ci-joint). Les exceptions et les ajouts aux conditions générales de la DSP sont fortement déconseillés. Les exceptions et les ajouts aux conditions générales doivent être soumis avec la réponse à la proposition. Les exceptions, ajouts, accords de niveau de service, etc. soumis après la date et l'heure de réception des propositions ne seront pas pris en considération. Les URL de sites web ou les informations sur les URL de sites web ne doivent pas être demandés dans le document d'appel d'offres et ne doivent pas être soumis avec une proposition. Les URL fournis avec une proposition peuvent entraîner le rejet de cette proposition comme non conforme. Les URL ne doivent pas non plus figurer dans le document contractuel final. La DSP se réserve le droit de refuser de négocier des exceptions si celles-ci sont excessives, ne sont pas dans l'intérêt du district, entraînent des coûts excessifs pour le district ou risquent d'avoir un impact négatif sur les contraintes de temps existantes.

En cas d'adjudication multiple, la DSP se réserve le droit de négocier des exceptions aux conditions générales en fonction de l'entreprise qui a obtenu le moins ou le plus d'exceptions. Les contrats peuvent entrer en vigueur à l'issue des négociations.

Questions

Toutes les questions, interprétations ou clarifications relatives à cet appel d'offres doivent être soumises par courriel à Stefb@provo.edu et sont soumises à la date limite de soumission des questions avant le 16 mai 2019 à 16h00. Si un proposant détecte une divergence, un conflit, une omission ou une autre erreur dans ces documents, il doit en informer le district par courriel Stefb@provo.edu par écrit pour demander une clarification ou une modification des documents de l'appel d'offres. Les clarifications, interprétations et réponses seront publiées dans le FPR et seront considérées comme des addenda à la demande initiale.

Tout addenda soumis avant la date limite de soumission fera partie intégrante de cet appel d'offres et toute information requise devra être incluse dans votre soumission. Aucun employé du Provo City School District, membre du conseil d'administration ou membre du comité d'évaluation ne doit être contacté au sujet de cet appel d'offres au cours de la procédure de sélection. Le non-respect de cette exigence peut entraîner la disqualification du candidat.

Discussions avec les proposants (présentation orale)

Une présentation orale d'un proposant visant à clarifier une proposition peut être exigée à la seule discrétion de la DSP. Toutefois, la DSP peut attribuer un contrat sur la base des propositions initiales reçues sans discussion avec le soumissionnaire. Si des présentations orales sont requises, elles seront programmées après la soumission des propositions. Les présentations orales seront effectuées aux frais du soumissionnaire.

Informations protégées

La loi sur l'accès et la gestion des dossiers du gouvernement (GRAMA), Utah Code Ann, sous-section 63G-2-305, stipule en partie que :

Les documents suivants sont protégés s'ils sont correctement classés par une entité gouvernementale :

  • les secrets d'affaires tels que définis à la section 13-24-2 si la personne qui soumet le secret d'affaires a fourni à l'entité gouvernementale les informations spécifiées à la section 63G-2-309 (Business Confidentiality Claims) ;
  • des informations commerciales ou des informations financières non individuelles obtenues auprès d'une personne si
    • la divulgation de l'information pourrait raisonnablement entraîner un préjudice concurrentiel déloyal pour la personne ayant fourni l'information ou compromettre la capacité de l'entité gouvernementale à obtenir l'information nécessaire à l'avenir ;
    • la personne qui soumet l'information a plus intérêt à en interdire l'accès que le public à l'obtenir ; et
    • la personne qui soumet les informations a fourni à l'entité gouvernementale les informations spécifiées à la section 63G-2-309 ;
  • les documents dont la divulgation porterait atteinte aux procédures de passation des marchés publics ou donnerait un avantage déloyal à toute personne proposant de conclure un contrat ou un accord avec une entité gouvernementale, étant entendu que la présente sous-section ne restreint pas le droit d'une personne de consulter les offres soumises à ou par une entité gouvernementale après la clôture de l'appel d'offres ; .... La GRAMA prévoit que les secrets d'affaires, les informations commerciales ou les informations financières non individuelles peuvent être protégés en soumettant une demande de confidentialité commerciale.

Pour protéger les informations faisant l'objet d'une déclaration de confidentialité commerciale, le proposant doit

  1. fournir une déclaration écrite de confidentialité commerciale au moment où les informations (proposition) sont fournies à la DSP, et
  2. Inclure un exposé concis des motifs justifiant la demande de secret des affaires (sous-section 63G-2-309(1)).
  3. Soumettez une copie électronique "expurgée" (excluant les informations protégées) de votre réponse à la proposition. La copie doit porter clairement la mention "Version expurgée".

Une déclaration de confidentialité commerciale peut être appropriée pour des informations telles que les listes de clients et les états financiers non publics. Les éléments relatifs aux prix et aux services peuvent ne pas être protégés.

Une proposition entière ne peut pas être identifiée comme "PROTÉGÉE", "CONFIDENTIELLE" ou "PROPRIÉTAIRE" et peut être considérée comme non recevable si elle est marquée comme telle.

Pour garantir la protection des informations, vous devez inclure toutes les informations protégées dans l'onglet E - Informations protégées de la réponse à l'appel d'offres. Toute information protégée incorporée dans d'autres sections de la réponse à l'offre peut entraîner la divulgation de données sans qu'il y ait faute de la part du district.

Tous les documents soumis deviennent la propriété de la DSP. Les documents peuvent être évalués par toute personne désignée par la DSP pour faire partie du comité d'évaluation des propositions. Les documents soumis ne peuvent être renvoyés qu'à la discrétion de la DSP.

Exigences spécifiques en matière de soumission

TAB A : Formulaire d'appel d'offres

  • Le formulaire d'appel d'offres du district scolaire de Provo City complété et signé.

TAB B : Profil de l'entreprise

  • Fournir une vue d'ensemble de l'expertise générale, de l'expérience et de l'approche du cabinet d'avocats en ce qui concerne l'étendue des services décrits dans le présent appel d'offres.
  • Démontrer l'expérience des transactions d'obligations d'obligation générale auxquelles votre cabinet a participé au cours des cinq dernières années, en particulier dans le domaine de l'enseignement public de la maternelle à la terminale, et pour lesquelles votre cabinet a rendu un avis juridique approbateur et sans réserve.

TAB C : Qualifications des avocats

  • Une liste des avocats de votre cabinet qui agiront en tant que conseillers en matière de cautionnement, ainsi qu'un bref profil des antécédents et de l'expérience de chacun d'entre eux.
  • Cela inclut les transactions d'obligations d'obligations générales émises précédemment.

TAB D : Références

  • Fournir les noms d'un minimum de trois (3) et d'un maximum de cinq (5) clients qui peuvent être contactés et pour lesquels des services comparables aux services énumérés dans le présent appel d'offres ont été fournis.

Onglet E : Informations protégées

  • Inclure toute information jugée privée ou confidentielle, ainsi que la déclaration de confidentialité des affaires. Il est entendu que la DSP est libre d'accepter ou de rejeter toute information fournie dans cette section comme étant confidentielle.

Taxes proposées (enveloppe séparée)

Les coûts seront évalués indépendamment de la proposition technique. Veuillez énumérer tous les coûts sur le formulaire de proposition de coûts ci-joint (annexe B) et n'en fournir qu'une (1) copie dans une enveloppe séparée de la partie technique de la proposition.

Le District, par l'intermédiaire de son administrateur, négociera avec le cabinet sélectionné au début d'un projet de financement particulier afin de déterminer des honoraires raisonnables pour le travail de conseil en obligations dans le cadre de ce projet. Cette convention d'honoraires peut être révisée (à la hausse ou à la baisse) d'un commun accord au cours de la transaction afin de refléter des changements imprévus dans le niveau de travail initialement envisagé. Le district se réserve le droit de choisir un autre conseil s'il ne parvient pas à s'entendre avec le cabinet sélectionné sur des honoraires raisonnables pour un projet de financement obligataire particulier. Tous les prix et honoraires doivent être exprimés en dollars américains.

L'inclusion de toute donnée relative aux coûts ou aux prix dans la proposition technique peut avoir pour conséquence que votre proposition soit jugée irrecevable.

Critères d'évaluation des propositions

Un comité évaluera les propositions en fonction des critères pondérés suivants. Chaque domaine des critères d'évaluation doit être traité en détail dans la proposition.

Poids - Critères d'évaluation

  • 5 % - Réactivité et exhaustivité de la réponse
  • 30 % - Expérience en entreprise
  • 30 % - Qualifications des avocats
  • 15 % - Références
  • 20 % - Proposition de coût

Toutes les propositions en réponse à cet appel d'offres seront évaluées conformément au Code et aux règles de passation des marchés de l'Utah, à la politique du Provo City School District et aux critères d'évaluation établis dans cet appel d'offres. La DSP se réserve le droit de rejeter tout ou partie des soumissions, ou de renoncer à toute formalité ou technicité dans une soumission, dans le meilleur intérêt de l'arrondissement scolaire de Provo City.

Attribution du contrat

Le contrat sera attribué au(x) candidat(s) dont la proposition est la plus avantageuse pour le district, en tenant compte du prix et des autres facteurs d'évaluation énoncés dans le présent appel d'offres. Le PSD se réserve le droit d'attribuer le contrat à un (des) soumissionnaire(s) techniquement qualifié(s) et moins cher(s) dans le cas où l'offre la mieux notée s'avérerait ne pas être la meilleure pour le District, sur la base d'une analyse coût-bénéfice. Bien que le district scolaire de Provo City ait l'intention de procéder à cette nomination, cet appel d'offres n'oblige pas le district scolaire de Provo City à conclure un contrat.

Mise à jour 23 mai 2019 : Les services de conseil en obligations ont été attribués à Gilmore Bell

Shauna Sprunger
  • Coordinateur de la communication
  • Shauna Sprunger
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