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Aufforderung zur Angebotsabgabe: Bond Counsel Dienstleistungen

Die Antworten müssen bis zum:

MAI 20, 2019 2:00 PM MDT

Abteilung Einkauf

Provo Stadtschulbezirk

280 W 940 N

Provo, UT 84088-4601

Zweck der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen (RFP)

Der Provo City School District (PSD) bittet um Angebote von qualifizierten Firmen, die als Anleiheberater für den PSD Board of Education für die Ausgabe von Anleihen (General Obligation Bonds) bis zur Anleihenwahl im November 2019 tätig werden sollen. Diese Ausschreibung soll interessierten Bietern ausreichende Grundinformationen für die Einreichung von Vorschlägen liefern, die den Mindestanforderungen entsprechen. Sie soll jedoch nicht den Inhalt eines Vorschlags einschränken oder relevante oder wesentliche Daten ausschließen. Es steht den Bietern frei und sie werden ermutigt, die Spezifikationen zu erweitern, um die Leistungsfähigkeit der Dienste im Rahmen einer Vereinbarung nachzuweisen.

Hintergrund

Der Provo City School District wurde 1898 gegründet und bietet Grund- und Sekundarschulunterricht (K-12) für etwa 16.000 Schüler an. Der Bezirk liegt in Utah County und versorgt die Schüler in der Stadt Provo. Der Bezirk betreibt derzeit drei High Schools, zwei Middle Schools und 13 Grundschulen sowie eine Online-K-12-Schule. In Provo gibt es nicht viele verfügbare Grundstücke für den Bau von Häusern, daher ist das Wachstum der Schulen des Bezirks minimal.

Ausstellende Stelle und RFP-Referenznummer

Die PSD-Einkaufsabteilung ist die ausstellende Stelle für dieses Dokument und alle sich darauf beziehenden Nachträge im Namen des Board of Education. Die Referenznummer für die Transaktion lautet Ausschreibung #1520-430. Auf diese Nummer ist in allen Angeboten, im Schriftverkehr und in den Unterlagen zu dieser Ausschreibung Bezug zu nehmen.

Qualifikationen des Unternehmens

  1. Eine Liste der Anwälte Ihrer Kanzlei, die als Bond Counsel fungieren werden, sowie ein kurzes Profil des Hintergrunds und der Erfahrung jedes Anwalts.
  2. Eine Liste der allgemeinen Obligationsanleihe-Transaktionen, an denen Ihre Kanzlei in den letzten fünf Jahren mitgewirkt hat, insbesondere im Bereich des öffentlichen Schulwesens von der ersten bis zur zwölften Klasse, und für die Ihre Kanzlei ein genehmigendes, uneingeschränktes Rechtsgutachten abgegeben hat.
  3. Die Kosten für die Dienstleistungen Ihrer Kanzlei für die rechtliche Vertretung des Provo City School District bei der Ausgabe von allgemeinen Obligationsanleihen und damit verbundenen Angelegenheiten.
  4. Die Kontaktdaten von mindestens drei öffentlichen Einrichtungen, für die Ihr Unternehmen Dienstleistungen erbracht hat, die den in dieser Ausschreibung geforderten entsprechen.

Einreichung Ihres Vorschlags

Mit der Einreichung eines Vorschlags im Rahmen dieser Ausschreibung erkennt der Antragsteller an, dass die Anforderungen, der Arbeitsumfang und das Bewertungsverfahren, die in der Ausschreibung dargelegt sind, fair, gerecht und nicht unangemessen restriktiv sind und dass er sie verstanden und akzeptiert hat. Ausnahmen vom Inhalt der Ausschreibung müssen vor Ablauf der Frist für die Einreichung des Vorschlags beim Hauptverantwortlichen für das Beschaffungswesen beanstandet werden.

Die Antworten auf die Vorschläge müssen bis zum 20. Mai 2019 um 14:00 Uhr MEZ beim Chief Procurement Officer, Tina Fluehe, 280 W 940 N Provo, UT 84604, eingehen. Vorschläge, die nach diesem Termin eingehen, gelten als verspätet und können nicht berücksichtigt werden.

Die bevorzugte Methode zur Einreichung eines Vorschlags ist die versiegelte Einreichung und die Abgabe von drei (5) Kopien in Papierform für den Bewertungsausschuss. Vorschläge, die nach Ablauf der Frist eingehen, gelten als verspätet und können nicht mehr berücksichtigt werden. Per Fax oder E-Mail eingereichte Erklärungen sind nicht zulässig und werden nicht als gültige Antwort des Antragstellers gewertet.

Die Kosten werden unabhängig vom technischen Vorschlag bewertet und sind daher getrennt vom technischen Vorschlag einzureichen. Werden die Kosten nicht getrennt eingereicht, kann Ihr Vorschlag als nicht antragsberechtigt eingestuft werden. Die Aufnahme von Kosten- oder Preisangaben in den technischen Vorschlag kann ebenfalls dazu führen, dass Ihr Vorschlag als nicht antragsberechtigt eingestuft wird.

Vorschlagskalender

Es wird davon ausgegangen, dass der folgende Zeitplan eingehalten wird:

  • 6. Mai 2019 Ausschreibung ausgeschrieben
  • 16. Mai 2019 Fragen bis 17:00 Uhr
  • 20. Mai 2019 Einreichung der Vorschläge bis 14:00 Uhr
  • 23. Mai 2019 Erste Bewertung der Vorschläge. Der Distrikt kann formale schriftliche Klarstellungen zu jedem Punkt verlangen.
  • Mögliche Gespräche mit den Finalisten in den Büros des Provo City School District
  • 11. Juni 2019 Empfehlung an den Bildungsrat zur Genehmigung.

Bedingungen der Vereinbarung

Die Laufzeit der Vereinbarung beträgt fünf (5) Jahre und beginnt etwa im Juni 2019. Sie kann jährlich um vier aufeinanderfolgende einjährige Laufzeiten verlängert werden, wenn der Bezirk und die erfolgreiche Anwaltskanzlei dies vereinbaren. Der Provo City School District behält sich das Recht vor, diese Vereinbarung mit einer Frist von sechzig (60) Tagen schriftlich zu kündigen.

Preisgarantiezeit

Alle Preise müssen für die gesamte Laufzeit des Vertrags garantiert werden. Nach Ablauf der Garantiezeit muss jeder Antrag auf Preisanpassung für eine gleich lange Garantiezeit erfolgen und mindestens 30 Tage vor dem Inkrafttreten eingereicht werden.

Allgemeine Vertragsbedingungen

Jeder Vertrag, der sich aus dieser Ausschreibung ergibt, enthält die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des PSD (siehe Anhang), ist aber nicht darauf beschränkt. Von Ausnahmen und/oder Ergänzungen zu den PSD-Standardbedingungen wird dringend abgeraten. Ausnahmen und Ergänzungen zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen müssen zusammen mit dem Angebot eingereicht werden. Ausnahmen, Ergänzungen, Dienstleistungsvereinbarungen usw., die nach dem Datum und der Uhrzeit für den Eingang der Vorschläge eingereicht werden, können nicht berücksichtigt werden. Website-URLs oder Informationen über Website-URLs dürfen in der Ausschreibung nicht verlangt und nicht zusammen mit einem Angebot eingereicht werden. URLs, die einem Vorschlag beigefügt sind, können dazu führen, dass der Vorschlag als unzureichend abgelehnt wird. URLs dürfen auch nicht in den endgültigen Vertragsunterlagen enthalten sein. PSD behält sich das Recht vor, Verhandlungen über Ausnahmen abzulehnen, wenn die Ausnahmen übermäßig sind, nicht im Interesse des Distrikts liegen, zu übermäßigen Kosten für den Distrikt führen oder sich negativ auf bestehende Zeitvorgaben auswirken könnten.

Bei einer Mehrfachvergabe behält sich PSD das Recht vor, Ausnahmen von den Bedingungen auszuhandeln, je nachdem, welches Unternehmen die wenigsten oder die meisten Ausnahmen in Anspruch nimmt. Die Verträge können nach Abschluss der Verhandlungen in Kraft treten.

Fragen

Alle Fragen, Auslegungen oder Klarstellungen zu dieser Ausschreibung sind per E-Mail an Stefb@provo.edu zu übermitteln und unterliegen der Frist für die Einreichung von Fragen vor dem 16. Mai 2019 um 16:00 Uhr. Falls ein Antragsteller eine Unstimmigkeit, einen Konflikt, eine Auslassung oder einen anderen Fehler in diesen Dokumenten entdeckt, muss er den Distrikt per E-Mail Stefb@provo.edu schriftlich benachrichtigen, um eine Klärung oder Änderung der Ausschreibungsunterlagen zu beantragen. Klarstellungen, Interpretationen und Antworten werden im RPF veröffentlicht und gelten als Ergänzungen zur ursprünglichen Anfrage.

Alle Nachträge, die vor Ablauf der Einreichungsfrist eingereicht werden, werden Teil dieser Ausschreibung und alle erforderlichen Informationen sind in Ihrer Einreichung enthalten. Während des Auswahlverfahrens darf kein anderer als ein Mitarbeiter des Provo City School District, ein Vorstandsmitglied oder ein Mitglied des Bewertungsausschusses bezüglich dieser Ausschreibung kontaktiert werden. Die Nichteinhaltung dieser Anforderung kann zur Disqualifikation führen.

Gespräche mit den Antragstellern (mündliche Präsentation)

Nach alleinigem Ermessen des PSD kann eine mündliche Präsentation des Vorschlags durch den Antragsteller zur Erläuterung des Vorschlags verlangt werden. Das PSD kann jedoch einen Auftrag auf der Grundlage der eingegangenen Erstvorschläge ohne Erörterung mit dem Antragsteller erteilen. Falls mündliche Präsentationen erforderlich sind, werden sie nach der Einreichung der Vorschläge angesetzt. Mündliche Präsentationen werden auf Kosten des Antragstellers durchgeführt.

Geschützte Informationen

Der Government Records Access and Management Act (GRAMA), Utah Code Ann, Subsection 63G-2-305, sieht unter anderem Folgendes vor:

Die folgenden Unterlagen sind geschützt, wenn sie von einer staatlichen Stelle ordnungsgemäß klassifiziert wurden:

  • Geschäftsgeheimnisse im Sinne von Abschnitt 13-24-2, wenn die Person, die das Geschäftsgeheimnis vorlegt, der staatlichen Stelle die in Abschnitt 63G-2-309 (Ansprüche auf Geschäftsgeheimnisse) genannten Informationen zur Verfügung gestellt hat;
  • Geschäftsinformationen oder nicht-individuelle Finanzinformationen, die von einer Person erhalten wurden, wenn:
    • die Offenlegung der Informationen nach vernünftigem Ermessen zu einem unlauteren Wettbewerbsnachteil für die Person führen könnte, die die Informationen vorlegt, oder die Fähigkeit der staatlichen Stelle beeinträchtigen würde, die erforderlichen Informationen in Zukunft zu erhalten;
    • die Person, die die Informationen vorlegt, hat ein größeres Interesse daran, den Zugang zu verweigern, als die Öffentlichkeit daran, Zugang zu erhalten; und
    • die Person, die die Informationen vorlegt, hat der staatlichen Stelle die in Abschnitt 63G-2-309 genannten Informationen zur Verfügung gestellt;
  • Aufzeichnungen, deren Offenlegung das staatliche Beschaffungsverfahren beeinträchtigen oder einer Person, die einen Vertrag oder eine Vereinbarung mit einer staatlichen Stelle abzuschließen beabsichtigt, einen unlauteren Vorteil verschaffen würde, mit der Ausnahme, dass dieser Unterabschnitt nicht das Recht einer Person einschränkt, Angebote einzusehen, die bei oder von einer staatlichen Stelle eingereicht wurden, nachdem die Ausschreibung abgeschlossen wurde; .... GRAMA sieht vor, dass Geschäftsgeheimnisse, kommerzielle Informationen oder nicht-individuelle finanzielle Informationen durch die Einreichung eines Antrags auf Geschäftsgeheimnis geschützt werden können.

Um Informationen im Rahmen einer Vertraulichkeitserklärung zu schützen, muss der Antragsteller:

  1. eine schriftliche Vertraulichkeitserklärung zum Zeitpunkt der Übermittlung der Informationen (des Angebots) an PSD vorlegen und
  2. Fügen Sie eine kurze Begründung für den Antrag auf Wahrung des Geschäftsgeheimnisses bei (Subsection 63G-2-309(1)).
  3. Reichen Sie eine elektronische, "geschwärzte" (geschützte Informationen ausgenommen) Kopie Ihrer Angebotsantwort ein. Die Kopie muss deutlich mit dem Vermerk "Redigierte Version" gekennzeichnet sein.

Eine Vertraulichkeitserklärung kann für Informationen wie Kundenlisten und nicht öffentliche Jahresabschlüsse angemessen sein. Preis- und Dienstleistungselemente sind möglicherweise nicht geschützt.

Ein gesamter Vorschlag darf nicht als "GESCHÜTZT", "VERTRAULICH" oder "GEHEIM" gekennzeichnet sein und kann als nicht antragsberechtigt betrachtet werden, wenn er als solcher gekennzeichnet ist.

Um den Schutz der Informationen zu gewährleisten, müssen Sie alle geschützten Informationen in Register E - Geschützte Informationen der Angebotsantwort aufnehmen. Alle geschützten Informationen, die in anderen Abschnitten der Angebotsantwort enthalten sind, können zur Freigabe von Daten führen, ohne dass der Distrikt dafür verantwortlich ist.

Alle eingereichten Unterlagen gehen in das Eigentum des PSD über. Die Materialien können von jeder Person bewertet werden, die von PSD als Mitglied des Vorschlagsbewertungsausschusses bestimmt wird. Eingereichte Materialien können nur auf Wunsch von PSD zurückgeschickt werden.

Spezifische Anforderungen für die Einreichung

TAB A: RFP-Formular

  • Das ausgefüllte und unterzeichnete Formular für die Angebotsanfrage des Provo City School District.

TAB B: Firmenprofil

  • Geben Sie einen Überblick über das allgemeine Fachwissen, die Erfahrung und die Herangehensweise der Anwaltskanzlei an die Erbringung der in dieser Ausschreibung beschriebenen Dienstleistungen.
  • Weisen Sie nach, dass Ihre Kanzlei in den letzten fünf Jahren an Transaktionen mit allgemeinen Obligationsanleihen mitgewirkt hat, insbesondere im Bereich des öffentlichen Bildungswesens von der ersten bis zur zwölften Klasse, für die Ihre Kanzlei ein genehmigendes und uneingeschränktes Rechtsgutachten erstellt hat.

TAB C: Anwaltsqualifikationen

  • Eine Liste der Anwälte Ihrer Kanzlei, die als Bond Counsel fungieren werden, sowie ein kurzes Profil des Hintergrunds und der Erfahrung jedes Anwalts.
  • Dazu gehören auch Transaktionen von zuvor ausgegebenen Obligationsanleihen.

TAB D: Referenzen

  • Geben Sie die Namen von mindestens drei (3) und höchstens fünf (5) Kunden an, die kontaktiert werden können und für die Dienstleistungen erbracht wurden, die in ihrem Umfang mit den in dieser Ausschreibung aufgeführten Dienstleistungen vergleichbar sind.

TAB E: Geschützte Informationen

  • Geben Sie alle Informationen an, die als privat oder vertraulich gelten, sowie den Anspruch auf Geschäftsgeheimnis. Verstehen Sie, dass es im Ermessen und der Entscheidung von PSD liegt, die in diesem Abschnitt angegebenen Informationen als vertraulich zu akzeptieren oder abzulehnen.

Vorgeschlagene Gebühren (separater Umschlag)

Die Kosten werden unabhängig vom technischen Vorschlag bewertet. Bitte führen Sie alle Kosten auf dem beigefügten Kostenvorschlagsformular (Schema B) auf und legen Sie nur ein (1) Exemplar in einem vom technischen Teil des Vorschlags getrennten Umschlag vor.

Der Distrikt wird über seinen Business Administrator mit der ausgewählten Firma zu Beginn eines bestimmten Finanzierungsprojekts verhandeln, um ein angemessenes Honorar für die Arbeit des Anleiheberaters für dieses Projekt festzulegen. Diese Honorarvereinbarung kann im Laufe der Transaktion im gegenseitigen Einvernehmen geändert werden (nach oben oder unten), um unvorhergesehene Änderungen des ursprünglich geplanten Arbeitsumfangs zu berücksichtigen. Der Distrikt behält sich das Recht vor, einen anderen Rechtsberater auszuwählen, wenn er sich mit der ausgewählten Firma nicht auf ein angemessenes Honorar für ein bestimmtes Anleihefinanzierungsprojekt einigen kann. Alle Preise und Gebühren müssen in US-Dollar angegeben werden.

Die Aufnahme von Kosten- oder Preisangaben in den technischen Vorschlag kann dazu führen, dass Ihr Vorschlag als nicht antragsberechtigt eingestuft wird.

Kriterien für die Bewertung von Vorschlägen

Ein Ausschuss wird die Vorschläge anhand der folgenden gewichteten Kriterien bewerten. Jeder Bereich der Bewertungskriterien muss in dem Vorschlag ausführlich behandelt werden.

Gewicht - Bewertungskriterien

  • 5 % - Reaktionsfähigkeit und Vollständigkeit der Antworten
  • 30 % - Firmenerfahrung
  • 30 % - Anwaltsqualifikationen
  • 15 % - Referenzen
  • 20 % - Kostenvoranschlag

Alle Angebote, die auf diese Ausschreibung eingehen, werden in Übereinstimmung mit dem Utah Procurement Code and Rules, der Provo City School District Policy und den in dieser Ausschreibung festgelegten Bewertungskriterien bewertet. PSD behält sich das Recht vor, einzelne oder alle eingereichten Angebote abzulehnen oder im Interesse des Provo City School District auf Formalitäten oder Formalitäten in den eingereichten Angeboten zu verzichten.

Auftragsvergabe

Der Zuschlag erfolgt an den/die Antragsteller, dessen/deren Angebot unter Berücksichtigung des Preises und der anderen in dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe genannten Bewertungsfaktoren für den Distrikt am günstigsten ist. PSD behält sich das Recht vor, den Auftrag an einen technisch qualifizierten, kostengünstigeren Anbieter zu vergeben, falls das Angebot mit der höchsten Punktzahl auf der Grundlage einer Kosten-Nutzen-Analyse nicht den besten Wert für den Bezirk darstellt. Obwohl es die Absicht des Provo City School District ist, mit dieser Ernennung fortzufahren, verpflichtet diese Ausschreibung den Provo City School District nicht dazu, einen Vertrag abzuschließen.

Update 23. Mai 2019: Gilmore Bell erhält den Zuschlag für Anleiheberatungsdienste

Shauna Sprunger
  • Koordinatorin für Kommunikation
  • Shauna Sprunger
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