Ultima modifica: 4 ottobre 2024

Politica n. 6210: Acquisti

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Scopo

Lo scopo della politica degli acquisti del Provo City School District è quello di acquisire beni e servizi in modo efficiente ed economico:

• Assistere il Distretto nel raggiungimento della sua missione e dei suoi obiettivi.
• Tutela l'integrità dei dipendenti del distretto
• Tutela l'integrità del distretto
• Proteggere il patrimonio del distretto

Questa politica ha lo scopo di delineare le linee guida generali per gli acquisti, al fine di indirizzare i dipendenti del distretto nell'acquisizione di beni e servizi. Tali linee guida sono:

1. Il distretto scolastico di Provo City si atterrà alle leggi statali e federali vigenti in materia di acquisti e utilizzerà un processo di approvvigionamento standard delineato nella politica e nella procedura.
2. Tutti i contratti e gli acquisti di beni e servizi di importo pari o superiore a $50.000 richiedono l'approvazione preventiva del Consiglio scolastico del Provo City School District.
   • Eccezioni:
     •  Spese specificatamente indicate per progetto nel bilancio formalmente adottato dal Consiglio scolastico del Provo City School District.
     • Le normali spese operative in corso, come le utenze, gli acquisti di cibo/forniture per il programma di ristorazione, le spese relative agli stipendi, che fanno parte di un bilancio formalmente adottato.
3. Sia il richiedente che il supervisore diretto autorizzato, o il supervisore facente funzione in caso di assenza del supervisore diretto autorizzato, devono firmare la richiesta.
4. Le richieste dell'amministratore aziendale e del sovrintendente sono approvate dal presidente del consiglio.
5. Tutti i contratti che creano una responsabilità per il distretto devono essere esaminati e firmati dall'Amministratore commerciale o da un suo delegato.
6. Le situazioni che minacciano la vita, la salute, la sicurezza o la proprietà sono considerate situazioni di emergenza. Le situazioni di emergenza richiedono una risoluzione immediata. Se non è possibile ottenere un'autorizzazione adeguata, i dipendenti del distretto sono autorizzati a rimuovere il pericolo immediato per la vita, la salute, la sicurezza o la proprietà nel modo più economico possibile. L'autorizzazione deve essere ottenuta entro il giorno lavorativo successivo.
7. È severamente vietato l'acquisto di beni e servizi con fondi distrettuali per uso o guadagno personale. Ciò include l'uso della carta di credito personale per ricevere "punti" o "miglia".
8. Tutti i compensi dei dipendenti devono essere elaborati attraverso il sistema di buste paga.
9. Tutti gli appalti seguiranno il processo di approvvigionamento standard con le seguenti eccezioni:
   • Acquisizione o cessione di una proprietà immobiliare o di un interesse in una proprietà immobiliare, compreso un contratto di locazione di una proprietà immobiliare.
   • Contratti di lavoro o contratti collettivi di lavoro
   • Acquisizione di un articolo da un'altra entità pubblica (Stato o qualsiasi altra entità governativa all'interno dello Stato che spende fondi pubblici).
   • Sovvenzioni (ad eccezione di quanto specificamente previsto dalla politica)
   • Assumere un mediatore, un arbitro o un membro del collegio arbitrale per partecipare alle iniziative di risoluzione delle controversie del distretto.
   • Approvvigionamento da fonte unica
   • Costi transitori/migliori interessi
   • Estensione del contratto
   • Contratto di prova
   • Approvvigionamento di emergenza
10. Il Distretto scolastico della città di Provo implementerà procedure in conformità con questa politica che coprono, ma non sono limitate a:
    • Documentazione adeguata delle transazioni
    • Protezione dei dipendenti e dei beni
    • Formazione su politiche e procedure per i dipendenti
11. Il Provo City School District seguirà inoltre le procedure di appalto previste dalla legge e stabilite dallo Utah State Procurement Code 63G-6a.

Il responsabile degli acquisti del Distretto è l'Amministratore commerciale o un suo delegato.

Il responsabile degli appalti ha l'autorità di

• Gestire e supervisionare qualsiasi appalto per garantire, per quanto possibile, che i contribuenti ricevano il miglior valore.
• Preparare ed emettere specifiche standard per gli articoli di approvvigionamento.
• Rivedere i contratti, coordinare la conformità dei contratti, condurre audit sui contratti e approvare gli ordini di modifica.

In qualsiasi fase della procedura di appalto, se si stabilisce che un appalto del Distretto non è conforme allo Utah Procurement Code o alle normative vigenti, il Funzionario responsabile degli appalti può correggere, modificare o annullare l'appalto.

Se, in qualsiasi momento durante la durata di un contratto assegnato dal Distretto, il Funzionario responsabile degli appalti stabilisce che il contratto non è conforme allo Utah Procurement Code o alle normative vigenti, il Funzionario responsabile degli appalti può correggere o modificare il contratto per renderlo conforme o annullare il contratto, dopo aver consultato un consulente legale, se il Funzionario responsabile degli appalti stabilisce che la correzione, la modifica o l'annullamento del contratto sono nell'interesse del distretto.

Riferimenti legali

• Codice dello Stato dello Utah 63G-6a
• Codice amministrativo dello Utah R33

Approvato dal Consiglio d'istruzione

• 10 settembre 2024                

Rivisto

•  1 luglio 2011
•  13 dicembre 2016
• 10 settembre 2024

Procedure e moduli

• 6210 Procedura 1 Acquisti
• 6210 Procedura 2 Approvvigionamento per la nutrizione infantile
• 6210 Modulo 1 Registrazione del giornale
• 6210 Modulo 2 Richiesta di denaro in contanti
• 6210 Modulo 3 Richiesta di pagamento della fattura
• 6210 Modulo 4 Giustificazione di fonte unica
• 6210 Modulo 5 Conflitto di interessi
• 6210 Modulo 6 Richiesta di acquisto
• 6210 Modulo 7 Ordine di modifica
• 6210 Modulo 8 Riconciliazione della carta di credito della Zions Bank
• 6210 Modulo 9 Carta acquisti Busta di controllo mensile
• 6210 Modulo 10 Ricevuta mancante
• 6210 Modulo 11 Richiesta di spesa per la scuola
• 6210 Modulo 12 Preventivo di spesa