Última modificación: 13 de noviembre de 2023

6210 Compras

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Propósito

El propósito de la política de compras del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo es adquirir bienes y servicios de una manera eficiente y rentable que:

• Ayuda al Distrito a cumplir su misión y sus objetivos
• Protege la integridad de los empleados del distrito
• Protege la integridad del Distrito
• Protege los activos del Distrito

Esta política tiene por objeto esbozar las directrices generales de compra para orientar a los empleados del distrito en la adquisición de bienes y servicios. Estas directrices son:

1. El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo cumplirá con las leyes de compras estatales y federales aplicables.
2. Todos los contratos y compras de bienes y servicios de $50.000 o más requieren la aprobación previa del Consejo de Educación del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo. Excepciones:
   • Gastos específicamente denominados por proyecto en el presupuesto adoptado formalmente por el Consejo de Educación del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo.
   • Gastos de funcionamiento normales en curso, como servicios públicos, compras de alimentos/suministros del programa de servicios alimentarios, gastos relacionados con las nóminas, que forman parte de un presupuesto adoptado formalmente.
3. Tanto el solicitante como el supervisor inmediato autorizado, o el supervisor en funciones en ausencia del supervisor inmediato autorizado, deben firmar la solicitud.
4. Las solicitudes del administrador de la empresa y del superintendente son aprobadas por el presidente de la junta.
5. Todos los contratos que crean una responsabilidad para el Distrito deben ser revisados y firmados por el Administrador de Empresas o su designado.
6. Las situaciones que amenazan la vida, la salud, la seguridad o la propiedad se consideran situaciones de emergencia. Las situaciones de emergencia requieren una resolución rápida. Si no es posible obtener la debida autorización, los empleados del distrito están autorizados a eliminar la amenaza inmediata a la vida, la salud, la seguridad o la propiedad de la manera más rentable posible. La debida autorización debe obtenerse a más tardar el siguiente día hábil.
7. Las compras de bienes y servicios con fondos del distrito para uso o beneficio personal están estrictamente prohibidas. Esto incluye el uso de la tarjeta de crédito personal con el fin de recibir "puntos" o "millas".
8. Todas las retribuciones de los empleados deben procesarse a través del sistema de nóminas.
9. El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo implementará procedimientos de conformidad con esta política que cubren pero no se limitan a:
   • Documentación adecuada de las transacciones
   • Protección de empleados y activos
   • Formación sobre políticas y procedimientos para los empleados
10. El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo también seguirá los procedimientos de adquisición requeridos por la ley y establecidos en el Código de Adquisiciones del Estado de Utah 63G-6a.

Referencias legales

• Código del Estado de Utah 63G-6a

Aprobado por la Junta Directiva de Educación:

• Revisado: 1 de julio de 2011
• 13 de diciembre de 2016

Procedimientos y formularios

• 6210 Procedimiento 1 Compras
• 6210 Procedimiento 2 Adquisición de alimentos para niños
• 6210 Formulario 1 Asiento
• 6210 Formulario 2 Solicitud de caja chica
• 6210 Formulario 3 Solicitud de pago de facturas
• 6210 Formulario 4 Justificación de fuente única
• 6210 Formulario 5 Conflicto de intereses
• 6210 Formulario 6 Requisición de compra
• 6210 Formulario 7 Orden de cambio
• 6210 Formulario 8 Conciliación de tarjetas de crédito del Zions Bank
• 6210 Formulario 9 Tarjeta de adquisición Lista de comprobación mensual Sobre
• 6210 Formulario 10 Recibo faltante
• 6210 Formulario 11 Solicitud de gastos escolares
• 6210 Formulario 12 Presupuesto de gastos