Ultima modifica: 4 ottobre 2024

6210 Procedura 1 Acquisto / Pagamento

Scarica 6210 Procedure di acquisto/pagamento

I. Selezione del fornitore

Requisiti per i preventivi e le offerte
- Per gli acquisti di articoli singoli pari o superiori a $5.000 sono necessari almeno due preventivi scritti.
- Se una transazione totale è pari o superiore a $10.000 (indipendentemente dal costo del singolo articolo), sono necessari due preventivi scritti prima dell'acquisto. Qualsiasi transazione pari o superiore a $10.000 deve essere inserita in Linq prima dell'acquisto.
- Gli acquisti di articoli singoli pari o superiori a $5.000 richiedono un minimo di due preventivi scritti e devono essere inseriti in Linq per l'approvazione. I Servizi commerciali forniranno assistenza se necessario. (Ad eccezione del Dipartimento di Nutrizione infantile, che deve ottenere preventivi per qualsiasi articolo superiore a $10.000).
- I nuovi acquisti di articoli singoli superiori a $50.000 richiedono tre preventivi scritti e l'approvazione del Consiglio. Gli articoli superiori a $50.000 approvati dal Consiglio di amministrazione durante la procedura di bilancio non richiedono un'ulteriore approvazione per l'acquisto. I preventivi e l'approvazione devono essere documentati prima dell'acquisto o della firma del contratto. I Servizi aziendali forniranno assistenza per ottenere i preventivi, se necessario. Le richieste devono essere inserite in Linq per l'approvazione.
- Gli acquisti superiori a $80.000 richiedono un'offerta/preventivo sigillato, che deve essere elaborato dai Servizi aziendali e approvato dal Consiglio di amministrazione.
- Gli acquisti non possono essere artificiosamente suddivisi per eludere la politica o le procedure di acquisto in base al codice degli acquisti e alle norme statali.
- Vedere la parte IV per gli acquisti che richiedono contratti.
Selezione/assegnazione del fornitore
- Il codice degli appalti dello Stato dello Utah richiede l'offerta più bassa da parte di fornitori qualificati/preselezionati, a meno che non sia giustificato l'uso di un fornitore con un prezzo più alto. Le eccezioni al codice degli appalti devono essere approvate dai Servizi aziendali.
- Per "aggiudicazione" si intende l'identificazione e la selezione di un fornitore che, una volta soddisfatta l'indagine di due diligence del distretto, può stipulare un contratto con il distretto a seguito di una procedura di appalto standard o di un'eccezione consentita. Se non diversamente specificato nei documenti di sollecitazione o nella documentazione di eccezione, l'aggiudicazione o l'avviso di aggiudicazione non crea o costituisce un contratto vincolante fino a quando il contratto risultante non è stato completamente eseguito da tutte le parti e dalle autorità di approvazione, o la documentazione dell'ordine di acquisto non è stata firmata e consegnata al fornitore aggiudicatario.
- Il distretto può utilizzare i contratti statali per la selezione dei fornitori a tutti i livelli senza ulteriori offerte. Gli standard federali per la nutrizione infantile richiedono comunque offerte aggiuntive, indipendentemente dallo stato dei contratti statali.
- I dipendenti che acquistano forniture o servizi per il Provo City School District non possono chiedere o ricevere alcun pagamento o guadagno personale da venditori o fornitori.
- Le giustificazioni di fonte unica sono concesse raramente e devono essere richieste per iscritto per ottenere l'approvazione del distretto acquisti. È necessario compilare il modulo 6210 F4 per la giustificazione della fonte unica.
- Gli acquisti per il programma di nutrizione infantile del distretto scolastico di Provo devono essere conformi ai requisiti del Buy American Provision. Vedi sotto
  - La sezione 104(d) del William F. Goodling Child Nutrition Reauthorization Act del 1998 (Public Law 105-336) ha aggiunto una disposizione, la sezione 12(n) alla NSLA (42 USC 1760(n)), che richiede alle autorità per la ristorazione scolastica (SFA) di acquistare, nella massima misura possibile, prodotti o materie prime nazionali. La sezione 12(n) della NSLA definisce "prodotti nazionali" un prodotto agricolo prodotto negli Stati Uniti e un prodotto alimentare trasformato negli Stati Uniti utilizzando sostanzialmente prodotti agricoli prodotti negli Stati Uniti. "Sostanzialmente" significa oltre 51% di prodotti americani. Pertanto, oltre 51% del prodotto finale trasformato (in peso o in volume) deve essere costituito da prodotti agricoli coltivati in patria. Pertanto, per gli alimenti non trasformati, le materie prime agricole devono essere nazionali e per gli alimenti trasformati devono essere trasformati a livello nazionale utilizzando componenti alimentari agricoli nazionali che comprendono oltre 51% di prodotti coltivati a livello nazionale, in peso o in volume. La componente alimentare del prodotto è considerata la commodity agricola. Per "componente alimentare" si intende uno dei gruppi di alimenti che compongono i pasti rimborsabili. Le componenti alimentari sono: carne/alternativi della carne, cereali, verdure, frutta e latte fluido. I prodotti trasformati devono contenere oltre 51% di componenti alimentari, in peso o volume, di origine statunitense. I prodotti provenienti da Guam, Samoa Americane, Isole Vergini, Porto Rico e Isole Marianne Settentrionali sono consentiti da questa disposizione in quanto territori degli Stati Uniti. La disposizione Buy American (7 CFR 210.21(d)) è uno degli standard di approvvigionamento che gli SFA devono rispettare quando acquistano prodotti alimentari commerciali serviti nei programmi di ristorazione scolastica.
  - Ai fini della conformità e dell'audizione, l'SFA richiederà per iscritto al fornitore (cioè al produttore o al distributore) informazioni specifiche sulla percentuale di contenuto statunitense in qualsiasi prodotto finale trasformato, al fine di documentare la percentuale nazionale (è richiesta una certificazione scritta che descriva il contenuto nazionale della componente agroalimentare delle materie prime e dei prodotti), nonché fatture e ricevute di consegna che identifichino il Paese di origine come gli Stati Uniti o i suoi territori e, nel caso di un prodotto non nazionale, un'eccezione limitata. Le eccezioni limitate sono eccezioni limitate alla disposizione che consentono l'acquisto di prodotti non conformi allo standard "nazionale" (non nazionali) in circostanze in cui l'uso di prodotti nazionali non è realmente praticabile. Prima di utilizzare un'eccezione, si prenderanno in considerazione le alternative all'acquisto di prodotti alimentari non nazionali. Le eccezioni limitate saranno utilizzate come ultima risorsa. Le eccezioni alla disposizione sono: 1) il prodotto non è prodotto o fabbricato negli Stati Uniti in quantità sufficienti e ragionevolmente disponibili e di qualità soddisfacente; oppure 2) le offerte competitive rivelano che i costi di un prodotto statunitense sono significativamente più elevati rispetto al prodotto non nazionale.
  - Il provvedimento Buy American sostiene le aziende locali e le piccole imprese. L'utilizzo di prodotti alimentari provenienti da fonti locali sostiene gli agricoltori locali e offre scelte sane ai bambini nei programmi di ristorazione scolastica, sostenendo al contempo l'economia locale. L'obbligo di rispettare la clausola Buy American favorisce inoltre gli SFA che lavorano con aziende locali, piccole, minoritarie e femminili, come richiesto dai regolamenti federali (2 CFR 200.321). Devono essere adottate misure positive per garantire che vengano utilizzate, quando possibile, piccole imprese, minoranze e donne. Le misure positive comprendono: 1) l'inserimento di piccole imprese, minoranze e donne qualificate nelle liste di sollecitazione; 2) l'assicurazione che le piccole imprese, le minoranze e le donne siano sollecitate ogni volta che sono fonti potenziali; 3) l'utilizzo dei servizi e dell'assistenza, come appropriato, di organizzazioni quali la Small Business Administration e la Minority Business Development Agency del Dipartimento del Commercio.
Conflitto di interessi
- In caso di possibile conflitto di interessi, tutte le selezioni dei fornitori devono essere effettuate tramite i Servizi aziendali e deve essere presentato il modulo 6210 F5 sul conflitto di interessi.
Considerazioni sul budget
- L'approvazione degli acquisti è subordinata alla disponibilità di bilancio. Gli acquisti che superano il budget disponibile saranno restituiti al richiedente.
Ordini
- Le proposte di offerta e/o le approvazioni sono necessarie per i seguenti progetti:
  - Richiesta di acquisto - (può essere presentata in qualsiasi $ in Alio)
  - Carte d'acquisto (p-card) - Vedi politica/procedura 6215.
Debarbazione
- Il Funzionario responsabile degli appalti può escludere una persona per motivi di lavoro dall'aggiudicazione di contratti per un massimo di tre anni o sospenderla dall'aggiudicazione di contratti se vi è motivo di ritenere che la persona abbia intrapreso attività che potrebbero portare all'esclusione. La sospensione non può durare più di tre mesi, a meno che non sia stata emessa un'accusa per un reato che causerebbe l'interdizione.
  - Le cause di esclusione includono:
    - condanna per un reato penale in relazione all'ottenimento o al tentativo di ottenere un contratto o un subcontratto pubblico o privato o all'esecuzione di un contratto o un subcontratto pubblico o privato
    - condanna ai sensi delle leggi statali o federali per appropriazione indebita, furto, contraffazione, corruzione, falsificazione o distruzione di documenti, ricettazione o qualsiasi altro reato che indichi una mancanza di integrità o onestà commerciale che influisca attualmente, seriamente e direttamente sulla responsabilità come appaltatore per il distretto
    - condanna ai sensi degli statuti antitrust statali o federali
    - mancata esecuzione, senza giusta causa, dei termini del contratto
    - una violazione del Codice degli appalti o delle politiche del Distretto in materia di appalti.
    - qualsiasi altra causa che il Funzionario responsabile degli appalti ritenga così grave e impellente da influire sulla responsabilità come appaltatore per il distretto, compreso l'addebito da parte di un altro ente governativo
- Il distretto può prendere in considerazione qualsiasi causa di esclusione come base per determinare che una persona che risponde a una sollecitazione non è responsabile, indipendentemente da qualsiasi sforzo o procedimento per l'esclusione o la sospensione della persona e anche se il distretto non sceglie di chiedere l'esclusione o la sospensione.
- Le offerte, le proposte o le altre candidature ricevute da persone sospese, escluse o altrimenti non ammissibili alla data di scadenza per la ricezione delle offerte, delle proposte o delle altre candidature saranno respinte dal distretto.
- Una persona con un pegno fiscale in sospeso nello Stato non può presentare un preventivo, un'offerta o un'offerta al distretto, né può stipulare un contratto per la fornitura di un articolo al distretto. Tuttavia, se il responsabile distrettuale degli acquisti ritiene che ciò sia nell'interesse del distretto, quest'ultimo può concedere un'eccezione a tale divieto per un preventivo, un'offerta o un contratto specifico e particolare. Il distretto può rifiutare i preventivi, le offerte o i contratti presentati in violazione di questo divieto.
Preferenze
- Il Distretto, per tutti gli appalti, darà una preferenza reciproca agli offerenti che offrono articoli di approvvigionamento prodotti, fabbricati, estratti, coltivati o eseguiti nello Utah ("articoli dello Utah") rispetto agli offerenti che offrono articoli di approvvigionamento prodotti, fabbricati, estratti, coltivati o eseguiti in qualsiasi stato che dia o richieda una preferenza per gli articoli di approvvigionamento prodotti, fabbricati, estratti, coltivati o eseguiti in quello stato ("articoli preferiti al di fuori dello stato"). L'importo della preferenza reciproca sarà pari all'importo della preferenza applicata dall'altro Stato per quel particolare articolo di approvvigionamento. Per ricevere la preferenza reciproca ai sensi della presente sezione, l'offerente deve certificare nell'offerta che gli articoli offerti sono articoli dello Utah. In assenza di tale certificazione sull'offerta, si rinuncia alla preferenza reciproca.
- Se l'offerente responsabile che ha presentato l'offerta più bassa offre articoli preferiti al di fuori dello Stato e se un altro offerente responsabile ha presentato un'offerta rispondente che offre articoli dello Utah e, con il beneficio della preferenza reciproca, l'offerta dell'altro offerente è uguale o inferiore all'offerta originariamente più bassa, il distretto (1) notificherà all'offerente di articoli dello Utah che l'offerente si qualifica come offerente preferito e (2) effettuerà l'acquisto dall'offerente preferito se l'offerente accetta, per iscritto, di soddisfare l'offerta più bassa entro 72 ore dalla notifica. Il distretto deve includere il prezzo esatto presentato dall'offerente più basso nell'avviso all'offerente preferito. Il distretto non può stipulare un contratto con nessun altro offerente per l'acquisto prima che siano trascorse 72 ore dall'avviso all'offerente preferito. Se c'è più di un offerente preferito, il distretto aggiudicherà il contratto all'offerente preferito disposto a presentare l'offerta più bassa in origine. Se ci sono due o più offerenti preferiti ugualmente bassi, il distretto si atterrà alle regole della Commissione per gli appalti per determinare quale offerente debba aggiudicarsi il contratto.
- Questa sezione non si applica se l'applicazione della sezione potrebbe compromettere il ricevimento di fondi federali.
- Un "appaltatore residente" è una persona, una società di persone, un'impresa o un'altra entità commerciale che ha la sua sede principale nello Utah o che impiega lavoratori residenti in questo Stato, se disponibili, e che stava svolgendo la sua attività alla data in cui le offerte per l'appalto pubblico sono state sollecitate per la prima volta.
- Nell'aggiudicazione dei contratti di costruzione, il distretto concederà a un appaltatore residente una preferenza reciproca rispetto a un appaltatore non residente di qualsiasi Stato che dia o richieda una preferenza agli appaltatori di quello Stato. L'importo della preferenza reciproca sarà pari all'importo della preferenza applicata dallo Stato dell'appaltatore non residente. Per ricevere la preferenza reciproca ai sensi della presente sezione, l'offerente deve certificare nell'offerta che si qualifica come appaltatore residente. In assenza di tale certificazione sull'offerta, si rinuncia alla preferenza reciproca.
- Se l'appaltatore responsabile che ha presentato l'offerta più bassa è un appaltatore non residente e ha una sede principale in uno Stato che dà o richiede una preferenza agli appaltatori di quello Stato, e se anche un appaltatore residente responsabile ha presentato un'offerta rispondente e, con il beneficio della preferenza reciproca, l'offerta dell'appaltatore residente è pari o inferiore all'offerta originariamente più bassa, il Distretto notificherà all'appaltatore residente che si qualifica come appaltatore residente preferenziale e assegnerà il contratto all'appaltatore residente se quest'ultimo accetta, per iscritto, di soddisfare l'offerta più bassa entro 72 ore dalla notifica dello status di appaltatore residente preferenziale. L'avviso del distretto deve includere il prezzo esatto presentato dall'offerente più basso. Il distretto non può stipulare un contratto con nessun altro offerente per la costruzione fino a quando non siano trascorse 72 ore dall'avviso all'appaltatore residente preferito. Se c'è più di un appaltatore residente preferito, il distretto aggiudicherà il contratto all'appaltatore residente preferito disposto a presentare l'offerta più bassa. Se ci sono due o più appaltatori residenti preferiti ugualmente bassi, il distretto si atterrà alle regole della Commissione per gli appalti per determinare quale offerente debba aggiudicarsi il contratto.
- Questa sezione non si applica se l'applicazione della sezione potrebbe compromettere il ricevimento di fondi federali.
- Né la preferenza per i prodotti dello Utah né la preferenza per gli appaltatori residenti nello Utah si applicano nella misura in cui sono in conflitto con i requisiti federali relativi a un appalto che comporta la spesa di assistenza federale, fondi di contratti federali o fondi di partecipazione finanziaria federale.

II. Richiesta di proposte (RFP), richiesta di informazioni (RFI), richiesta di dichiarazione di qualifiche (RFQ)

Le procedure di appalto supplementari possono essere utilizzate per coadiuvare il processo di appalto standard. Nell'ambito della politica distrettuale, l'RFP, l'RFI o l'RFQ vengono generalmente utilizzati quando l'importo dell'acquisto di un articolo o di un progetto supera $80.000. I servizi personali non sono soggetti a queste disposizioni, ma possono essere utilizzati per selezionare nuovi fornitori.
Il personale distrettuale fornirà ai Servizi Commerciali informazioni e specifiche su ogni richiesta presentata. Ogni specifica deve essere redatta con l'obiettivo di descrivere chiaramente i requisiti del distretto e di incoraggiare la concorrenza e deve sottolineare i criteri funzionali o di prestazione necessari per soddisfare le esigenze del distretto.
Una persona con un conflitto di interessi, o che prevede di rispondere alla proposta, non può partecipare alla stesura delle specifiche o essere dipendente di un'organizzazione che presenta una risposta alla sollecitazione.
Il sito delle offerte dello Stato dello Utah sarà utilizzato per pubblicare, raccogliere ed esaminare le informazioni presentate dai potenziali fornitori. Gli annunci saranno inseriti anche nel sito web principale del distretto. Gli annunci devono essere disponibili per almeno sette (7) giorni prima della data di scadenza per la presentazione delle risposte.
Il distretto può fornire un avviso individuale ai potenziali venditori dopo l'inizio dell'affissione pubblica.
Il distretto può annullare una gara d'appalto o rifiutare le offerte e le proposte, in tutto o in parte, se ciò è nell'interesse del distretto. Le ragioni dell'annullamento o del rifiuto saranno inserite nel fascicolo del contratto e saranno disponibili per la consultazione pubblica. In seguito all'annullamento, il distretto dovrà sollecitare nuovamente le risposte o ritirare la richiesta per l'articolo in questione.
Il distretto può rifiutare una risposta a una sollecitazione se viola un requisito della sollecitazione, se viene presentata dopo la scadenza o se non soddisfa i criteri di risposta. Il distretto può rifiutare le risposte alle sollecitazioni se il fornitore che le presenta non è responsabile, se viola il codice degli appalti o i regolamenti, se ha assunto una condotta non etica, se è soggetto a un vincolo fiscale in sospeso o se un cambiamento nelle circostanze del fornitore avrebbe indotto il distretto a rifiutare la risposta. Anche i fornitori che non hanno firmato i documenti di acquisto applicabili possono essere respinti dopo 90 giorni. Se il fornitore viene respinto, il distretto gli fornirà una motivazione scritta.
Una sollecitazione può essere annullata dopo l'apertura delle risposte ma prima dell'aggiudicazione quando il distretto stabilisce per iscritto che sussiste una delle seguenti circostanze:
- L'ambito di lavoro o altri requisiti contenuti nei documenti di sollecitazione non sono stati soddisfatti da nessuna persona e tutte le risposte alla sollecitazione sono state ritenute non rispondenti o non responsabili.
- Si è verificata un'infrazione al codice, alle regole o alla politica.
- Nella richiesta sono state citate specifiche o requisiti inadeguati, errati o ambigui.
- Le specifiche della richiesta sono state o devono essere riviste.
- L'oggetto dell'appalto non è più necessario.
- L'invito non prevedeva la considerazione di tutti i fattori di costo per il distretto, come il costo del trasporto, delle garanzie, dell'assistenza e della manutenzione.
- Le risposte alla sollecitazione ricevute dimostrano che le esigenze del distretto possono essere soddisfatte da un articolo meno costoso rispetto a quello della sollecitazione.
- Tutte le risposte alla sollecitazione altrimenti accettabili ricevute sono a un processo irragionevole, oppure viene ricevuta una sola risposta alla sollecitazione e il funzionario addetto all'approvvigionamento non può determinare la ragionevolezza del prezzo dell'offerta o della proposta di costo.
- Altri motivi specificati nel codice statale (Titolo 63G, Capitolo 6a, Utah Procurement Code) o nella norma amministrativa.
- Altre circostanze ritenute ragionevoli dal funzionario responsabile dell'approvvigionamento.
- L'annullamento non può essere utilizzato per indirizzare un contratto a un fornitore favorito o per rendere idoneo all'aggiudicazione di un contratto per lo stesso articolo un fornitore precedentemente squalificato o respinto in una sollecitazione.
Il distretto può consentire la correzione di un errore irrilevante in una sollecitazione rispondente, comprese le firme mancanti, i riconoscimenti degli addendum, le copie mancanti delle licenze professionali, gli errori tipografici, gli errori derivanti da un'imprecisione nella sollecitazione e altri errori irrilevanti. Il distretto richiederà che le correzioni siano effettuate per iscritto e stabilirà una scadenza per la correzione.
Il distretto può richiedere per iscritto a un venditore di chiarire le informazioni contenute in una sollecitazione rispondente o di fornire ulteriori informazioni che il distretto ritiene necessarie per determinare la fattibilità della risposta. Il distretto deve stabilire e far rispettare una scadenza per la presentazione delle informazioni.
Le offerte migliori e finali sono ammesse solo nel processo RFP.
Una richiesta di informazioni può riguardare un'ampia gamma di informazioni, tra cui disponibilità, orari, standard e pratiche, specifiche, formazione, nuove tecnologie, capacità dei fornitori e soluzioni alternative. Una richiesta di informazioni non è una procedura di appalto e non può essere utilizzata per negoziare le tariffe, stipulare un contratto o determinare l'ammissibilità dell'appalto.
- Le informazioni presentate con una richiesta di informazioni sono considerate informazioni "protette" ai sensi della legge sull'accesso e la gestione dei documenti governativi dello Utah. I potenziali rispondenti devono fornire una dichiarazione scritta di riservatezza aziendale e una concisa motivazione a sostegno di tale richiesta.

III. Approvazioni di acquisto/pagamento

Tutti gli acquisti/pagamenti richiedono l'approvazione di due dipendenti del distretto. Tutte le richieste di fornitori devono essere inserite in Linq.

Meno di $5.000 per un singolo articolo e transazione totale non superiore a $9.999
- Non sono richieste offerte. (La nutrizione infantile deve ottenere due preventivi per qualsiasi cifra superiore a $3.500).
Acquisti di singoli articoli pari o superiori a $5.000 o una transazione totale pari o superiore a $10.000
Sono necessari due preventivi scritti. Le richieste devono essere inserite in Linq per l'approvazione. Gli acquisti da fornitori che non accettano ordini di acquisto devono essere effettuati dai Servizi aziendali dopo aver ottenuto i preventivi. (Con l'eccezione del Dipartimento di Nutrizione infantile che deve ottenere preventivi per qualsiasi cosa superiore a $3.500).$50.000+
- Nuovi acquisti o progetti di singoli articoli
- Deve essere presentato al Consiglio d'istruzione per l'approvazione, a meno che non sia stato approvato durante il processo di bilancio.
- Firma preventiva del preside, del direttore, del membro del consiglio distrettuale o del sovrintendente o del suo sostituto in caso di assenza.
- Firma preventiva dell'amministratore aziendale.
- Firma preventiva del sovrintendente.
- Gli acquisti di singoli articoli o i progetti superiori a $50.000 richiedono un minimo di tre preventivi scritti e devono essere inseriti in Linq dopo l'approvazione del Consiglio. I Servizi aziendali forniranno assistenza per l'acquisizione di offerte, se necessario.
- Gli acquisti di singoli articoli o i progetti superiori a $80.000 richiedono un'offerta/preventivo sigillato, che deve essere elaborato dai Servizi aziendali.
Aggiunte, miglioramenti e modifiche agli edifici
- Previa approvazione del Comitato per le strutture di capitale
- Approvazione preventiva del Consiglio di amministrazione per tutti i progetti con un costo totale superiore a $50.000.
- I progetti non possono essere artificiosamente suddivisi per eludere la politica o le procedure di acquisto.
Vedi Politica sugli appalti edili 6212.Soglie di approvazione
- Le richieste superiori a $20.000 richiedono l'approvazione del sovrintendente e dell'amministratore aziendale.
- Le richieste per singoli articoli superiori a $50.000 richiedono l'approvazione del Consiglio di amministrazione.

IV. Richieste di acquisto e ordini di acquisto

Selezionare un fornitore (vedere la sezione I)
- Se il fornitore non è presente in Linq, è necessario presentare un W-9 ai Servizi aziendali distrettuali per poterlo inserire in Linq.
Effettuare un ordine
- La richiesta deve essere inserita in Linq. Le offerte richieste devono essere conservate insieme alla documentazione di acquisto e scansionate in Archivio al momento della creazione dell'ordine di acquisto.
- Il personale della scuola/del dipartimento invia l'ordine di acquisto al fornitore per l'ordinazione.
Ricezione di ordini di acquisto
- Il ricevitore:
  - Aprire pacchi e scatole quando vengono consegnati.
  - Controllare il contenuto per verificare la quantità corretta, i danni e i corretti articoli spediti.
  - Comunicare al fornitore eventuali carenze, eccedenze, articoli non corretti o danneggiati.
  - Ricevere l'ordine di acquisto in Linq.
  - Timbrare la fattura con il "timbro della contabilità" o scrivere le informazioni richieste sulla fattura (ordine di acquisto, data di ricezione, numero del fornitore).
  - Scansionare la fattura e inserirla in Linq Archive nella cartella Unfiled.
  - La contabilità elaborerà la fattura per il pagamento, a meno che il pagamento non venga effettuato tramite il conto corrente della scuola.

V. Contratti

Contatti
- Se lo scopo dell'acquisto richiede la stipula di un contratto, di un contratto di locazione o di un altro accordo legalmente vincolante, una copia del contratto DEVE essere firmata dall'amministratore aziendale, compresi gli addendum.
- TUTTI i contratti software DEVONO avere un Accordo di non divulgazione firmato dal fornitore allegato al contratto, vedi 6210 F10.

Vedere la politica 6220 per i contratti di servizi personali/consulenti.

VI. Ordine di modifica

Qualsiasi modifica agli ordini di acquisto o ai contratti che comporti un aumento dei costi deve essere approvata ed elaborata dai Servizi aziendali prima di qualsiasi modifica del contratto, della consegna o dell'accettazione di merci aggiuntive o dell'inizio di lavori aggiuntivi.

VII. Metodi di pagamento del distretto

Contabilità fornitori
- Il metodo di pagamento preferito per qualsiasi acquisto con fattura è il conto corrente della scuola o del distretto.
- La contabilità fornitori paga tutti gli ordini di acquisto del distretto e gli importi fatturati.
- Tutte le fatture ricevute relative a un ordine di acquisto del distretto;
  - Verifica e ricezione degli articoli in Linq.
  - Timbrare la fattura con il "timbro della contabilità" o scrivere le informazioni richieste sulla fattura.
  - Scansionare la fattura e l'eventuale documentazione dell'offerta e allegarla in Linq Archive nella cartella Unfiled.
  - La contabilità provvederà a elaborare la fattura per il pagamento.
- I controlli settimanali vengono effettuati il mercoledì. Le fatture ricevute entro il venerdì saranno elaborate la settimana successiva.
- Rimborso per i dipendenti
  - Tutti i rimborsi dei dipendenti devono avere una preapprovazione documentata. Le richieste devono essere inserite in Linq per l'approvazione appropriata e il pagamento con la regolare esecuzione degli assegni. Il pagamento verrà depositato sul conto principale del dipendente utilizzato per le buste paga.
Carte d'acquisto (US Bank p-cards) (vedi 6211 P1)
Caselle di modifica
- Caselle di modifica del distretto
  - La cassetta degli spiccioli è disponibile nell'ufficio del cassiere del distretto e deve essere utilizzata per i fondi di avviamento della fiera del libro e per altre esigenze scolastiche. Le scuole elementari devono ottenere i fondi per l'avviamento dai Servizi commerciali.
  - La cassetta degli spiccioli deve essere conservata in un luogo sicuro.
  - I rimborsi dei dipendenti devono essere effettuati tramite la contabilità fornitori.
- Scatole di cambio della scuola secondaria
  - I soldi in contanti possono essere conservati dall'UFFICIO PRINCIPALE delle scuole secondarie per usi vari e devono rispettare quanto segue:
    - Tutti i fondi e gli importi di cassa devono essere approvati dai Servizi aziendali.
    - Le cassette degli spiccioli non devono contenere più denaro del necessario per le attività in corso.
    - Non può essere utilizzato per ricevere denaro per servizi forniti o per effettuare acquisti.
    - La contabilizzazione deve avvenire su base intermedia con una riconciliazione mensile.
    - Deve essere conservato in un luogo sicuro/chiuso a chiave.
    - I dipendenti che ritirano le cassette degli spiccioli devono verificare l'importo iniziale del contante e fornire una riconciliazione al momento della restituzione. Gli importi superiori al totale iniziale devono essere depositati nel conto corretto e il totale originale deve essere rimesso in cassaforte.

VIII. Pagamenti del conto scolastico

Tutti i fondi ricevuti da raccolte fondi, tasse studentesche, ecc. devono essere depositati sul conto corrente autorizzato della scuola.
Le scuole sono autorizzate a creare un solo conto corrente scolastico e l'amministratore aziendale deve essere nominato come intestatario del conto.
Possono essere emesse carte di debito scolastiche prelevate dal conto corrente della scuola. Le carte di debito scolastiche seguono le procedure e le politiche di acquisto del distretto.
La scuola non può aprire altri conti correnti, conti di addebito o conti finanziari.
Il conto corrente della scuola deve essere utilizzato solo per pagare gli acquisti scolastici che devono essere imputati al bilancio della scuola. È necessario seguire le procedure distrettuali di pagamento e di selezione dei fornitori.
Prima di procedere all'acquisto è necessaria una pre-approvazione.
Le richieste possono essere inserite in Linq per l'approvazione e il pagamento.

IX. Pagamenti dei dipendenti

Compensi dei dipendenti - Tutti i compensi dei dipendenti in contanti devono essere elaborati attraverso il sistema di buste paga. Le carte regalo date per lavoro aggiuntivo o riconoscimento, indipendentemente dall'importo, saranno tassate attraverso il sistema di buste paga il mese successivo alla consegna della carta regalo.
Rimborsi ai dipendenti (escluse le trasferte)
- Con le carte d'acquisto aggiuntive fornite, i rimborsi dei dipendenti non dovrebbero essere necessari. Nel caso in cui una carta d'acquisto non funzionasse o si verificassero altre situazioni, i rimborsi dei dipendenti dovrebbero essere piccoli e poco frequenti (circa $50). Eventuali eccezioni devono essere approvate dai Servizi aziendali.
- I dipendenti che acquistano articoli e chiedono il rimborso devono ricevere un'autorizzazione scritta dal proprio direttore prima di effettuare l'acquisto. La prova dell'autorizzazione deve essere allegata alla richiesta di rimborso.
- I rimborsi devono essere completati entro 30 giorni dall'acquisto. I rimborsi non saranno effettuati per gli articoli che non sono conformi alla politica del benessere (vedere la Politica 3401).
- Gli insegnanti non devono chiedere rimborsi fino a quando il denaro per le forniture agli insegnanti non è stato completamente speso. Le ricevute dei fondi spesi per il rifornimento degli insegnanti devono essere presentate alla segreteria prima di effettuare i rimborsi.