pular navegação

Última modificação: novembro 13, 2023

6210 Procedimento 1 Compras

Download 6210 Procedimentos de compra/pagamento

I. Seleção do fornecedor

A. Requisitos de cotação e proposta

  • As compras de um único item igual ou superior a $5.000 exigem um mínimo de duas cotações por escrito.
  •  Se uma transação total for igual ou superior a $10.000 (independentemente do custo de um único item), serão necessárias duas cotações por escrito antes da compra. Qualquer transação igual ou superior a $10.000 deverá ser registrada no Linq antes da compra.
  •  As compras de um único item igual ou superior a $5.000 exigem um mínimo de duas cotações por escrito e devem ser inseridas no Linq para aprovação. Os Serviços de Negócios ajudarão, se necessário. (Com exceção do Child Nutrition Department, que deve obter cotações para qualquer item acima de $10.000).
  • Novas compras de um único item acima de $50.000 exigem três cotações por escrito e aprovação da diretoria. Itens acima de $50.000 aprovados pela diretoria durante o processo orçamentário não requerem aprovação adicional para compra. As cotações e a aprovação devem ser documentadas antes que a compra seja feita ou o contrato seja assinado. Os Serviços de Negócios ajudarão a obter cotações, se necessário. As requisições devem ser inseridas no Linq para aprovação.
  • As compras acima de $80.000 exigem uma proposta/RFP selada, que deve ser processada pelos Serviços de Negócios e aprovada pela diretoria.
  • As compras não podem ser divididas artificialmente para burlar a política ou os procedimentos de compra de acordo com o código e a regra de compras do estado
  • Consulte a parte IV para compras que exigem contratos.

B. Seleção do fornecedor

  • O Código de Aquisições do Estado de Utah exige a oferta mais baixa de fornecedores qualificados/pré-selecionados, a menos que o uso de um fornecedor com preço mais alto seja justificado. As exceções ao código de compras devem ser aprovadas pelo Business Services.
  • O distrito pode usar contratos estaduais para a seleção de fornecedores em todos os níveis sem licitações adicionais. Os padrões federais de nutrição infantil ainda exigem licitações adicionais, independentemente do status do contrato estadual.
  • Os funcionários que estiverem comprando suprimentos ou serviços para o Distrito Escolar Municipal de Provo não podem pedir ou receber qualquer pagamento ou ganho pessoal de vendedores ou fornecedores.
  • As justificativas de fonte única não são concedidas com frequência e devem ser solicitadas por escrito para aprovação de compras do distrito. O formulário de justificativa de fonte única 6210 F4 deve ser preenchido.
  • As compras para o Programa de Nutrição Infantil do Distrito Escolar da Cidade de Provo devem estar em conformidade com os requisitos da cláusula Buy American. Veja abaixo
    •  A Seção 104(d) da Lei de Reautorização da Nutrição Infantil William F. Goodling de 1998 (Lei Pública 105-336) acrescentou uma cláusula, a Seção 12(n) à NSLA (42 USC 1760(n)), exigindo que as autoridades de alimentação escolar (SFAs) comprem, na medida do possível, produtos ou commodities nacionais. A seção 12(n) da NSLA define "commodity ou produto nacional" como uma commodity agrícola produzida nos EUA e um produto alimentício processado nos EUA que utiliza substancialmente commodities agrícolas produzidas nos EUA. Portanto, mais de 51% do produto final processado (em peso ou volume) deve consistir em commodities agrícolas cultivadas no país. Assim, para os alimentos não processados, as commodities agrícolas devem ser nacionais e, para os alimentos processados, devem ser processados internamente usando componentes de alimentos agrícolas nacionais que sejam compostos por mais de 51% de itens cultivados internamente, em peso ou volume. O componente alimentar do produto é considerado a commodity agrícola. "Componente alimentar" significa um dos grupos de alimentos que compõem as refeições reembolsáveis. Os componentes alimentares são: carnes/alternativos de carne, grãos, vegetais, frutas e leite fluido. Os produtos processados devem conter mais de 51% do componente alimentar do produto, em peso ou volume, de origem americana. Os produtos de Guam, Samoa Americana, Ilhas Virgens, Porto Rico e Ilhas Marianas do Norte são permitidos de acordo com essa cláusula como territórios dos EUA. A cláusula Buy American (7 CFR 210.21(d)) é um dos padrões de aquisição que as SFAs devem cumprir ao comprar produtos alimentícios comerciais servidos nos programas de alimentação escolar.
    • Para fins de conformidade e auditoria, a SFA exigirá, por escrito, do fornecedor (ou seja, fabricante ou distribuidor) informações específicas sobre a porcentagem de conteúdo dos EUA em qualquer produto final processado para documentar a porcentagem nacional (é necessária uma certificação por escrito descrevendo o conteúdo nacional do componente de alimentos agrícolas de commodities e produtos) e faturas e recibos de entrega que identifiquem o país de origem como sendo os EUA ou seus territórios e, no caso de um produto não nacional, uma exceção limitada. As exceções limitadas são exceções limitadas à disposição que permitem a compra de produtos que não atendem ao padrão "doméstico" (não doméstico) em circunstâncias em que o uso de produtos domésticos não é realmente praticável. Antes de utilizar uma exceção, serão consideradas alternativas para a compra de produtos alimentícios não domésticos. Exceções limitadas serão usadas como último recurso. As exceções a essa disposição são: 1) O produto não é produzido ou fabricado nos EUA em quantidades suficientes e razoavelmente disponíveis de qualidade satisfatória; ou 2) Licitações competitivas revelam que os custos de um produto dos EUA são significativamente mais altos do que o produto não nacional.
    • A cláusula Buy American apóia empresas locais e pequenas. O uso de produtos alimentícios de fontes locais apoia os agricultores locais e oferece opções saudáveis para as crianças nos programas de merenda escolar, além de apoiar a economia local. A exigência de conformidade com a cláusula Buy American também apoia as SFAs que trabalham com empresas locais ou pequenas, minoritárias e de propriedade de mulheres, conforme exigido pelos regulamentos federais (2 CFR 200.321). Medidas afirmativas devem ser tomadas para garantir que pequenas empresas, minorias e empresas de propriedade de mulheres sejam usadas sempre que possível. As medidas afirmativas incluem: 1) Colocar pequenas empresas, empresas de minorias e empresas de propriedade de mulheres qualificadas nas listas de solicitações; 2) Garantir que pequenas empresas, empresas de minorias e empresas de propriedade de mulheres sejam solicitadas sempre que forem fontes potenciais; e 3) Usar os serviços e a assistência, conforme apropriado, de organizações como a Small Business Administration e a Minority Business Development Agency do Department of Commerce.

C. Conflito de interesses

  • Quando houver um possível conflito de interesses, todas as seleções de fornecedores devem ser feitas por meio do Business Services e um Formulário de Conflito de Interesses 6210 F5 deve ser enviado.

D. Considerações orçamentárias

  • A aprovação das compras dependerá do orçamento disponível. As compras acima do orçamento disponível serão devolvidas ao solicitante.

E. Colocação de pedidos

  • As propostas e/ou aprovações de licitação são necessárias para o seguinte:
    • Solicitação de compra - (pode ser enviada em qualquer $ no Alio)
    • Cartões de compra (p-cards) - Consulte a política/procedimento 6215.

II. Aprovações de compra/pagamento

Todas as compras/pagamentos exigem a aprovação de dois funcionários do distrito. Todas as requisições para fornecedores devem ser registradas no Linq.

A. Menos de $5.000 para um único item e a transação total não excede $9.999

  • Não são necessárias propostas. (A nutrição infantil deve obter duas cotações para qualquer coisa acima de $3.500).

B. Compras de um único item iguais ou superiores a $5.000 ou uma transação total igual ou superior a $10.000

C. São necessários dois orçamentos por escrito.

As requisições devem ser inseridas no Linq para aprovação. As compras de fornecedores que não aceitam ordens de compra devem ser feitas pelos Serviços de Negócios após a obtenção de cotações. (Com exceção do Departamento de Nutrição Infantil, que deve obter cotações para qualquer coisa acima de $3.500).$50.000+

  • Novas compras ou projetos de um único item
  • Deve ser apresentado ao Conselho de Educação para aprovação, a menos que a aprovação tenha sido obtida durante o processo orçamentário.
  • Assinatura prévia do diretor, diretor, membro do conselho distrital ou superintendente adequado ou de seu substituto interino em sua ausência.
  • Assinatura prévia do administrador da empresa.
  •  Assinatura prévia do superintendente.
  •  As compras de um único item ou projetos acima de $50.000 exigem um mínimo de três cotações por escrito e devem ser inseridas no Linq após a aprovação da diretoria. Os Serviços de Negócios ajudarão na aquisição de propostas quando necessário.
  • Compras de um único item ou projetos acima de $80.000 exigem uma proposta/RFP selada, que deve ser processada pelos Serviços de Negócios.

D. Acréscimos, melhorias e modificações de edifícios

  • Aprovação prévia do Comitê de Instalações de Capital
  • Aprovação prévia da diretoria para todos os projetos com custo total superior a $50.000.
  • Os projetos não podem ser divididos artificialmente para burlar a política ou os procedimentos de compras.

E. Consulte a Política de Aquisição de Construção 6212.Limites de Aprovação

  • Requisições acima de $20.000 requerem aprovação do superintendente e do administrador de negócios.
  • Requisições de itens individuais acima de $50.000 requerem aprovação da diretoria.

III. Requisições de compra e pedidos de compra

A. Selecione um fornecedor (consulte a Seção I)

  • Se o fornecedor não estiver no Linq, um W-9 deverá ser enviado ao District Business Services para ser inserido no Linq.

B. Colocação de um pedido

  • A requisição deve ser inserida no Linq. As propostas necessárias devem ser mantidas com a documentação de compra e digitalizadas no Archive quando o pedido de compra for criado.
  • A equipe da escola/departamento enviará o pedido de compra ao fornecedor.

C. Recebimento de pedidos de compra

  • O receptor irá:
    • Abrir pacotes e caixas quando eles forem entregues.
    • Verifique o conteúdo quanto à quantidade correta, danos e itens corretos enviados.
    • Notificar o fornecedor sobre faltas, excessos, itens incorretos ou itens danificados.
    • Receber o pedido de compra no Linq.
    • Carimbe a fatura com o "Carimbo do Contas a Pagar" ou escreva as informações necessárias na fatura (pedido de compra, data de recebimento, número do fornecedor).
    • Digitalize a fatura e coloque-a no Linq Archive, na pasta Não arquivada
    • O Accounts Payable processará a fatura para pagamento, a menos que o pagamento seja feito pela conta corrente da escola.

IV. Contratos

A. Contatos

  • Se a finalidade da compra exigir a celebração de um contrato, contrato de arrendamento ou outro acordo legalmente vinculativo, uma cópia do contrato DEVE ser assinada pelo Administrador de Empresas, incluindo adendos.
  • TODOS os contratos de software DEVEM ter um Acordo de Não Divulgação assinado pelo fornecedor anexado como parte do contrato, consulte 6210 F10.

Consulte a política 6220 para contratos de serviços pessoais/consultores.

V. Pedido de alteração

  • Qualquer alteração em pedidos de compra ou contratos que aumente o custo deve ser aprovada e processada pelos Serviços de Negócios antes de qualquer alteração no contrato, entrega ou aceitação de mercadorias adicionais ou início de trabalho adicional.

VI. Métodos de pagamento do distrito

A. Contas a pagar

  • As contas a pagar da escola ou do distrito são o método de pagamento preferencial para qualquer compra com uma fatura.
  • As contas a pagar pagam todos os itens do pedido de compra do distrito e os valores faturados.
  • Todas as faturas recebidas relacionadas a um pedido de compra do distrito;
    • Verificar e receber item(ns) no Linq.
    • Carimbe a fatura com o "Carimbo do Contas a Pagar" ou escreva as informações necessárias na fatura.
    • Digitalize a fatura e toda a documentação da proposta e anexe-a ao Linq Archive na pasta Unfiled.
    • O Accounts Payable processará a fatura para pagamento.
  • As verificações semanais são feitas às quartas-feiras. As faturas recebidas até sexta-feira serão processadas na semana seguinte.
  • Reembolso de funcionários
    • Todos os reembolsos de funcionários devem ter pré-aprovação documentada para o reembolso. As requisições devem ser inseridas no Linq para aprovação e pagamento apropriados com a execução regular do cheque. O pagamento será depositado na conta principal do funcionário usada para a folha de pagamento.

B. PurchaseCards (cartões p do US Bank) (consulte 6211 P1)

C. Caixas de modificação

  • Caixas de mudança de distrito
    • A caixa de troco está disponível no escritório do caixa do distrito e deve ser usada para fundos iniciais da feira do livro e outras necessidades da escola. As escolas de ensino fundamental devem obter fundos para o início da feira de livros com os Serviços de Negócios.
    • A caixa de troco deve ser armazenada em uma área segura.
    • Os reembolsos de funcionários devem ser feitos por meio de Contas a Pagar
  •  Caixas de mudança de escola secundária
    • O dinheiro de caixa pode ser mantido pelo ESCRITÓRIO PRINCIPAL das escolas de ensino médio para uso diverso e deve obedecer ao seguinte:
      • Todos os fundos e valores de caixa pequeno devem ser aprovados pelos Serviços de Negócios.
      • As caixas de troco não devem conter mais dinheiro do que o necessário para as atividades atuais.
      • Não deve ser usado para receber dinheiro por serviços prestados ou fazer compras.
      • Deve ser contabilizado em um fundo de garantia com uma reconciliação mensal.
      • Devem ser mantidos em um local seguro/trancado.
      • Os funcionários que verificam as caixas de troco devem verificar os valores iniciais em dinheiro e fornecer a reconciliação no momento da devolução. Os valores acima do total inicial devem ser depositados na conta adequada e o total original deve ser devolvido ao cofre.

VII. Pagamentos de contas escolares

  • Todos os fundos recebidos de arrecadação de fundos da escola, taxas dos alunos, etc. devem ser depositados na conta corrente autorizada da escola.
  •  As escolas só estão autorizadas a abrir uma conta corrente escolar, e o administrador da empresa deve ser estabelecido como signatário da conta.
  • Podem ser emitidos cartões de débito escolares sacados da conta corrente da escola. Os cartões de débito da escola seguem os procedimentos e as normas de compras do distrito.
  •  Nenhuma outra conta corrente, de cobrança ou financeira pode ser estabelecida pela escola.
  • A conta corrente da escola deve ser usada somente para pagar as compras da escola que devem ser debitadas do orçamento da conta da escola. Os procedimentos distritais de pagamento e seleção de fornecedores devem ser seguidos.
  • A pré-aprovação deve ser concedida antes que as compras possam ser feitas.
  • As requisições podem ser inseridas no Linq para aprovação e pagamento.

VIII. Pagamentos a funcionários

A. Remuneração de funcionários

  • Todas as remunerações de funcionários com base em dinheiro devem ser processadas pelo sistema de folha de pagamento. Os cartões-presente dados como recompensa por trabalho adicional ou reconhecimento, independentemente do valor, serão tributados pelo sistema de folha de pagamento no mês seguinte à entrega do cartão-presente.

B. Reembolsos de funcionários (não incluindo viagens)

  • Com os cartões de compra adicionais fornecidos, os reembolsos dos funcionários não devem ser necessários. Caso um cartão de compra não funcione ou surjam outras situações, os reembolsos dos funcionários devem ser pequenos e pouco frequentes (cerca de $50). Todas as exceções devem ser aprovadas pelos Serviços de Negócios.
  • Os funcionários que comprarem itens e solicitarem reembolso devem receber autorização prévia por escrito de seu diretor antes de efetuar a compra. A prova da autorização deve ser incluída na solicitação de reembolso.
  • Os reembolsos devem ser feitos em até 30 dias após a compra.
  • Os reembolsos não serão feitos para itens que não estejam em conformidade com a política de bem-estar (consulte a Política 3401).
  • Os professores não devem solicitar reembolsos até que o dinheiro de suprimentos para professores tenha sido totalmente gasto. Os recibos do dinheiro gasto com suprimentos para professores devem ser enviados à secretária antes de serem feitos os reembolsos.

Políticas, procedimentos e formulários

pt_BRPortuguês do Brasil