Última modificación: 13 de noviembre de 2023

6210 Procedimiento 1 Compras

Descargar 6210 Procedimientos de compra y pago

I. Selección de proveedores

A. Requisitos de cotización y licitación

Las compras de artículos individuales iguales o superiores a $5.000 requieren un mínimo de dos presupuestos por escrito.
Si una transacción total es igual o superior a $10.000 (independientemente del coste de cada artículo), se requieren dos presupuestos por escrito antes de la compra. Cualquier transacción igual o superior a $10.000 debe introducirse en Linq antes de la compra.
Las compras de artículos individuales iguales o superiores a $5.000 requieren un mínimo de dos presupuestos por escrito y deben introducirse en Linq para su aprobación. Los Servicios Empresariales le ayudarán si es necesario. (A excepción del Departamento de Nutrición Infantil, que debe obtener presupuestos para todo lo que supere $10.000).
Las nuevas compras de un solo artículo superiores a $50.000 requieren tres presupuestos por escrito y la aprobación del Consejo. Los artículos superiores a $50.000 aprobados por el consejo durante el proceso presupuestario no requieren aprobación adicional para su compra. Los presupuestos y la aprobación deben documentarse antes de realizar la compra o firmar el contrato. Los Servicios Empresariales ayudarán a obtener presupuestos si es necesario. Los pedidos deben introducirse en Linq para su aprobación.
Las compras superiores a $80.000 requieren una oferta sellada/RFP, que debe ser tramitada por Servicios Empresariales y aprobada por la junta.
Las compras no pueden dividirse artificialmente para eludir la política o los procedimientos de compra, de acuerdo con el código y la normativa de compras del Estado.
Véase la parte IV para las compras que requieren contratos.

B. Selección de proveedores

El Código de Adquisiciones del Estado de Utah exige la oferta más baja de proveedores cualificados/preseleccionados a menos que se justifique el uso de un proveedor con un precio más alto. Las excepciones al código de adquisiciones deben ser aprobadas por Servicios Empresariales.
El distrito puede utilizar contratos estatales para la selección de proveedores a todos los niveles sin necesidad de licitaciones adicionales. Las normas federales de nutrición infantil siguen exigiendo licitaciones adicionales independientemente del estado del contrato estatal.
Los empleados que están comprando suministros o servicios para el Distrito Escolar de la Ciudad de Provo no pueden pedir o recibir ningún pago o ganancia personal de los vendedores o proveedores.
Las justificaciones de fuente única se conceden con poca frecuencia y deben solicitarse por escrito para la aprobación de compras del distrito. Debe cumplimentarse el formulario de justificación de fuente única 6210 F4.
Las compras para el Programa de Nutrición Infantil del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo deben cumplir con los Requisitos de la Disposición Compre Estadounidense. Vea abajo
- La Sección 104(d) de la Ley William F. Goodling de Reautorización de la Nutrición Infantil de 1998 (Ley Pública 105-336) añadió una disposición, la Sección 12(n) a la NSLA (42 USC 1760(n)), que exige a las autoridades alimentarias escolares (SFA) que compren, en la mayor medida posible, materias primas o productos nacionales. La sección 12(n) de la NSLA define "materia prima o producto nacional" como una materia prima agrícola producida en EE.UU. y un producto alimenticio procesado en EE.UU. utilizando sustancialmente materias primas agrícolas producidas en EE.UU. "Sustancialmente" significa más de 51% de productos estadounidenses. Por lo tanto, más de 51% del producto final procesado (en peso o volumen) debe consistir en materias primas agrícolas cultivadas en el país. Así, en el caso de los alimentos sin procesar, los productos agrícolas deben ser nacionales, y en el caso de los alimentos procesados, deben procesarse en el país utilizando componentes alimentarios agrícolas nacionales que estén compuestos por más de 51% de productos cultivados en el país, en peso o volumen. El componente alimentario del producto se considera el producto básico agrícola. Por "componente alimentario" se entiende uno de los grupos de alimentos que componen las comidas reembolsables. Los componentes alimentarios son: carnes/alternativas de carne, cereales, verduras, frutas y leche líquida. Los productos transformados deben contener más de 51% del componente alimentario del producto, en peso o volumen, de origen estadounidense. Los productos procedentes de Guam, Samoa Americana, las Islas Vírgenes, Puerto Rico y las Islas Marianas del Norte están permitidos en virtud de esta disposición como territorios de los EE.UU. La disposición Buy American (7 CFR 210.21(d) es una de las normas de adquisición que las SFA deben cumplir al comprar productos alimenticios comerciales servidos en los programas de comidas escolares.
- A efectos de cumplimiento y auditoría, el SFA exigirá por escrito al proveedor (es decir, al fabricante o al distribuidor) información específica sobre el porcentaje de contenido estadounidense en cualquier producto final procesado con el fin de documentar el porcentaje nacional (se requiere una certificación escrita que describa el contenido nacional del componente alimentario agrícola de las materias primas y los productos), así como facturas y recibos de entrega en los que se identifique que el país de origen es Estados Unidos o sus territorios y, en el caso de un producto no nacional, una excepción limitada. Las excepciones limitadas son excepciones limitadas a la disposición que permiten la compra de productos que no cumplen la norma "nacional" (no nacionales) en circunstancias en las que el uso de productos nacionales es realmente inviable. Antes de recurrir a una excepción, se estudiarán alternativas a la compra de productos alimenticios no nacionales. Las excepciones limitadas se utilizarán como último recurso. Las excepciones a esta disposición son 1) El producto no se produce o fabrica en EE.UU. en cantidades suficientes y razonablemente disponibles de una calidad satisfactoria; o 2) Las ofertas competitivas revelan que los costes de un producto estadounidense son significativamente más elevados que los del producto no nacional.
- La disposición Buy American apoya a las empresas locales y pequeñas. El uso de productos alimenticios de origen local apoya a los agricultores locales y proporciona opciones saludables para los niños en los programas de comidas escolares, al tiempo que apoya la economía local. Exigir el cumplimiento de la disposición "Buy American" también apoya a las SFA que trabajan con empresas locales o pequeñas empresas propiedad de minorías o mujeres, tal y como exige la normativa federal (2 CFR 200.321). Deben tomarse medidas afirmativas para garantizar que, siempre que sea posible, se recurra a pequeñas empresas, empresas de minorías y empresas propiedad de mujeres. Estas medidas incluyen 2) Garantizar que las pequeñas empresas, las empresas pertenecientes a minorías y las empresas propiedad de mujeres sean solicitadas siempre que sean fuentes potenciales; y 3) Utilizar los servicios y la asistencia, según proceda, de organizaciones como la Administración de Pequeñas Empresas y la Agencia de Desarrollo de Empresas Propiedad de Minorías del Departamento de Comercio.

C. Conflicto de intereses

Cuando exista un posible conflicto de intereses, todas las selecciones de proveedores deberán realizarse a través de los Servicios Empresariales y deberá presentarse un Formulario de Conflicto de Intereses 6210 F5.

D. Consideraciones presupuestarias

La aprobación de las compras dependerá del presupuesto disponible. Las compras que superen el presupuesto disponible se devolverán al solicitante.

E. Realización de pedidos

Se requieren propuestas de licitación y/o aprobaciones para lo siguiente:
- Solicitud de compra - (puede presentarse en cualquier $ en Alio)
- Tarjetas de compra (p-cards) - Véase política/procedimiento 6215.

II. Autorizaciones de compra / pago

Todas las compras/pagos requieren la aprobación de dos empleados del distrito. Todas las solicitudes de proveedores deben introducirse en Linq.

A. Menos de $5.000 por un solo artículo y la transacción total no supera $9.999

No se requieren ofertas. (Nutrición infantil debe obtener dos presupuestos para todo lo que supere $3.500).

B. Compras de un solo artículo iguales o superiores a $5.000 o una transacción total igual o superior a $10.000

C. Se requieren dos presupuestos por escrito.

Los pedidos deben introducirse en Linq para su aprobación. Las compras a proveedores que no acepten órdenes de compra deberán ser realizadas por los Servicios Comerciales una vez obtenidas las cotizaciones. (Con la excepción del Departamento de Nutrición Infantil, que debe obtener cotizaciones para todo lo que supere los $3.500).$50.000+.

Nuevas compras o proyectos de un solo artículo
Debe presentarse al Consejo de Educación para su aprobación, a menos que ésta se haya obtenido durante el proceso presupuestario.
Firma previa del director, director, miembro del consejo de distrito o superintendente correspondiente o de su sustituto en su ausencia.
Firma previa del administrador de la empresa.
Firma previa del superintendente.
Las compras de un solo artículo o los proyectos superiores a $50.000 requieren un mínimo de tres presupuestos por escrito y deben introducirse en Linq tras la aprobación del consejo. Los Servicios Empresariales ayudarán en la adquisición de ofertas cuando sea necesario.
Las compras de un solo artículo o los proyectos de más de $80.000 requieren una oferta sellada/RFP, que debe ser tramitada por los Servicios Empresariales.

D. Ampliaciones, mejoras y modificaciones de edificios

Aprobación previa del Comité de Instalaciones de Capital
Aprobación previa del consejo de administración para todos los proyectos con un coste total superior a $50.000.
Los proyectos no pueden dividirse artificialmente para eludir la política o los procedimientos de compra.

E. Véase la política de contratación de obras 6212.Umbrales de aprobación

Los pedidos superiores a $20.000 requieren la aprobación del superintendente y del administrador de la empresa.
Los pedidos de artículos individuales superiores a $50.000 requieren la aprobación del consejo.

III. Solicitudes y órdenes de compra

A. Selección de un proveedor (véase la Sección I)

Si el proveedor no está en Linq, se debe presentar un formulario W-9 a los Servicios Empresariales del Distrito para introducirlo en Linq.

B. Hacer un pedido

La solicitud debe introducirse en Linq. Las ofertas requeridas deben guardarse con la documentación de compra y escanearse en Archivo cuando se cree la orden de compra.
El personal de la escuela/departamento presentará la orden de compra al proveedor para que realice el pedido.

C. Recepción de pedidos

El receptor lo hará:
- Abra los paquetes y cajas cuando se los entreguen.
- Compruebe que el contenido sea correcto, que no haya daños y que los artículos enviados sean los correctos.
- Notificar al vendedor las faltas, excesos, artículos incorrectos o dañados.
- Recibir la Orden de Compra en Linq.
- Selle la factura con el 'Sello de Cuentas a Pagar' o escriba la información requerida en la factura (orden de compra, fecha de recepción, número de proveedor).
- Escanee la factura y colóquela en el Archivo Linq, en la carpeta Sin archivar.
- Cuentas a Pagar tramitará la factura para su pago a menos que el pago se realice a través de la cuenta corriente de la escuela.

IV. Contratos

A. Contactos

Si el objeto de la compra requiere la firma de un contrato, contrato de arrendamiento u otro acuerdo legalmente vinculante, el Administrador de la empresa DEBERÁ firmar una copia del contrato, incluidos los apéndices.
TODOS los contratos de software DEBEN incluir un Acuerdo de confidencialidad firmado por el proveedor como parte del contrato, véase 6210 F10.

Véase la política 6220 para Contratos de Servicios Personales/Consultores.

V. Orden de modificación

Cualquier cambio en las órdenes de compra o contratos que incremente el coste debe ser aprobado y tramitado por los Servicios Empresariales antes de cualquier cambio en el contrato, entrega o aceptación de bienes adicionales o inicio de trabajos adicionales.

VI. Formas de pago de los distritos

A. Cuentas a pagar

Las cuentas a pagar de la escuela o del distrito son el método de pago preferido para cualquier compra con factura.
Cuentas a pagar abona todas las partidas de las órdenes de compra del distrito y los importes facturados.
Todas las facturas recibidas relacionadas con un pedido de compra del distrito;
- Verificar y recibir artículos en Linq.
- Selle la factura con el 'Sello de Cuentas a Pagar' o escriba la información requerida en la factura.
- Escanee la factura y cualquier documentación de la oferta y adjúntela en Linq Archive en la carpeta Unfiled.
- Cuentas a Pagar tramitará la factura para su pago.
Los controles semanales se realizan los miércoles. Las facturas recibidas antes del viernes se tramitarán la semana siguiente.
Reembolso a los empleados
- Todos los reembolsos de los empleados deben contar con una aprobación previa documentada. Las solicitudes de reembolso deben introducirse en Linq para su aprobación y pago con la ejecución regular de los cheques. El pago se depositará en la cuenta principal del empleado utilizada para la nómina.

B. PurchaseCards (US Bank p-cards) (véase 6211 P1)

C. Cajas de cambio

Cajas de cambio de distrito
- La caja de cambio está disponible en la oficina del cajero del distrito y debe utilizarse para los fondos iniciales de la feria del libro y otras necesidades de la escuela. Las escuelas primarias deben obtener los fondos iniciales de Servicios Empresariales.
- La caja de cambio debe guardarse en un lugar seguro.
- Los reembolsos a los empleados deben hacerse a través de Cuentas por Pagar
Cajas de cambio de secundaria
- La caja chica puede ser guardada por la OFICINA PRINCIPAL de las escuelas secundarias para usos varios y debe atenerse a lo siguiente:
  - Todos los fondos e importes de la caja chica deben ser aprobados por los Servicios Empresariales.
  - Las cajas de cambio no contendrán más dinero del necesario para las actividades en curso.
  - No se utilizará para recibir dinero por servicios prestados ni para realizar compras.
  - Se contabilizarán como anticipos con una conciliación mensual.
  - Se guardarán en un lugar seguro/cerrado.
  - Los empleados que retiran las cajas de cambio deben verificar los importes iniciales en efectivo y presentar una conciliación a su devolución. Las cantidades que superen el total inicial deben depositarse en la cuenta adecuada y el total original debe devolverse a la caja fuerte.

VII. Pagos de cuentas escolares

Todos los fondos recibidos de recaudaciones de fondos escolares, cuotas estudiantiles, etc. deben depositarse en la cuenta corriente escolar autorizada.
Las escuelas sólo están autorizadas a abrir una cuenta corriente escolar, y el administrador de la empresa debe figurar como firmante en la cuenta.
Pueden emitirse tarjetas de débito escolares con cargo a la cuenta corriente de la escuela. Las tarjetas de débito escolares siguen los procedimientos y políticas de compra del distrito.
La escuela no podrá establecer ninguna otra cuenta corriente, de cargo o financiera.
La cuenta corriente de la escuela debe utilizarse únicamente para pagar las compras de la escuela que deban cargarse al presupuesto de la cuenta de la escuela. Deben seguirse los procedimientos de pago y selección de proveedores del distrito.
Antes de poder comprar, es necesario obtener una autorización previa.
Los pedidos pueden introducirse en Linq para su aprobación y pago.

VIII. Pagos a los empleados

A. Remuneración de los empleados

Todas las retribuciones de los empleados en metálico deben procesarse a través del sistema de nóminas. Las tarjetas regalo entregadas por trabajo adicional o reconocimiento, independientemente de su importe, se gravarán a través del sistema de nóminas el mes siguiente a la entrega de la tarjeta regalo.

B. Reembolsos a empleados (sin incluir viajes)

Con las tarjetas de compra adicionales proporcionadas, los reembolsos a los empleados no deberían ser necesarios. En caso de que una tarjeta de compra no funcionara o de que surgieran otras situaciones, los reembolsos a los empleados deberían ser pequeños y poco frecuentes (alrededor de $50). Cualquier excepción deberá ser aprobada por los Servicios Empresariales.
Los empleados que compren artículos y soliciten el reembolso deberán recibir una autorización previa por escrito de su director antes de efectuar la compra. La prueba de la autorización debe adjuntarse a la solicitud de reembolso.
Los reembolsos deben efectuarse en los 30 días siguientes a la compra.
No se reembolsarán artículos que no se ajusten a la política de bienestar (véase la Política 3401).
Los profesores no deben solicitar reembolsos hasta que no hayan gastado todo el dinero para material docente. Antes de proceder al reembolso, los profesores deben presentar a la secretaría los recibos de los gastos efectuados.