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Dernière modification : 13 novembre 2023

6210 Procédure 1 Achats

Télécharger 6210 Procédures d'achat / de paiement

I. Sélection des fournisseurs

A. Exigences en matière de devis et d'offres

  • Les achats d'articles uniques d'une valeur égale ou supérieure à $5 000 nécessitent au minimum deux devis écrits.
  •  Si le montant total d'une transaction est égal ou supérieur à $10 000 (quel que soit le coût d'un seul article), deux devis écrits sont nécessaires avant l'achat. Toute transaction égale ou supérieure à $10.000 doit être saisie dans Linq avant l'achat.
  •  Les achats d'articles uniques d'une valeur égale ou supérieure à $5 000 nécessitent au minimum deux devis écrits et doivent être saisis dans Linq pour approbation. Le service commercial vous aidera si nécessaire. (À l'exception du service de nutrition de l'enfant qui doit obtenir des devis pour tout article supérieur à $10 000).
  • Les nouveaux achats d'articles uniques d'une valeur supérieure à $50.000 nécessitent trois devis écrits et l'approbation du conseil d'administration. Les articles de plus de $50 000 approuvés par le conseil d'administration au cours de la procédure budgétaire ne nécessitent pas d'approbation supplémentaire pour l'achat. Les devis et l'approbation doivent être documentés avant que l'achat ne soit effectué ou que le contrat ne soit signé. Les services aux entreprises aideront à obtenir des devis si nécessaire. Les demandes doivent être saisies dans Linq pour approbation.
  • Les achats d'un montant supérieur à $80 000 nécessitent un appel d'offres sous pli fermé, qui doit être traité par les services commerciaux et approuvé par le conseil d'administration.
  • Les achats ne peuvent pas être divisés artificiellement pour contourner la politique ou les procédures d'achat, conformément au code et aux règles d'achat de l'État.
  • Voir la partie IV pour les achats nécessitant des contrats.

B. Sélection des fournisseurs

  • Le code des marchés publics de l'État de l'Utah exige l'offre la plus basse de la part de fournisseurs qualifiés/présélectionnés, à moins que le recours à un fournisseur plus cher ne soit justifié. Les exceptions au code des marchés publics doivent être approuvées par les services commerciaux.
  • Le district peut utiliser les contrats d'État pour la sélection des fournisseurs à tous les niveaux sans appel d'offres supplémentaire. Les normes fédérales en matière de nutrition infantile exigent toujours des appels d'offres supplémentaires, quel que soit le statut du contrat d'État.
  • Les employés qui achètent des fournitures ou des services pour le Provo City School District ne doivent pas demander ou recevoir de paiement ou de gain personnel de la part des vendeurs ou des fournisseurs.
  • Les justifications de sources uniques sont rarement accordées et doivent être demandées par écrit pour obtenir l'approbation du district en matière d'achats. Le formulaire 6210 F4 de justification de source unique doit être rempli.
  • Les achats effectués dans le cadre du programme de nutrition infantile du district scolaire de Provo City doivent être conformes aux exigences de la disposition Buy American. Voir ci-dessous
    •  La section 104(d) du William F. Goodling Child Nutrition Reauthorization Act de 1998 (Public Law 105-336) a ajouté une disposition, la section 12(n) à la NSLA (42 USC 1760(n)), exigeant des autorités alimentaires scolaires (SFA) qu'elles achètent, dans toute la mesure du possible, des denrées ou des produits nationaux. L'article 12(n) de la NSLA définit une "denrée ou un produit national" comme une denrée agricole produite aux États-Unis et un produit alimentaire transformé aux États-Unis en grande partie à partir de denrées agricoles produites aux États-Unis. Par conséquent, plus de 51% du produit final transformé (en poids ou en volume) doivent être constitués de produits agricoles cultivés dans le pays. Ainsi, pour les denrées alimentaires non transformées, les produits agricoles doivent être d'origine nationale, et pour les denrées alimentaires transformées, elles doivent l'être à l'aide de composants alimentaires d'origine nationale qui sont constitués de plus de 51% de produits cultivés dans le pays, en poids ou en volume. La composante alimentaire du produit est considérée comme le produit agricole. On entend par "composant alimentaire" l'un des groupes d'aliments qui composent les repas remboursables. Les composants alimentaires sont les suivants : viandes et substituts de viande, céréales, légumes, fruits et lait de consommation. Les produits transformés doivent contenir plus de 51% du composant alimentaire du produit, en poids ou en volume, d'origine américaine. Les produits provenant de Guam, des Samoa américaines, des Îles Vierges, de Porto Rico et des Îles Mariannes du Nord sont autorisés en vertu de cette disposition en tant que territoires des États-Unis. La disposition Buy American (7 CFR 210.21(d)) est l'une des normes de passation de marchés que les SFA doivent respecter lors de l'achat de produits alimentaires commerciaux servis dans le cadre des programmes de restauration scolaire.
    • À des fins de conformité et d'audition, la SFA demandera par écrit au fournisseur (c'est-à-dire au fabricant ou au distributeur) des informations spécifiques sur le pourcentage de contenu américain dans tout produit final transformé afin de documenter le pourcentage national (une certification écrite décrivant le contenu national de la composante agricole alimentaire des marchandises et des produits est requise), ainsi que des factures de livraison et des reçus identifiant le pays d'origine comme étant les États-Unis ou leurs territoires, et dans le cas d'un produit non national, une exception limitée. Les exceptions limitées sont des exceptions limitées à la disposition qui permettent l'achat de produits ne répondant pas à la norme "nationale" (non nationaux) dans des circonstances où l'utilisation de produits nationaux n'est vraiment pas réalisable. Avant de recourir à une exception, il convient d'envisager d'autres solutions que l'achat de produits alimentaires non nationaux. Les exceptions limitées ne seront utilisées qu'en dernier recours. Les exceptions à cette disposition sont les suivantes 1) le produit n'est pas produit ou fabriqué aux États-Unis en quantités suffisantes et raisonnablement disponibles et d'une qualité satisfaisante ; ou 2) les appels d'offres révèlent que les coûts d'un produit américain sont sensiblement plus élevés que ceux d'un produit étranger.
    • La disposition "Buy American" soutient les entreprises locales et les petites entreprises. L'utilisation de produits alimentaires provenant de sources locales permet de soutenir les agriculteurs locaux et d'offrir des choix sains aux enfants dans le cadre des programmes de repas scolaires, tout en soutenant l'économie locale. L'obligation de se conformer à la disposition Buy American soutient également les SFA qui travaillent avec des entreprises locales ou des petites entreprises, appartenant à des minorités ou à des femmes, comme l'exige la réglementation fédérale (2 CFR 200.321). Des mesures positives doivent être prises pour s'assurer que les petites entreprises, les entreprises minoritaires et les entreprises appartenant à des femmes sont utilisées dans la mesure du possible. Ces mesures sont notamment les suivantes 1) l'inscription des petites entreprises, des entreprises minoritaires et des entreprises appartenant à des femmes sur les listes de sollicitation ; 2) l'assurance que les petites entreprises, les entreprises minoritaires et les entreprises appartenant à des femmes sont sollicitées chaque fois qu'elles constituent des sources potentielles ; et 3) l'utilisation des services et de l'assistance, le cas échéant, d'organisations telles que la Small Business Administration et la Minority Business Development Agency du ministère du commerce.

C. Conflit d'intérêts

  • En cas de conflit d'intérêts, toutes les sélections de fournisseurs doivent être effectuées par l'intermédiaire des services commerciaux et un formulaire de conflit d'intérêts 6210 F5 doit être soumis.

D. Considérations budgétaires

  • L'approbation des achats dépend du budget disponible. Les achats dépassant le budget disponible seront retournés au demandeur.

E. Passation de commandes

  • Des appels d'offres et/ou des approbations sont nécessaires pour les projets suivants :
    • Demande d'achat - (peut être soumise à n'importe quel $ dans Alio)
    • Cartes d'achat (p-cards) - Voir politique/procédure 6215.

II. Approbation des achats et des paiements

Tous les achats/paiements doivent être approuvés par deux employés du district. Toutes les demandes de fournisseurs doivent être saisies dans Linq.

A. Moins de $5.000 pour un seul article et la transaction totale ne dépasse pas $9.999

  • Aucune offre n'est requise. (La nutrition infantile doit obtenir deux devis pour tout ce qui dépasse $3 500).

B. Achats à l'unité égaux ou supérieurs à $5.000 ou transaction totale égale ou supérieure à $10.000

C. Deux devis écrits sont nécessaires.

Les demandes doivent être saisies dans Linq pour approbation. Les achats auprès de fournisseurs qui n'acceptent pas les bons de commande doivent être effectués par le service commercial après l'obtention de devis. (À l'exception du service de nutrition infantile qui doit obtenir des devis pour tout ce qui dépasse $3.500).$50.000+

  • Nouveaux achats ou projets portant sur un seul article
  • Doit être présenté au Conseil d'éducation pour approbation, à moins que l'approbation n'ait été obtenue au cours de la procédure budgétaire.
  • Signature préalable du directeur d'école, du directeur, du membre du conseil de district ou du surintendant compétent ou de leur remplaçant intérimaire en cas d'absence.
  • Signature préalable de l'administrateur d'entreprise.
  •  Signature préalable du directeur général.
  •  Les achats d'un seul article ou les projets d'une valeur supérieure à $50 000 nécessitent au moins trois devis écrits et doivent être saisis dans Linq après l'approbation du conseil d'administration. Les services commerciaux aideront à obtenir des offres si nécessaire.
  • Les achats d'un seul article ou les projets d'une valeur supérieure à $80 000 nécessitent un appel d'offres sous pli fermé, qui doit être traité par les services commerciaux.

D. Ajouts, améliorations et modifications des bâtiments

  • Approbation préalable du comité d'équipement
  • Approbation préalable du conseil d'administration pour tous les projets dont le coût total est supérieur à $50 000.
  • Les projets ne peuvent pas être divisés artificiellement pour contourner la politique ou les procédures d'achat.

E. Voir la politique de passation des marchés de construction 6212.Seuils d'approbation

  • Les demandes supérieures à $20 000 doivent être approuvées par le surintendant et l'administrateur d'entreprise.
  • Les demandes d'articles uniques d'une valeur supérieure à $50 000 doivent être approuvées par le conseil d'administration.

III. Demandes d'achat et bons de commande

A. Sélection d'un fournisseur (voir section I)

  • Si le vendeur n'est pas dans Linq, un formulaire W-9 doit être soumis au District Business Services pour être entré dans Linq.

B. Passer une commande

  • La demande doit être saisie dans Linq. Les offres requises doivent être conservées avec les documents d'achat et scannées dans Archive lors de la création du bon de commande.
  • Le personnel de l'école/du département soumettra un bon de commande au fournisseur.

C. Réception des bons de commande

  • Le destinataire devra :
    • Ouvrir les paquets et les boîtes à la livraison.
    • Vérifier le contenu pour s'assurer que la quantité est correcte, qu'il n'y a pas de dommages et que les articles expédiés sont corrects.
    • Notifier au vendeur les manques, les excédents, les articles incorrects ou endommagés.
    • Recevoir le bon de commande dans Linq.
    • Apposez un tampon sur la facture à l'aide du "tampon de la comptabilité fournisseurs" ou inscrivez les informations requises sur la facture (bon de commande, date de réception, numéro du fournisseur).
    • Scannez la facture et déposez-la dans Linq Archive, dans le dossier Unfiled.
    • Le service des comptes créditeurs traitera la facture en vue de son paiement, sauf si le paiement est effectué sur le compte courant de l'école.

IV. Les contrats

A. Contacts

  • Si l'objet de l'achat nécessite la conclusion d'un contrat, d'un contrat de location ou d'un autre accord juridiquement contraignant, une copie du contrat DOIT être signée par l'administrateur de l'entreprise, y compris les avenants.
  • TOUS les contrats de logiciels DOIVENT être accompagnés d'un accord de non-divulgation signé par le fournisseur, voir 6210 F10.

Voir la politique 6220 pour les contrats de services personnels/consultants.

V. Ordre de modification

  • Toute modification des bons de commande ou des contrats entraînant une augmentation des coûts doit être approuvée et traitée par le service commercial avant toute modification du contrat, la livraison ou l'acceptation de biens supplémentaires ou le début de travaux supplémentaires.

VI. Méthodes de paiement du district

A. Comptes à payer

  • Le compte à payer de l'école ou du district est la méthode de paiement préférée pour tout achat accompagné d'une facture.
  • La comptabilité fournisseurs paie tous les bons de commande du district et les montants facturés.
  • Toutes les factures reçues liées à un bon de commande du district ;
    • Vérifier et recevoir le(s) article(s) dans Linq.
    • Apposez un tampon sur la facture à l'aide du "tampon de la comptabilité fournisseurs" ou inscrivez les informations requises sur la facture.
    • Scannez la facture et tout document relatif à l'offre et joignez-les à Linq Archive dans le dossier Unfiled.
    • Le service des comptes créditeurs traitera la facture en vue de son paiement.
  • Les contrôles hebdomadaires ont lieu le mercredi. Les factures reçues avant le vendredi sont traitées la semaine suivante.
  • Remboursement des employés
    • Tous les remboursements des employés doivent faire l'objet d'une approbation préalable documentée. Les demandes doivent être saisies dans Linq pour être approuvées et payées lors de l'exécution des chèques habituels. Le paiement sera déposé sur le compte principal de l'employé utilisé pour la paie.

B. Cartes d'achat (US Bank p-cards) (voir 6211 P1)

C. Boîtes à monnaie

  • Boîtes de changement de district
    • La boîte à monnaie est disponible dans le bureau du caissier du district et doit être utilisée pour les fonds de démarrage de la foire du livre et d'autres besoins de l'école. Les écoles élémentaires doivent obtenir des fonds de démarrage auprès des services administratifs.
    • La boîte à monnaie doit être conservée dans un endroit sûr.
    • Les remboursements des employés doivent être effectués par l'intermédiaire de la comptabilité fournisseurs.
  •  Boîtes à monnaie pour l'enseignement secondaire
    • La petite caisse peut être conservée par le BUREAU PRINCIPAL des écoles secondaires pour des usages divers et doit respecter les règles suivantes :
      • Tous les fonds et montants de petite caisse doivent être approuvés par le service commercial.
      • Les boîtes à monnaie ne doivent pas contenir plus d'argent que nécessaire pour les activités en cours.
      • Il ne doit pas être utilisé pour encaisser des sommes d'argent pour des services fournis ou pour effectuer des achats.
      • Doit être comptabilisé sur la base d'une régie d'avances avec un rapprochement mensuel.
      • Doit être conservé dans un endroit sûr/fermé à clé.
      • Les employés qui sortent les boîtes à monnaie doivent vérifier les montants initiaux en espèces et fournir un rapprochement à leur retour. Les montants dépassant le total initial doivent être déposés sur le compte approprié et le total original doit être remis dans le coffre-fort.

VII. Paiements sur le compte de l'école

  • Tous les fonds provenant des collectes de fonds de l'école, des frais de scolarité, etc. doivent être déposés sur le compte courant autorisé de l'école.
  •  Les établissements scolaires ne sont autorisés à ouvrir qu'un seul compte courant, et l'administrateur de l'établissement doit être inscrit comme signataire sur le compte.
  • Des cartes de débit scolaires tirées sur le compte courant de l'école peuvent être émises. Les cartes de débit scolaires sont conformes aux procédures et politiques d'achat du district.
  •  L'école ne peut pas ouvrir d'autres comptes de chèques, de paiement ou financiers.
  • Le compte chèque de l'école ne doit être utilisé que pour payer les achats de l'école qui doivent être imputés au budget du compte de l'école. Les procédures de paiement et de sélection des fournisseurs du district doivent être respectées.
  • Une pré-approbation doit être donnée avant de pouvoir effectuer des achats.
  • Les demandes peuvent être introduites dans Linq pour approbation et paiement.

VIII. Paiements aux employés

A. Rémunération des salariés

  • Toutes les rémunérations des employés en espèces doivent être traitées par le système de paie. Les cartes-cadeaux offertes pour un travail supplémentaire ou une reconnaissance, quel qu'en soit le montant, seront imposées par le biais du système de paie le mois suivant l'attribution de la carte-cadeau.

B. Remboursements aux employés (hors voyages)

  • Grâce aux cartes d'achat supplémentaires fournies, les remboursements des employés ne devraient pas être nécessaires. Dans le cas où une carte d'achat ne fonctionnerait pas ou dans d'autres situations, les remboursements des employés devraient être faibles et peu fréquents (environ $50). Toute exception doit être approuvée par le service commercial.
  • Les employés qui achètent des articles et demandent un remboursement doivent obtenir l'autorisation écrite préalable de leur directeur avant d'effectuer l'achat. La preuve de l'autorisation doit être jointe à la demande de remboursement.
  • Les remboursements doivent être effectués dans les 30 jours suivant l'achat.
  • Aucun remboursement ne sera effectué pour les articles qui ne sont pas conformes à la politique de bien-être (voir la politique 3401).
  • Les enseignants ne doivent pas demander de remboursement tant que l'argent des fournitures n'a pas été entièrement dépensé. Les reçus pour l'argent dépensé pour les fournitures des enseignants doivent être soumis au secrétaire avant que les remboursements ne soient effectués.

Politique, procédures et formulaires

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