praleisti navigaciją

Paskutinį kartą pakeista: lapkričio 13, 2023

6210 1 procedūra Pirkimas

Parsisiųsti 6210 Pirkimo / mokėjimo procedūros

I. Pardavėjų atranka

A. Reikalavimai pasiūlymams ir pasiūlymams

  • Atskirų prekių pirkimams, kurių vertė lygi arba viršija $5,000, reikia mažiausiai dviejų raštiškų pasiūlymų.
  •  Jei bendra sandorio suma yra lygi arba didesnė nei $10 000 (neatsižvelgiant į atskiros prekės kainą), prieš perkant reikia pateikti du raštiškus pasiūlymus. Prieš perkant bet kokį sandorį, kuris yra lygus $10 000 arba didesnis, reikia įvesti į "Linq".
  •  Atskirų prekių pirkimams, kurių vertė lygi arba viršija $5 000, reikia pateikti mažiausiai du raštiškus pasiūlymus, kurie turi būti įvesti į "Linq" ir patvirtinti. Jei reikia, verslo paslaugos padės. (Išskyrus Vaikų maitinimo skyrių, kuris turi gauti pasiūlymus dėl bet ko, kas viršija $10 000.)
  • Naujiems pavieniams pirkimams, kurių vertė viršija $50 000, reikia trijų raštiškų pasiūlymų ir valdybos pritarimo. Prekių, kurių vertė viršija $50 000, kurias valdyba patvirtino biudžeto proceso metu, pirkimui papildomo patvirtinimo nereikia. Kainos ir patvirtinimas turi būti dokumentuoti prieš perkant arba pasirašant sutartį. Jei reikia, verslo paslaugos padės gauti pasiūlymus. Užsakymai turi būti įvesti į "Linq", kad būtų patvirtinti.
  • Pirkimams, kurių vertė viršija $80 000, reikia pateikti užplombuotą pasiūlymą/projektinę paraišką, kurią turi apdoroti verslo paslaugos ir patvirtinti valdyba.
  • Pirkimai negali būti dirbtinai skaidomi, kad būtų pažeista pirkimo politika ar procedūros pagal valstybinį pirkimo kodeksą ir taisykles.
  • Apie pirkimus, kuriems reikalingos sutartys, žr. IV dalį.

B. Pardavėjų atranka

  • Jutos valstijos viešųjų pirkimų kodekse reikalaujama, kad mažiausią kainą siūlytų kvalifikuoti ir (arba) iš anksto atrinkti pardavėjai, išskyrus atvejus, kai pagrįstai pasirinktas brangesnis pardavėjas. Viešųjų pirkimų kodekso išimtis turi patvirtinti verslo tarnybos.
  • Apygarda gali naudoti valstybines sutartis visų lygių pardavėjų atrankai be papildomų pasiūlymų. Federaliniai vaikų maitinimo standartai vis tiek reikalauja papildomų pasiūlymų, nepriklausomai nuo valstybės sutarties statuso.
  • Darbuotojai, perkantys prekes ar paslaugas Provo miesto mokyklų apygardai, negali prašyti ar gauti jokio užmokesčio ar asmeninės naudos iš pardavėjų ar tiekėjų.
  • Vienintelio šaltinio pateisinimai suteikiami retai, todėl rajono pirkimo patvirtinimo reikia prašyti raštu. Turi būti užpildyta vienintelio šaltinio pagrindimo forma 6210 F4.
  • Provo miesto mokyklos rajono vaikų maitinimo programos pirkimai turi atitikti "Buy American Provision" reikalavimus. Žr. toliau
    •  1998 m. Williamo F. Goodlingo Vaikų mitybos atnaujinimo akto (Viešojo įstatymo 105-336) 104 skirsnio d punktas papildė NSLA 12 skirsnio n punktą (42 USC 1760(n)), pagal kurį reikalaujama, kad mokyklinio maitinimo įstaigos (MŠĮ) kuo daugiau pirktų vietinių prekių ar produktų. NSLA 12 skirsnio n punkte "vietinė prekė ar produktas" apibrėžiamas kaip JAV pagaminta žemės ūkio prekė ir maisto produktas, perdirbtas JAV, iš esmės naudojant JAV pagamintas žemės ūkio prekes. Todėl daugiau kaip 51% galutinio perdirbto produkto (pagal svorį arba tūrį) turi sudaryti šalyje užaugintos žemės ūkio prekės. Taigi, neperdirbtų maisto produktų atveju žemės ūkio produktai turi būti vietiniai, o perdirbtų maisto produktų atveju jie turi būti perdirbti šalyje, naudojant vietinius žemės ūkio maisto komponentus, kuriuos sudaro daugiau kaip 51% šalyje užaugintų produktų (pagal svorį arba tūrį). Produkto maisto komponentas laikomas žemės ūkio preke. "Maisto komponentas - viena iš maisto produktų grupių, iš kurių susideda kompensuojamas maistas. Maisto komponentai yra šie: mėsa ir (arba) jos pakaitalai, grūdai, daržovės, vaisiai ir skystas pienas. Perdirbtuose produktuose turi būti daugiau kaip 51% JAV kilmės maisto komponento (pagal svorį arba tūrį). Produktai iš Guamo, Amerikos Samoa, Mergelių salų, Mergelių salų, Puerto Riko ir Šiaurės Marianų salų yra leidžiami pagal šią nuostatą, nes tai yra JAV teritorijos. "Buy American" nuostata (7 CFR 210.21 d) yra vienas iš viešųjų pirkimų standartų, kurių turi laikytis ŠMM, pirkdamos komercinius maisto produktus, tiekiamus pagal mokyklų maitinimo programas.
    • Atitikties ir audito tikslais SFA iš tiekėjo (t. y. gamintojo ar platintojo) raštu reikalaus konkrečios informacijos apie tai, kiek procentų galutinio perdirbto produkto sudėtyje yra JAV kilmės medžiagos, kad būtų galima dokumentais pagrįsti vietinį procentą (reikalaujama raštiško sertifikato, kuriame būtų aprašytas vietinis žemės ūkio maisto produktų sudedamosios dalies kiekis prekėse ir produktuose), taip pat pristatymo sąskaitų faktūrų ir kvitų, kuriuose būtų nurodyta kilmės šalis - JAV arba jos teritorijos, o ne vietinio produkto atveju - ribota išimtis. Ribotos išimtys - tai ribotos nuostatos išimtys, leidžiančios įsigyti "vietinio" standarto neatitinkančius (nevietinius) produktus tokiomis aplinkybėmis, kai vietinių produktų naudojimas iš tiesų yra neįmanomas. Prieš taikant išimtį, bus apsvarstytos alternatyvos pirkti ne vietinius maisto produktus. Ribotos išimtys bus taikomos kaip kraštutinė priemonė. Šios nuostatos išimtys yra šios: 1) produktas nėra gaminamas arba gaminamas JAV pakankamais ir pagrįstai prieinamais pakankamos kokybės kiekiais; arba 2) konkurenciniai pasiūlymai rodo, kad JAV produkto sąnaudos yra gerokai didesnės nei ne vietinio produkto.
    • Nuostata "Pirkti amerikietišką prekę" remia vietos ir mažąsias įmones. Naudojant maisto produktus iš vietinių šaltinių, remiami vietiniai ūkininkai, o vaikai, dalyvaujantys mokyklų maitinimo programose, gali rinktis sveikus maisto produktus ir kartu remiama vietos ekonomika. Reikalavimas laikytis nuostatos "Pirk amerikietiškus produktus" taip pat padeda ŠMM dirbti su vietos arba mažomis, mažumoms ir moterims priklausančiomis įmonėmis, kaip reikalaujama federaliniuose teisės aktuose (2 CFR 200.321). Turi būti imtasi teigiamų priemonių, kad būtų užtikrinta, jog, kai įmanoma, būtų pasitelkiamos mažosios, mažumų ir moterims priklausančios įmonės. Pozityvūs veiksmai apima: 2) užtikrinti, kad būtų kreipiamasi į mažąsias ir mažumų įmones bei moterų įmones, kai tik jos yra potencialūs šaltiniai; 3) prireikus naudotis tokių organizacijų, kaip Smulkiojo verslo administracija ir Prekybos departamento Mažumų verslo plėtros agentūra, paslaugomis ir pagalba.

C. Interesų konfliktas

  • Jei yra galimas interesų konfliktas, visi pardavėjai turi būti atrenkami per verslo tarnybas ir turi būti pateikta interesų konflikto forma 6210 F5.

D. Biudžeto aspektai

  • Pirkimų patvirtinimas priklausys nuo turimo biudžeto. Pirkimai, viršijantys turimą biudžetą, bus grąžinti prašytojui.

E. Užsakymų teikimas

  • Pasiūlymai ir (arba) patvirtinimai reikalingi toliau nurodytoms paraiškoms:
    • Pirkimo paraiška - (galima pateikti bet kuriuo $ į "Alio")
    • Pirkimo kortelės (p-kortelės) - žr. 6215 politiką / procedūrą.

II. Pirkimo / mokėjimo patvirtinimai

Visiems pirkimams ir (arba) mokėjimams reikia dviejų rajono darbuotojų patvirtinimo. Visos paraiškos tiekėjams turi būti įvestos į "Linq".

A. Mažiau nei $5,000 už vieną prekę ir bendra sandorio suma neviršija $9,999

  • Pasiūlymų teikti nereikia. (Vaikų maitinimas turi gauti du pasiūlymus dėl bet ko, kas viršija $3 500).

B. Pavienių prekių pirkimai, kurių suma lygi arba viršija $5,000 arba bendra sandorio suma lygi arba viršija $10,000.

C. Reikia pateikti du raštiškus pasiūlymus.

Užsakymai turi būti įvesti į "Linq", kad juos būtų galima patvirtinti. Pirkimus iš pardavėjų, kurie nepriima pirkimo užsakymų, turi atlikti Verslo paslaugos, gavusios pasiūlymus. (Išskyrus Vaikų maitinimo skyrių, kuris turi gauti pasiūlymus dėl bet ko, kas viršija $3 500).$50 000+

  • Nauji pavieniai pirkimai arba projektai
  • Turi būti pateikta Švietimo tarybai patvirtinti, nebent patvirtinimas buvo gautas biudžeto proceso metu.
  • Prieš tai pasirašo atitinkamas direktorius, direktorius, rajono tarybos narys arba kuratorius, arba jį pavaduojantis asmuo, kai jo nėra.
  • Prieš tai pasirašo verslo administratorius.
  •  Prieš tai pasirašo kuratorius.
  •  Atskirų prekių pirkimams arba projektams, kurių vertė viršija $50 000, reikia pateikti mažiausiai tris raštiškus pasiūlymus, kurie turi būti įvesti į "Linq" po to, kai juos patvirtina valdyba. Prireikus verslo paslaugos padės gauti pasiūlymus.
  • Atskirų prekių pirkimams arba projektams, kurių vertė viršija $80,000, reikia pateikti užplombuotą pasiūlymą/projektinį pasiūlymą, kurį turi apdoroti Verslo paslaugos.

D. Pastatų papildymai, patobulinimai ir pakeitimai

  • Išankstinis Kapitalo priemonių komiteto pritarimas
  • Visiems projektams, kurių bendra vertė viršija $50 000, reikalingas išankstinis valdybos pritarimas.
  • Projektai negali būti dirbtinai skirstomi, kad būtų pažeista pirkimo politika ar procedūros.

E. Žr. statybos viešųjų pirkimų politiką 6212.Approval Thresholds

  • Didesniems nei $20 000 užsakymams reikalingas kuratoriaus ir verslo administratoriaus patvirtinimas.
  • Prašymams dėl atskirų prekių, kurių vertė viršija $50 000, reikalingas valdybos pritarimas.

III. Pirkimo paraiškos ir pirkimo užsakymai

A. Pasirinkite pardavėją (žr. I skyrių)

  • Jei pardavėjas nėra prisijungęs prie "Linq", rajono verslo tarnyboms turi būti pateiktas W-9 dokumentas, kad jis būtų įvestas į "Linq".

B. Užsakymo pateikimas

  • Užklausa turi būti įvesta į "Linq". Reikalingi pasiūlymai turi būti saugomi kartu su pirkimo dokumentais ir nuskenuoti į archyvą, kai kuriamas pirkimo užsakymas.
  • Mokyklos / skyriaus darbuotojai pateiks pirkimo užsakymą pardavėjui.

C. Pirkimo užsakymų gavimas

  • Imtuvas:
    • Atidarykite pristatytas pakuotes ir dėžes.
    • Patikrinkite, ar turinys yra teisingas, ar nepažeistas ir ar teisingai išsiųstas.
    • Praneškite pardavėjui apie prekių trūkumą, perteklių, neteisingas prekes arba sugadintas prekes.
    • Pirkimo užsakymo gavimas į "Linq".
    • Sąskaitą faktūrą pažymėkite "Mokėtinų sumų antspaudu" arba įrašykite reikiamą informaciją (pirkimo užsakymą, gavimo datą, pardavėjo numerį).
    • Nuskaitykite sąskaitą faktūrą ir įmeskite ją į "Linq Archive" aplanką "Unfiled".
    • Sąskaitų mokėtojai apdoros sąskaitą apmokėjimui, išskyrus atvejus, kai mokėjimas atliekamas per mokyklos atsiskaitomąją sąskaitą.

IV. Sutartys

A. Kontaktai

  • Jei dėl pirkimo tikslo reikia sudaryti sutartį, išperkamosios nuomos sutartį ar kitą teisiškai įpareigojantį susitarimą, verslo administratorius PRIVALO pasirašyti sutarties, įskaitant priedus, kopiją.
  • Prie VISŲ programinės įrangos sutarčių PRIVALOMA pridėti pardavėjo pasirašytą susitarimą dėl informacijos neatskleidimo, žr. 6210 F10.

Žr. 6220 politiką dėl asmeninių paslaugų ir (arba) konsultantų sutarčių.

V. Pakeitimo įsakymas

  • Bet kokį pirkimo užsakymų ar sutarčių pakeitimą, dėl kurio padidėja išlaidos, turi patvirtinti ir įforminti Verslo paslaugos prieš keičiant sutartį, pristatant ar priimant papildomas prekes arba pradedant papildomus darbus.

VI. Apskrities mokėjimo būdai

A. Mokėtinos sąskaitos

  • Mokyklos arba rajono mokėtinos sąskaitos yra pageidaujamas mokėjimo būdas už bet kokį pirkinį, kuriam išrašyta sąskaita faktūra.
  • Mokėtinos sumos apmoka visas rajono pirkimo užsakymo pozicijas ir sąskaitų faktūrų sumas.
  • Visos gautos sąskaitos faktūros, susijusios su apygardos pirkimo užsakymu;
    • Patikrinkite ir gaukite elementą (-us) "Linq".
    • Užantspauduokite sąskaitą faktūrą "Mokėtinų sumų antspaudu" arba užrašykite reikiamą informaciją sąskaitoje faktūroje.
    • Nuskenuokite sąskaitą faktūrą ir visus pasiūlymo dokumentus ir pridėkite juos "Linq Archive" aplanke "Unfiled".
    • Sąskaitų mokėtojai apdoros sąskaitą faktūrą ir ją apmokės.
  • Savaitiniai patikrinimai vyksta trečiadieniais. Iki penktadienio gautos sąskaitos faktūros bus tvarkomos kitą savaitę.
  • Darbuotojų kompensacijos
    • Visos darbuotojų kompensacijos turėtų būti dokumentais patvirtintos iš anksto. Prašymai turi būti įvesti į "Linq", kad juos būtų galima tinkamai patvirtinti ir apmokėti kartu su įprastu čekiu. Mokėjimas bus pervestas į pagrindinę darbuotojo sąskaitą, naudojamą darbo užmokesčiui mokėti.

B. Pirkimo kortelės (JAV banko p-kortelės) (žr. 6211 P1)

C. Keitimo langeliai

  • Apygardos pakeitimo langeliai
    • Grąžinimo dėžutę galima rasti rajono kasoje, ją galima naudoti knygų mugės pradžios lėšoms ir kitoms mokyklos reikmėms. Pradinės mokyklos pradines lėšas turi gauti iš Verslo paslaugų tarnybos.
    • Keitimo dėžutė turi būti laikoma saugioje vietoje.
    • Darbuotojų kompensacijos turi būti išmokamos per Mokėtinų sumų sąskaitą.
  •  Vidurinės mokyklos keitimo langeliai
    • Smulkius pinigus galima laikyti vidurinių mokyklų pagrindiniame biure įvairioms reikmėms, laikantis toliau nurodytų reikalavimų:
      • Visas smulkiųjų pinigų lėšas ir sumas turi patvirtinti Verslo tarnybos.
      • Keitimo dėžutėse negali būti daugiau pinigų, nei jų reikia einamajai veiklai.
      • Negalima naudoti piniginėms lėšoms už suteiktas paslaugas gauti arba pirkiniams atlikti.
      • Apskaitoma pagal avansines lėšas ir kas mėnesį sutikrinama.
      • Laikomi saugioje ir (arba) užrakintoje vietoje.
      • Darbuotojai, tikrinantys grąžos dėžutes, turėtų patikrinti pradines grynųjų pinigų sumas ir grįžę pateikti sutikrinimą. Sumos, viršijančios pradinę sumą, turi būti pervestos į atitinkamą sąskaitą, o pradinė suma grąžinta į seifą.

VII. Mokėjimai į mokyklos sąskaitą

  • Visos lėšos, gautos iš mokyklos lėšų rinkimo akcijų, mokinių mokesčių ir pan., turi būti pervestos į patvirtintą mokyklos atsiskaitomąją sąskaitą.
  •  Mokykloms leidžiama atidaryti tik vieną mokyklos atsiskaitomąją sąskaitą, o verslo administratorius turi būti patvirtintas kaip sąskaitos savininkas.
  • Gali būti išduodamos mokyklos debetinės kortelės, išrašomos iš mokyklos atsiskaitomosios sąskaitos. Mokyklos debetinės kortelės išduodamos laikantis rajono pirkimo procedūrų ir taisyklių.
  •  Mokykla negali atidaryti jokių kitų atsiskaitomųjų, mokėjimo ar finansinių sąskaitų.
  • Mokyklos atsiskaitomoji sąskaita turi būti naudojama tik mokyklos pirkiniams, kurie apmokami iš mokyklos sąskaitos biudžeto, apmokėti. Turi būti laikomasi rajono mokėjimų ir pardavėjų atrankos procedūrų.
  • Prieš perkant reikia gauti išankstinį patvirtinimą.
  • Užklausas galima įvesti į "Linq", kad jos būtų patvirtintos ir apmokėtos.

VIII. Mokėjimai darbuotojams

A. Atlyginimas darbuotojams

  • Visas darbuotojų atlyginimas grynaisiais pinigais turi būti tvarkomas per darbo užmokesčio sistemą. Dovanų kortelės, suteiktos už papildomą darbą ar pripažinimą, neatsižvelgiant į sumą, bus apmokestinamos per darbo užmokesčio sistemą kitą mėnesį po dovanų kortelės suteikimo.

B. Darbuotojų kompensacijos (neįskaitant kelionių)

  • Naudojant papildomas pirkimo korteles, darbuotojų kompensacijos neturėtų būti reikalingos. Jei pirkimo kortelė nesuveikė arba susiklostė kitos situacijos, darbuotojų kompensacijos turėtų būti nedidelės ir nedažnos (apie $50). Bet kokias išimtis turi patvirtinti verslo tarnybos.
  • Darbuotojai, kurie perka daiktus ir prašo kompensacijos, prieš pirkdami turi gauti išankstinį raštišką direktoriaus leidimą. Leidimą patvirtinantis dokumentas turi būti pridėtas prie prašymo kompensuoti išlaidas.
  • Kompensacijos turi būti išmokėtos per 30 dienų nuo įsigijimo.
  • Kompensacijos už daiktus, kurie neatitinka sveikatingumo politikos (žr. 3401 taisyklę), nebus mokamos.
  • Mokytojai neturėtų prašyti kompensacijų, kol nėra visiškai išnaudoti mokytojų aprūpinimui skirti pinigai. Prieš išmokant kompensacijas, sekretorei turėtų būti pateikti kvitai už išleistus mokytojų reikmenims skirtus pinigus.

Politika, procedūros ir formos

lt_LTLietuvių kalba