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最終更新日11月 13, 2023

6210 手順1 購買

ダウンロード 6210 購入/支払手続き

I.業者の選定

A.見積および入札の要件

  • $5,000以上の単品購入の場合、最低2通の見積書が必要となります。
  •  取引総額が$10,000以上の場合(単品価格に関わらず)、購入前に2つの見積書が必要となります。取引総額が$10,000以上の場合、購入前にLinqへの入力が必要となります。
  •  $5,000以上の単品購入には、最低2つの見積書が必要であり、承認のためにLinqに入力する必要があります。必要であればビジネスサービスがサポートします。(ただし、Child Nutrition Departmentは$10,000以上の見積書を取得する必要があります)。
  • $50,000を超える新規の単品購入には、3件の見積書と理事会の承認が必要である。予算手続き中に理事会により承認された$50,000を超える品目は、追加の購入承認を必要としない。見積もりと承認は、購入または契約書に署名する前に文書化されなければならない。必要であれば、ビジネスサービスが見積もりの取得を支援する。見積書は、承認のためにLinqに入力されなければならない。
  • $80,000を超える購入には、封印入札/RFPが必要であり、これはビジネスサービスにより処理され、理事会の承認を得なければならない。
  • 州の購買規約および規則に従い、購買方針や購買手順を破るために購買を人為的に分割してはならない。
  • 契約が必要な購入についてはパートIVを参照のこと。

B.ベンダー選定

  • ユタ州調達規定では、より高価格の業者を使用することが正当化されない限り、資格のある/事前に選定された業者からの最低入札価格を要求しています。調達コードの例外は、ビジネスサービスの承認が必要です。
  • 地区は、追加入札なしで、すべてのレベルの業者選定に州との契約を使用することができます。連邦児童栄養基準は、州との契約状況に関わらず、追加入札を義務付けている。
  • プロボ市学区のために物資やサービスを購入する職員は、業者や供給業者にいかなる支払いや個人的な利益を求めたり、受け取ったりすることはできません。
  • 単独調達の正当化が認められることはまれであり、地区購買の承認を得るために書面にて要請しなければならない。単独調達正当化書式6210 F4に記入しなければならない。
  • Provo City School District Child Nutrition Program 用の購入品は、Buy American Provision Requirements(バイ・アメリカン条項要件)に準拠する必要があります。以下を参照してください。
    •  1998年のWilliam F. Goodling Child Nutrition Reauthorization Act (Public Law 105-336)の第104条(d)では、NSLA (42 USC 1760(n))に第12条(n)の規定が追加され、学校給食当局(SFA)は、実行可能な最大限の範囲で、国産の商品または製品を購入することが義務づけられた。NSLA第12条(n)では、「国産商品または製品」を米国内で生産された農産物、および米国内で生産された農産物を実質的に使用して米国内で加工された食品と定義している。従って、最終加工製品の51%以上(重量または体積)が、国内で生産された農産物で構成されていなければならない。従って、未加工の食品については、農産物は国産でなければならず、加工食品については、重量または体積で51%以上の国産品で構成される国産農産物食品成分を使用して国内で加工されなければならない。加工食品は、国産農産物を使用した加工食品であること。「食品成分」とは、弁済可能な食事を構成する食品群の一つをいう。食品成分とは、肉類/代替肉類、穀類、野菜、果物、流動食乳である。加工製品は、重量または体積で、その製品の食品成分の51%以上が米国産でなければならない。バイ・アメリカン条項(7 CFR 210.21(d))は、学校給食プログラムで提供される市販の食品を購入する際に、SFAが遵守しなければならない調達基準の一つである。
    • SFAは、コンプライアンスとオーディションの目的のために、加工された最終製品の米国産比率を文書で証明するために、供給業者(製造業者または販売業者)から米国産比率に関する具体的な情報(商品および製品の農産物食品成分の米国産比率を記載した証明書が必要)、および原産国が米国またはその領土であることを示す納品書と領収書、および非国産製品の場合は限定的例外を要求する。限定的例外とは、国産品を使用することが本当に現実的でない場合に、「国産」基準を満たさない製品(非国産品)の購入を認める限定的な例外規定である。例外を利用する前に、非国産食品を購入する代替案が検討される。限定的な例外は、最後の手段として使用される。例外規定とは以下の通りである: 1) 十分かつ合理的に入手可能な量の製品が、満足のいく品質で米国内で生産または製造されていない場合、または 2) 競争入札により、米国製品のコストが非国産製品よりも著しく高いことが判明した場合。
    • バイ・アメリカン条項は、地元企業や小規模企業を支援するものである。地元産の食品を使用することは、地元農家を支援し、学校給食プログラムの子供たちに健康的な選択肢を提供すると同時に、地元経済を支えることになる。バイ・アメリカン条項の遵守を義務付けることは、連邦規則(2 CFR 200.321)で義務付けられているように、地元企業、または小規模、マイノリティ、女性が経営する企業と協力するSFAを支援することにもなる。可能な限り、小規模企業、マイノリティ企業、女性が経営する企業が利用されるよう、積極的な手段を講じなければならない。アファーマティブ・ステップには以下が含まれる:1) 適格な小規模企業、マイノリティ企業、および女性所有企業を募集リストに掲載すること 2) 小規模企業、マイノリティ企業、および女性所有企業が潜在的な供給源である場合には、必ず募集をかけること 3) 小規模企業局(Small Business Administration)や商務省少数民族事業開発局(Minority Business Development Agency)などの組織のサービスや支援を適宜利用すること。

C.利益相反

  • 利益相反の可能性がある場合、すべての業者選定はビジネスサービスを通じて行われ、利益相反フォーム6210 F5を提出しなければならない。

D.予算の考慮

  • 購入の承認は、利用可能な予算に基づいて行われる。利用可能な予算を超える購入は依頼者に返却される。

E.発注

  • 入札提案および/または承認が必要なものは以下の通り:
    • 購入リクエスト - ($からAlioに送信可能)
    • 購買カード(P-cards) - ポリシー/手続き 6215 を参照のこと。

II.購入/支払い承認

すべての購入/支払いには、地区職員2名の承認が必要です。ベンダーへの請求書はすべてLinqに入力する必要があります。

A.単品で$5,000未満であり、かつ取引総額が$9,999を超えない場合。

  • 入札は不要。(児童栄養は$3,500を超える場合、2つの見積もりを取る必要がある)。

B.$5,000以上の単品購入、または$10,000以上の総取引。

C.見積書は2通必要。

発注書はLinqに入力し、承認を受けなければならない。発注書を受け付けない業者からの購入は、見積もりを取った後、ビジネスサービスが行う必要があります。(ただし、$3,500を超える場合は、児童栄養課が見積もりを取得する必要があります。

  • 新規単品購入またはプロジェクト
  • 予算手続き中に承認を得た場合を除き、承認を得るために教育委員会に提出しなければならない。
  • 適切な校長、理事、地区審議会委員、または教育長、あるいはその代理の署名。
  • 事業管理者の事前の署名。
  •  監督官の事前の署名。
  •  単品購入または$50,000を超えるプロジェクトには、最低3件の見積書が必要であり、理事会の承認後にLinqに入力しなければならない。ビジネスサービスは必要に応じて入札の取得を支援する。
  • 単品購入または$80,000を超えるプロジェクトは、封印入札/RFPを必要とし、これはビジネスサービスにより処理されなければならない。

D.建物の追加、改良、変更

  • 資本設備委員会の事前承認
  • 総費用が$50,000を超えるすべてのプロジェクトについて、理事会の事前承認を得ること。
  • 購買方針や手続きに反するために、プロジェクトを人為的に分割してはならない。

E.建設調達方針6212.承認の閾値参照

  • $20,000を超える請求には、教育長と事業管理者の承認が必要である。
  • $50,000を超える単品の要請には理事会の承認が必要である。

III.購買請求書と購買発注書

A.ベンダーの選択(セクション I 参照)

  • ベンダーがLinqに登録していない場合は、W-9をDistrict Business Servicesに提出し、Linqに登録する必要があります。

B.ご注文

  • 請求書はLinqに入力すること。必要な入札書は購入書類と一緒に保管し、発注書作成時にアーカイブにスキャンする必要があります。
  • 学校/部署のスタッフが発注書を業者に提出する。

C.発注書の受領

  • レシーバーはそうする:
    • 配達された荷物や箱を開ける。
    • 内容物が正しい数量であるか、破損していないか、出荷された品物が正しいかどうかを確認する。
    • 不足品、過剰品、間違った品目、または破損品についてベンダーに通知すること。
    • Linqで発注書を受け取る。
    • 請求書に「Accounts Payable Stamp」を押すか、請求書に必要な情報(発注書、受領日、ベンダー番号)を記入する。
    • 請求書をスキャンし、Linq ArchiveのUnfiledフォルダにドロップする。
    • 学校の当座預金口座で支払いが行われない限り、買掛金が請求書の支払い手続きを行います。

IV.契約

A.連絡先

  • 購入の目的が、契約書、リース契約書、またはその他の法的拘束力のある契約書の締結を必要とする場合、契約書のコピーは、補遺を含め、事業管理者の署名を受けなければならない。
  • すべてのソフトウェア契約には、ベンダーが署名した秘密保持契約を契約の一部として添付しなければならない(6210 F10参照)。

個人サービス/コンサルタント契約についてはポリシー6220を参照のこと。

V.変更注文

  • コストを増加させる発注書または契約の変更は、契約の変更、追加物品の納入または検収、または追加作業の開始前に、ビジネスサービスにより承認され、処理されなければならない。

VI.地区の支払方法

A.未払金

  • 学校または地区の買掛金支払いは、請求書のある購入の優先支払方法です。
  • 買掛金は、地区の発注品目と請求金額をすべて支払う。
  • 地区発注に関連して受領したすべての請求書;
    • Linqで商品を確認し、受け取る。
    • 請求書に「Accounts Payable Stamp」を押すか、必要事項を記入する。
    • 請求書と入札書類をスキャンし、Linq ArchiveのUnfiledフォルダに添付する。
    • 買掛金が請求書の支払いを処理します。
  • 毎週のチェックは水曜日に行われます。金曜日までに受領した請求書は翌週に処理されます。
  • 従業員払い戻し
    • すべての従業員の経費精算は、経費精算の事前承認を文書化しなければならない。請求書はLinqに入力され、適切な承認を受け、通常の小切手と一緒に支払われなければならない。支払いは、給与支払いに使用される従業員の主要口座に入金される。

B.パーチェスカード(USバンクPカード)(6211 P1参照)

C.チェンジボックス

  • 地区チェンジボックス
    • 小銭入れは地区の会計事務所にあり、ブックフェアの立ち上げ資金やその他学校で必要な資金に使用します。小学校は、ビジネスサービスから立ち上げ資金を調達する必要があります。
    • 釣銭箱は安全な場所に保管すること。
    • 従業員の経費精算は、買掛金を通じて行わなければならない。
  •  中学校の小銭入れ
    • 小口現金は、セカンダリースクールのメインオフィスが雑費として保管することができ、以下の事項を遵守しなければならない:
      • 小口現金の資金および金額はすべて、ビジネス・サービスの承認を受けなければならない。
      • 小銭入れには、現在の活動に必要な金額以上のお金を入れてはならない。
      • 提供されたサービスに対する金銭の受領や購入に使用してはならない。
      • 毎月の照合を行い、保留ベースで会計処理するものとする。
      • 安全な場所に保管すること。
      • 釣銭箱をチェックアウトする従業員は、現金の期首金額を確認し、返却時に照合書を提出すること。期首の合計額を超える金額は、適切な口座に預け入れ、元の合計額を金庫に戻さなければならない。

VII.学校口座への支払い

  • 学校の募金活動や生徒からの手数料等から受け取った資金は、すべて認可された学校の当座預金口座に入金される。
  •  学校は、学校の当座預金口座を1つだけ開設することが認められており、経営管理者が口座の署名人として設定されていなければならない。
  • 学校の当座預金口座から引き落とされる学校デビットカードを発行することができる。学校デビットカードは、地区の購買手続きと方針に従う。
  •  当校は、他の当座預金口座、チャージ口座、財務口座を開設することはできません。
  • 学校の当座預金口座は、学校会計予算に計上される学校の購入品の支払いにのみ使用される。地区の支払いと業者の選定手続きに従わなければなりません。
  • 購入には事前承認が必要。
  • 請求書はLinqに入力し、承認と支払いを行うことができます。

VIII.従業員への支払い

A.従業員報酬

  • 現金ベースの従業員報酬はすべて、給与システムを通じて処理されなければなりません。追加業務や表彰のために贈られるギフトカードは、金額に関係なく、ギフトカードが贈られた翌月に給与システムを通じて課税されます。

B.従業員への払い戻し(出張を除く)

  • 追加で提供される購入カードにより、従業員への払い戻しは必要ないはずである。購入カードが機能しなかったり、その他の状況が発生した場合、従業員への払い戻しは、少額かつ頻繁に行われるものでなければならない($50程度)。いかなる例外も、ビジネスサービスの承認を得なければならない。
  • 物品を購入し、経費の払い戻しを求める従業員は、購入前に事前に所属長から書面による承認を得なければならない。承認の証明は、経費の払い戻し請求書に添付しなければならない。
  • 払い戻しは、購入後30日以内に完了しなければならない。
  • ウェルネス・ポリシー(ポリシー3401参照)に準拠していないものについては、払い戻しは行われない。
  • 教師用備品が全額使用されるまで、教師は経費の支払いを求めてはならない。弁済が行われる前に、使用された教員用品費の領収書を事務局に提出すべきである。

ポリシー、手順、フォーム

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