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最后修改11 月 13, 2023

6210 程序 1 采购

下载 6210 采购/付款程序

I.供应商遴选

A.报价和投标要求

  • 单项采购金额等于或超过 $5,000 美元时,至少需要两个书面报价。
  •  如果交易总额等于或超过 $10,000(不考虑单项成本),则在购买前必须进行两次书面报价。如果交易总额等于或超过 $10,000 美元,则必须在购买前输入 Linq。
  •  单项采购金额等于或超过 $5,000 美元时,至少需要两份书面报价,并必须输入 Linq 供审批。如有必要,业务服务部门将提供协助。(儿童营养部除外,该部门必须对超过 $10,000 的任何物品进行报价)。
  • 超过 $50,000 美元的新单项采购需要三份书面报价和董事会批准。董事会在预算过程中批准的超过 $50,000 美元的项目无需额外批准即可购买。在采购或签订合同之前,必须将报价和批准记录在案。如有必要,业务服务部门将协助获取报价。请购单必须输入 Linq 进行审批。
  • 超过 $80,000 美元的采购需要密封投标/征求建议书,必须由商业服务部门处理并经董事会批准。
  • 根据州采购守则和规则,不得人为分割采购,以违反采购政策或程序
  • 关于需要签订合同的采购,请参见第 IV 部分。

B.供应商遴选

  • 犹他州采购法》要求合格/预选供应商以最低价格出价,除非有理由使用价格更高的供应商。采购法规的例外情况必须得到商业服务部门的批准。
  • 学区可使用州合同选择各级供应商,无需额外投标。无论州合同情况如何,联邦儿童营养标准仍要求额外投标。
  • 为普罗沃市教育局采购用品或服务的员工不得要求或接受供应商的任何付款或个人利益。
  • 单一来源理由很少获得批准,必须以书面形式申请地区采购批准。必须填写唯一来源理由申请表 6210 F4。
  • 普罗沃市教育局儿童营养计划的采购必须符合 "购买美国货 "规定要求。请参见以下内容
    •  1998 年《威廉-F-古德林儿童营养重新授权法案》(公法 105-336)第 104(d)节增加了一项条款,即《国家营养补助金法》(NSLA)第 12(n)节(《美国法典》第 42 篇第 1760(n)节),要求学校食品管理机构(SFA)在最大可行范围内购买国内商品或产品。NSLA 第 12(n)节将 "国内商品或产品 "定义为在美国生产的农产品和在美国加工的食品,这些食品大量使用在美国生产的农产品。因此,51% 以上的最终加工产品(按重量或体积计算)必须由国内种植的农产品构成。因此,对于未经加工的食品,农产品必须是国内的,而对于加工食品,必须是使用国内农产品食品成分在国内加工的,按重量或体积计算,必须由超过 51% 的国内种植物品组成。产品的食品成分被视为农产品。"食品成分 "是指构成可报销膳食的食品类别之一。食品成分包括:肉类/肉类替代品、谷物、蔬菜、水果和液态奶。按重量或体积计算,加工产品必须含有 51% 以上的美国原产食品成分。关岛、美属萨摩亚、维尔京群岛、波多黎各和北马里亚纳群岛作为美国的属地,其产品可按此规定购买。"购买美国货 "规定(7 CFR 210.21(d))是学校食堂在采购学校供餐计划中供应的商业食品时必须遵守的采购标准之一。
    • 出于合规和审核目的,SFA 将要求供应商(即制造商或分销商)以书面形式提供任何 加工最终产品中美国含量百分比的具体信息,以证明国产百分比(要求提供书面证明, 说明商品和产品中农业食品成分的国产含量),并提供交货发票和收据,证明原产国为美 国或其领土,如果是非国产产品,则要求提供有限例外。有限例外是指在使用国内产品确实不可行的情况下,允许购买不符合 "国内 "标准(非国 内)产品的有限例外规定。在使用例外规定之前,将考虑购买非国内食品的替代品。有限的例外规定将作为最后手段使用。例外情况包括 1) 产品不是在美国生产或制造,且数量不足,质量不合格;或 2) 竞标显示美国产品的成本远远高于非本国产品。
    • 购买美国货 "规定支持本地和小型企业。使用来自当地的食品既支持了当地农民,又为学校膳食计划中的儿童提供了健康的选择,同时还支持了当地经济。根据联邦法规(2 CFR 200.321)的要求,要求遵守 "购买美国货 "规定也支持学校食堂和餐馆与当地或小型、少数民族及妇女所有的企业合作。必须采取积极措施,确保尽可能使用小型企业、少数民族企业和妇女拥有的企业。扶持措施包括1) 将合格的小型企业、少数族裔企业和妇女拥有的企业列入招标名单;2) 只要小型企业、少数族裔企业和妇女拥有的企业是潜在的来源,就确保向它们招标;3) 酌情利用小型企业管理局和商务部少数族裔企业发展局等组织的服务和援助。

C.利益冲突

  • 在可能存在利益冲突的情况下,所有供应商的选择都必须通过商业服务部门进行,并且必须提交利益冲突表 6210 F5。

D.预算考虑因素

  • 采购的批准取决于可用预算。超出可用预算的采购将退还申请者。

E.下订单

  • 以下项目需要投标书和/或批准书:
    • 采购申请 -(可在任何 $ 向 Alio 提交)
    • 采购卡(p-cards)--参见政策/程序 6215。

II.采购/付款审批

所有采购/付款均需两名学区员工批准。所有供应商请购单必须输入 Linq。

A.单个项目低于 $5,000 美元,且交易总额不超过 $9,999 美元

  • 无需投标。(超过 $3,500 美元的部分必须获得两次报价)。

B.单项采购额等于或超过 $5,000 或总交易额等于或超过 $10,000

C.需要两份书面报价。

请购单必须输入 Linq 系统审批。向不接受采购订单的供应商采购,必须在获得报价后由商务服务部进行。($3,500以上的物品必须获得报价,儿童营养部除外)。

  • 新的单项采购或项目
  • 必须提交教育委员会批准,除非在预算过程中已获得批准。
  • 相关校长、主任、区委委员或总监或其缺席时的代理签字。
  • 业务管理员事先签字。
  •  总监事先签字。
  •  单项采购或超过 $50,000 美元的项目需要至少三份书面报价,并必须在董事会批准后输入 Linq。必要时,业务服务部门将协助招标。
  • 单项采购或超过 $80,000 美元的项目需要密封投标/征求建议书,必须由企业服务 处处理。

D.建筑物加建、改进和改建

  • 事先获得基建设施委员会的批准
  • 总费用超过 $50,000 美元的所有项目均需事先获得董事会批准。
  • 不得人为地划分项目以违反采购政策或程序。

E.见《建筑采购政策》6212.审批门槛

  • 超过 $20,000 美元的请购单需经主管和业务主管批准。
  • 超过 $50,000 美元的单项物品请购单需经董事会批准。

III.请购单和订购单

A.选择供应商(见第一部分)

  • 如果供应商不在 Linq 中,则必须向学区商业服务部门提交 W-9 表格,以便输入 Linq。

B.下订单

  • 请购单必须输入 Linq。所需的投标书必须与采购文件一起保存,并在创建定购单时扫描存档。
  • 学校/部门工作人员将向供应商提交订购单。

C.接收采购订单

  • 接收器将
    • 收到包裹和箱子时要打开。
    • 检查所装物品的数量是否正确、有无损坏以及装运物品是否正确。
    • 将短缺、超额、不正确或损坏的物品通知供应商。
    • 在 Linq 中接收采购订单。
    • 在发票上加盖 "应付账款印章 "或写上所需信息(采购订单、收货日期、供应商编号)。
    • 扫描发票并将其放入 Linq Archive 的未归档文件夹中
    • 除非通过学校支票账户付款,否则应付账款部将处理发票付款。

IV.合同

A.联系方式

  • 如果采购目的要求签订合同、租赁协议或其他具有法律约束力的协议,则必须由业务主管签 署合同副本,包括附录。
  • 所有软件合同必须附有供应商签署的保密协议,作为合同的一部分,见 6210 F10。

参见政策 6220 个人服务/顾问合同。

V.变更单

  • 在更改合同、交付或接受额外货物或开始额外工作之前,任何增加费用的采购订单或合 同变更都必须得到业务服务部门的批准和处理。

VI.地区付款方式

A.应付账款

  • 学校或学区应付账款是任何带发票采购的首选付款方式。
  • 应付账款支付所有地区采购订单项目和发票金额。
  • 收到的所有与地区采购订单有关的发票;
    • 在 Linq 中验证和接收项目。
    • 在发票上加盖 "应付账款印章 "或写上所需信息。
    • 扫描发票和任何投标文件,并将其附在 Linq Archive 的未归档文件夹中。
    • 应付账款部门将处理发票付款。
  • 每周三进行检查。周五前收到的发票将在下周处理。
  • 员工报销
    • 所有员工报销都应有文件证明的预先批准。请购单必须输入 Linq 系统,以获得适当批准,并与常规支票一起支付。付款将存入员工的主要工资账户。

B.采购卡(美国银行 P 卡)(见 6211 P1)

C.更改框

  • 地区变更箱
    • 校区出纳处备有零钱箱,用于支付图书展启动资金和学校的其他需要。小学必须从商业服务处获得启动资金。
    • 零钱盒应存放在安全的地方。
    • 员工报销必须通过应付账款完成
  •  中学零钱箱
    • 零用金可由中学总办公室保管,以备不时之需,但必须遵守以下规定:
      • 所有零用金资金和金额都必须经业务服务部门批准。
      • 零钱箱中的零钱不得超过当前活动所需的金额。
      • 不得用于收取所提供服务的款项或进行采购。
      • 应在定额备用金基础上进行核算,并每月进行对账。
      • 应存放在安全/上锁的地方。
      • 检查零钱箱的员工应核实期初现金数额,并在归还时提供对账单。超过期初总额的金额必须存入适当的账户,并将原始总额放回保险柜。

VII.学校账户付款

  • 从学校筹款活动、学生费用等处收到的所有资金均应存入经授权的学校支票账户。
  •  学校只有权设立一个学校支票账户,业务主管必须是该账户的签字人。
  • 可发行从学校支票账户提取的学校借记卡。学校借记卡遵循校区采购程序和政策。
  •  学校不得设立其他支票账户、收费账户或财务账户。
  • 学校支票账户只能用于支付由学校账户预算支付的学校采购费用。必须遵守校区付款和供应商选择程序。
  • 购买前必须获得预先批准。
  • 请购单可输入 Linq 进行审批和付款。

VIII.雇员付款

A.员工报酬

  • 所有以现金支付的员工报酬都必须通过工资系统进行处理。因额外工作或表彰而赠送的礼品卡,无论金额多少,都将在赠送后的当月通过工资系统纳税。

B.员工报销费用(不包括差旅费)

  • 由于提供了额外的购物卡,员工报销应该是不必要的。如果购物卡无法正常使用或出现其他情况,员工报销的金额应较小且不频繁(约为 $50)。任何例外情况都必须得到业务服务部门的批准。
  • 购买物品并申请报销的员工必须在购买前事先获得其主管的书面授权。报销申请必须附有授权证明。
  • 报销必须在购买后 30 天内完成。
  • 不符合健康政策的物品不予报销(见政策 3401)。
  • 在教师用品费全部用完之前,教师不得要求报销。在报销之前,应向秘书提交已用教师用品费的收据。

政策、程序和表格

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