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Letzte Änderung: November 13, 2023

6210 Verfahren 1 Beschaffung

Download 6210 Einkaufs-/Zahlungsvorgänge

I. Auswahl des Anbieters

A. Anforderungen an Angebot und Ausschreibung

  • Für den Kauf von Einzelstücken in Höhe von $5.000 oder mehr sind mindestens zwei schriftliche Angebote erforderlich.
  •  Beträgt die Gesamtsumme einer Transaktion $10.000 oder mehr (unabhängig von den Kosten der einzelnen Posten), sind vor dem Kauf zwei schriftliche Angebote erforderlich. Jede Transaktion, die $10.000 oder mehr beträgt, muss vor dem Kauf in Linq eingegeben werden.
  •  Für Käufe von Einzelartikeln in Höhe von $5.000 oder mehr sind mindestens zwei schriftliche Angebote erforderlich, die zur Genehmigung in Linq eingegeben werden müssen. Der Wirtschaftsdienst ist bei Bedarf behilflich. (Mit Ausnahme der Abteilung für Kinderernährung, die für alles über $10.000 Angebote einholen muss).
  • Für neue Einzelanschaffungen über $50.000 sind drei schriftliche Angebote und die Genehmigung des Vorstands erforderlich. Für Artikel über $50.000, die vom Vorstand im Rahmen des Haushaltsverfahrens genehmigt wurden, ist keine zusätzliche Genehmigung für den Kauf erforderlich. Kostenvoranschläge und Genehmigungen müssen vor dem Kauf oder der Vertragsunterzeichnung dokumentiert werden. Der Wirtschaftsdienst ist bei der Einholung von Angeboten behilflich, falls erforderlich. Bedarfsanforderungen müssen zur Genehmigung in Linq eingegeben werden.
  • Einkäufe über $80.000 erfordern ein versiegeltes Angebot/RFP, das von Business Services bearbeitet und vom Vorstand genehmigt werden muss.
  • Einkäufe dürfen nicht künstlich aufgeteilt werden, um die Einkaufspolitik oder -verfahren gemäß dem staatlichen Einkaufsgesetz und den Regeln zu umgehen.
  • Siehe Teil IV für Beschaffungen, die Verträge erfordern.

B. Auswahl des Anbieters

  • Das Beschaffungsgesetz des Bundesstaates Utah verlangt das niedrigste Angebot von qualifizierten/vorgewählten Anbietern, es sei denn, die Inanspruchnahme eines teureren Anbieters ist gerechtfertigt. Ausnahmen vom Beschaffungsgesetz müssen von Business Services genehmigt werden.
  • Der Distrikt kann staatliche Verträge für die Auswahl von Lieferanten auf allen Ebenen ohne zusätzliche Angebote nutzen. Die Bundesnormen für Kinderernährung erfordern unabhängig vom Status der staatlichen Verträge immer noch zusätzliche Angebote.
  • Mitarbeiter, die für den Provo City School District Waren oder Dienstleistungen einkaufen, dürfen von Verkäufern oder Lieferanten keine Zahlungen oder persönliche Vorteile verlangen oder annehmen.
  • Alleinbezugsberechtigungen werden nur selten erteilt und müssen schriftlich beantragt werden, damit der Distrikt den Einkauf genehmigt. Das Formular 6210 F4 zur Rechtfertigung der Alleinbezugsquelle muss ausgefüllt werden.
  • Einkäufe für das Kinderernährungsprogramm des Provo City School District müssen den Anforderungen der Buy American Provision entsprechen. Siehe unten
    •  Abschnitt 104(d) des William F. Goodling Child Nutrition Reauthorization Act von 1998 (Public Law 105-336) fügte dem NSLA (42 USC 1760(n)) eine Bestimmung, Abschnitt 12(n), hinzu, die die Schulverpflegungsbehörden (SFAs) verpflichtet, so weit wie möglich einheimische Rohstoffe oder Produkte zu kaufen. Abschnitt 12(n) des NSLA definiert "einheimische Rohstoffe oder Produkte" als landwirtschaftliche Rohstoffe, die in den USA erzeugt werden, und als Lebensmittel, die in den USA im Wesentlichen unter Verwendung von in den USA erzeugten landwirtschaftlichen Rohstoffen verarbeitet werden. "Im Wesentlichen" bedeutet, dass mehr als 51% aus amerikanischen Produkten stammen. Daher müssen mehr als 51% des verarbeiteten Endprodukts (nach Gewicht oder Volumen) aus landwirtschaftlichen Rohstoffen bestehen, die im Inland angebaut wurden. Bei unverarbeiteten Lebensmitteln müssen die landwirtschaftlichen Rohstoffe also aus dem Inland stammen, und bei verarbeiteten Lebensmitteln müssen sie im Inland unter Verwendung einheimischer landwirtschaftlicher Lebensmittelbestandteile verarbeitet werden, die zu mehr als 51% (nach Gewicht oder Volumen) aus einheimischem Anbau stammen. Der Lebensmittelbestandteil des Produkts wird als landwirtschaftlicher Rohstoff betrachtet. "Lebensmittelbestandteil" ist eine der Lebensmittelgruppen, aus denen erstattungsfähige Mahlzeiten bestehen. Die Nahrungsmittelbestandteile sind: Fleisch/Fleischalternativen, Getreide, Gemüse, Obst und flüssige Milch. Verarbeitete Produkte müssen mehr als 51% der Lebensmittelkomponente des Produkts, nach Gewicht oder Volumen, mit U.S. Ursprung enthalten. Produkte aus Guam, Amerikanisch-Samoa, den Jungferninseln, Puerto Rico und den Nördlichen Marianen sind im Rahmen dieser Bestimmung als Territorien der USA zulässig. Die Bestimmung "Buy American" (7 CFR 210.21(d)) ist eine der Beschaffungsnormen, die die SFAs beim Kauf von kommerziellen Lebensmitteln, die im Rahmen von Schulverpflegungsprogrammen serviert werden, einhalten müssen.
    • Für die Einhaltung der Vorschriften und für Prüfungszwecke verlangt die SFA vom Lieferanten (d. h. vom Hersteller oder Händler) schriftlich spezifische Informationen über den prozentualen Anteil des US-Anteils in jedem verarbeiteten Endprodukt, um den Inlandsanteil zu dokumentieren (eine schriftliche Bescheinigung, die den Inlandsanteil der landwirtschaftlichen Lebensmittelkomponente von Rohstoffen und Produkten beschreibt, ist erforderlich), sowie Lieferrechnungen und -quittungen, aus denen hervorgeht, dass es sich bei dem Herkunftsland um die USA oder ihre Territorien handelt, und im Falle eines nicht-einheimischen Produkts eine begrenzte Ausnahme. Begrenzte Ausnahmen sind begrenzte Ausnahmen von der Vorschrift, die den Kauf von Produkten erlauben, die nicht dem "inländischen" Standard entsprechen (nicht-einheimische Produkte), wenn die Verwendung inländischer Produkte wirklich nicht praktikabel ist. Bevor eine Ausnahmeregelung in Anspruch genommen wird, werden Alternativen zum Kauf von nicht-einheimischen Lebensmitteln geprüft. Begrenzte Ausnahmen werden als letztes Mittel eingesetzt. Ausnahmen von dieser Bestimmung sind: 1) Das Erzeugnis wird in den USA nicht in ausreichender Menge und angemessener Qualität produziert oder hergestellt; oder 2) die Kosten für ein amerikanisches Erzeugnis sind deutlich höher als für ein ausländisches Erzeugnis.
    • Die Buy-American-Bestimmung unterstützt lokale und kleine Unternehmen. Die Verwendung von Lebensmitteln aus lokalen Quellen unterstützt die lokalen Landwirte und bietet den Kindern in den Schulspeisungsprogrammen eine gesunde Auswahl, während gleichzeitig die lokale Wirtschaft unterstützt wird. Die Einhaltung der Buy-American-Bestimmungen unterstützt auch die Zusammenarbeit der SFAs mit lokalen oder kleinen, von Minderheiten und Frauen geführten Unternehmen, wie in den Bundesvorschriften (2 CFR 200.321) gefordert. Es müssen positive Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass nach Möglichkeit kleine Unternehmen, Minderheiten und von Frauen geführte Unternehmen eingesetzt werden. Zu den positiven Maßnahmen gehören: 1) Aufnahme von qualifizierten Klein- und Minderheitenunternehmen sowie von Unternehmen in Frauenhand in Ausschreibungslisten; 2) Sicherstellung, dass Klein- und Minderheitenunternehmen sowie Unternehmen in Frauenhand angefragt werden, wenn sie als potenzielle Quellen in Frage kommen; und 3) Inanspruchnahme der Dienste und Unterstützung von Organisationen wie der Small Business Administration und der Minority Business Development Agency des Handelsministeriums.

C. Interessenkonflikt

  • Wenn ein möglicher Interessenkonflikt besteht, muss die Auswahl der Lieferanten über den Unternehmensdienst erfolgen, und es muss ein Formular 6210 F5 für Interessenkonflikte eingereicht werden.

D. Haushaltsüberlegungen

  • Die Genehmigung von Käufen hängt von den verfügbaren Haushaltsmitteln ab. Käufe, die das verfügbare Budget überschreiten, werden an den Antragsteller zurückgeschickt.

E. Auftragserteilung

  • Für Folgendes sind Angebotsvorschläge und/oder Genehmigungen erforderlich:
    • Kaufantrag - (kann bei jedem $ in Alio eingereicht werden)
    • Kaufkarten (p-cards) - Siehe Richtlinie/Verfahren 6215.

II. Kauf-/Zahlungsgenehmigungen

Alle Käufe/Zahlungen müssen von zwei Distriktmitarbeitern genehmigt werden. Alle Bestellanforderungen für Lieferanten müssen in Linq eingegeben werden.

A. Weniger als $5.000 für einen einzelnen Posten und eine Gesamttransaktion von nicht mehr als $9.999

  • Keine Gebote erforderlich. (Für Kinderernährung müssen zwei Angebote für alles über $3.500 eingeholt werden).

B. Einzelkäufe in Höhe von $5.000 oder mehr oder eine Gesamttransaktion in Höhe von $10.000 oder mehr

C. Zwei schriftliche Kostenvoranschläge sind erforderlich.

Bestellanforderungen müssen zur Genehmigung in Linq eingegeben werden. Einkäufe bei Anbietern, die keine Bestellungen akzeptieren, müssen von der Abteilung Business Services nach Einholung von Angeboten getätigt werden. (Mit Ausnahme der Abteilung für Kinderernährung, die für alles über $3.500 Angebote einholen muss).$50.000+

  • Neue Einzelanschaffungen oder Projekte
  • Muss dem Bildungsrat zur Genehmigung vorgelegt werden, es sei denn, die Genehmigung wurde im Rahmen des Haushaltsverfahrens eingeholt.
  • Vorherige Unterschrift des zuständigen Schulleiters, Direktors, Distriktratsmitglieds oder Superintendenten bzw. seines Stellvertreters in dessen Abwesenheit.
  • Vorherige Unterschrift des Geschäftsführers.
  •  Vorherige Unterzeichnung durch den Superintendenten.
  •  Für Einzelanschaffungen oder Projekte über $50.000 sind mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich, die nach Genehmigung durch den Vorstand in Linq eingegeben werden müssen. Die Geschäftsabteilung ist bei Bedarf bei der Einholung von Angeboten behilflich.
  • Einzelkäufe oder Projekte über $80.000 erfordern ein versiegeltes Angebot/RFP, das von Business Services bearbeitet werden muss.

D. Gebäudeerweiterungen, -verbesserungen und -veränderungen

  • Vorherige Genehmigung durch den Ausschuss für Investitionsgüter
  • Vorherige Genehmigung des Verwaltungsrats für alle Projekte mit Gesamtkosten von über $50.000.
  • Projekte dürfen nicht künstlich aufgeteilt werden, um die Beschaffungspolitik oder -verfahren zu umgehen.

E. Siehe Baubeschaffungspolitik 6212.Genehmigungsschwellen

  • Anforderungen über $20.000 bedürfen der Genehmigung des Superintendenten und des Geschäftsführers.
  • Bestellungen von Einzelposten über $50.000 bedürfen der Zustimmung des Verwaltungsrats.

III. Bestellanforderung und Bestellung

A. Auswahl eines Anbieters (siehe Abschnitt I)

  • Wenn der Lieferant nicht in Linq eingetragen ist, muss ein W-9 an District Business Services geschickt werden, damit es in Linq eingetragen werden kann.

B. Eine Bestellung aufgeben

  • Die Anforderung muss in Linq eingegeben werden. Erforderliche Angebote müssen mit den Kaufunterlagen aufbewahrt und bei der Erstellung der Bestellung in das Archiv eingescannt werden.
  • Die Mitarbeiter der Schule/Abteilung übermitteln dem Lieferanten eine Bestellung.

C. Eingang von Bestellungen

  • Der Empfänger wird:
    • Öffnen Sie Pakete und Kartons, wenn sie geliefert werden.
    • Überprüfen Sie den Inhalt auf korrekte Menge, Beschädigung und korrekte Versandstücke.
    • Benachrichtigung des Verkäufers über Fehlmengen, Übermengen, falsche oder beschädigte Artikel.
    • Empfangen Sie die Bestellung in Linq.
    • Stempeln Sie die Rechnung mit dem 'Accounts Payable Stamp' oder schreiben Sie die erforderlichen Informationen auf die Rechnung (Bestellung, Eingangsdatum, Lieferantennummer).
    • Scannen Sie die Rechnung und legen Sie sie im Linq-Archiv im Ordner "Unfiled" ab.
    • Die Kreditorenbuchhaltung wird die Rechnung zur Zahlung bearbeiten, es sei denn, die Zahlung erfolgt über das Girokonto der Schule.

IV. Verträge

A. Kontakte

  • Wenn der Zweck des Kaufs den Abschluss eines Vertrags, eines Mietvertrags oder einer anderen rechtsverbindlichen Vereinbarung erfordert, MUSS eine Kopie des Vertrags, einschließlich der Nachträge, vom Geschäftsführer unterzeichnet werden.
  • ALLE Software-Verträge MÜSSEN eine vom Verkäufer unterzeichnete Geheimhaltungsvereinbarung als Teil des Vertrags enthalten, siehe 6210 F10.

Siehe Richtlinie 6220 für Verträge über persönliche Dienstleistungen/Berater.

V. Änderungsauftrag

  • Jede Änderung von Bestellungen oder Verträgen, die zu einer Erhöhung der Kosten führt, muss vor einer Vertragsänderung, der Lieferung oder Annahme zusätzlicher Waren oder dem Beginn zusätzlicher Arbeiten von Business Services genehmigt und bearbeitet werden.

VI. Distrikt-Zahlungsmethoden

A. Kreditorenbuchhaltung

  • Die Kreditorenbuchhaltung der Schule oder des Distrikts ist die bevorzugte Zahlungsmethode für alle Einkäufe mit einer Rechnung.
  • Die Kreditorenbuchhaltung bezahlt alle Bestellpositionen und Rechnungsbeträge des Distrikts.
  • Alle Rechnungen, die im Zusammenhang mit einer Distrikt-Bestellung eingehen;
    • Prüfen und empfangen Sie Artikel in Linq.
    • Stempeln Sie die Rechnung mit dem "Kreditorenstempel" oder schreiben Sie die erforderlichen Informationen auf die Rechnung.
    • Scannen Sie die Rechnung und alle Angebotsunterlagen ein und fügen Sie sie in Linq Archive im Ordner Unfiled (Nicht eingereicht) ein.
    • Die Kreditorenbuchhaltung wird die Rechnung zur Zahlung bearbeiten.
  • Wöchentliche Kontrollgänge finden mittwochs statt. Rechnungen, die bis Freitag eingehen, werden in der folgenden Woche bearbeitet.
  • Kostenerstattung für Mitarbeiter
    • Für alle Erstattungen von Mitarbeitern sollte eine dokumentierte Vorabgenehmigung für die Erstattung vorliegen. Die Anträge müssen in Linq eingegeben werden, damit sie ordnungsgemäß genehmigt und zusammen mit dem regulären Schecklauf bezahlt werden können. Die Zahlung wird auf das für die Gehaltsabrechnung verwendete Hauptkonto des Mitarbeiters überwiesen.

B. PurchaseCards (US Bank p-cards) (siehe 6211 P1)

C. Kästen ändern

  • Bezirk ändern Boxen
    • Die Wechselgeldkasse steht in der Bezirkskasse zur Verfügung und ist für die Anschubfinanzierung der Buchmesse und andere Schulbedürfnisse zu verwenden. Die Grundschulen müssen das Startkapital bei der Abteilung Business Services beantragen.
    • Die Wechselgeldkasse ist an einem sicheren Ort aufzubewahren.
    • Erstattungen für Mitarbeiter müssen über die Kreditorenbuchhaltung abgewickelt werden.
  •  Secondary School Change Boxen
    • Das HAUPTBÜRO der weiterführenden Schulen kann für verschiedene Verwendungszwecke eine Portokasse einrichten und muss dabei Folgendes beachten:
      • Alle Kassenmittel und Beträge müssen von der Geschäftsabteilung genehmigt werden.
      • Die Geldkassetten dürfen nicht mehr Geld enthalten, als für die laufenden Aktivitäten erforderlich ist.
      • Darf nicht für die Entgegennahme von Geldern für erbrachte Dienstleistungen oder für Einkäufe verwendet werden.
      • Die Buchführung erfolgt über eine Zahlstelle mit monatlichem Abgleich.
      • Sie müssen an einem sicheren/verschlossenen Ort aufbewahrt werden.
      • Mitarbeiter, die Wechselgeldkassetten ausgeben, sollten die Anfangssummen überprüfen und bei der Rückgabe einen Abgleich vornehmen. Beträge, die über die Anfangssumme hinausgehen, müssen auf das richtige Konto eingezahlt werden, und die ursprüngliche Summe muss in den Safe zurückgelegt werden.

VII. Zahlungen für Schulkonten

  • Alle Gelder, die aus Schulspendenaktionen, Studiengebühren usw. stammen, müssen auf das autorisierte Girokonto der Schule eingezahlt werden.
  •  Schulen dürfen nur ein einziges Schulgirokonto einrichten, und der Geschäftsführer muss als Zeichnungsberechtigter für das Konto eingetragen sein.
  • Schuldebitkarten, die vom Girokonto der Schule abgehoben werden, können ausgegeben werden. Schuldebitkarten unterliegen den Einkaufsverfahren und -richtlinien des Distrikts.
  •  Die Schule darf keine weiteren Giro-, Gebühren- oder Finanzkonten einrichten.
  • Das Girokonto der Schule darf nur für Einkäufe der Schule verwendet werden, die mit dem Budget des Schulkontos verrechnet werden müssen. Die Zahlungs- und Lieferantenauswahlverfahren des Distrikts müssen eingehalten werden.
  • Vor dem Kauf muss eine Vorabgenehmigung erteilt werden.
  • Bestellanforderungen können zur Genehmigung und Zahlung in Linq eingegeben werden.

VIII. Zahlungen an Arbeitnehmer

A. Mitarbeitervergütung

  • Alle Mitarbeitervergütungen auf Bargeldbasis müssen über das Gehaltsabrechnungssystem abgewickelt werden. Geschenkgutscheine, die für zusätzliche Arbeit oder Anerkennung ausgegeben werden, werden unabhängig vom Betrag im Monat nach der Ausgabe des Geschenkgutscheins über das Gehaltsabrechnungssystem versteuert.

B. Erstattungen für Mitarbeiter (ohne Reisekosten)

  • Mit den zusätzlichen Einkaufskarten, die zur Verfügung gestellt werden, sollten Erstattungen für die Mitarbeiter nicht notwendig sein. Für den Fall, dass eine Einkaufskarte nicht funktioniert oder andere Situationen eintreten, sollten die Erstattungen für die Mitarbeiter gering und selten sein (etwa $50). Alle Ausnahmen müssen von der Abteilung Business Services genehmigt werden.
  • Angestellte, die Artikel kaufen und eine Rückerstattung beantragen, müssen vor dem Kauf eine schriftliche Genehmigung von ihrem Direktor erhalten. Der Nachweis der Genehmigung muss dem Erstattungsantrag beigefügt werden.
  • Die Rückerstattung muss innerhalb von 30 Tagen nach dem Kauf erfolgen.
  • Erstattungen für Artikel, die nicht mit den Wellness-Richtlinien übereinstimmen (siehe Richtlinie 3401), werden nicht gewährt.
  • Erstattungen sollten von den Lehrkräften erst dann beantragt werden, wenn das Geld für Lehrermaterialien vollständig ausgegeben worden ist. Quittungen für ausgegebene Lehrermaterialien sollten der Sekretärin vorgelegt werden, bevor die Erstattung erfolgt.

Politik, Verfahren und Formulare

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