Ultima modifica: 4 ottobre 2024

Politica n. 6210: Acquisti

• Scarica 6210 Acquisti

Scopo

The purpose of Provo City School District’s purchasing policy is to acquire goods and services in an efficient, cost-effective manner which:

• Assistere il Distretto nel raggiungimento della sua missione e dei suoi obiettivi.
• Tutela l'integrità dei dipendenti del distretto
• Protects the integrity of the district
• Proteggere il patrimonio del distretto

Questa politica ha lo scopo di delineare le linee guida generali per gli acquisti, al fine di indirizzare i dipendenti del distretto nell'acquisizione di beni e servizi. Tali linee guida sono:

1. Provo City School District will comply with applicable state and federal purchasing laws and will use a standard procurement process outlined in the policy and procedure.
2. All contracts and purchases of goods and services of $50,000 or more require prior approval of the Provo City School District Board of Education
   • Exceptions:
     •  Spese specificatamente indicate per progetto nel bilancio formalmente adottato dal Consiglio scolastico del Provo City School District.
     • Le normali spese operative in corso, come le utenze, gli acquisti di cibo/forniture per il programma di ristorazione, le spese relative agli stipendi, che fanno parte di un bilancio formalmente adottato.
3. Sia il richiedente che il supervisore diretto autorizzato, o il supervisore facente funzione in caso di assenza del supervisore diretto autorizzato, devono firmare la richiesta.
4. Le richieste dell'amministratore aziendale e del sovrintendente sono approvate dal presidente del consiglio.
5. All contracts that create a liability for the district must reviewed and signed by the Business Administrator or their designee.
6. Situations that threaten life, health, safety or property are considered emergency situations. Emergency situations require prompt resolution. If proper authorization is not possible, district employees are authorized to remove the immediate threat to life, health, safety, or property in the most cost-effective manner possible. Proper authorization is to be obtained no later than the next business day.
7. È severamente vietato l'acquisto di beni e servizi con fondi distrettuali per uso o guadagno personale. Ciò include l'uso della carta di credito personale per ricevere "punti" o "miglia".
8. Tutti i compensi dei dipendenti devono essere elaborati attraverso il sistema di buste paga.
9. All procurement will follow the standard procurement process with the following exceptions:
   • Acquisition or disposition of real property or an interest in real property, including a lease of real property.
   • Employment contracts or collective bargaining agreements
   • Acquisition of a procurement item from other public entity (state or any other government entity within the state that expends public funds)
   • Grants (except as specifically addressed by policy)
   • Hiring a mediator, arbitrator, or arbitration panel member to participate in the district’s dispute resolution efforts
   • Sole Source Procurement
   • Transitional Costs/Best interest
   • Extension of Contract
   • Trial Use Contract
   • Emergency Procurement
10. Il Distretto scolastico della città di Provo implementerà procedure in conformità con questa politica che coprono, ma non sono limitate a:
    • Documentazione adeguata delle transazioni
    • Protezione dei dipendenti e dei beni
    • Formazione su politiche e procedure per i dipendenti
11. Il Provo City School District seguirà inoltre le procedure di appalto previste dalla legge e stabilite dallo Utah State Procurement Code 63G-6a.

The District’s Procurement Official is the Business Administrator or designee.

The Procurement Official has the authority to

• Manage and supervise any procurement to ensure, to the extent practicable, that taxpayers receive the best value
• Prepare and issue standard specifications for procurement items
• Review contracts, coordinate contract compliance, conduct contract audits and approve change orders

At any state of the procurement process, upon determining that a District procurement is out of compliance with the Utah Procurement Code or governing regulations, the Procurement Official may correct, amend, or cancel the procurement.

If, at any time during the term of a contract awarded by the District, the Procurement Official determines that the contract is out of compliance wit the Utah Procurement Code or governing regulations, the Procurement Official my correct or amend the contract to bring it into compliance of cancel the contract, after consulting with legal counsel, if the Procurement Official determines that correcting, amending, or canceling the contract is in the district’s best

Riferimenti legali

• Codice dello Stato dello Utah 63G-6a
• Utah Admin Code R33

Approvato dal Consiglio d'istruzione

• 10 settembre 2024                

Rivisto

•  July 1, 2011
•  13 dicembre 2016
• 10 settembre 2024

Procedure e moduli

• 6210 Procedura 1 Acquisti
• 6210 Procedura 2 Approvvigionamento per la nutrizione infantile
• 6210 Modulo 1 Registrazione del giornale
• 6210 Modulo 2 Richiesta di denaro in contanti
• 6210 Modulo 3 Richiesta di pagamento della fattura
• 6210 Modulo 4 Giustificazione di fonte unica
• 6210 Modulo 5 Conflitto di interessi
• 6210 Modulo 6 Richiesta di acquisto
• 6210 Modulo 7 Ordine di modifica
• 6210 Modulo 8 Riconciliazione della carta di credito della Zions Bank
• 6210 Modulo 9 Carta acquisti Busta di controllo mensile
• 6210 Modulo 10 Ricevuta mancante
• 6210 Modulo 11 Richiesta di spesa per la scuola
• 6210 Modulo 12 Preventivo di spesa