Requisiti per i preventivi e le offerte

• Per gli acquisti di articoli singoli pari o superiori a $5.000 sono necessari almeno due preventivi scritti.
• Se una transazione totale è pari o superiore a $10.000 (indipendentemente dal costo del singolo articolo), sono necessari due preventivi scritti prima dell'acquisto. Qualsiasi transazione pari o superiore a $10.000 deve essere inserita in Linq prima dell'acquisto.
• Gli acquisti di articoli singoli pari o superiori a $5.000 richiedono un minimo di due preventivi scritti e devono essere inseriti in Linq per l'approvazione. I Servizi commerciali forniranno assistenza se necessario. (Ad eccezione del Dipartimento di Nutrizione infantile, che deve ottenere preventivi per qualsiasi articolo superiore a $10.000).
• I nuovi acquisti di articoli singoli superiori a $50.000 richiedono tre preventivi scritti e l'approvazione del Consiglio. Gli articoli superiori a $50.000 approvati dal Consiglio di amministrazione durante la procedura di bilancio non richiedono un'ulteriore approvazione per l'acquisto. I preventivi e l'approvazione devono essere documentati prima dell'acquisto o della firma del contratto. I Servizi aziendali forniranno assistenza per ottenere i preventivi, se necessario. Le richieste devono essere inserite in Linq per l'approvazione.
• Gli acquisti superiori a $80.000 richiedono un'offerta/preventivo sigillato, che deve essere elaborato dai Servizi aziendali e approvato dal Consiglio di amministrazione.
• Gli acquisti non possono essere artificiosamente suddivisi per eludere la politica o le procedure di acquisto in base al codice degli acquisti e alle norme statali.

Vedere la parte IV per gli acquisti che richiedono contratti.

Selezione/assegnazione del fornitore

• Il codice degli appalti dello Stato dello Utah richiede l'offerta più bassa da parte di fornitori qualificati/preselezionati, a meno che non sia giustificato l'uso di un fornitore con un prezzo più alto. Le eccezioni al codice degli appalti devono essere approvate dai Servizi aziendali.
• “Award” means the identification and selection of a vendor who may, upon satisfying the district’s due diligence inquiry, contract with the district as the result of a standard procurement process or permitted exception. Unless otherwise explicitly written in the solicitation documents or exception documentation, an award or notice of an award does not create or constitute a binding contract until the resulting contract has been fully executed by all parties and approving authorities, or the purchase order documentation has been signed and delivered to the awarded vendor.
• Il distretto può utilizzare i contratti statali per la selezione dei fornitori a tutti i livelli senza ulteriori offerte. Gli standard federali per la nutrizione infantile richiedono comunque offerte aggiuntive, indipendentemente dallo stato dei contratti statali.
• I dipendenti che acquistano forniture o servizi per il Provo City School District non possono chiedere o ricevere alcun pagamento o guadagno personale da venditori o fornitori.
• Le giustificazioni di fonte unica sono concesse raramente e devono essere richieste per iscritto per ottenere l'approvazione del distretto acquisti. È necessario compilare il modulo 6210 F4 per la giustificazione della fonte unica.
• Gli acquisti per il programma di nutrizione infantile del distretto scolastico di Provo devono essere conformi ai requisiti del Buy American Provision. Vedi sotto
• Section 104(d) of the William F. Goodling Child Nutrition Reauthorization Act of 1998 (Public Law 105-336) added a provision, Section 12(n) to the NSLA (42 USC 1760(n)), requiring school food authorities (SFAs) to purchase, to the maximum extent practicable, domestic commodity or product. Section 12(n) of the NSLA defines “domestic commodity or product” as an agricultural commodity that is produced in the U.S. and a food product that is processed in the U.S. substantially using agricultural commodities produced in the U.S.
• “Substantially” means over 51% from American products. Therefore, over 51% of the final processed product (by weight or volume) must consist of agricultural commodities that were grown domestically. Thus, for foods that are unprocessed, agricultural commodities must be domestic, and for foods that are processed, they must be processed domestically using domestic agricultural food components that are comprised of over 51% domestically grown items, by weight or volume.
• The product’s food component is considered the agricultural commodity. “Food component” means one of the food groups which comprises reimbursable meals. The food components are: meats/meat alternates, grains, vegetables, fruits, and fluid milk. Processed products must contain over 51% of the product’s food component, by weight or volume, from U.S. origin. Products from Guam, American Samoa, Virgin Islands, Puerto Rico, and the Northern Mariana Islands are allowed under this provision as territories of the U.S.
• The Buy American provision (7 CFR 210.21(d)) is one of the procurement standards SFAs must comply with when purchasing commercial food products served in the school meals programs.
• For compliance and audition purposes, the SFA will require in writing from the supplier (i.e., manufacturer or distributor) specific information about the percentage of U.S. content in any processed end product in order to document domestic percentage (written certification describing domestic content of the agricultural food component of commodities and products is required), and delivery invoices and receipts identifying the country of origin as being the U.S. or its territories, and in the case of a non-domestic product, a limited exception.
• Limited exceptions are limited exceptions to the provision which allow for the purchase of products not meeting the “domestic” standard (non-domestic) in circumstances when use of domestic products is truly not practicable. Before utilizing an exception, alternatives to purchasing non-domestic food products will be considered. Limited exceptions will be used as a last resort. Exceptions to the provision are:

1. The product is not produced or manufactured in the U.S. in sufficient and reasonably available quantities of a satisfactory quality; or
2. Competitive bids reveal the costs of a U.S. product are significantly higher than the non-domestic product.

• The Buy American provision supports local and small businesses. Using food products from local sources supports local farmers and provides healthy choices for children in the school meal programs while supporting the local economy. Requiring compliance with the Buy American provision also supports SFAs working with local, or small, minority, and women-owned businesses as required by Federal regulations (2 CFR 200.321).
• Affirmative steps must be taken to assure that small and minority businesses, and women-owned businesses are used when possible. Affirmative steps include:

1. 1. Placing qualified small and minority businesses, and women-owned businesses on solicitation lists;
   2. Assuring that small and minority businesses, and women-owned businesses are solicited whenever they are potential sources; and
   3. Using the services and assistance, as appropriate, of such organizations as the Small Business Administration and the Minority Business Development Agency of the Department of Commerce.

Conflitto di interessi

Where a possible conflict of interest exists, all vendor selections must be made through Business Services and a Conflict of Interest Form 6210 F5 must be submitted.

Considerazioni sul budget

L'approvazione degli acquisti è subordinata alla disponibilità di bilancio. Gli acquisti che superano il budget disponibile saranno restituiti al richiedente.

Ordini

Le proposte di offerta e/o le approvazioni sono necessarie per i seguenti progetti:

• Purchase request (can be submitted at any $ into Alio)
• Purchase Cards (p-cards) See policy/procedure 6215

Debarbazione

• Il Funzionario responsabile degli appalti può escludere una persona per motivi di lavoro dall'aggiudicazione di contratti per un massimo di tre anni o sospenderla dall'aggiudicazione di contratti se vi è motivo di ritenere che la persona abbia intrapreso attività che potrebbero portare all'esclusione. La sospensione non può durare più di tre mesi, a meno che non sia stata emessa un'accusa per un reato che causerebbe l'interdizione.
• Le cause di esclusione includono:
  • condanna per un reato penale in relazione all'ottenimento o al tentativo di ottenere un contratto o un subcontratto pubblico o privato o all'esecuzione di un contratto o un subcontratto pubblico o privato
  • condanna ai sensi delle leggi statali o federali per appropriazione indebita, furto, contraffazione, corruzione, falsificazione o distruzione di documenti, ricettazione o qualsiasi altro reato che indichi una mancanza di integrità o onestà commerciale che influisca attualmente, seriamente e direttamente sulla responsabilità come appaltatore per il distretto
  • condanna ai sensi degli statuti antitrust statali o federali
  • mancata esecuzione, senza giusta causa, dei termini del contratto
  • a violation of the Procurement Code or the district’s procurement policies
  • qualsiasi altra causa che il Funzionario responsabile degli appalti ritenga così grave e impellente da influire sulla responsabilità come appaltatore per il distretto, compreso l'addebito da parte di un altro ente governativo
• Il distretto può prendere in considerazione qualsiasi causa di esclusione come base per determinare che una persona che risponde a una sollecitazione non è responsabile, indipendentemente da qualsiasi sforzo o procedimento per l'esclusione o la sospensione della persona e anche se il distretto non sceglie di chiedere l'esclusione o la sospensione.
• Le offerte, le proposte o le altre candidature ricevute da persone sospese, escluse o altrimenti non ammissibili alla data di scadenza per la ricezione delle offerte, delle proposte o delle altre candidature saranno respinte dal distretto.
• A person with an outstanding tax lien in the state may not submit a quote, bid, or offer to the district, nor may such a person contract to provide a procurement item to the district. However, if the district Procurement Officer determines that it is in the best interests of the district to do so, the district may grant an exception to this prohibition for a specified and particular quote, bid, offer, or contract. The district may reject a quote, bid, or offer submitted in violation of this prohibition.

Preferenze

• Il Distretto, per tutti gli appalti, darà una preferenza reciproca agli offerenti che offrono articoli di approvvigionamento prodotti, fabbricati, estratti, coltivati o eseguiti nello Utah ("articoli dello Utah") rispetto agli offerenti che offrono articoli di approvvigionamento prodotti, fabbricati, estratti, coltivati o eseguiti in qualsiasi stato che dia o richieda una preferenza per gli articoli di approvvigionamento prodotti, fabbricati, estratti, coltivati o eseguiti in quello stato ("articoli preferiti al di fuori dello stato"). L'importo della preferenza reciproca sarà pari all'importo della preferenza applicata dall'altro Stato per quel particolare articolo di approvvigionamento. Per ricevere la preferenza reciproca ai sensi della presente sezione, l'offerente deve certificare nell'offerta che gli articoli offerti sono articoli dello Utah. In assenza di tale certificazione sull'offerta, si rinuncia alla preferenza reciproca.
• If the responsible bidder submitting the lowest responsive bid offers out of state preferred items, and if another responsible bidder has submitted a responsive bid offering Utah items, and with the benefit of the reciprocal preference, the bid of the other bidder is equal to or less than the original lowest bid, the District shall:

1. notify the Utah items bidder that the bidder qualifies as a preferred bidder; and
2. make the purchase from the preferred bidder if the bidder agrees, in writing, to meet the low bid within 72 hours after the notice.

• The district shall include the exact price submitted by the lowest bidder in its notice to the preferred bidder. The district may not enter into a contract with any other bidder for the purchase until 72 hours have elapsed after notice to the preferred bidder. If there is more than one preferred bidder, the district shall award the contract to the willing preferred bidder who was the lowest preferred bidder originally. If there were two or more equally low preferred bidders, the district shall comply with the rules of the Procurement Policy Board to determine which bidder should be awarded the contract.
• Questa sezione non si applica se l'applicazione della sezione potrebbe compromettere il ricevimento di fondi federali.
• Un "appaltatore residente" è una persona, una società di persone, un'impresa o un'altra entità commerciale che ha la sua sede principale nello Utah o che impiega lavoratori residenti in questo Stato, se disponibili, e che stava svolgendo la sua attività alla data in cui le offerte per l'appalto pubblico sono state sollecitate per la prima volta.
• Nell'aggiudicazione dei contratti di costruzione, il distretto concederà a un appaltatore residente una preferenza reciproca rispetto a un appaltatore non residente di qualsiasi Stato che dia o richieda una preferenza agli appaltatori di quello Stato. L'importo della preferenza reciproca sarà pari all'importo della preferenza applicata dallo Stato dell'appaltatore non residente. Per ricevere la preferenza reciproca ai sensi della presente sezione, l'offerente deve certificare nell'offerta che si qualifica come appaltatore residente. In assenza di tale certificazione sull'offerta, si rinuncia alla preferenza reciproca.
• Se l'appaltatore responsabile che ha presentato l'offerta più bassa è un appaltatore non residente e ha una sede principale in uno Stato che dà o richiede una preferenza agli appaltatori di quello Stato, e se anche un appaltatore residente responsabile ha presentato un'offerta rispondente e, con il beneficio della preferenza reciproca, l'offerta dell'appaltatore residente è pari o inferiore all'offerta originariamente più bassa, il Distretto notificherà all'appaltatore residente che si qualifica come appaltatore residente preferenziale e assegnerà il contratto all'appaltatore residente se quest'ultimo accetta, per iscritto, di soddisfare l'offerta più bassa entro 72 ore dalla notifica dello status di appaltatore residente preferenziale. L'avviso del distretto deve includere il prezzo esatto presentato dall'offerente più basso. Il distretto non può stipulare un contratto con nessun altro offerente per la costruzione fino a quando non siano trascorse 72 ore dall'avviso all'appaltatore residente preferito. Se c'è più di un appaltatore residente preferito, il distretto aggiudicherà il contratto all'appaltatore residente preferito disposto a presentare l'offerta più bassa. Se ci sono due o più appaltatori residenti preferiti ugualmente bassi, il distretto si atterrà alle regole della Commissione per gli appalti per determinare quale offerente debba aggiudicarsi il contratto.
• Questa sezione non si applica se l'applicazione della sezione potrebbe compromettere il ricevimento di fondi federali.
• Né la preferenza per i prodotti dello Utah né la preferenza per gli appaltatori residenti nello Utah si applicano nella misura in cui sono in conflitto con i requisiti federali relativi a un appalto che comporta la spesa di assistenza federale, fondi di contratti federali o fondi di partecipazione finanziaria federale.

• Le procedure di appalto supplementari possono essere utilizzate per coadiuvare il processo di appalto standard. Nell'ambito della politica distrettuale, l'RFP, l'RFI o l'RFQ vengono generalmente utilizzati quando l'importo dell'acquisto di un articolo o di un progetto supera $80.000. I servizi personali non sono soggetti a queste disposizioni, ma possono essere utilizzati per selezionare nuovi fornitori.
• Il personale distrettuale fornirà ai Servizi Commerciali informazioni e specifiche su ogni richiesta presentata. Ogni specifica deve essere redatta con l'obiettivo di descrivere chiaramente i requisiti del distretto e di incoraggiare la concorrenza e deve sottolineare i criteri funzionali o di prestazione necessari per soddisfare le esigenze del distretto.
• Una persona con un conflitto di interessi, o che prevede di rispondere alla proposta, non può partecipare alla stesura delle specifiche o essere dipendente di un'organizzazione che presenta una risposta alla sollecitazione.
• Il sito delle offerte dello Stato dello Utah sarà utilizzato per pubblicare, raccogliere ed esaminare le informazioni presentate dai potenziali fornitori. Gli annunci saranno inseriti anche nel sito web principale del distretto. Gli annunci devono essere disponibili per almeno sette (7) giorni prima della data di scadenza per la presentazione delle risposte.
• Il distretto può fornire un avviso individuale ai potenziali venditori dopo l'inizio dell'affissione pubblica.
• Il distretto può annullare una gara d'appalto o rifiutare le offerte e le proposte, in tutto o in parte, se ciò è nell'interesse del distretto. Le ragioni dell'annullamento o del rifiuto saranno inserite nel fascicolo del contratto e saranno disponibili per la consultazione pubblica. In seguito all'annullamento, il distretto dovrà sollecitare nuovamente le risposte o ritirare la richiesta per l'articolo in questione.
• The district may reject a solicitation response if it violates a solicitation requirement, is submitted after the deadline, or it does not meet response criteria. The district may reject solicitation responses if the submitting vendor is not responsible, is in violation of the procurement code or regulations, has engaged in unethical conduct, is subject to an outstanding tax lien, or a change in the vendor’s circumstances would have caused the district to reject the response. Vendors failing to sign applicable purchasing documents can also be rejected after 90 days. If vendor is rejected, the district will provide a written statement of reasons to the vendor.
• Una sollecitazione può essere annullata dopo l'apertura delle risposte ma prima dell'aggiudicazione quando il distretto stabilisce per iscritto che sussiste una delle seguenti circostanze:
  • • L'ambito di lavoro o altri requisiti contenuti nei documenti di sollecitazione non sono stati soddisfatti da nessuna persona e tutte le risposte alla sollecitazione sono state ritenute non rispondenti o non responsabili.
    • Si è verificata un'infrazione al codice, alle regole o alla politica.
    • Nella richiesta sono state citate specifiche o requisiti inadeguati, errati o ambigui.
    • Le specifiche della richiesta sono state o devono essere riviste.
    • L'oggetto dell'appalto non è più necessario.
    • L'invito non prevedeva la considerazione di tutti i fattori di costo per il distretto, come il costo del trasporto, delle garanzie, dell'assistenza e della manutenzione.
    • Le risposte alla sollecitazione ricevute dimostrano che le esigenze del distretto possono essere soddisfatte da un articolo meno costoso rispetto a quello della sollecitazione.
    • All otherwise acceptable solicitation responses received are at unreasonable prices, or only one solicitation response is received and the procurement official cannot determine the reasonableness of the bid price or cost proposal
    • Altri motivi specificati nel codice statale (Titolo 63G, Capitolo 6a, Utah Procurement Code) o nella norma amministrativa.
    • Altre circostanze ritenute ragionevoli dal funzionario responsabile dell'approvvigionamento.
    • Cancellation cannot be used to steer a contract to a favored vendor or make a vendor who was previously disqualified or rejected in a solicitation eligible for a contract award for the same procurement item.
• Il distretto può consentire la correzione di un errore irrilevante in una sollecitazione rispondente, comprese le firme mancanti, i riconoscimenti degli addendum, le copie mancanti delle licenze professionali, gli errori tipografici, gli errori derivanti da un'imprecisione nella sollecitazione e altri errori irrilevanti. Il distretto richiederà che le correzioni siano effettuate per iscritto e stabilirà una scadenza per la correzione.
• The district may make a written request to a vendor to clarify information in a responsive solicitation or to provide additional information that the district determines is needed to determine viability of response. The district shall establish and enforce a deadline for submitting the information.
• Best and final offers are only allowable in the RFP process.
• Una richiesta di informazioni può riguardare un'ampia gamma di informazioni, tra cui disponibilità, orari, standard e pratiche, specifiche, formazione, nuove tecnologie, capacità dei fornitori e soluzioni alternative. Una richiesta di informazioni non è una procedura di appalto e non può essere utilizzata per negoziare le tariffe, stipulare un contratto o determinare l'ammissibilità dell'appalto.
• Le informazioni presentate con una richiesta di informazioni sono considerate informazioni "protette" ai sensi della legge sull'accesso e la gestione dei documenti governativi dello Utah. I potenziali rispondenti devono fornire una dichiarazione scritta di riservatezza aziendale e una concisa motivazione a sostegno di tale richiesta.

Tutti gli acquisti/pagamenti richiedono l'approvazione di due dipendenti del distretto. Tutte le richieste di fornitori devono essere inserite in Linq.

• Meno di $5.000 per un singolo articolo e transazione totale non superiore a $9.999
  • No bids required. (Child Nutrition must obtain two quotes for anything above $3,500).
• Acquisti di singoli articoli pari o superiori a $5.000 o una transazione totale pari o superiore a $10.000
  • Two written quotes are required.
  • Requisitions must be entered into Linq for approval.
  • Purchases from vendors who do not accept purchase orders must be made by Business Services after quotes are obtained. (With the exception of the Child Nutrition Department which must obtain quotes on anything above $3,500).
• $50,000+
  • Nuovi acquisti o progetti di singoli articoli
  • Deve essere presentato al Consiglio d'istruzione per l'approvazione, a meno che non sia stato approvato durante il processo di bilancio.
  • Firma preventiva del preside, del direttore, del membro del consiglio distrettuale o del sovrintendente o del suo sostituto in caso di assenza.
  • Firma preventiva dell'amministratore aziendale.
  • Firma preventiva del sovrintendente.
  • Gli acquisti di singoli articoli o i progetti superiori a $50.000 richiedono un minimo di tre preventivi scritti e devono essere inseriti in Linq dopo l'approvazione del Consiglio. I Servizi aziendali forniranno assistenza per l'acquisizione di offerte, se necessario.
  • Gli acquisti di singoli articoli o i progetti superiori a $80.000 richiedono un'offerta/preventivo sigillato, che deve essere elaborato dai Servizi aziendali.
• Aggiunte, miglioramenti e modifiche agli edifici
  • Previa approvazione del Comitato per le strutture di capitale
  • Approvazione preventiva del Consiglio di amministrazione per tutti i progetti con un costo totale superiore a $50.000.
  • I progetti non possono essere artificiosamente suddivisi per eludere la politica o le procedure di acquisto.
• See Construction Procurement Policy 6212 Approval Thresholds
  • Le richieste superiori a $20.000 richiedono l'approvazione del sovrintendente e dell'amministratore aziendale.
  • Le richieste per singoli articoli superiori a $50.000 richiedono l'approvazione del Consiglio di amministrazione.

A. Selezionare un fornitore (vedere la sezione I)

• Se il fornitore non è presente in Linq, è necessario presentare un W-9 ai Servizi aziendali distrettuali per poterlo inserire in Linq.

B. Placing an Order

• Requisition must be entered into Linq.
• Required bids must be kept with purchase documentation and scanned into Archive when purchase order is created.
• Il personale della scuola/del dipartimento invia l'ordine di acquisto al fornitore per l'ordinazione.

C. Ricezione degli ordini di acquisto

Il ricevitore:

1. Aprire pacchi e scatole quando vengono consegnati.
2. Controllare il contenuto per verificare la quantità corretta, i danni e i corretti articoli spediti.
3. Comunicare al fornitore eventuali carenze, eccedenze, articoli non corretti o danneggiati.
4. Ricevere l'ordine di acquisto in Linq.
5. Timbrare la fattura con il "timbro della contabilità" o scrivere le informazioni richieste sulla fattura (ordine di acquisto, data di ricezione, numero del fornitore).
6. Scan the invoice and drop in Linq Archive in the Unfiled folder.
7. La contabilità elaborerà la fattura per il pagamento, a meno che il pagamento non venga effettuato tramite il conto corrente della scuola.

V. Contratti

• If the purpose of the purchase requires a contract, lease agreement, or other legally binding agreement to be entered into, a copy of the contract MUST be signed by the Business Administrator, including addendums.
• ALL software contracts MUST have a Non-Disclosure Agreement signed by the vendor attached as part of the contract, see 6210 F10.

Vedere la politica 6220 per i contratti di servizi personali/consulenti.

VI. Ordine di modifica

Any change to purchase orders or contracts that increases the cost must be approved and processed by Business Services prior to any change in the contract, delivery or acceptance of additional goods, or commencement of additional work.

VII. Metodi di pagamento del distretto

A. Conti fornitori

• School or District Accounts Payable is the preferred payment method for any purchase with an invoice.
• Accounts Payable pays all district purchase order items and invoiced amounts.
• All invoices received related to a District Purchase Order:
  1. Verifica e ricezione degli articoli in Linq.
  2. Timbrare la fattura con il "timbro della contabilità" o scrivere le informazioni richieste sulla fattura.
  3. Scansionare la fattura e l'eventuale documentazione dell'offerta e allegarla in Linq Archive nella cartella Unfiled.
  4. La contabilità provvederà a elaborare la fattura per il pagamento.
• I controlli settimanali vengono effettuati il mercoledì. Le fatture ricevute entro il venerdì saranno elaborate la settimana successiva.
• Employee Reimbursement:
  • All employee reimbursements should have documented preapproval for the reimbursement.
  • Requisitions must be entered into Linq for appropriate approval and payment with the regular check run.
  • Payment will be deposited in the employee’s primary account used for payroll.

B. Purchase Cards (US Bank p-cards)

See 6211 P1 for detailed procedures.

C. Change Boxes

• Caselle di modifica del distretto
  • La cassetta degli spiccioli è disponibile nell'ufficio del cassiere del Distretto e deve essere utilizzata per i fondi di avvio della fiera del libro e per altre esigenze scolastiche. Le scuole elementari devono ottenere i fondi per l'avviamento dai Servizi commerciali.
  • La cassetta degli spiccioli deve essere conservata in un luogo sicuro.
  • Employee reimbursements must be done through Accounts Payable.
• Scatole di cambio della scuola secondaria
  • I soldi in contanti possono essere conservati dall'UFFICIO PRINCIPALE delle scuole secondarie per usi vari e devono rispettare quanto segue:
    1. Tutti i fondi e gli importi di cassa devono essere approvati dai Servizi aziendali.
    2. Le cassette degli spiccioli non devono contenere più denaro del necessario per le attività in corso.
    3. Non può essere utilizzato per ricevere denaro per servizi forniti o per effettuare acquisti.
    4. La contabilità è basata su una cassa di anticipi con una riconciliazione mensile.
    5. Deve essere conservato in un luogo sicuro/chiuso a chiave.
    6. I dipendenti che ritirano le cassette degli spiccioli devono verificare l'importo iniziale del contante e fornire una riconciliazione al momento della restituzione. Gli importi superiori al totale iniziale devono essere depositati nel conto corretto e il totale originale deve essere rimesso in cassaforte.

• Tutti i fondi ricevuti da raccolte fondi, tasse studentesche, ecc. devono essere depositati sul conto corrente autorizzato della scuola.
• Le scuole sono autorizzate a creare un solo conto corrente scolastico e l'amministratore aziendale deve essere nominato come intestatario del conto.
• Possono essere emesse carte di debito scolastiche prelevate dal conto corrente della scuola. Le carte di debito scolastiche seguono le procedure e le politiche di acquisto del distretto.
• La scuola non può aprire altri conti correnti, conti di addebito o conti finanziari.
• Il conto corrente della scuola deve essere utilizzato solo per pagare gli acquisti scolastici che devono essere imputati al bilancio della scuola. È necessario seguire le procedure distrettuali di pagamento e di selezione dei fornitori.
• Prima di procedere all'acquisto è necessaria una pre-approvazione.
• Le richieste possono essere inserite in Linq per l'approvazione e il pagamento.

• Employee Compensation
  • Tutti i compensi dei dipendenti in contanti devono essere elaborati attraverso il sistema di buste paga. Le carte regalo date per lavoro aggiuntivo o riconoscimento, indipendentemente dall'importo, saranno tassate attraverso il sistema di buste paga il mese successivo alla consegna della carta regalo.
  • Employee Reimbursements (not including travel) With the additional purchase cards provided, employee reimbursements should not be necessary. In the event that a purchase card did not work or other situations arise, employee reimbursements should be small and infrequent in nature (around $50). Anyexceptions must be approved by Business Services.
  •  I dipendenti che acquistano articoli e chiedono il rimborso devono ricevere un'autorizzazione scritta dal proprio direttore prima di effettuare l'acquisto. La prova dell'autorizzazione deve essere allegata alla richiesta di rimborso.
  • I rimborsi devono essere completati entro 30 giorni dall'acquisto. I rimborsi non saranno effettuati per gli articoli che non sono conformi alla politica del benessere (vedere la Politica 3401).
  • Gli insegnanti non devono chiedere rimborsi fino a quando il denaro per le forniture agli insegnanti non è stato completamente speso. Le ricevute dei fondi spesi per il rifornimento degli insegnanti devono essere presentate alla segreteria prima di effettuare i rimborsi.