Последнее изменение: 4 октября, 2024

6210 Процедура 1 Покупка/Оплата

Скачать 6210 Процедуры закупок/платежей

I. Выбор поставщика

Требования к котировкам и заявкам
- Для закупок отдельных товаров на сумму $5,000 и более требуется не менее двух письменных котировок.
- Если общая сумма сделки равна или превышает $10 000 (независимо от стоимости отдельного товара), перед покупкой необходимо представить два письменных предложения. Любая сделка, равная или превышающая $10 000, должна быть введена в Linq до покупки.
- Для закупок отдельных товаров на сумму $5 000 и более требуется как минимум два письменных предложения, которые должны быть введены в Linq для утверждения. При необходимости Служба бизнеса окажет помощь. (За исключением отдела детского питания, который должен получить котировки на сумму свыше $10,000).
- Для закупки новых товаров на сумму свыше $50 000 требуется три письменных предложения и одобрение совета директоров. Закупки на сумму свыше $50 000, утвержденные советом директоров в ходе бюджетного процесса, не требуют дополнительного одобрения. Котировки и одобрение должны быть документально подтверждены до совершения покупки или подписания контракта. При необходимости служба поддержки бизнеса окажет помощь в получении котировок. Заявки должны быть введены в Linq для утверждения.
- Закупки на сумму свыше $80 000 требуют запечатанного предложения/заявки, которые должны быть обработаны Службой бизнеса и утверждены советом.
- Закупки не могут быть искусственно разделены в нарушение политики или процедур закупок в соответствии с кодексом и правилами закупок штата
- См. часть IV о закупках, требующих заключения контрактов.
Выбор/награждение поставщика
- Согласно Кодексу закупок штата Юта, необходимо сделать самое низкое предложение от квалифицированных/предварительно отобранных поставщиков, за исключением случаев, когда использование поставщика с более высокой ценой является оправданным. Исключения из кодекса закупок должны быть одобрены Службой бизнеса.
- "Награда" означает определение и выбор поставщика, который может, удовлетворив запрос округа о должной осмотрительности, заключить контракт с округом в результате стандартного процесса закупок или разрешенного исключения. Если иное прямо не указано в тендерной документации или документации по исключениям, присуждение или уведомление о присуждении не создает и не представляет собой обязательный контракт до тех пор, пока контракт не будет полностью исполнен всеми сторонами и утверждающими органами, или документация заказа на поставку не будет подписана и передана поставщику, получившему награду.
- Округ может использовать государственные контракты для выбора поставщиков на всех уровнях без дополнительных предложений. Федеральные стандарты детского питания по-прежнему требуют проведения дополнительных торгов независимо от статуса государственного контракта.
- Сотрудники, приобретающие товары или услуги для школьного округа Provo City School District, не имеют права просить или получать какие-либо выплаты или личную выгоду от продавцов или поставщиков.
- Обоснование единственного источника предоставляется редко и должно быть запрошено в письменном виде для утверждения закупок в округе. Необходимо заполнить форму 6210 F4 для обоснования единственного источника.
- Закупки для программы детского питания городского школьного округа Прово должны соответствовать требованиям положения "Покупай американское". См. ниже
  - Раздел 104(d) Закона о возобновлении детского питания Уильяма Ф. Гудлинга от 1998 года (Публичный закон 105-336) добавил положение, раздел 12(n) к NSLA (42 USC 1760(n)), требующее от органов школьного питания (SFA) закупать, насколько это практически возможно, отечественные товары или продукты. Раздел 12(n) NSLA определяет "отечественный товар или продукт" как сельскохозяйственный товар, который производится в США, и пищевой продукт, который перерабатывается в США, в значительной степени используя сельскохозяйственные товары, произведенные в США. Таким образом, более 51% конечного переработанного продукта (по весу или объему) должно состоять из сельскохозяйственных товаров, выращенных внутри страны. Таким образом, для необработанных продуктов питания сельскохозяйственные товары должны быть отечественными, а для обработанных продуктов питания они должны быть обработаны внутри страны с использованием отечественных сельскохозяйственных пищевых компонентов, которые состоят из более чем 51% отечественных продуктов, выращенных внутри страны, по весу или объему. Пищевой компонент продукта считается сельскохозяйственным товаром. "Продовольственный компонент" означает одну из групп продуктов питания, из которых состоит возмещаемое питание. К пищевым компонентам относятся: мясо/мясные альтернативы, зерновые, овощи, фрукты и жидкое молоко. Переработанные продукты должны содержать более 51% пищевого компонента продукта, по весу или объему, американского происхождения. Продукты из Гуама, Американского Самоа, Виргинских островов, Пуэрто-Рико и Северных Марианских островов разрешены в соответствии с этим положением как территории США. Положение "Покупай американское" (7 CFR 210.21(d)) является одним из стандартов закупок, которые должны соблюдать SFA при приобретении коммерческих продуктов питания, используемых в программах школьного питания.
  - Для целей проверки соответствия и аудита SFA потребует от поставщика (т.е. производителя или дистрибьютора) в письменном виде конкретную информацию о процентном содержании американской продукции в любом обработанном конечном продукте, чтобы документально подтвердить процентное содержание отечественной продукции (требуется письменный сертификат, описывающий отечественное содержание сельскохозяйственного продовольственного компонента товаров и продуктов), а также счета-фактуры и квитанции о поставке, в которых страна происхождения указана как США или их территория, а в случае не отечественной продукции - ограниченное исключение. Ограниченные исключения - это ограниченные исключения из положения, которые позволяют приобретать продукцию, не соответствующую "отечественному" стандарту (не отечественную), в обстоятельствах, когда использование отечественной продукции действительно нецелесообразно. Прежде чем использовать исключение, будут рассмотрены альтернативные варианты закупки не отечественных продуктов питания. Ограниченные исключения будут использоваться в качестве крайней меры. Исключениями являются: 1) продукт не производится или не изготавливается в США в достаточном и разумно доступном количестве и удовлетворительного качества; или 2) конкурентные предложения показывают, что стоимость американского продукта значительно выше, чем не отечественного.
  - Положение "Покупай американское" поддерживает местные и малые предприятия. Использование продуктов питания из местных источников поддерживает местных фермеров и обеспечивает здоровый выбор для детей в программах школьного питания, одновременно поддерживая местную экономику. Требование соблюдения положения "Покупай американское" также поддерживает SFA, работающие с местными предприятиями или предприятиями, принадлежащими малым предприятиям, меньшинствам и женщинам, как того требуют федеральные правила (2 CFR 200.321). Должны быть предприняты позитивные шаги, чтобы гарантировать, что малые предприятия, предприятия меньшинств и предприятия, принадлежащие женщинам, будут использоваться, когда это возможно. Позитивные шаги включают: 1) включение квалифицированных малых предприятий, предприятий меньшинств и предприятий, принадлежащих женщинам, в списки для запроса предложений; 2) обеспечение того, чтобы малые предприятия, предприятия меньшинств и предприятия, принадлежащие женщинам, запрашивались во всех случаях, когда они являются потенциальными источниками; и 3) использование услуг и помощи, при необходимости, таких организаций, как Администрация малого бизнеса и Агентство по развитию бизнеса меньшинств при Министерстве торговли.
Конфликт интересов
- В случае возможного конфликта интересов выбор поставщика должен осуществляться через Службу управления делами, а также должна быть представлена форма 6210 F5 "Конфликт интересов".
Бюджетные соображения
- Утверждение закупок будет зависеть от наличия бюджетных средств. Покупки, превышающие доступный бюджет, будут возвращены заказчику.
Размещение заказов
- Конкурсные предложения и/или одобрения требуются для следующего:
  - Заявка на покупку - (может быть подана в любое время $ в Alio)
  - Карты закупок (p-карты) - см. политику/процедуру 6215.
Лишение прав
- Должностное лицо по закупкам может либо отстранить лицо от рассмотрения вопроса о присуждении контрактов на срок до трех лет, либо отстранить лицо от рассмотрения вопроса о присуждении контрактов, если есть основания полагать, что это лицо участвовало в какой-либо деятельности, которая может привести к отстранению. Отстранение не может быть более чем на три месяца, если только не было предъявлено обвинение в совершении преступления, которое может привести к отстранению.
  - Причины лишения прав включают:
    - осуждение за совершение уголовного преступления в связи с получением или попыткой получения государственного или частного контракта или субконтракта или в ходе выполнения государственного или частного контракта или субконтракта
    - осуждение по законам штата или федеральным законам за растрату, кражу, подлог, взяточничество, фальсификацию или уничтожение записей, получение украденного имущества, или любое другое правонарушение, указывающее на отсутствие деловой честности или деловой порядочности, которое в настоящее время, серьезно и непосредственно влияет на ответственность в качестве подрядчика для округа
    - осуждение по антимонопольным законам штата или федеральным законам
    - невыполнение без уважительной причины условий контракта
    - нарушение Кодекса о закупках или политики округа в области закупок
    - любая другая причина, которую должностное лицо по закупкам сочтет настолько серьезной и убедительной, что она повлияет на ответственность в качестве подрядчика округа, включая дебарьер со стороны другой правительственной организации
- Округ может рассматривать любую причину для лишения прав в качестве основания для определения того, что лицо, отвечающее на запрос, не является ответственным, независимо от любых усилий или процедур по лишению прав или приостановлению деятельности этого лица и даже если округ не решает добиваться лишения прав или приостановления деятельности.
- Заявки, предложения или другие материалы, полученные от любого лица, которое отстранено от работы, лишено права доступа или иным образом неправомочно на дату окончания приема заявок, предложений или других материалов, должны быть отклонены округом.
- Лицо, имеющее непогашенный налоговый залог в штате, не может подавать котировки, заявки или предложения округу, а также заключать контракты на поставку товаров округу. Однако, если сотрудник по закупкам округа решит, что это отвечает интересам округа, округ может сделать исключение из этого запрета для конкретной и определенной котировки, заявки, предложения или контракта. Округ может отклонить котировку, заявку или предложение, поданные в нарушение этого запрета.
Предпочтения
- При всех закупках округ должен отдавать взаимное предпочтение тем участникам торгов, которые предлагают объекты закупок, произведенные, изготовленные, добытые, выращенные или выполненные в штате Юта ("объекты Юты"), перед теми участниками торгов, которые предлагают объекты закупок, произведенные, изготовленные, добытые, выращенные или выполненные в любом штате, который отдает или требует отдавать предпочтение объектам закупок, которые произведены, изготовлены, добыты, выращены или выполнены в этом штате ("объекты, предпочитаемые за пределами штата"). Размер взаимной преференции должен быть равен размеру преференции, применяемой другим штатом в отношении данного конкретного объекта закупок. Для того чтобы получить взаимное предпочтение в соответствии с данным разделом, участник торгов должен подтвердить в заявке, что предлагаемые предметы закупок являются предметами закупок штата Юта. Без такого подтверждения в заявке от взаимной преференции отказываются.
- Если ответственный участник торгов, представивший наименьшее предложение, отвечает требованиям и предлагает товары за пределами штата, и если другой ответственный участник торгов представил предложение, отвечающее требованиям и предлагающее товары штата Юта, и с учетом взаимного предпочтения предложение другого участника торгов равно или меньше первоначального наименьшего предложения, округ должен (1) уведомить участника торгов, предлагающего товары штата Юта, о том, что он соответствует требованиям предпочтительного участника торгов; и (2) произвести закупку у предпочтительного участника торгов, если тот согласится в письменной форме удовлетворить низкое предложение в течение 72 часов после уведомления. Округ должен указать точную цену, представленную участником торгов с наименьшей ценой, в своем уведомлении предпочтительному участнику торгов. Округ не может заключить контракт с любым другим участником торгов на покупку до истечения 72 часов после уведомления предпочтительного участника торгов. Если есть более одного предпочтительного участника торгов, округ должен присудить контракт тому участнику торгов, который первоначально предложил наименьшую цену. Если было два или более одинаково низких предпочтительных участника торгов, округ должен следовать правилам Совета по политике закупок, чтобы определить, какому участнику должен быть присужден контракт.
- Данный раздел не применяется, если его применение может поставить под угрозу получение федеральных средств.
- Подрядчик-резидент" - это физическое лицо, партнерство, корпорация или другая коммерческая организация, которая либо имеет основное место ведения бизнеса в Юте, либо нанимает работников, являющихся резидентами этого штата, когда это возможно; а также вела бизнес в день, когда впервые были поданы заявки на государственный контракт.
- При заключении контрактов на строительство округ должен предоставить подрядчику-резиденту взаимное предпочтение перед подрядчиком-нерезидентом из любого штата, который предоставляет или требует предоставления предпочтения подрядчикам из этого штата. Размер взаимной преференции должен быть равен размеру преференции, применяемой штатом подрядчика-нерезидента. Чтобы получить взаимное предпочтение в соответствии с этим разделом, участник торгов должен подтвердить в заявке, что он квалифицируется как подрядчик-резидент. Без такого подтверждения в заявке от взаимной преференции отказываются.
- Если ответственный подрядчик, подавший наименьшее отвечающее требованиям предложение, является подрядчиком-нерезидентом и имеет основное место ведения бизнеса в штате, предоставляющем или требующем предпочтения подрядчикам из этого штата, и если ответственный подрядчик-резидент также подал отвечающее требованиям предложение, и, с учетом взаимного предпочтения, предложение подрядчика-резидента равно или меньше первоначального самого низкого предложения, округ должен уведомить подрядчика-резидента о том, что он квалифицируется как предпочтительный подрядчик-резидент, и выдать контракт подрядчику-резиденту, если этот подрядчик согласится в письменной форме удовлетворить низкое предложение в течение 72 часов после уведомления о статусе предпочтительного подрядчика-резидента. В уведомлении округа должна быть указана точная цена, представленная участником, предложившим наименьшую цену. Округ не может заключить контракт с любым другим участником торгов на строительство до истечения 72 часов после уведомления предпочтительного подрядчика-резидента. Если имеется более одного предпочтительного подрядчика-резидента, округ присуждает контракт тому из них, который первоначально предложил наименьшую цену. Если было два или более одинаково низких предпочтительных подрядчиков-резидентов, округ должен соблюдать правила Совета по политике закупок, чтобы определить, какому участнику торгов должен быть присужден контракт.
- Данный раздел не применяется, если его применение может поставить под угрозу получение федеральных средств.
- Ни преференции в отношении продукции штата Юта, ни преференции в отношении подрядчиков-резидентов штата Юта не применяются в той степени, в которой они противоречат федеральным требованиям, относящимся к закупкам, которые предполагают расходование федеральной помощи, средств федерального контракта или средств федерального финансового участия.

II. Запрос предложений (RFP), запрос информации (RFI), запрос квалификационного отчета (RFQ)

Дополнительные процессы закупок могут быть использованы для помощи стандартному процессу закупок. Согласно политике округа, RFP, RFI или RFQ обычно используются, когда сумма закупки товара или проекта превышает $80,000. На персональные услуги эти положения не распространяются, но их можно использовать для выбора новых поставщиков.
Персонал округа предоставит Службе бизнеса информацию и спецификации по любому поданному запросу. Каждая спецификация должна быть составлена с целью четкого описания требований округа и поощрения конкуренции и должна подчеркивать функциональные или эксплуатационные критерии, необходимые для удовлетворения потребностей округа.
Лицо, имеющее конфликт интересов или предполагающее ответить на предложение, не может участвовать в написании спецификаций или работать в любой организации, подающей ответ на тендерное предложение.
Для размещения, сбора и проверки информации, представленной потенциальными поставщиками, будет использоваться сайт штата Юта. Объявления также должны быть размещены на главном сайте округа. Объявления должны быть доступны не менее чем за семь (7) дней до дня истечения срока подачи ответов.
Округ может направить потенциальным поставщикам индивидуальное уведомление после начала публичного размещения.
Округ может отменить тендер или отклонить заявки и предложения, полностью или частично, если это отвечает интересам округа. Причины отмены или отклонения должны быть приобщены к материалам контракта и доступны для публичного осмотра. После отмены контракта округ должен либо провести повторный запрос ответов, либо отозвать заявку на объект закупок.
Округ может отклонить ответ на запрос, если он нарушает требования запроса, подан после установленного срока или не соответствует критериям ответа. Округ может отклонить ответ на запрос, если подавший заявку поставщик не несет ответственности, нарушает кодекс или правила закупок, ведет себя неэтично, имеет непогашенный налоговый залог, или изменение обстоятельств поставщика заставило бы округ отклонить ответ. Поставщики, не подписавшие соответствующие закупочные документы, также могут быть отклонены по истечении 90 дней. Если поставщик отклонен, округ предоставит ему письменное изложение причин.
Конкурс может быть отменен после вскрытия ответов, но до присуждения контракта, если округ в письменном виде определит, что существует одно из следующих обстоятельств:
- Объем работ или другие требования, содержащиеся в тендерной документации, не были выполнены ни одним лицом, и все ответы на тендерные предложения были признаны либо не отвечающими требованиям, либо не несущими ответственности
- Произошло нарушение кодекса, правил или политики
- В тендерном предложении были указаны неадекватные, ошибочные или двусмысленные спецификации или требования
- Спецификации в тендере были или должны быть пересмотрены
- Запрашиваемый объект закупок больше не требуется
- В тендере не было предусмотрено рассмотрение всех факторов стоимости для округа, таких как стоимость транспортировки, гарантии, сервис и техническое обслуживание.
- Полученные ответы на запрос предложений показывают, что потребности округа могут быть удовлетворены за счет менее дорогостоящего объекта закупок, отличающегося от представленного в запросе предложений
- Все полученные приемлемые в других отношениях ответы на запрос предложений были получены в ходе необоснованной процедуры, или был получен только один ответ на запрос предложений, и должностное лицо, ответственное за закупки, не может определить обоснованность цены заявки или предложения по затратам
- Другие причины, указанные в кодексе штата (Раздел 63G, Глава 6a, Кодекс о закупках штата Юта) или административном правиле
- Другие обстоятельства, которые должностное лицо, ответственное за закупки, сочтет разумной причиной.
- Отмена не может быть использована для того, чтобы направить контракт выгодному поставщику или сделать поставщика, который ранее был дисквалифицирован или отклонен в тендере, имеющим право на заключение контракта по тому же объекту закупок.
Округ может разрешить исправление несущественной ошибки в отвечающем запросу предложении, включая отсутствие подписей, подтверждений дополнений, отсутствие копий профессиональных лицензий, опечатки, ошибки, возникшие в результате неточности в предложении, и другие несущественные ошибки. Округ должен потребовать внесения исправлений в письменном виде и установить крайний срок для внесения исправлений.
Округ может направить письменный запрос поставщику с просьбой уточнить информацию, содержащуюся в ответе на запрос, или предоставить дополнительную информацию, которая, по мнению округа, необходима для определения жизнеспособности ответа. Округ должен установить и обеспечить соблюдение сроков предоставления информации.
Лучшие и окончательные предложения допускаются только в процессе запроса предложений.
Запрос информации может содержать широкий спектр информации, включая наличие, графики, стандарты и практику, спецификации, обучение, новые технологии, возможности поставщиков и альтернативные решения. Запрос информации не является процессом закупок и не может использоваться для согласования стоимости, заключения контракта или определения допустимости закупок.
- Информация, представленная в запросе предложений, считается "защищенной" информацией в соответствии с Законом штата Юта о доступе к государственным документам и управлении ими. Потенциальные ответчики должны предоставить письменное заявление о сохранении коммерческой тайны и краткое изложение причин, подтверждающих это заявление.

III. Утверждение закупок/платежей

Все покупки/платежи требуют одобрения двух сотрудников округа. Все заявки для поставщиков должны быть введены в Linq.

Менее $5,000 за один товар и общая сумма сделки не превышает $9,999
- Предложения не требуются. (Детское питание должно получить две котировки на все, что превышает $3,500).
Покупка одного товара на сумму $5 000 или более или общая сумма сделки на сумму $10 000 или более
Требуется два письменных предложения. Заявки должны быть введены в Linq для утверждения. Закупки у поставщиков, которые не принимают заказы на поставку, должны осуществляться Службой бизнеса после получения котировок. (За исключением отдела детского питания, который должен получить котировки на все, что превышает $3,500).$50,000+
- Новые закупки или проекты по отдельным позициям
- Должны быть представлены на утверждение Совета по образованию, если только они не были утверждены в ходе бюджетного процесса.
- Предварительная подпись соответствующего директора, руководителя, члена районного совета или суперинтенданта или лица, замещающего его в его отсутствие.
- Предварительная подпись бизнес-администратора.
- Предварительная подпись суперинтенданта.
- Для закупок отдельных товаров или проектов на сумму свыше $50 000 требуется не менее трех письменных предложений, которые должны быть введены в Linq после утверждения советом директоров. При необходимости Служба бизнеса окажет содействие в получении предложений.
- Для закупок отдельных товаров или проектов на сумму свыше $80 000 требуется запечатанное предложение/РП, которое должно быть обработано Службой управления делами.
Пристройки, улучшения и модификации зданий
- Предварительное одобрение Комитета по капитальному строительству
- Предварительное одобрение совета директоров для всех проектов общей стоимостью более $50 000.
- Проекты не могут быть искусственно разделены на части в нарушение политики или процедур закупок.
См. Политику закупок для строительства 6212.Пороги утверждения
- Запросы на сумму свыше $20,000 требуют одобрения суперинтенданта и бизнес-администратора.
- Запросы на отдельные предметы стоимостью более $50 000 требуют одобрения совета директоров.

IV. Заявки на закупку и заказы на закупку

Выберите поставщика (см. раздел I)
- Если поставщик не зарегистрирован в Linq, необходимо предоставить W-9 в районную службу бизнеса для внесения в Linq.
Размещение заказа
- Заявка должна быть введена в Linq. Требуемые заявки должны храниться вместе с документацией на закупку и сканироваться в архив при создании заказа на закупку.
- Сотрудники школы/департамента подают заказ на покупку поставщику для оформления заказа.
Получение заказов на поставку
- Приемник будет:
  - Открывайте посылки и коробки, когда их доставляют.
  - Проверьте содержимое на предмет правильного количества, повреждений и правильности отправленных предметов.
  - Уведомлять поставщика о недостачах, излишках, неправильных или поврежденных товарах.
  - Получите заказ на поставку в Linq.
  - Проставьте на счете-фактуре штамп "Accounts Payable Stamp" или напишите на нем необходимую информацию (заказ на поставку, дата получения, номер поставщика).
  - Отсканируйте счет-фактуру и поместите его в Linq Archive в папку Unfiled.
  - Платежная система обработает счет для оплаты, если оплата не будет произведена с расчетного счета школы.

V. Контракты

Контакты
- Если цель покупки требует заключения контракта, договора аренды или другого юридически обязывающего соглашения, копия контракта, включая дополнения, ДОЛЖНА быть подписана Администратором бизнеса.
- Все контракты на поставку программного обеспечения ДОЛЖНЫ содержать соглашение о неразглашении, подписанное поставщиком и являющееся частью контракта, см. 6210 F10.

Контракты на оказание персональных услуг/консультантов см. в политике 6220.

VI. Ордер на изменение

Любые изменения в заказах на закупку или контрактах, увеличивающие стоимость, должны быть одобрены и обработаны Службой управления делами до внесения изменений в контракт, поставки или приемки дополнительных товаров или начала дополнительных работ.

VII. Методы оплаты округа

Кредиторская задолженность
- Платежная ведомость школы или округа является предпочтительным способом оплаты любой покупки, на которую есть счет-фактура.
- Кредиторская задолженность оплачивает все заказ-наряды округа и выставленные счета.
- Все полученные счета-фактуры, относящиеся к заказу на закупку в округе;
  - Проверка и получение товара(ов) в Linq.
  - Поставьте на счет-фактуру штамп "Accounts Payable Stamp" или напишите на нем необходимую информацию.
  - Отсканируйте счет-фактуру и любую документацию по заявке и прикрепите их в Linq Archive в папке Unfiled.
  - Платежная система обработает счет для оплаты.
- Еженедельные проверки проводятся по средам. Счета, полученные до пятницы, будут обработаны на следующей неделе.
- Возмещение расходов сотрудникам
  - Все возмещения сотрудникам должны иметь документальное подтверждение. Заявки должны вводиться в Linq для соответствующего утверждения и оплаты при обычном пробитии чеков. Оплата будет перечислена на основной счет сотрудника, используемый для начисления заработной платы.
Карты покупок (p-карты US Bank) (см. 6211 P1)
Ящики для изменений
- Ящики для внесения изменений в округе
  - Коробка для мелочей находится в районной кассе и используется для стартовых фондов книжной ярмарки и других школьных нужд. Начальные школы должны получить стартовые средства от Службы бизнеса.
  - Коробка для мелочи должна храниться в надежном месте.
  - Возмещение расходов сотрудникам должно осуществляться через кредиторскую задолженность
- Ящики для перемены в средней школе
  - Мелкая наличность может храниться в главном офисе средней школы для различных нужд и должна соответствовать следующим требованиям:
    - Все средства и суммы мелкой наличности должны быть утверждены Службой управления делами.
    - В ящиках для мелочи не должно быть больше денег, чем необходимо для текущей деятельности.
    - Не может использоваться для получения денег за оказанные услуги или совершения покупок.
    - Учет должен вестись на основе процентной ставки с ежемесячной сверкой.
    - Должны храниться в безопасном/запертом месте.
    - Сотрудники, проверяющие ящики для мелочи, должны проверять начальные суммы наличности и предоставлять сверку по возвращении. Суммы, превышающие начальную сумму, должны быть внесены на соответствующий счет, а оригинал возвращен в сейф.

VIII. Платежи по школьным счетам

Все средства, полученные от школьных сборов, платы за обучение и т.д., должны быть внесены на уполномоченный школьный расчетный счет.
Школы имеют право открывать только один школьный расчетный счет, и администратор должен быть утвержден в качестве лица, подписывающего счет.
Могут быть выпущены школьные дебетовые карты, расходуемые с расчетного счета школы. Школьные дебетовые карты соответствуют процедурам и политике закупок округа.
Школа не имеет права открывать другие расчетные, платежные или финансовые счета.
Школьный расчетный счет должен использоваться только для оплаты школьных покупок, которые должны быть отнесены к бюджету школьного счета. Необходимо следовать окружным процедурам оплаты и выбора поставщиков.
Перед покупкой необходимо получить предварительное одобрение.
Заявки можно вводить в Linq для утверждения и оплаты.

IX. Выплаты сотрудникам

Вознаграждение сотрудникам - Все вознаграждения сотрудникам, выплачиваемые наличными, должны обрабатываться через систему начисления заработной платы. Подарочные карты, выданные за дополнительную работу или признание, независимо от суммы, будут облагаться налогом через систему начисления заработной платы в следующем месяце после выдачи подарочной карты.
Возмещение расходов сотрудникам (не включая командировочные)
- Благодаря дополнительным картам покупок не должно возникнуть необходимости в возмещении расходов сотрудникам. В случае, если карта не сработала или возникли другие ситуации, возмещения сотрудникам должны быть небольшими и нечастыми (около $50). Любые исключения должны быть одобрены Службой управления делами.
- Сотрудники, приобретающие товары и требующие возмещения расходов, должны получить предварительное письменное разрешение от своего директора до совершения покупки. Подтверждение разрешения должно быть приложено к запросу на возмещение расходов.
- Возмещение должно быть произведено в течение 30 дней после покупки. Возмещение не будет производиться за предметы, которые не соответствуют политике здорового образа жизни (см. политику 3401).
- Учителя не должны обращаться за возмещением расходов до тех пор, пока деньги на учительские принадлежности не будут полностью израсходованы. Квитанции об израсходованных средствах на приобретение учительских принадлежностей должны быть предоставлены секретарю до того, как будет произведено возмещение.