Последнее изменение: 4 октября, 2024

Policy No. 6210: Purchasing

• Скачать 6210 Закупки

Назначение

The purpose of Provo City School District’s purchasing policy is to acquire goods and services in an efficient, cost-effective manner which:

• Помогает округу в достижении его миссии и целей
• Защита честности и неподкупности сотрудников округа
• Protects the integrity of the district
• Защита активов округа

Данная политика предназначена для изложения общих принципов закупок, которыми должны руководствоваться сотрудники округа при приобретении товаров и услуг. К ним относятся:

1. Provo City School District will comply with applicable state and federal purchasing laws and will use a standard procurement process outlined in the policy and procedure.
2. All contracts and purchases of goods and services of $50,000 or more require prior approval of the Provo City School District Board of Education
   • Exceptions:
     •  Расходы, конкретно указанные по проектам в бюджете, официально утвержденном Советом по образованию школьного округа города Прово.
     • Текущие обычные операционные расходы, такие как коммунальные услуги, закупки продуктов питания/принадлежностей для программы общественного питания, расходы, связанные с выплатой заработной платы, которые являются частью официально утвержденного бюджета.
3. Заявитель и уполномоченный непосредственный руководитель, или исполняющий обязанности руководителя в отсутствие уполномоченного непосредственного руководителя, должны подписать запрос.
4. Запросы бизнес-администратора и суперинтенданта утверждаются президентом совета директоров.
5. All contracts that create a liability for the district must reviewed and signed by the Business Administrator or their designee.
6. Situations that threaten life, health, safety or property are considered emergency situations. Emergency situations require prompt resolution. If proper authorization is not possible, district employees are authorized to remove the immediate threat to life, health, safety, or property in the most cost-effective manner possible. Proper authorization is to be obtained no later than the next business day.
7. Покупка товаров и услуг на средства округа для личного использования или личной выгоды строго запрещена. Это включает использование личной кредитной карты для получения "баллов" или "миль".
8. Все выплаты сотрудникам должны осуществляться через систему расчета заработной платы.
9. All procurement will follow the standard procurement process with the following exceptions:
   • Acquisition or disposition of real property or an interest in real property, including a lease of real property.
   • Employment contracts or collective bargaining agreements
   • Acquisition of a procurement item from other public entity (state or any other government entity within the state that expends public funds)
   • Grants (except as specifically addressed by policy)
   • Hiring a mediator, arbitrator, or arbitration panel member to participate in the district’s dispute resolution efforts
   • Sole Source Procurement
   • Transitional Costs/Best interest
   • Extension of Contract
   • Trial Use Contract
   • Emergency Procurement
10. Школьный округ города Прово будет внедрять процедуры в соответствии с этой политикой, которые охватывают, но не ограничиваются:
    • Надлежащее документирование операций
    • Защита сотрудников и имущества
    • Обучение сотрудников политике и процедурам
11. Школьный округ города Прово также будет следовать процедурам закупок, предусмотренным законом и изложенным в Кодексе штата Юта о закупках 63G-6a.

The District’s Procurement Official is the Business Administrator or designee.

The Procurement Official has the authority to

• Manage and supervise any procurement to ensure, to the extent practicable, that taxpayers receive the best value
• Prepare and issue standard specifications for procurement items
• Review contracts, coordinate contract compliance, conduct contract audits and approve change orders

At any state of the procurement process, upon determining that a District procurement is out of compliance with the Utah Procurement Code or governing regulations, the Procurement Official may correct, amend, or cancel the procurement.

If, at any time during the term of a contract awarded by the District, the Procurement Official determines that the contract is out of compliance wit the Utah Procurement Code or governing regulations, the Procurement Official my correct or amend the contract to bring it into compliance of cancel the contract, after consulting with legal counsel, if the Procurement Official determines that correcting, amending, or canceling the contract is in the district’s best

Юридическая литература

• Кодекс штата Юта 63G-6a
• Utah Admin Code R33

Утверждено Советом по образованию

• 10 сентября 2024 г.                

Пересмотрено

•  July 1, 2011
•  13 декабря 2016 г.
• 10 сентября 2024 года

Процедуры и формы

• 6210 Процедура 1 Закупки
• 6210 Процедура 2 Закупки для детского питания
• 6210 Форма 1 Журнальная проводка
• 6210 Форма 2 Заявка на мелкие расходы
• 6210 Форма 3 Требование об оплате счета-фактуры
• 6210 Форма 4 Обоснование единственного источника
• 6210 Форма 5 Конфликт интересов
• 6210 Форма 6 Заявка на закупку
• 6210 Форма 7 Ордер на изменение
• 6210 Форма 8 Zions Bank Сверка по кредитным картам
• 6210 Форма 9 "Карта закупок" Ежемесячный контрольный лист Конверт
• 6210 Форма 10 Отсутствие квитанции
• 6210 Форма 11 Заявка на школьные расходы
• 6210 Форма 12 "Расходная калькуляция