Última modificação: outubro 4, 2024

Política nº 6210: Compras

• Download do 6210 Purchasing

Finalidade

O objetivo da política de compras do Distrito Escolar da Cidade de Provo é adquirir bens e serviços de maneira eficiente e econômica que:

• Ajuda o distrito a atingir sua missão e metas
• Protege a integridade dos funcionários do distrito
• Protege a integridade do distrito
• Protege os ativos do distrito

O objetivo desta norma é delinear diretrizes gerais de compras para orientar os funcionários do distrito na aquisição de bens e serviços. Essas diretrizes são:

1. O Distrito Escolar Municipal de Provo cumprirá as leis de compras estaduais e federais aplicáveis e usará um processo de compras padrão descrito na política e no procedimento.
2. Todos os contratos e compras de bens e serviços de valor igual ou superior a $50.000 requerem aprovação prévia da Diretoria de Educação do Distrito Escolar da Cidade de Provo
   • Exceções:
     •  Gastos especificamente indicados por projeto no orçamento formalmente adotado pelo Conselho de Educação do Distrito Escolar da Cidade de Provo.
     • Despesas operacionais normais em andamento, como serviços públicos, compras de alimentos/suprimentos do programa de serviços de alimentação, despesas relacionadas à folha de pagamento, que fazem parte de um orçamento formalmente adotado.
3. Tanto o solicitante quanto o supervisor imediato autorizado, ou o supervisor em exercício na ausência do supervisor imediato autorizado, devem assinar a solicitação.
4. As solicitações do administrador de empresas e do superintendente são aprovadas pelo presidente do conselho.
5. Todos os contratos que criam uma responsabilidade para o distrito devem ser revisados e assinados pelo Administrador de Negócios ou seu representante.
6. Situações que ameaçam a vida, a saúde, a segurança ou a propriedade são consideradas situações de emergência. As situações de emergência exigem resolução imediata. Se não for possível obter a devida autorização, os funcionários do distrito estão autorizados a remover a ameaça imediata à vida, à saúde, à segurança ou à propriedade da maneira mais econômica possível. A autorização adequada deve ser obtida até o próximo dia útil.
7. A compra de bens e serviços com fundos do distrito para uso pessoal ou ganho pessoal é estritamente proibida. Isso inclui o uso de cartão de crédito pessoal para receber "pontos" ou "milhas".
8. Toda a remuneração dos funcionários deve ser processada por meio do sistema de folha de pagamento.
9. Todas as aquisições seguirão o processo de aquisição padrão, com as seguintes exceções:
   • Aquisição ou alienação de bens imóveis ou de um interesse em bens imóveis, incluindo um arrendamento de bens imóveis.
   • Contratos de trabalho ou acordos de negociação coletiva
   • Aquisição de um item de suprimento de outra entidade pública (estado ou qualquer outra entidade governamental dentro do estado que gaste fundos públicos)
   • Subsídios (exceto quando especificamente abordados pela política)
   • Contratação de um mediador, árbitro ou membro do painel de arbitragem para participar dos esforços de resolução de disputas do distrito
   • Suprimento de fonte única
   • Custos de transição/melhor interesse
   • Extensão do contrato
   • Contrato de uso experimental
   • Aquisição de emergência
10. O Distrito Escolar Municipal de Provo implementará procedimentos em conformidade com esta política que abrangem, mas não se limitam a:
    • Documentação adequada das transações
    • Proteção de funcionários e ativos
    • Treinamento de políticas e procedimentos para funcionários
11. O Distrito Escolar Municipal de Provo também seguirá os procedimentos de aquisição exigidos por lei e estabelecidos no Código de Aquisições do Estado de Utah 63G-6a.

O Oficial de Compras do Distrito é o Administrador de Negócios ou pessoa designada.

O Oficial de Compras tem autoridade para

• Gerenciar e supervisionar qualquer aquisição para garantir, na medida do possível, que os contribuintes recebam o melhor valor
• Preparar e emitir especificações padrão para itens de aquisição
• Revisar contratos, coordenar a conformidade contratual, conduzir auditorias contratuais e aprovar pedidos de alteração

Em qualquer etapa do processo de aquisição, ao determinar que uma aquisição do Distrito não está em conformidade com o Código de Aquisições de Utah ou com as normas vigentes, o Oficial de Aquisições pode corrigir, alterar ou cancelar a aquisição.

Se, a qualquer momento durante a vigência de um contrato outorgado pelo Distrito, o Oficial de Compras determinar que o contrato não está em conformidade com o Código de Compras de Utah ou com as regulamentações vigentes, o Oficial de Compras poderá corrigir ou emendar o contrato para colocá-lo em conformidade ou cancelar o contrato, após consultar o conselho jurídico, se o Oficial de Compras determinar que a correção, emenda ou cancelamento do contrato é o melhor para o distrito

Referências legais

• Código Estadual de Utah 63G-6a
• Código administrativo de Utah R33

Aprovado pelo Conselho de Educação

• 10 de setembro de 2024                

Revisado

•  1º de julho de 2011
•  13 de dezembro de 2016
• 10 de setembro de 2024

Procedimentos e formulários

• 6210 Procedimento 1 Compras
• 6210 Procedimento 2 Aquisição de nutrição infantil
• 6210 Formulário 1 Lançamento contábil manual
• 6210 Formulário 2 Solicitação de dinheiro para pequenas despesas
• 6210 Formulário 3 Solicitação de pagamento de fatura
• 6210 Form 4 Justificativa de fonte única
• 6210 Formulário 5 Conflito de interesses
• 6210 Form 6 Requisição de compra
• 6210 Formulário 7 Pedido de alteração
• 6210 Form 8 Reconciliação de cartão de crédito do Zions Bank
• 6210 Form 9 Procurement Card Monthly Check List Envelope
• 6210 Formulário 10 Recibo ausente
• 6210 Formulário 11 Solicitação de despesas escolares
• 6210 Formulário 12 Cotação de despesas