Última modificação: agosto 19, 2024

Política 4006 Procedimento 2: Viagem com pernoite

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As viagens de estudantes com pernoite estão sujeitas aos critérios fundamentais de possuir um propósito educacional claro, de acordo com a Política 4006. A viagem do aluno não será aprovada se for considerada deficiente em experiências educacionalmente defensáveis. Excursões prolongadas não devem ser solicitadas se houver experiências comparáveis disponíveis mais perto de casa. Os alunos não devem permanecer durante a noite se for prático voltar para casa. Viagens frequentes para o mesmo local todos os anos podem exigir justificativa adicional do patrocinador da viagem para verificar o propósito educacional.

Este procedimento delineia todos os aspectos relacionados a todas as viagens com pernoite de alunos. Diretores, professores, técnicos e outros funcionários do distrito que pretendam realizar viagens com pernoite devem seguir todos os aspectos deste procedimento.

Tipos de viagem

As viagens com pernoite patrocinadas pelo distrito e pela escola ocorrem sob a autoridade do Distrito Escolar da Cidade de Provo. As aprovações para essas viagens noturnas serão aprovadas pelo superintendente ou pelo Conselho de Educação. Duas categorias gerais de viagens com pernoite podem ocorrer sob a autoridade do Distrito Escolar da Cidade de Provo:

Viagens com pernoite aprovadas pelo superintendente. Essas viagens noturnas devem ser enviadas e aprovadas pelo menos 45 dias corridos antes do evento proposto. Outros critérios para aprovação desse tipo de viagem noturna são encontrados neste procedimento em sua totalidade e também no formulário 4006 F1. Essas solicitações de viagem com pernoite incluem o seguinte:
- Cursos/atividades/programas em que os alunos se qualificaram para competições regionais/nacionais após competições locais e estaduais
- Os participantes individuais serão avaliados individualmente e precisarão de um pai/responsável para acompanhar o aluno
- Grupos de atividades/esportes que viajam para os mesmos locais para os mesmos eventos todos os anos
- Qualquer viagem com pernoite em um raio de 425 milhas de Provo, Utah. Entretanto, deve-se observar que alguns destinos podem estar em outros estados e podem ser regidos por um conjunto diferente de regulamentos de saúde e segurança. Portanto, pode ser necessária documentação adicional do patrocinador da viagem (professor/técnico) e da organização anfitriã antes de receber a aprovação do Superintendente para garantir que as diretrizes do Distrito Escolar da Cidade de Provo e do Gerenciamento de Riscos de Utah sejam cumpridas.
Viagens com pernoite que estejam a mais de 425 milhas de distância de Provo, Utah, devem ser aprovadas pelo superintendente e pelo Conselho de Educação. Todas as solicitações devem ser enviadas para análise da diretoria no máximo sete dias corridos antes da respectiva reunião da diretoria e devem ter pelo menos 60 dias corridos de antecedência da data proposta para a viagem. Essas viagens com pernoite serão avaliadas e aprovadas durante a primeira reunião da diretoria de cada mês. O superintendente analisará o formulário de solicitação e, se todos os requisitos forem atendidos, encaminhará a solicitação à diretoria para análise.

Todas as solicitações de viagens com pernoite devem atender aos seguintes critérios:

Não se pode perder mais de dois dias letivos, exceto em situações mencionadas mais adiante neste procedimento.
A viagem com pernoite deve ser feita somente dentro dos Estados Unidos Continental.
Os formulários de solicitação de viagem (Formulário 4006 F1) devem ser digitados. Os documentos adicionais necessários devem ser anexados. Todas as solicitações devem ser revisadas e profissionais. Todos os patrocinadores de viagens devem se lembrar de que esses documentos serão apresentados ao superintendente e ao Conselho de Educação.
Os patrocinadores da viagem e um administrador escolar devem comparecer à sessão de estudo da reunião da Diretoria em que a solicitação de viagem está sendo considerada, preparados para responder às perguntas da Diretoria.
Constitui violação da Norma 4006 e dos procedimentos relacionados a realização de qualquer forma de viagem de estudantes sem aprovação prévia e sem seguir todos os aspectos aplicáveis desses procedimentos.

I. Justificativas para viagens

O estudo do currículo no local da escola fornece a base para o aprendizado do aluno no Distrito Escolar Municipal de Provo. Entretanto, atividades significativas e viagens de campo podem aprimorar o aprendizado dos alunos e são apoiadas pelo Conselho e pela Administração do Distrito. Para ser considerada para aprovação, uma atividade ou viagem de campo deve atender aos seguintes critérios:

Tem um alto grau de valor educacional e serve a um propósito educacional definido que não pode ser experimentado em Provo
Não interrompe o programa educacional básico
Origina-se de uma unidade de estudo atual e é apropriado para a idade e o nível de maturidade do grupo
Fornece entendimento aos alunos sobre o propósito da viagem e os resultados de aprendizagem esperados
Garante a segurança dos alunos e atende aos requisitos do seguro de responsabilidade civil adequado
A experiência de aprendizado não deve ser exclusiva: os alunos, independentemente de sua capacidade financeira para custear a viagem, terão a mesma oportunidade que os alunos para os quais a viagem é mais acessível
Não mais do que um dia pode ser dedicado a atividades recreativas e/ou parques de diversões.

Viagens extracurriculares incluem viagens de grupos como equipes acadêmicas, equipes atléticas, equipes de desempenho e outros grupos reconhecidos pela escola para encontros reconhecidos pela UHSAA, workshops ou outras formas de competição estadual e nacional que aprimorem as habilidades e o desempenho dos participantes. Essas viagens também devem atender aos critérios detalhados acima.

Os grupos de estudantes que viajam regularmente para o mesmo local precisarão justificar a finalidade educacional de retornar ao mesmo local com frequência.

II. A sequência, o processo e os prazos para o envio de uma solicitação de viagem do aluno para aprovação.

Quando um patrocinador de atividade estiver interessado em enviar uma solicitação de viagem de aluno, ele deve primeiro entrar em contato com o diretor do prédio para conversar sobre possíveis planos ou preocupações. A partir desse ponto, as diretrizes a seguir fornecem as próximas etapas e a sequência de eventos que levariam à aprovação.

Permissão dos pais

Os pais/responsáveis devem fornecer consentimento por escrito para todas as viagens. Cada viagem noturna requer um formulário de consentimento separado, específico para a viagem em questão. Os formulários de consentimento para viagens noturnas devem incluir a natureza de todas as atividades das quais o(s) aluno(s) participará(ão). Eles devem incluir a(s) linha(s) de assinatura de permissão, números de telefone de contato de emergência e permissão para fornecer cuidados médicos de emergência. Toda essa documentação deve estar em mãos no máximo 24 horas antes da partida. O funcionário que patrocina a viagem deve levar uma cópia de todos esses documentos com ele na viagem. Um arquivo com essa mesma documentação deve ser deixado na escola.

Formulário de inscrição e informações

O formulário de solicitação representa não apenas as informações importantes sobre a viagem para que o Conselho possa tomar uma decisão apropriada, mas também é um compromisso do(s) patrocinador(es) da viagem de que as informações compartilhadas sobre custos, itinerário, etc. ocorrerão conforme descrito. Alterações significativas na viagem que violem o que foi aprovado pela Diretoria (e, por extensão, esta política e procedimento) resultarão em um processo mais difícil para obter aprovação para futuras solicitações de viagem e poderão resultar no cancelamento da viagem. Quaisquer alterações em viagens aprovadas pelo Conselho de Educação ou pelo Superintendente precisarão ser reapresentadas para aprovação.

As informações fornecidas pelo(s) patrocinador(es) da viagem no formulário de solicitação devem ser coerentes e devem explicar claramente o valor educacional da viagem. Outros detalhes, como acompanhantes, arrecadação de fundos, custos, etc., também devem ser claramente explicados. Se for necessário espaço adicional, o patrocinador da viagem deve anexar folhas adicionais. Todas as informações enviadas devem ser impressas (não escritas à mão) e enviadas de maneira profissional.

Um rascunho detalhado do itinerário deve ser enviado com o formulário de solicitação de viagem em uma folha separada. Os patrocinadores e consultores da viagem devem estar preparados para explicar como cada atividade do itinerário aprimora a experiência educacional do aluno. Não mais do que um dia de viagem pode ser dedicado a atividades estranhas. Viagens que custarão a cada aluno mais de $50 exigem uma planilha detalhada de custo por aluno.

Revisão e endosso do diretor

Embora todas as solicitações de viagens noturnas recebam a aprovação final do superintendente e/ou do Conselho de Educação, todas as viagens devem ser aprovadas e recomendadas pelo diretor da escola após a verificação da segurança, da supervisão e da justificativa educacional.

Quando o diretor estiver encaminhando as solicitações ao superintendente e à diretoria para aprovação, todos os critérios do formulário devem ser abordados de forma clara e defensável, e todas as assinaturas apropriadas devem estar presentes. Um itinerário por escrito detalhando as atividades diárias planejadas deve acompanhar o formulário de solicitação de viagem. O diretor é responsável por verificar se qualquer solicitação de viagem a ser apresentada ao superintendente e à diretoria atende a todos os critérios essenciais para a aprovação de viagens noturnas e se os formulários de solicitação enviados são profissionais e dignos de escrutínio público.

Aprovações do superintendente

Todas as solicitações de viagens noturnas devem ser enviadas diretamente ao superintendente. O superintendente analisa todas as solicitações de viagem antes de encaminhá-las à Diretoria para consideração. Solicitações incompletas e/ou com detalhes insuficientes podem não ser encaminhadas à Diretoria para aprovação. Os patrocinadores da viagem precisam ser minuciosos no preenchimento dos formulários e justificar o(s) objetivo(s) educacional(is) da viagem. O superintendente reserva-se o direito de solicitar informações adicionais e/ou esclarecimentos antes de encaminhar ao Conselho de Educação.

Cronogramas de aprovação da diretoria

Todas as solicitações de viagem precisam ser aprovadas pela Diretoria com pelo menos 45 dias corridos de antecedência da viagem programada. A solicitação de viagem deve chegar à mesa do superintendente no máximo 7 dias corridos antes da reunião da diretoria. Se uma viagem for enviada com mais de 180 dias de antecedência das datas propostas para a viagem, um itinerário de acompanhamento e um plano de viagem solidificado deverão ser reenviados ao superintendente até 45 dias antes da viagem para garantir que as despesas associadas à viagem não tenham mudado. O superintendente notificará o Conselho de Educação se houver alguma mudança significativa nas despesas ou na viagem, especialmente se ela precisar ser reavaliada pelo Conselho de Educação.

A Diretoria, após receber uma recomendação do Superintendente (que analisou todas essas

Aprovação
Negação
Aprovação condicional com especificações sobre quais informações ainda são necessárias
Recusa com um convite para reenvio assim que as deficiências observadas forem corrigidas/esclarecidas
A decisão de que o Conselho não deseja aceitar uma proposta de viagem. Nesses casos, essa viagem só poderá ocorrer como um evento de viagem não aprovado e deverá ser realizada separadamente do uso de títulos da escola/distrito, arrecadação de fundos etc.

Alterações após a aprovação da diretoria

Embora o número final de alunos que participarão de uma viagem futura possa não ser exato, as solicitações de viagem que precisem de aprovação do superintendente ou do Conselho de Educação devem ser enviadas com bastante antecedência da excursão proposta.

As solicitações de viagem para as quais a aprovação é solicitada são consideradas obrigatórias, no sentido de que nenhuma variação material dos planos aprovados será permitida. "Variação material" é definida como nenhum aumento no custo por aluno, nenhuma cobrança de taxas adicionais, nenhum dia adicional de escola perdido, número de dias da viagem, datas da viagem, etc. Também inclui destinos/atividades não incluídos no itinerário apresentado. Quaisquer alterações que sejam essenciais para o sucesso da viagem devem ser levadas, em uma solicitação por escrito, ao superintendente assim que for razoavelmente possível. O superintendente aprovará ou negará a alteração solicitada, conforme for necessário.

Após receber a aprovação da Diretoria, o patrocinador da viagem pode começar a fazer os preparativos para a viagem de acordo com o formulário de solicitação apresentado à Diretoria.

Viagens para o ensino fundamental e médio

Em geral, é proibido viajar com pernoite para alunos do ensino fundamental e médio, mas as seguintes exceções podem ser concedidas:

Viagens para o ensino médio que não exijam perda do tempo de instrução da escola podem ser aprovadas pela diretoria, como nos meses de verão.
Viagem do ensino médio que é o próximo nível de um programa acadêmico dentro da escola (como um aluno individual ou grupo que vence uma competição).
O acampamento da quinta série (Camp Big Springs) seria uma exceção notável à restrição de pernoite para alunos do ensino fundamental.

III. Organização e planejamento da viagem

O planejamento de excursões prolongadas deve ser iniciado com a maior antecedência possível em relação à viagem para permitir que os alunos/famílias tenham tempo suficiente para lidar com os fundos necessários. Os custos da viagem devem ser incluídos na tabela de taxas dos alunos aprovada anualmente pelo Conselho Diretor da escola. Os custos da viagem na planilha de taxas devem incluir todas as refeições, entradas, etc. Quando possível, os alunos e pais representantes devem estar envolvidos em todas as fases do planejamento da viagem. Uma reunião informativa com os pais é necessária para viagens noturnas. A escola deve fornecer evidências de apoio substancial dos membros (mais de 50%) do grupo e de seus pais antes da aprovação do diretor.

Os patrocinadores da viagem devem desenvolver itinerários completos, incluindo planos diários de 24 horas e listas de atividades. A documentação também incluirá as designações de quartos, as expectativas do código de conduta, os requisitos de toque de recolher e os grupos de amigos. Supondo que os alunos levarão telefones celulares na viagem, uma lista completa dos números de telefone celular dos alunos e acompanhantes será compilada e estará disponível para uso dos acompanhantes.

Conforme observado em outra parte deste procedimento, recomenda-se que todos os preparativos de viagem sejam feitos por meio das agências de viagens aprovadas e contratadas pelo estado de Utah. A seguir estão os benefícios conhecidos de lidar com a agência de viagens aprovada pelo estado para viagens de estudantes:

Experiência de longo prazo com planejamento de viagens para programas escolares
Relações preferenciais com hotéis e fornecedores para obter preços preferenciais e concessões adicionais
Fornecedores verificados para reduzir o risco (inclui inspeções de ônibus, licenciamento, seguro, "relatórios de taxas na estrada", etc.)
Faturamento transparente com lucro mínimo de 5% (aprovado por contrato estadual)
Busca regular de fornecedores qualificados adicionais para obter preços competitivos e serviços de qualidade para os programas escolares
Uma parte neutra para garantir que os fornecedores apropriados sejam selecionados - Uma parte neutra para simplificar e gerenciar os programas a fim de evitar problemas com a escola, os professores e os pais
Equipe experiente para pesquisar e reservar voos em grupo com assistência 24 horas
Acompanhe e compare os gastos com viagens em grupo
Um recurso local (não apenas um serviço de reservas on-line e impessoal)
Recursos de backup disponíveis para os períodos de maior movimento para garantir operações tranquilas durante os horários de pico
Capacidade de ter processos consistentes por escola e distrito, utilizando uma equipe de planejamento
Fornecedores preferenciais para seguro de viagem opcional

Os contratos que precisam ser assinados para reservar viagens, aprovar a participação em apresentações/competições etc. devem ser encaminhados ao principal ponto de contato da escola para a supervisão de viagens no prédio. Essa pessoa designada, que trabalha com o diretor e com o escritório comercial do distrito, saberá quem deve assinar esses documentos legais. No caso de qualquer contrato legal, somente um pequeno número de administradores distritais pode assinar tal documento em nome do distrito.

Se a Utah State Travel não for usada, todas as políticas de compras e aquisições, incluindo a obtenção de licitações e aprovações, deverão estar em vigor.

IV. Isenção de taxas e captação de recursos

Todas as viagens aprovadas pelo Distrito Escolar da Cidade de Provo são obrigadas por lei estadual a serem elegíveis a todos os alunos, independentemente da capacidade do aluno de pagar pela viagem. Os patrocinadores da viagem não podem negar a participação dos alunos na viagem devido à incapacidade do(s) aluno(s) de arcar com os custos. Por esse motivo, todas as viagens devem ser planejadas para incorrer no menor custo possível para os alunos. Os alunos podem ser solicitados a participar de atividades de arrecadação de fundos em grupo somente para se beneficiarem dos recursos arrecadados. Nenhum aluno pode ser obrigado a participar de atividades individuais de arrecadação de fundos. Ao planejar a viagem, as taxas devem ser definidas presumindo-se que todos os alunos pagarão. Os alunos que não se qualificam para isenção de taxas não devem ser cobrados a mais para cobrir os custos associados aos alunos que se qualificam para isenção de taxas.

Toda arrecadação de fundos aprovada, inclusive individual e em grupo, deverá estar de acordo com as normas e procedimentos distritais e estaduais de arrecadação de fundos. A captação de recursos realizada para fornecer fundos para viagens de alunos deve ser aprovada pelo diretor da escola. Os alunos não podem receber valores individuais para arrecadar fundos. Entretanto, podem ser realizadas campanhas gerais de arrecadação de fundos. O dinheiro arrecadado por meio da arrecadação de fundos na escola não poderá ser reembolsado diretamente ao aluno se ele não puder participar da viagem.

Nenhuma viagem com pernoite pode exceder o total de $2000. O dinheiro arrecadado não pode ser usado para compensar esse total, de modo que a viagem exceda o valor de $2000.

V. Reembolsos

Viagens que exijam deslocamentos extensos podem exigir pagamento bem antes da viagem programada para garantir transporte e hospedagem, entre outras despesas. Os alunos podem ser solicitados a fazer o pagamento antecipado para ajudar a cobrir esses custos. No caso de uma circunstância imprevista, como doença ou morte na família, que impeça o aluno de participar da viagem, ele poderá receber o reembolso total de qualquer valor pago. Os alunos não podem receber reembolso de nenhum dinheiro arrecadado por meio de arrecadação de fundos na escola. O dinheiro arrecadado permanecerá no programa da escola. A administração da escola poderá solicitar a verificação (por exemplo, atestado médico) da causa de qualquer solicitação de reembolso.

Se o aluno não puder comparecer, não haverá reembolso de despesas não reembolsáveis, como passagem aérea.

VI. Limitações: Número de viagens noturnas por organização e número de dias letivos perdidos

Nenhum grupo do ensino médio pode participar de mais de duas viagens noturnas durante o ano letivo, nem perder mais de dois dias letivos em uma viagem. Se um grupo viajar mais de uma vez, isso não deve ocorrer durante o mesmo período letivo. Podem existir exceções para competições e torneios relacionados à UHSAA que exijam pernoites, dependendo dos alinhamentos regionais. Isso se aplica a grupos escolares, não a alunos individuais que participem de viagens noturnas aprovadas com vários grupos escolares.

O limite de dois (2) dias letivos é dispensado para viagens noturnas decorrentes de qualificação em competições nacionais ou convites de prestígio, incluindo, entre outros, DECA, FBLA, FCCLA, FFA, VICA, HOSA, TSA, Central Utah Science and Engineering Fair, competições regionais/nacionais se a competição exceder dois (2) dias letivos. O superintendente deve aprovar essas exceções de viagem.

VII. Aprovação do gerenciamento de riscos e seguros

Parte do processo de aprovação inclui a exigência de que todas as viagens patrocinadas pelo Distrito Escolar da Cidade de Provo estejam sujeitas à análise da agência de Gerenciamento de Riscos do Estado de Utah. Se o Risk Management recomendar que um evento de viagem proposto (ou parte dele) não atenda aos padrões adequados, a viagem não será aprovada ou a parte da viagem deverá ser ajustada.

Após a aprovação da viagem, os serviços de Gerenciamento de Risco do Estado de Utah fornecerão ao Distrito Escolar Municipal de Provo um seguro de responsabilidade civil. No entanto, como parte do processo de aprovação, a diretoria ou o superintendente pode exigir um seguro de risco adicional para proteger a situação financeira do distrito e ajudar as famílias a receberem uma indenização caso ocorra um acidente. Um itinerário detalhado deve ser enviado para aprovação do Utah State Risk Management. Uma vez aprovado, o itinerário não deve ser alterado.

Todas as atividades da viagem, incluindo locais aquáticos (praias, etc.), estão sujeitas à aprovação do Gerenciamento de Riscos.

VIII. Acompanhamento e supervisão de alunos

Sempre que os alunos viajarem, deverá haver supervisão adequada e madura para garantir a segurança dos alunos. Os alunos nunca devem ser deixados para trás e/ou sem supervisão enquanto estiverem sob a responsabilidade do distrito.

Os patrocinadores da viagem fornecerão (e os diretores garantirão) supervisão suficiente para garantir a segurança dos alunos. Embora essa supervisão varie de acordo com as atividades, a supervisão mínima permitida será de um (1) acompanhante para dez (10) alunos. Se tanto os alunos do sexo masculino quanto os do sexo feminino estiverem participando da viagem noturna, serão necessários acompanhantes de ambos os sexos.

Deve-se ter cuidado ao selecionar supervisores adultos. Todos os acompanhantes de viagem são, por definição, voluntários e, portanto, devem passar por uma verificação de antecedentes e impressões digitais. Eles devem ser pessoas de boa reputação, com no mínimo 21 anos de idade e, de preferência, mais velhos. Os acompanhantes devem ser os pais ou professores dos alunos participantes. Outros supervisores (se utilizados) devem ser previamente aprovados pelo diretor da escola. Não é recomendável o uso de irmãos mais velhos dos alunos participantes da viagem. Os supervisores não podem compartilhar quartos de dormir privados, como quartos de motel, com alunos que não sejam seus próprios filhos.

Se um acompanhante for deixado para supervisionar os alunos de forma independente, uma verificação completa de antecedentes deverá ser realizada de acordo com Política 5630 Formulário 3.

IX. Emergências, acidentes e disciplina dos alunos

No caso de uma emergência que ocorra durante a viagem, o acompanhante está autorizado a fazer os ajustes necessários para garantir a segurança e o bem-estar dos alunos e comunicará imediatamente a emergência ao diretor da escola. Todas as circunstâncias relacionadas a qualquer acidente serão documentadas e relatadas por escrito ao administrador de negócios do distrito (responsável pelo gerenciamento de riscos).

Os padrões acadêmicos e de comportamento devem ser estabelecidos antes da aprovação da viagem pelo diretor e publicados pelo professor no formulário de aprovação. Os participantes de qualquer experiência de viagem devem ser alunos com boa reputação acadêmica e comportamental e aprovados para a viagem de acordo com os padrões publicados para a viagem e descritos na Norma 4006. Os alunos que viajam com o nome da escola e os adultos que supervisionam essa viagem tornam-se modelos para os outros e ajudam a estabelecer e manter a reputação da escola e do distrito. O comportamento e a conduta dos alunos e acompanhantes estão de acordo com as regras e políticas da escola, do distrito e do Código Estadual (Referência: Código de Utah 53A-11-908), além dos padrões específicos adotados para o evento. Os membros do grupo de viagem que violarem as expectativas de comportamento descritas serão mandados de volta para casa após a experiência de viagem e viajarão para casa às suas próprias custas. Consequências adicionais de acordo com as políticas de conduta e disciplina do aluno também poderão ser aplicadas (Política 3510: Atividades estudantis).

X. Custos e taxas por aluno, inclusive despesas com acompanhantes

O custo da viagem deve ser mantido o mais baixo possível, sem comprometer a segurança dos alunos e acompanhantes envolvidos. Nenhuma viagem com pernoite pode exceder $2000 e deve ser incluída na tabela de taxas aprovada pelo Conselho de Educação a cada ano. Os orientadores, professores e técnicos são incentivados a encontrar experiências noturnas que custem significativamente menos do que esse valor. Nenhum aluno de qualquer série poderá ser impedido de participar por falta de fundos se a excursão for realizada durante o dia letivo. Para viagens mais longas, os alunos serão incentivados a participar de projetos aprovados de arrecadação de fundos. O mínimo de acompanhantes deve ser incluído no custo da viagem por aluno. Qualquer acompanhante adicional, além daqueles exigidos por esta política, deverá pagar suas próprias despesas de viagem.

Os patrocinadores da viagem podem se preocupar com a necessidade de alguns fundos durante a viagem. Nesse caso, eles devem tomar providências para acessar os fundos antes da viagem. Todos os recibos e fundos não utilizados devem ser devolvidos ao secretário de finanças da escola imediatamente após o término da viagem. A secretaria de finanças do Distrito Escolar da Cidade de Provo prestará assistência à pessoa de contato designada para viagens escolares para lidar com o uso do cartão P e/ou adiantamentos em dinheiro e reconciliações financeiras relacionadas a cada viagem. Todos esses registros estão sujeitos a auditoria.

A escola designará uma pessoa de contato para viagens que ajudará a coordenar os preparativos para viagens noturnas de acordo com as instruções da Política 4006 e deste procedimento. Essa pessoa cuidará de todos os preparativos da viagem e coordenará com o escritório de compras do Distrito Escolar da Cidade de Provo.

XI. Refeições

Todas as refeições devem ser incluídas no custo por aluno de uma viagem e constar da folha de taxas aprovada pelo distrito. As refeições em uma viagem devem ser limitadas a $15.00 para o café da manhã, $15.00 para o almoço e $20.00 para o jantar (incluindo funcionários e acompanhantes), a menos que seja concedida aprovação para fundos adicionais (discriminados no itinerário da viagem) para jantares especiais da equipe ou destinos em que os fundos alocados não sejam suficientes.

XII. Segurança em viagens

A segurança dos participantes é a principal preocupação quando ocorre uma viagem. As escolas devem fornecer instruções claras de segurança aos alunos e acompanhantes antes de partir para uma viagem e revisar as instruções de segurança periodicamente durante viagens prolongadas. A viagem será documentada e relatada por escrito ao administrador de negócios do distrito (responsável pelo gerenciamento de riscos).

XIII. Transporte

Em nenhuma circunstância é aprovada a viagem com motoristas estudantes. Os alunos não estão autorizados a dirigir outros alunos para, de ou durante eventos patrocinados pela escola.

A viagem para a escola secundária requer o uso de um ônibus do distrito ou de uma transportadora pública licenciada. Entretanto, o aluno pode viajar com seus próprios pais. Com a aprovação do diretor (viagens diurnas) ou do superintendente (viagens noturnas), os acompanhantes podem transportar pequenos grupos de alunos do ensino médio em veículos particulares, alugados ou de propriedade do distrito. As viagens do ensino médio a menos de 16 quilômetros da escola podem ser realizadas por funcionários e pais que estejam dispostos a assumir toda a responsabilidade legal associada ao transporte pessoal e que tenham concluído o curso on-line de Gerenciamento de Riscos.

Recomenda-se enfaticamente que todos os preparativos de viagem dos alunos sejam feitos por meio da agência de viagens contratada pelo estado de Utah e de acordo com os regulamentos de viagem do estado ou com fornecedores aprovados e autorizados pelo departamento de compras. Todas as políticas de compras e aquisições, inclusive os requisitos para obtenção de licitações e aprovações, devem ser seguidas.

Todos os motoristas de veículos particulares devem assinar o Formulário de Autorização para Transporte de Alunos do Distrito Escolar Municipal de Provo (Norma 6625 Formulário 1 & Formulário 2), fornecer comprovação de carteira de motorista atualizada e seguro de automóvel que atenda aos requisitos mínimos de responsabilidade do estado e concluir o treinamento on-line do Gerenciamento de Riscos do Estado. Todos os motoristas de veículos alugados devem obter seguro por meio da empresa de aluguel.

Nenhum aluno, de qualquer idade, deve viajar para qualquer lugar sozinho com um membro da equipe ou pai, que não seja o seu próprio pai. Viagens prolongadas não devem ser iniciadas após as 22h e devem terminar antes da meia-noite, a menos que sejam realizadas em uma companhia aérea comercial.

XIV. Condições de viagem

A viagem não deve ser aprovada se houver condições inseguras. Se surgirem condições inseguras após a viagem ter sido aprovada, ela deverá ser cancelada ou alterada de acordo. Antes da partida em uma viagem, o diretor, o superintendente e/ou a diretoria se reservam o direito de conduzir uma análise de segurança da viagem e de cancelá-la se as condições justificarem tal ação. As condições inseguras incluem, entre outras, condições climáticas adversas, surtos de doenças graves e transmissíveis e violência ou terrorismo real ou ameaçado.

XV. Conclusão

Embora o Conselho de Educação reconheça o valor educacional de experiências relevantes fora do campus, não se deve presumir que o pedido de aprovação de viagem signifique que a viagem será sempre aprovada. É mais provável que os pedidos de viagem prolongada obtenham aprovação se:

há um alto valor educacional, incluindo oportunidades de competir em eventos esportivos e escolares
o custo por aluno não seja excessivo e esteja aprovado na tabela de taxas do distrito
Perda mínima de tempo escolar (dois ou menos dias letivos)
não há oportunidades equivalentes que sejam mais próximas e menos dispendiosas
as preocupações com segurança/risco foram atendidas e liberadas
o seguro adequado está incluído no plano
Existe apoio suficiente dos alunos e dos pais para que a viagem seja uma experiência educacional viável e que valha a pena o custo
o planejamento antecipado é feito de forma que haja tempo e métodos adequados para ganhar dinheiro para a viagem
os alunos com isenção de taxas tenham a oportunidade de participar da viagem e a escola ou distrito tenha recursos adequados para cobrir as isenções de taxas
nenhuma pressão é exercida sobre os alunos não participantes que são membros do grupo
o grupo foi razoável em suas solicitações de viagem anteriores (local e custo) e teve sucesso em viagens anteriores (ou seja, sem problemas)
os alunos poderão cumprir os testes e atividades acadêmicas estabelecidos e exigidos pela escola, pelo estado e/ou pelo país

XVI. Diretrizes para viagens não relacionadas ao distrito escolar

Patrocínio não comercial

Os funcionários da escola não devem solicitar que os alunos participem de qualquer viagem ou excursão comercial ou não patrocinada pela escola.

As solicitações de viagem e as atividades não aprovadas pela Diretoria não são, portanto, consideradas atividades do Distrito Escolar Municipal de Provo e o distrito não assume nenhuma responsabilidade por tais eventos. O uso do nome/título do distrito ou de suas escolas na arrecadação de fundos para esse tipo de atividade ou na identificação de supervisores que sejam funcionários do distrito não é permitido. Todas as outras atividades ou ações que impliquem em apoio do distrito a esses eventos também são proibidas.

Viagens não relacionadas ao distrito escolar, como "festas de formatura" ou "viagens de formatura" que ocorrem após a formatura do ensino médio ou viagens patrocinadas por funcionários ou grupos de pais fora do calendário escolar regular não são aprovadas, patrocinadas ou endossadas pelo distrito. Essas viagens são empreendimentos privados e/ou comerciais. O distrito não paga salários ou quaisquer outras despesas relacionadas à viagem para que qualquer membro da equipe supervisione a viagem, e o distrito não tem controle sobre a organização da viagem. Essas atividades não são "viagens de campo" do distrito.

Qualquer membro da equipe e/ou grupo/organização de pais que esteja conduzindo uma viagem não patrocinada pelo distrito deve declarar o seguinte em todas as correspondências e comunicações referentes à viagem:

A viagem não é uma viagem de campo do Distrito Escolar e que o Distrito Escolar da Cidade de Provo não se responsabiliza pela viagem. Nem o nome do Distrito Escolar da Cidade de Provo nem o nome da escola deverão ser usados em correspondências ou comunicações relativas à viagem.
O distrito não se responsabiliza por quaisquer informações, alegações ou representações divulgadas aos alunos e/ou pais com relação à viagem.
O nome do grupo/organização de pais que está patrocinando a viagem deve estar claramente indicado em todas as correspondências e comunicações.
Não é permitido o uso de uniformes escolares em atividades não patrocinadas pelo distrito.
A equipe que participar de uma viagem não patrocinada será responsável por garantir o seguinte:
- Todo o manuseio de dinheiro/fundos dos alunos será feito pela organização patrocinadora e coletado fora do dia de instrução, inclusive nos períodos de almoço.
- Não é permitida a participação em uma viagem durante os dias de escola/trabalho regularmente programados.
- Analise a cobertura de responsabilidade da organização patrocinadora e consulte a companhia de seguros pessoal para obter cobertura adicional. O seguro de responsabilidade civil do distrito não cobre nenhum participante, inclusive alunos, funcionários ou pais, em nenhum evento não patrocinado.
- Os contratos/acordos não devem ser assinados por qualquer pessoa que atue como representante do Distrito Escolar Municipal de Provo.
- Os funcionários do distrito não receberão nenhuma compensação ou reembolso de despesas do distrito.
- O uso das instalações da escola para reuniões de planejamento deve estar em conformidade com os procedimentos de uso das instalações do Distrito.
- O uso de equipamentos e outros recursos do distrito limita-se a instrumentos musicais, partituras, figurinos e outros itens auxiliares de desempenho que podem ser retirados por professores/alunos/pais.
- A participação do aluno deve ser voluntária e a equipe deve evitar quaisquer ações que possam parecer recomendar ou promover a participação na viagem como algo relacionado ao programa educacional.

Adotada

1º de maio de 2013

Revisado

12 de abril de 2016
12 de junho de 2018
11 de fevereiro de 2020
14 de julho de 2020
23 de maio de 2023
12 de março de 2024