Dernière modification : 19 mars 2024

Politique 4006 Procédure 2 : Voyages de nuit

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Les voyages d'étudiants avec nuitée sont soumis au critère fondamental d'un objectif éducatif clair, conformément à la politique 4006. Les voyages d'étudiants ne seront pas approuvés s'ils sont considérés comme déficients en termes d'expériences éducatives justifiables. Les excursions prolongées ne doivent pas être demandées si des expériences comparables sont disponibles plus près du domicile. Les élèves ne doivent pas passer la nuit sur place s'il est plus pratique de rentrer à la maison. Les voyages fréquents au même endroit chaque année peuvent nécessiter une justification supplémentaire de la part du promoteur du voyage afin de vérifier l'objectif éducatif.

Cette procédure décrit tous les aspects liés aux voyages de nuit des élèves. Les directeurs d'école, les enseignants, les entraîneurs et les autres membres du personnel du district qui ont l'intention d'organiser des voyages avec nuitée sont tenus de respecter tous les aspects de cette procédure.

Types de voyage

Les voyages de nuit parrainés par le district et l'école se déroulent sous l'autorité du Provo City School District. Les autorisations pour ces voyages de nuit seront approuvées soit par le Superintendant, soit par le Conseil d'éducation. Deux catégories générales de voyages de nuit peuvent être organisées sous l'autorité du district scolaire de Provo City :

les voyages de nuit approuvés par le surintendant. Ces voyages avec nuitée doivent être soumis et approuvés au moins 45 jours civils avant l'événement proposé. D'autres critères pour l'approbation de ce type de voyage avec nuitée se trouvent dans l'intégralité de cette procédure ainsi que dans le formulaire 4006 F1. Les demandes de voyages avec nuitées comprennent les éléments suivants :
- Cours/activités/programmes pour lesquels les étudiants se sont qualifiés pour des compétitions régionales/nationales à la suite de compétitions locales et nationales.
- Les participants seront évalués individuellement et devront être accompagnés d'un parent ou d'un tuteur.
- Groupes d'activités/athlétiques se rendant chaque année aux mêmes endroits pour les mêmes événements
- Tout voyage avec nuitée dans un rayon de 425 miles autour de Provo, Utah. Toutefois, il convient de noter que certaines destinations peuvent se trouver dans d'autres États et être régies par un ensemble différent de réglementations en matière de santé et de sécurité. Par conséquent, des documents supplémentaires peuvent être demandés au sponsor du voyage (enseignant/entraîneur) et à l'organisation hôte avant de recevoir l'approbation du surintendant afin de s'assurer que les directives du Provo City School District et de l'Utah Risk Management sont respectées.
Les voyages avec nuitée à plus de 425 miles de Provo, Utah, doivent être approuvés par le surintendant et le conseil d'éducation. Toutes les demandes doivent être soumises à l'examen du conseil d'administration au plus tard sept jours calendaires avant la réunion du conseil d'administration concerné et doivent être présentées au moins 60 jours calendaires avant la date de voyage proposée. Ces voyages avec nuitées seront évalués et approuvés lors de la première réunion du conseil scolaire de chaque mois. Le surintendant examinera le formulaire de demande et, si toutes les conditions sont remplies, il transmettra la demande au conseil d'administration pour examen.

Toutes les demandes de voyages avec nuitées doivent répondre aux critères suivants :

Les élèves ne peuvent manquer plus de deux jours d'école, sauf dans les cas mentionnés plus loin dans la présente procédure.
Les voyages de nuit doivent être effectués uniquement dans les États-Unis continentaux.
Les formulaires de demande de voyage (formulaire 4006 F1) doivent être dactylographiés. Les documents supplémentaires requis doivent être joints. Toutes les demandes doivent être relues et présentées de manière professionnelle. Tous les promoteurs de voyages doivent se rappeler que ces documents seront présentés au surintendant et au conseil d'éducation.
Les promoteurs du voyage et un administrateur de l'école sont tenus d'assister à la séance d'étude de la réunion du Conseil au cours de laquelle la demande de voyage est examinée, et de se préparer à répondre aux questions du Conseil.
L'organisation de toute forme de voyage d'étudiant sans autorisation préalable et sans respecter tous les aspects applicables de ces procédures constitue une violation de la politique 4006 et des procédures connexes.

I. Justification des déplacements

L'étude du programme scolaire sur le site de l'école constitue la base de l'apprentissage des élèves dans le district scolaire de Provo City. Cependant, des activités et des sorties éducatives intéressantes peuvent améliorer l'apprentissage des élèves et sont soutenues par le conseil d'administration et l'administration du district. Pour être approuvée, une activité ou une excursion doit répondre aux critères suivants :

a une valeur éducative élevée et sert un objectif éducatif précis qui ne peut être atteint à Provo
Ne perturbe pas le programme éducatif de base
S'inspire d'une unité d'étude en cours et est adapté à l'âge et au niveau de maturité du groupe.
Permet aux élèves de comprendre l'objectif du voyage et les résultats d'apprentissage escomptés.
Assurer la sécurité des étudiants et répondre aux exigences d'une assurance responsabilité civile appropriée.
L'expérience d'apprentissage n'est pas exclusive : les étudiants qui n'ont pas les moyens financiers de payer le voyage ont les mêmes possibilités que les étudiants pour qui le voyage est plus abordable.
Une journée au maximum peut être consacrée à des activités de loisirs et/ou à des parcs d'attractions.

Les voyages extrascolaires comprennent les déplacements de groupes tels que les équipes académiques, les équipes sportives, les équipes de spectacle et d'autres groupes reconnus par l'école à des rencontres reconnues par l'UHSAA, à des ateliers ou à d'autres formes de compétition nationale ou d'État qui améliorent les compétences et les performances des participants. Ces voyages doivent également répondre aux critères détaillés ci-dessus.

Les groupes d'étudiants qui se rendent régulièrement au même endroit devront justifier l'objectif pédagogique de leur retour fréquent au même endroit.

II. La séquence, le processus et les délais de soumission d'une demande de voyage d'étudiant pour approbation.

Lorsqu'un sponsor d'activité souhaite soumettre une demande de voyage pour un élève, il doit d'abord contacter le directeur de l'établissement pour discuter des projets ou des problèmes éventuels. À partir de là, les lignes directrices suivantes indiquent les étapes suivantes et la séquence des événements qui mèneront à l'approbation de la demande.

Autorisation parentale

Les parents/tuteurs doivent fournir un consentement écrit pour tous les voyages. Chaque voyage avec nuitée doit faire l'objet d'un formulaire de consentement distinct, spécifique au voyage en question. Les formulaires de consentement pour les voyages avec nuitée doivent inclure la nature de toutes les activités auxquelles l'élève ou les élèves participeront. Ils doivent comporter la ligne de signature de l'autorisation, les numéros de téléphone des personnes à contacter en cas d'urgence et l'autorisation de fournir des soins médicaux d'urgence. Tous ces documents doivent être remis au plus tard 24 heures avant le départ. L'employé qui parraine le voyage est tenu d'emporter une copie de tous ces documents avec lui lors du voyage. Un dossier contenant ces mêmes documents doit être laissé à l'école.

Formulaire de demande et informations

Le formulaire de demande contient non seulement les informations importantes sur le voyage afin que le conseil d'administration puisse prendre une décision appropriée, mais il constitue également un engagement de la part du ou des promoteurs du voyage à ce que les informations communiquées sur les coûts, l'itinéraire, etc. se déroulent comme prévu. Les changements importants apportés au voyage qui vont à l'encontre de ce qui a été approuvé par le conseil d'administration (et, par extension, de la présente politique et procédure) rendront plus difficile l'obtention d'une approbation pour les demandes de voyage ultérieures et pourraient entraîner l'annulation du voyage. Toute modification d'un voyage approuvé par le Conseil d'éducation ou le surintendant devra faire l'objet d'une nouvelle demande d'approbation.

Les informations fournies par le(s) sponsor(s) du voyage sur le formulaire de demande doivent être cohérentes et expliquer clairement la valeur éducative du voyage. D'autres détails tels que les chaperons, la collecte de fonds, les coûts, etc. doivent également être clairement expliqués. S'il manque de l'espace, le sponsor du voyage doit joindre une ou plusieurs feuille(s) supplémentaire(s). Toutes les informations soumises doivent être imprimées (et non écrites à la main) et présentées de manière professionnelle.

Un projet d'itinéraire détaillé doit être joint au formulaire de demande de voyage sur une feuille séparée. Les parrains et les conseillers du voyage doivent être prêts à expliquer comment chaque activité de l'itinéraire améliore l'expérience éducative de l'étudiant. Une journée de voyage au maximum peut être consacrée à des activités extérieures. Les voyages dont le coût pour chaque étudiant est supérieur à $50 doivent faire l'objet d'une fiche détaillée de coût par étudiant.

Examen et approbation du directeur d'école

Bien que toutes les demandes de voyage avec nuitée reçoivent l'approbation finale du surintendant et/ou du conseil d'éducation, tous les voyages doivent d'abord être approuvés et recommandés par le principal après vérification de la sécurité, de la supervision et de la justification pédagogique.

Lorsque le directeur d'école transmet les demandes au surintendant et au conseil d'administration pour approbation, tous les critères du formulaire doivent être abordés de manière claire et défendable, et toutes les signatures appropriées doivent être apposées. Un itinéraire écrit détaillant les activités quotidiennes prévues doit accompagner le formulaire de demande de voyage. Le directeur d'école est chargé de vérifier que toute demande de voyage soumise au surintendant et au conseil d'administration répond à tous les critères essentiels pour l'approbation des voyages avec nuitées et que les formulaires de demande soumis sont professionnels et dignes d'un examen public.

Approbation du surintendant

Toutes les demandes de voyage avec nuitée doivent être soumises directement au surintendant. Le surintendant examine toutes les demandes de voyage avant de les transmettre au conseil d'administration pour examen. Les demandes incomplètes et/ou insuffisamment détaillées peuvent ne pas être soumises à l'approbation du Conseil d'administration. Les promoteurs du voyage doivent remplir les formulaires avec minutie et justifier le(s) but(s) éducatif(s) du voyage. Le surintendant se réserve le droit de demander des informations supplémentaires et/ou des éclaircissements avant de transmettre la demande au Conseil d'éducation.

Délais d'approbation du conseil d'administration

Toutes les demandes de voyage doivent être approuvées par le conseil d'administration au moins 45 jours calendaires avant le voyage prévu. La demande de voyage doit arriver sur le bureau du surintendant au plus tard 7 jours calendaires avant la réunion du conseil. Si une demande de voyage est soumise plus de 180 jours avant les dates de voyage proposées, un itinéraire de suivi et un plan de voyage consolidé doivent être soumis à nouveau au surintendant dans les 45 jours précédant le voyage afin de s'assurer que les dépenses associées au voyage n'ont pas changé. Le surintendant informera alors le Conseil d'éducation de tout changement majeur concernant les dépenses ou le voyage, en particulier s'il doit être réévalué par le Conseil d'éducation.

Le Conseil, après avoir reçu une recommandation du surintendant (qui a examiné toutes ces

Approbation
Déni
Approbation conditionnelle avec des précisions sur les informations encore nécessaires
Refus assorti d'une invitation à présenter une nouvelle demande une fois que les lacunes constatées auront été corrigées ou clarifiées.
La décision du conseil d'administration de ne pas accepter une proposition de voyage. Dans ce cas, le voyage ne peut avoir lieu que dans le cadre d'un événement non approuvé et doit être organisé séparément de l'utilisation des titres de l'école ou du district, de la collecte de fonds, etc.

Modifications après l'approbation du conseil d'administration

Bien que le nombre définitif d'élèves participant à un voyage ne soit pas toujours exact, les demandes de voyage nécessitant l'approbation du surintendant ou du conseil d'éducation doivent être soumises bien avant l'excursion proposée.

Les demandes de voyage pour lesquelles une approbation est demandée sont considérées comme contraignantes, en ce sens qu'aucune modification matérielle des plans approuvés ne sera autorisée. Par "modification substantielle", on entend l'absence d'augmentation du coût par élève, l'absence de frais supplémentaires, l'absence de jours d'école supplémentaires, le nombre de jours du voyage, les dates du voyage, etc. Elle comprend également les destinations/activités qui ne figurent pas dans l'itinéraire soumis. Toute modification essentielle à la réussite du voyage doit être communiquée par écrit au directeur de l'école dans les meilleurs délais. Le surintendant approuvera ou refusera le changement demandé, selon le cas.

Dès réception de l'approbation du conseil d'administration, l'organisateur du voyage peut commencer à prendre des dispositions fermes pour le voyage, conformément au formulaire de demande présenté au conseil d'administration.

Voyages des écoles primaires et secondaires

Les voyages de nuit pour les élèves des écoles primaires et secondaires sont généralement interdits, mais les exceptions suivantes peuvent être accordées :

Le conseil d'administration peut approuver les voyages des élèves du secondaire qui n'entraînent pas de perte de temps d'enseignement, par exemple pendant les mois d'été.
Voyage au collège qui représente le niveau suivant d'un programme académique au sein de l'école (par exemple, un élève ou un groupe qui remporte une compétition).
Le camp de cinquième année (Camp Big Springs) serait une exception notable à la restriction des nuitées pour les élèves d'âge élémentaire.

III. Organisation et planification du voyage

La planification d'une excursion prolongée doit commencer le plus tôt possible avant le voyage afin de laisser suffisamment de temps aux étudiants/familles pour gérer les fonds nécessaires. Les frais de voyage doivent être inclus dans le barème des frais de scolarité de l'école, approuvé chaque année par le conseil d'administration. Les frais de voyage figurant sur la feuille de frais doivent inclure tous les repas, les droits d'entrée, etc. Dans la mesure du possible, les représentants des élèves et des parents doivent être impliqués dans toutes les phases de la planification du voyage. Une réunion d'information des parents est nécessaire pour les voyages avec nuitée. L'école doit fournir la preuve d'un soutien substantiel de la part des membres (plus de 50%) du groupe et de leurs parents avant l'approbation du directeur.

Les promoteurs du voyage doivent élaborer des itinéraires complets, y compris des plans quotidiens de 24 heures et des listes d'activités. La documentation comprendra également l'attribution des chambres, les attentes en matière de code de conduite, les exigences en matière de couvre-feu et les groupes de copains. Si les élèves emportent leur téléphone portable, une liste complète des numéros de téléphone portable des élèves et des accompagnateurs doit être établie et mise à la disposition des accompagnateurs.

Comme indiqué ailleurs dans cette procédure, il est recommandé d'organiser tous les voyages par l'intermédiaire des agences de voyage agréées et sous contrat de l'État de l'Utah. Voici les avantages connus de traiter avec l'agence de voyage agréée de l'État pour les voyages d'étudiants :

Expérience à long terme de la planification de voyages pour des programmes scolaires
Relations privilégiées avec les hôtels et les fournisseurs pour obtenir des prix préférentiels et des concessions supplémentaires
Des fournisseurs sélectionnés pour réduire les risques (inspections des bus, licences, assurances, "rapports sur les taux de fréquentation", etc.)
Facturation transparente avec un profit minimal 5% (approuvé par le contrat d'État)
Recherche régulière de nouveaux fournisseurs qualifiés pour obtenir des prix compétitifs et un service de qualité pour les programmes scolaires.
Une partie neutre pour simplifier et gérer les programmes afin d'éviter les problèmes entre l'école, les enseignants et les parents.
Personnel expérimenté pour la recherche et la réservation de vols de groupe avec assistance 24 heures sur 24
Suivre et comparer les dépenses liées aux voyages en groupe
Une ressource locale (et non un simple service de réservation en ligne impersonnel)
Des ressources de secours sont disponibles en cas de forte activité afin d'assurer le bon déroulement des opérations pendant les périodes de pointe.
Possibilité d'avoir des processus cohérents pour l'école et le district en utilisant une seule équipe de planification
Fournisseurs privilégiés pour l'assurance voyage facultative

Les contrats à signer pour réserver un voyage, approuver la participation à un spectacle ou à une compétition, etc. doivent être transmis au principal point de contact de l'école chargé de superviser les voyages dans le bâtiment. Cette personne désignée, qui travaille avec le principal et le bureau d'affaires du district, saura qui doit signer ces documents juridiques. Dans le cas d'un contrat légal, seul un petit nombre d'administrateurs du district peut signer un tel document au nom du district.

Si Utah State Travel n'est pas utilisé, toutes les politiques d'achat et de passation de marchés, y compris l'obtention d'offres et d'approbations, doivent être mises en place.

IV. Dispenses de frais et collecte de fonds

Tous les voyages approuvés par le district scolaire de Provo City doivent, en vertu de la loi de l'État, être accessibles à tous les élèves, quelle que soit leur capacité à payer le voyage. Les organisateurs de voyages ne peuvent pas refuser la participation d'un élève à un voyage parce qu'il n'a pas les moyens d'en assumer le coût. C'est pourquoi tous les voyages doivent être conçus de manière à entraîner le moins de frais possible pour les étudiants. Les étudiants peuvent être tenus de participer à des activités collectives de collecte de fonds uniquement dans le but de bénéficier des recettes de la collecte de fonds. Aucun élève ne peut être tenu de participer à des collectes de fonds individuelles. Lors de la planification du voyage, les frais doivent être fixés en supposant que tous les élèves paieront. Les élèves qui n'ont pas droit à une dispense de frais ne doivent pas avoir à payer des frais supplémentaires pour couvrir les coûts associés aux élèves qui ont droit à une dispense de frais.

Toutes les collectes de fonds approuvées, y compris les collectes individuelles et collectives, doivent être conformes aux politiques et procédures du district et de l'État en matière de collecte de fonds. Les collectes de fonds destinées à financer les déplacements des élèves doivent être approuvées par le chef d'établissement. Les élèves ne peuvent pas se voir imposer des montants individuels pour collecter des fonds. Toutefois, des collectes de fonds générales peuvent être organisées. L'argent collecté dans le cadre d'une collecte de fonds scolaire ne peut pas être remboursé directement à un élève si celui-ci ne peut pas participer au voyage.

Aucun voyage avec nuitée ne peut dépasser le montant total de $2000. Les fonds collectés ne peuvent pas être utilisés pour compenser ce total de sorte que le voyage dépasse le montant de $2000.

V. Remboursements

Les voyages nécessitant de nombreux déplacements peuvent nécessiter un paiement bien avant la date prévue pour assurer le transport et l'hébergement, entre autres dépenses. Il peut être demandé aux étudiants de verser une avance pour les aider à couvrir ces coûts. En cas de circonstances imprévues, telles que la maladie ou le décès d'un membre de la famille, qui empêchent un étudiant de participer au voyage, l'étudiant peut recevoir un remboursement complet de l'argent versé. Les élèves ne peuvent pas être remboursés pour l'argent collecté lors d'une collecte de fonds organisée par l'école. L'argent collecté restera dans le cadre du programme scolaire. L'administration de l'école peut demander une vérification (par exemple, une note du médecin) de la cause de toute demande de remboursement.

Si un étudiant n'est pas en mesure de participer, aucun remboursement ne sera effectué pour les dépenses non remboursables, telles que le billet d'avion.

VI. Limitations : Nombre de voyages avec nuitées par organisation et nombre de jours d'école manqués

Aucun groupe de lycéens ne peut participer à plus de deux voyages avec nuitée au cours de l'année scolaire, ni manquer plus de deux jours de classe au cours d'un même voyage. Si un groupe voyage plus d'une fois, ce ne doit pas être au cours de la même période scolaire. Des exceptions peuvent exister pour les compétitions et les tournois liés à l'UHSAA qui peuvent nécessiter des séjours avec nuitée, en fonction des alignements régionaux. Cette règle s'applique aux groupes scolaires, et non aux élèves individuels qui participent à des voyages avec nuitée approuvés avec plusieurs groupes scolaires.

La limite de deux (2) jours d'école est supprimée pour les voyages avec nuitée résultant de la qualification à des compétitions nationales ou à des invitations prestigieuses, y compris, mais sans s'y limiter, DECA, FBLA, FCCLA, FFA, VICA, HOSA, TSA, Central Utah Science and Engineering Fair, les compétitions régionales/nationales si la compétition excède deux (2) jours d'école. Le surintendant doit approuver ces exceptions.

VII. Approbation de la gestion des risques et assurances

Dans le cadre du processus d'approbation, tous les voyages parrainés par le district scolaire de Provo City doivent être examinés par l'agence de gestion des risques de l'État de l'Utah. Si l'agence de gestion des risques recommande qu'un voyage proposé (ou une partie de celui-ci) ne réponde pas aux normes appropriées, le voyage ne sera pas approuvé ou cette partie du voyage devra être ajustée.

Une fois le voyage approuvé, les services de gestion des risques de l'État de l'Utah fourniront au Provo City School District une assurance responsabilité civile. Toutefois, dans le cadre du processus d'approbation, le conseil d'administration ou le surintendant peut exiger une assurance risque supplémentaire afin de protéger la situation financière du district et d'aider les familles à recevoir une indemnisation en cas d'accident. Un itinéraire détaillé doit être soumis à l'approbation du service de gestion des risques de l'État de l'Utah. Une fois approuvé, l'itinéraire ne doit pas être modifié.

Toutes les activités du voyage, y compris les lieux aquatiques (plages, etc.), sont soumises à l'approbation du service de gestion des risques.

VIII. Chaperonnage et supervision des étudiants

Chaque fois que des élèves voyagent, ils doivent faire l'objet d'une surveillance adéquate et mature afin d'assurer leur sécurité. Les élèves ne doivent jamais être laissés derrière et/ou sans surveillance lorsqu'ils sont sous la responsabilité du district.

Les organisateurs de voyages fourniront (et les directeurs d'école assureront) un encadrement suffisant pour garantir la sécurité des élèves. Bien que cette surveillance varie selon les activités, la surveillance minimale autorisée est d'un (1) accompagnateur pour dix (10) élèves. Si des élèves des deux sexes participent à l'excursion avec nuitée, des accompagnateurs des deux sexes sont nécessaires.

Il convient d'être prudent dans le choix des adultes superviseurs. Tous les accompagnateurs de voyage sont, par définition, des bénévoles et doivent donc faire l'objet d'une vérification de leurs empreintes digitales et de leurs antécédents. Ils doivent être des personnes de bonne réputation, âgées d'au moins 21 ans et de préférence plus âgées. Les chaperons doivent être les parents ou les enseignants des élèves participants. Les autres superviseurs (s'il y en a) doivent être approuvés au préalable par le directeur de l'école. Les frères et sœurs plus âgés des élèves participant au voyage sont déconseillés. Les surveillants ne peuvent pas partager des chambres privées, telles que des chambres de motel, avec des élèves autres que leurs propres enfants.

Si un chaperon est amené à superviser des élèves de manière indépendante, une vérification complète de ses antécédents doit être effectuée conformément à la loi sur la protection de l'environnement. Politique 5630 Formulaire 3.

IX. Urgences, accidents et discipline des élèves

En cas d'urgence pendant le voyage, l'accompagnateur est autorisé à prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et le bien-être des élèves et à signaler immédiatement l'urgence au directeur de l'école. Toutes les circonstances liées à un accident seront documentées et rapportées par écrit à l'administrateur du district (responsable de la gestion des risques).

Les normes académiques et comportementales doivent être établies avant l'approbation du voyage par le directeur et publiées par l'enseignant sur le formulaire d'approbation. Les participants à tout voyage doivent être des élèves en règle sur le plan scolaire et comportemental et approuvés pour le voyage conformément aux normes publiées pour le voyage et décrites dans la politique 4006. Les élèves qui voyagent au nom de l'école et les adultes qui supervisent ces voyages deviennent des modèles pour les autres et contribuent à établir et à maintenir la réputation de l'école et du district. Le comportement et la conduite des élèves et des accompagnateurs sont régis par les règles et les politiques de l'école, du district et du Code de l'État (Référence : Code de l'Utah 53A-11-908), en plus des normes spécifiques adoptées pour l'événement. Les membres du groupe de voyage qui ne respectent pas les attentes en matière de comportement seront renvoyés de l'expérience de voyage et rentreront chez eux à leurs propres frais. D'autres conséquences conformes aux politiques de conduite et de discipline des élèves peuvent également être appliquées (Politique 3510 : Activités des étudiants).

X. Coûts et frais par élève, y compris les frais de chaperon

Le coût du voyage doit être aussi bas que possible sans compromettre la sécurité des élèves et des accompagnateurs. Aucun voyage avec nuitée ne peut dépasser $2000 et doit être inclus dans la grille tarifaire approuvée par le Conseil d'éducation chaque année. Les conseillers, les enseignants et les entraîneurs sont encouragés à trouver des expériences de nuitée dont le coût est nettement inférieur à ce montant. Aucun élève, quel que soit son niveau scolaire, ne peut se voir refuser sa participation en raison d'un manque de moyens financiers si l'excursion a lieu pendant la journée scolaire. Pour les voyages plus longs, les élèves seront encouragés à participer à des projets approuvés de collecte de fonds. Le nombre minimum d'accompagnateurs doit être inclus dans le coût du voyage par élève. Tout chaperon supplémentaire, en dehors de ceux requis par cette politique, doit payer ses propres frais de voyage.

Les parrains du voyage peuvent craindre d'avoir besoin de fonds pendant le voyage. Dans ce cas, ils doivent prendre des dispositions pour accéder aux fonds avant le voyage. Tous les reçus et les fonds non utilisés doivent être retournés au secrétaire financier de l'école immédiatement après la fin du voyage. Le bureau des finances du district scolaire de Provo City apportera son aide à la personne désignée pour les voyages scolaires en ce qui concerne l'utilisation de la carte personnelle et/ou des avances de fonds, ainsi que les rapprochements financiers liés à chaque voyage. Tous ces documents peuvent faire l'objet d'un audit.

L'école désignera une personne de contact pour les voyages qui aidera à coordonner les arrangements pour les voyages de nuit conformément aux directives de la politique 4006 et de cette procédure. Cette personne s'occupera de tous les arrangements relatifs au voyage et assurera la coordination avec le bureau d'achat du district scolaire de Provo City.

XI. Repas

Tous les repas doivent être inclus dans le coût du voyage par élève et figurer sur la feuille de frais approuvée par le district. Les repas lors d'un voyage doivent être limités à $15.00 pour le petit-déjeuner, $15.00 pour le déjeuner et $20.00 pour le dîner (personnel et accompagnateurs compris), à moins qu'une autorisation ne soit accordée pour des fonds supplémentaires (détaillés sur l'itinéraire du voyage) pour des dîners d'équipe spéciaux ou des destinations où les fonds alloués ne sont pas suffisants.

XII. Sécurité des voyages

La sécurité des participants est une préoccupation majeure lors des voyages. Les écoles doivent fournir des consignes de sécurité claires aux élèves et aux accompagnateurs avant le départ pour un voyage et revoir périodiquement les consignes de sécurité lors des voyages prolongés. Les voyages seront documentés et signalés par écrit à l'administrateur du district (responsable de la gestion des risques).

XIII. Transports

Les déplacements ne sont en aucun cas autorisés avec des élèves conducteurs. Les élèves ne sont pas autorisés à conduire d'autres élèves à destination, en provenance ou pendant des événements organisés par l'école.

Les déplacements dans l'enseignement secondaire nécessitent l'utilisation d'un bus du district ou d'un transporteur public agréé. Toutefois, l'élève peut voyager avec son propre parent. Avec l'approbation du directeur (excursions d'une journée) ou du surintendant (excursions avec nuitée), les chaperons peuvent transporter de petits groupes d'élèves du secondaire dans des véhicules privés, de location ou appartenant au district. Les déplacements des élèves du secondaire à moins de 10 miles de l'école peuvent être assurés par le personnel et les parents qui sont prêts à assumer toutes les responsabilités légales associées au transport personnel et qui ont suivi le cours en ligne sur la gestion des risques.

Il est fortement recommandé que tous les voyages d'étudiants soient organisés par l'intermédiaire de l'agence de voyage de l'État de l'Utah et conformément à la réglementation de l'État en matière de voyages, ou par des fournisseurs agréés par le service des achats. Toutes les politiques d'achat et de passation de marchés, y compris les exigences relatives à l'obtention d'offres et d'approbations, doivent être respectées.

Tous les conducteurs de véhicules privés doivent signer le formulaire d'autorisation de transport d'élèves du district scolaire de Provo City (politique 6625). Formulaire 1 & Formulaire 2), fournir la preuve d'un permis de conduire en cours de validité et d'une assurance automobile répondant aux exigences minimales de l'État en matière de responsabilité civile, et suivre la formation en ligne sur la gestion des risques de l'État. Tous les conducteurs de véhicules de location doivent souscrire une assurance auprès de la société de location.

Aucun élève, quel que soit son âge, ne doit voyager seul avec un membre du personnel ou un parent, à l'exception de son propre parent. Les voyages prolongés ne doivent pas commencer après 22 heures et doivent se terminer avant minuit, sauf s'ils ont lieu à bord d'un transporteur commercial.

XIV. Conditions de voyage

Le voyage n'est pas approuvé si les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Si des conditions dangereuses apparaissent après l'approbation du voyage, celui-ci doit être annulé ou modifié en conséquence. Avant le départ en voyage, le directeur d'école, le surintendant et/ou le conseil d'administration se réservent le droit de procéder à un examen de la sécurité du voyage et de l'annuler si les conditions le justifient. Les conditions dangereuses comprennent, sans s'y limiter, les conditions météorologiques défavorables, les épidémies de maladies graves et transmissibles et les actes de violence ou de terrorisme réels ou menacés.

XV. Conclusion

Bien que le Conseil scolaire reconnaisse la valeur éducative des expériences hors campus, il ne faut pas croire que le fait de demander l'autorisation de voyager signifie que le voyage sera toujours approuvé. Les demandes de voyage prolongé ont plus de chances d'être approuvées si

la valeur éducative est élevée, y compris les possibilités de participer à des compétitions sportives et scolaires
le coût par élève n'est pas excessif et est approuvé dans la grille tarifaire du district
le temps scolaire manqué est minime (deux jours d'école ou moins)
il n'existe pas d'opportunités équivalentes plus proches et moins coûteuses
les préoccupations en matière de sécurité/risque ont été prises en compte et éliminées
une assurance adéquate est prévue dans le plan
il existe un soutien suffisant de la part des élèves et des parents pour que le voyage soit une expérience éducative viable et qu'il vaille la peine d'être dépensé
la planification préalable est telle qu'il existe un temps et des méthodes adéquats pour gagner de l'argent pour le voyage
les élèves dispensés de frais ont la possibilité de participer au voyage et l'école ou le district dispose de ressources suffisantes pour couvrir les dispenses de frais
aucune pression n'est exercée sur les élèves non participants qui sont membres du groupe
le groupe a été raisonnable dans ses demandes de voyage antérieures (lieu et coût) et a obtenu des résultats positifs lors de voyages antérieurs (c.-à-d. pas de problèmes)
les élèves seront en mesure de satisfaire aux exigences de l'école, de l'État et/ou du pays en matière de tests et d'activités académiques

XVI. Lignes directrices concernant les voyages à l'extérieur du district scolaire

Parrainage non commercial

Les employés de l'école ne doivent pas solliciter les élèves pour qu'ils participent à un voyage ou à une excursion commerciale ou non parrainée par l'école.

Les demandes de voyage et les activités non approuvées par le Conseil d'administration ne sont donc pas considérées comme des activités du Provo City School District et le district n'assume aucune responsabilité pour de tels événements. L'utilisation du nom/titre du district ou de ses écoles dans la collecte de fonds pour ce type d'activité, ou dans l'identification des superviseurs qui sont des employés du district, n'est pas autorisée. Toute autre activité ou action impliquant le soutien du district à ces événements est également interdite.

Les voyages non organisés par le district scolaire, tels que les "fêtes de fin d'études" ou les "voyages de remise de diplômes" qui ont lieu après la remise des diplômes de fin d'études secondaires, ou les voyages organisés par le personnel ou les groupes de parents en dehors du calendrier scolaire normal, ne sont pas approuvés, parrainés ou soutenus de quelque manière que ce soit par le district. Ces voyages sont des entreprises privées et/ou commerciales. Le district ne paie pas de salaire ou d'autres dépenses liées au voyage pour un membre du personnel chargé de superviser le voyage, et le district n'a aucun contrôle sur l'organisation du voyage. Ces activités ne sont pas des "excursions" du district.

Tout membre du personnel et/ou groupe/organisation de parents organisant un voyage non parrainé par le district doit indiquer ce qui suit dans toute correspondance et communication concernant le voyage :

Le voyage n'est pas une excursion du district scolaire et le district scolaire de Provo City n'accepte aucune responsabilité pour le voyage. Ni le nom Provo City School District, ni le nom de l'école ne doivent être utilisés dans la correspondance ou les communications concernant le voyage.
Le district n'est pas responsable des informations, affirmations ou représentations promulguées aux élèves et/ou aux parents concernant le voyage.
Le nom du groupe de parents ou de l'organisation qui parraine le voyage doit être clairement indiqué dans toute correspondance ou communication.
Le port de l'uniforme scolaire n'est pas autorisé pour les activités non parrainées par le district.
Le personnel participant à un voyage non parrainé est tenu de s'assurer des points suivants :
- La gestion de l'argent et des fonds des élèves est assurée par l'organisation parrainante et collectée en dehors de la journée d'enseignement, y compris pendant les pauses déjeuner.
- Il est interdit de participer à un voyage pendant les jours d'école ou de travail régulièrement programmés.
- Examinez la couverture en responsabilité civile de l'organisation parrainant l'événement et consultez votre compagnie d'assurance personnelle pour obtenir une couverture supplémentaire. L'assurance responsabilité civile du district ne couvre pas les participants, y compris les élèves, le personnel ou les parents, à une manifestation non parrainée.
- Les contrats/accords ne doivent pas être signés par une personne agissant en tant que représentant du Provo City School District.
- Les employés du district ne recevront aucune compensation ou remboursement de frais de la part du district.
- L'utilisation des installations scolaires pour les réunions de planification doit être conforme aux procédures d'utilisation des installations du district.
- L'utilisation des équipements et autres ressources du district est limitée aux instruments de musique, partitions, costumes et autres articles auxiliaires pouvant être empruntés par les enseignants/élèves/parents.
- La participation des élèves doit être volontaire et le personnel doit éviter toute action qui pourrait sembler recommander ou promouvoir la participation au voyage dans le cadre du programme éducatif.

Adopté

1er mai 2013

Révisé

12 avril 2016
12 juin 2018
11 février 2020
14 juillet 2020
23 mai 2023
12 mars 2024