Última modificación: 19 de marzo de 2024

Norma 4006 Procedimiento 2: Viajes con pernoctación

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Los viajes de estudiantes con pernoctación están sujetos a los criterios fundamentales de poseer un claro propósito educativo según la Política 4006. No se aprobarán los viajes de estudiantes que se consideren carentes de experiencias educativas defendibles. No deben solicitarse excursiones prolongadas si existen experiencias comparables más cerca de casa. Los alumnos no deberán pernoctar si resulta práctico regresar a casa. Los viajes frecuentes al mismo lugar cada año pueden requerir una justificación adicional por parte del patrocinador del viaje para verificar el propósito educativo.

Este procedimiento delinea todos los aspectos relacionados con todos los viajes nocturnos de estudiantes. Los directores, profesores, entrenadores y demás personal del distrito que tengan la intención de realizar viajes con pernoctación deberán seguir todos los aspectos de este procedimiento.

Tipos de viaje

Los viajes nocturnos patrocinados por el distrito y la escuela ocurren bajo la autoridad del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo. Las aprobaciones para estos viajes serán aprobadas por el Superintendente o la Junta de Educación. Bajo la autoridad del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo pueden ocurrir dos categorías generales de Viajes de Pernocta:

Viajes con pernoctación aprobados por el Superintendente. Estos viajes deberán presentarse y aprobarse al menos 45 días naturales antes del evento propuesto. Los criterios adicionales para la aprobación de este tipo de viaje nocturno se encuentran en este procedimiento en su totalidad y también en el formulario 4006 F1. Estas solicitudes de viajes con pernoctación incluyen lo siguiente:
- Cursos/actividades/programas en los que los estudiantes se han clasificado para competiciones regionales/nacionales tras las competiciones locales y estatales
- Los concursantes serán evaluados individualmente y necesitarán que uno de sus padres o tutores les acompañe.
- Grupos de actividad/deportivos que viajan a los mismos lugares para los mismos eventos cada año
- Cualquier viaje con pernoctación en un radio de 425 millas de Provo, Utah. Sin embargo, se debe notar que algunos destinos pueden estar en otros estados y pueden ser gobernados por un conjunto diferente de regulaciones de salud y seguridad. Por lo tanto, es posible que se necesite documentación adicional del patrocinador del viaje (maestro/entrenador) y de la organización anfitriona antes de recibir la aprobación del Superintendente para asegurar que se cumplan las pautas del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo y de la Administración de Riesgos de Utah.
Los viajes nocturnos que estén a más de 425 millas de Provo, Utah deben ser aprobados tanto por el Superintendente como por la Junta de Educación. Todas las solicitudes deben ser presentadas para su revisión por la Junta a más tardar siete días naturales antes de la respectiva reunión de la Junta y deben ser por lo menos 60 días naturales antes de la fecha propuesta para el viaje. Estos viajes nocturnos se evaluarán y aprobarán durante la primera reunión del consejo de cada mes. El Superintendente revisará el formulario de solicitud y, si se cumplen todos los requisitos, remitirá la solicitud al Consejo para su consideración.

Todas las solicitudes de viajes con pernoctación deben cumplir los siguientes criterios:

No se podrá faltar más de dos días lectivos, salvo en las situaciones que se indican más adelante en este procedimiento.
Los viajes de un día para otro deben realizarse únicamente dentro del territorio continental de Estados Unidos.
Los formularios de solicitud de viaje (Formulario 4006 F1) deberán cumplimentarse a máquina. Deberán adjuntarse los documentos adicionales necesarios. Todas las solicitudes deben corregirse y ser profesionales. Todos los patrocinadores de viajes deben recordar que estos documentos se presentan ante el Superintendente y el Consejo de Educación.
Los patrocinadores del viaje y un administrador de la escuela deberán asistir a la sesión de estudio de la reunión del Consejo en la que se estudie la solicitud de viaje, preparados para responder a las preguntas del Consejo.
Constituye una infracción de la Política 4006 y de los procedimientos relacionados realizar cualquier tipo de viaje de estudiantes sin contar con la aprobación previa y sin seguir todos los aspectos aplicables de estos procedimientos.

I. Justificación de los viajes

El estudio del currículo en el plantel escolar proporciona la base para el aprendizaje de los estudiantes en el Distrito Escolar de la Ciudad de Provo. Sin embargo, actividades significativas y excursiones pueden mejorar el aprendizaje de los estudiantes y son apoyadas por la Junta y la Administración del Distrito. Para ser considerada para aprobación, una actividad o excursión debe cumplir con los siguientes criterios:

Tiene un alto grado de valor educativo y sirve a un propósito educativo definido que no puede experimentarse en Provo.
No interrumpe el programa educativo básico
Tiene su origen en una unidad de estudio actual y es apropiada para la edad y el nivel de madurez del grupo.
Hace comprender a los estudiantes el propósito del viaje y los resultados de aprendizaje previstos
Garantiza la seguridad de los alumnos y cumple los requisitos de un seguro de responsabilidad civil adecuado.
La experiencia de aprendizaje no será excluyente: los estudiantes que no tengan capacidad económica para costearse el viaje tendrán las mismas oportunidades que aquellos para los que el viaje sea más asequible.
No se podrá dedicar más de un día a actividades recreativas y/o parques de atracciones.parques de atracciones.

Los viajes extracurriculares incluyen viajes de grupos tales como equipos académicos, equipos atléticos, equipos de actuación y otros grupos reconocidos por la escuela a encuentros reconocidos por la UHSAA, talleres u otras formas de competencia estatal y nacional que mejoren las habilidades y el desempeño de los participantes. Estos viajes también deben cumplir los criterios detallados anteriormente.

Los grupos de estudiantes que viajen con regularidad al mismo lugar deberán justificar el propósito educativo de volver con frecuencia al mismo lugar.

II. Secuencia, proceso y plazos para presentar una solicitud de viaje de estudiante para su aprobación.

Cuando un patrocinador de una actividad está interesado en presentar una solicitud de viaje para un alumno, primero debe ponerse en contacto con el director del centro para hablar de los posibles planes o preocupaciones. A partir de ese momento, las siguientes directrices proporcionan los siguientes pasos y la secuencia de acontecimientos que conducirían a la aprobación.

Permiso de los padres

Los padres/tutores deben dar su consentimiento por escrito para todos los viajes. Cada viaje con pernoctación requiere un formulario de consentimiento específico. Los formularios de consentimiento para viajes nocturnos deben incluir la naturaleza de todas las actividades en las que participarán los alumnos. Deben incluir la(s) línea(s) de firma del permiso, los números de teléfono de contacto en caso de emergencia y el permiso para proporcionar atención médica de urgencia. Toda esta documentación deberá estar disponible a más tardar 24 horas antes de la salida. El empleado que patrocine el viaje deberá llevar consigo una copia de todos estos documentos. Deberá dejarse en la escuela un archivo con esta misma documentación.

Formulario de solicitud e información

El formulario de solicitud representa no sólo la información importante sobre el viaje para que la Junta Directiva pueda tomar una decisión adecuada, sino que también es un compromiso por parte del patrocinador o patrocinadores del viaje de que la información compartida sobre costes, itinerario, etc. se realizará tal y como se ha descrito. Los cambios significativos en el viaje que infrinjan lo aprobado por el Consejo (y, por extensión, esta política y procedimiento) darán lugar a un proceso más difícil para obtener la aprobación de futuras solicitudes de viaje y podrían dar lugar a la cancelación del viaje. Cualquier cambio en el viaje aprobado por el Consejo de Educación o el Superintendente deberá volver a presentarse para su aprobación.

La información facilitada por el patrocinador o patrocinadores del viaje en el formulario de solicitud deberá ser coherente y explicar claramente el valor educativo del viaje. También deben explicarse claramente otros detalles, como los acompañantes, la recaudación de fondos, los costes, etc. Si se necesita más espacio, el patrocinador del viaje deberá adjuntar hoja(s) adicional(es). Toda la información presentada deberá estar impresa (no escrita a mano) y presentarse de manera profesional.

Junto con el formulario de solicitud de viaje deberá presentarse un proyecto de itinerario detallado en una hoja aparte. Los patrocinadores y asesores del viaje deben estar preparados para explicar cómo cada actividad del itinerario mejora la experiencia educativa del estudiante. No se podrá dedicar más de un día de viaje a actividades ajenas al viaje. Los viajes que vayan a costar a cada estudiante más de $50 requieren una hoja detallada de coste por estudiante.

Revisión y aprobación del director

Aunque todas las solicitudes de viajes con pernoctación reciben la aprobación final del Superintendente y/o del Consejo de Educación, todos los viajes deben ser aprobados y recomendados primero por el director después de que se hayan verificado la seguridad, la supervisión y la justificación educativa.

Cuando el director remita las solicitudes al Superintendente y al Consejo para su aprobación, todos los criterios del formulario deberán estar clara y justificadamente expuestos, y deberán figurar todas las firmas pertinentes. El formulario de solicitud de viaje debe ir acompañado de un itinerario escrito en el que se detallen las actividades diarias previstas. El director es responsable de comprobar que toda solicitud de viaje que vaya a presentarse al Superintendente y al Consejo cumple todos los criterios esenciales para la aprobación de viajes con pernoctación y que los formularios de solicitud presentados son profesionales y dignos del escrutinio público.

Aprobaciones del Superintendente

Todas las solicitudes de viajes con pernoctación deben presentarse directamente al Superintendente. El Superintendente revisa todas las solicitudes de viaje antes de remitirlas al Consejo para su consideración. Las solicitudes incompletas y/o con detalles insuficientes no podrán ser remitidas a la Junta para su aprobación. Los patrocinadores del viaje deben ser minuciosos a la hora de cumplimentar los formularios y justificar la finalidad educativa del viaje. El Superintendente se reserva el derecho de solicitar información adicional y/o aclaratoria antes de remitirla al Consejo de Educación.

Plazos de aprobación de la Junta Directiva

Todas las solicitudes de viaje deben ser aprobadas por el Consejo al menos 45 días naturales antes del viaje programado. La solicitud de viaje debe llegar a la mesa del Superintendente a más tardar 7 días naturales antes de la reunión de la Junta. Si el viaje se presenta con más de 180 días de antelación a las fechas propuestas para el mismo, se deberá volver a presentar al Superintendente un itinerario de seguimiento y un plan de viaje solidificado en un plazo de 45 días antes del viaje para garantizar que los gastos asociados al mismo no han cambiado. El Superintendente notificará entonces al Consejo de Educación si se ha producido algún cambio importante en los gastos o en el viaje, en particular si debe ser reevaluado por el Consejo de Educación.

El Consejo, tras recibir una recomendación del Superintendente (que ha revisado todas las

Aprobación
Denegación
Aprobación condicional con datos concretos sobre la información que aún se necesita
Denegación con invitación a volver a presentar la solicitud una vez que se hayan corregido/aclarado las deficiencias observadas.
La decisión de que la Junta no desea aceptar una propuesta de viaje. En tales casos, este viaje sólo podría ocurrir como un evento de viaje no aprobado, y debe celebrarse separado del uso de títulos de la escuela / distrito, recaudación de fondos, etc.

Cambios tras la aprobación del Consejo

Aunque el número final de alumnos que participarán en un próximo viaje puede no ser exacto, las solicitudes de viaje que necesiten la aprobación del Superintendente o del Consejo de Educación deberán presentarse con suficiente antelación a la excursión propuesta.

Las solicitudes de viaje cuya aprobación se solicita se consideran vinculantes, en el sentido de que no se permitirá ninguna variación material de los planes aprobados. Por "variación material" se entiende no aumentar el coste por alumno, no imponer tasas adicionales, no perder días adicionales de clase, número de días del viaje, fechas del viaje, etc. También incluye destinos/actividades no incluidos en el itinerario presentado. Cualquier cambio que sea esencial para el éxito del viaje deberá solicitarse por escrito al Superintendente tan pronto como sea razonablemente posible. El Superintendente aprobará o denegará el cambio solicitado, según proceda.

Una vez recibida la aprobación del Consejo, el patrocinador del viaje podrá comenzar a realizar los preparativos del viaje en firme de acuerdo con el formulario de solicitud presentado al Consejo.

Viajes para escuelas primarias y secundarias

En general, está prohibido que los alumnos de primaria y secundaria pernocten en el centro, pero pueden concederse las siguientes excepciones:

El Consejo puede aprobar los viajes de la escuela media que no requieran pérdida de tiempo lectivo, como por ejemplo durante los meses de verano.
Viajes de estudios de nivel medio que constituyen el siguiente nivel de un programa académico dentro del centro escolar (como un alumno individual o un grupo que gana una competición).
El Campamento de Quinto Grado (Campamento Big Springs) sería una notable excepción a la restricción de pernoctación para alumnos de primaria.

III. Organización y planificación del viaje

La planificación de una excursión de larga duración debe iniciarse con la mayor antelación posible a fin de que los alumnos y sus familias dispongan del tiempo suficiente para gestionar los fondos necesarios. Los gastos de viaje deben incluirse en la hoja de tarifas para estudiantes aprobada anualmente por el Consejo Escolar. Los costes del viaje en la hoja de tarifas deben incluir todas las comidas, entradas, etc. En la medida de lo posible, en todas las fases de la planificación del viaje deberán participar representantes de los alumnos y de los padres. Para los viajes con pernoctación se requiere una reunión informativa con los padres. La escuela debe aportar pruebas de que cuenta con un apoyo sustancial por parte de los miembros (superior a 50%) del grupo y sus padres antes de la aprobación del director.

Los patrocinadores del viaje deberán elaborar itinerarios completos, incluidos planes diarios de 24 horas y listas de actividades. También se incluirán en la documentación las asignaciones de habitaciones, las expectativas del código de conducta, los requisitos de toque de queda y los grupos de compañeros. En caso de que los alumnos lleven teléfonos móviles, se elaborará una lista completa de los números de teléfono de los alumnos y de los acompañantes, que estará a disposición de éstos.

Como se indica en otra parte de este procedimiento, se recomienda que todos los preparativos de viaje se realicen a través de las agencias de viajes estatales de Utah autorizadas y contratadas. A continuación se indican las ventajas conocidas de tratar con la agencia de viajes estatal autorizada para los viajes de estudiantes:

Larga experiencia en la planificación de viajes para programas escolares
Relaciones preferentes con hoteles y proveedores para obtener precios preferentes y concesiones adicionales.
Proveedores examinados para mitigar el riesgo (incluye inspecciones de autobuses, licencias, seguros, "informes de tarifas en carretera", etc.)
Facturación transparente con un beneficio mínimo 5% (aprobado por contrato estatal)
Búsqueda periódica de proveedores cualificados adicionales para ofrecer precios competitivos y un servicio de calidad a los programas escolares.
Una parte neutral que garantice la selección de los proveedores adecuados - Una parte neutral que simplifique y gestione los programas para evitar problemas entre la escuela, los profesores y los padres
Personal experimentado para buscar y reservar vuelos de grupo con asistencia las 24 horas del día
Seguimiento y comparación del gasto en viajes en grupo
Un recurso local (no un simple servicio de reservas en línea impersonal)
Disponibilidad de recursos de reserva para los momentos de mayor actividad, a fin de garantizar el buen funcionamiento durante las horas punta.
Posibilidad de contar con procesos coherentes por escuela y distrito utilizando un único equipo de planificación.
Proveedores preferentes de seguros de viaje opcionales

Los contratos que deban firmarse para reservar preparativos de viaje, aprobar la participación en espectáculos/competiciones, etc., deberán dirigirse al principal punto de contacto del centro escolar para la supervisión de los viajes en el edificio. Esta persona designada, que trabaja tanto con el director como con la oficina comercial del distrito, sabrá quién debe firmar dichos documentos legales. En el caso de cualquier contrato legal, sólo un pequeño número de administradores del distrito puede firmar dicho documento en nombre del distrito.

Si no se utilizan los viajes del Estado de Utah, deberán aplicarse todas las políticas de compras y adquisiciones, incluida la obtención de ofertas y aprobaciones.

IV. Exención de tasas y recaudación de fondos

Todos los viajes aprobados por el Distrito Escolar de la Ciudad de Provo son requeridos por la ley estatal para ser elegibles a todos los estudiantes sin importar la habilidad del estudiante para pagar por el viaje. Los patrocinadores del viaje no pueden negar la participación de los estudiantes en el viaje debido a la incapacidad de un estudiante (s) para pagar el costo. Por esta razón, todos los viajes deben diseñarse de modo que supongan el menor coste posible para los alumnos. Sólo se podrá exigir a los alumnos que participen en actividades de recaudación de fondos en grupo con el fin de beneficiarse de lo recaudado. No se podrá exigir a ningún estudiante que participe en actividades individuales de recaudación de fondos. Al planificar el viaje, las cuotas deben fijarse asumiendo que todos los alumnos las pagarán. A los alumnos que no reúnan los requisitos para la exención de tasas no se les deberá cobrar un suplemento para cubrir los costes asociados a los alumnos que sí reúnan los requisitos para la exención de tasas.

Toda recaudación de fondos aprobada, incluida la recaudación de fondos individual y en grupo, se realizará de acuerdo con la política y el procedimiento de recaudación de fondos del distrito y del estado. La recaudación de fondos realizada para proporcionar fondos para viajes de estudiantes debe ser aprobada por el director. No se podrán imponer cantidades individuales a los alumnos para recaudar fondos. Sin embargo, se podrán realizar recaudaciones generales. El dinero que se recaude a través de la recaudación de fondos de la escuela no podrá devolverse directamente a un alumno si éste no puede participar en el viaje.

Ningún viaje con pernoctación puede superar el total de $2000. El dinero recaudado no puede utilizarse para compensar este total de modo que el viaje supere la cantidad de $2000.

V. Reembolsos

Los viajes que requieran grandes desplazamientos pueden requerir el pago con bastante antelación al viaje programado para garantizar el transporte y el alojamiento, entre otros gastos. Es posible que los estudiantes deban abonar un anticipo para cubrir dichos gastos. En caso de circunstancias imprevistas, como enfermedad o fallecimiento de un familiar, que impidan al estudiante participar en el viaje, éste podrá recibir el reembolso íntegro del dinero abonado. No se reembolsará a los alumnos el dinero recaudado a través de la campaña de recaudación de fondos de la escuela. El dinero recaudado permanecerá dentro del programa escolar. La administración de la escuela puede solicitar una verificación (por ejemplo, una nota del médico) de la causa de cualquier solicitud de reembolso.

Si un estudiante no puede asistir, no se reembolsarán los gastos no reembolsables, como el billete de avión.

VI. Limitaciones: Número de viajes con pernoctación por organización y número de días lectivos perdidos

Ningún grupo de secundaria podrá participar en más de dos viajes con pernoctación durante el curso escolar, ni perder más de dos días lectivos en un mismo viaje. Si un grupo viaja más de una vez, no debe ser durante el mismo período de calificaciones. Podrían existir excepciones para competiciones y torneos relacionados con la UHSAA que puedan requerir pernoctar, dependiendo de las alineaciones regionales. Esto se aplica a los grupos escolares, no a los estudiantes individuales que participan en viajes aprobados con pernoctación con varios grupos escolares.

El límite de dos (2) días escolares no se aplica a los viajes nocturnos derivados de la calificación en competiciones nacionales o prestigiosas competiciones por invitación, incluyendo, pero no limitado a, DECA, FBLA, FCCLA, FFA, VICA, HOSA, TSA, Central Utah Science and Engineering Fair, competiciones regionales/nacionales si la competición supera los dos (2) días escolares. El Superintendente debe aprobar tales excepciones de viaje.

VII. Aprobación de la gestión de riesgos y seguros

Parte del proceso de aprobación incluye el requisito de que todos los viajes patrocinados por los Distritos Escolares de la Ciudad de Provo estén sujetos a la revisión de la agencia de Gestión de Riesgos del Estado de Utah. Si Gestión de Riesgos recomienda que un evento de viaje propuesto (o parte del mismo) no cumple con los estándares apropiados, el viaje no será aprobado, o esa parte del viaje deberá ser ajustada.

Tras la aprobación del viaje, los servicios de Gestión de Riesgos del Estado de Utah proporcionarán al Distrito Escolar de la Ciudad de Provo un seguro de responsabilidad civil. Sin embargo, como parte del proceso de aprobación, la Junta o el Superintendente pueden requerir un seguro de riesgo adicional para proteger la situación financiera del distrito y para ayudar a las familias a recibir una indemnización en caso de que ocurra un accidente. Deberá presentarse un itinerario detallado para su aprobación por la Administración de Riesgos del Estado de Utah. Una vez aprobado, el itinerario no debe modificarse.

Todas las actividades del viaje, incluidos los lugares acuáticos (playas, etc.), están sujetas a la aprobación de Gestión de Riesgos.

VIII. Acompañamiento y supervisión de los alumnos

Siempre que los alumnos viajen, deberá haber una supervisión adecuada y madura que garantice la seguridad de los alumnos. Los estudiantes nunca deben ser dejados atrás y/o sin supervisión mientras estén bajo la responsabilidad del distrito.

Los patrocinadores del viaje proporcionarán (y los directores garantizarán) suficiente supervisión para asegurar la seguridad de los estudiantes. Aunque esta supervisión variará según las actividades, la supervisión mínima permitida será de un (1) acompañante por cada diez (10) alumnos. Si tanto los alumnos como las alumnas asisten a la excursión de un día para otro, se necesitarán acompañantes de ambos sexos.

Se debe tener cuidado al seleccionar a los supervisores adultos. Todos los acompañantes de viajes son, por definición, voluntarios y, por lo tanto, deben pasar una comprobación de huellas dactilares y antecedentes. Deben ser personas de buena reputación, con una edad mínima de 21 años, preferiblemente más. Los acompañantes deben ser los padres o profesores de los alumnos participantes. Otros supervisores (si se utilizan) deben ser aprobados previamente por el director. Se desaconseja la presencia de hermanos mayores de los alumnos participantes en el viaje. Los supervisores no podrán compartir habitaciones privadas, como las de los moteles, con alumnos que no sean sus propios hijos.

Si se deja a un acompañante para que supervise a los alumnos de forma independiente, deberá realizarse una comprobación de antecedentes completa de acuerdo con lo siguiente Política 5630 Formulario 3.

IX. Emergencias, accidentes y disciplina estudiantil

En caso de que se produzca una emergencia durante el viaje, el acompañante está autorizado a realizar los ajustes necesarios para garantizar la seguridad y el bienestar de los alumnos e informará inmediatamente de la emergencia al director de la escuela. Todas las circunstancias relacionadas con cualquier accidente serán documentadas y comunicadas por escrito al administrador de negocios del distrito (responsable de la gestión de riesgos).

Las normas académicas y de comportamiento serán establecidas antes de la aprobación del viaje por el director y publicadas por el profesor en el formulario de aprobación. Los participantes en cualquier experiencia de viaje deben ser alumnos con un buen nivel académico y de comportamiento y aprobados para viajar según las normas publicadas para el viaje y descritas en la Norma 4006. Los alumnos que viajan en nombre de la escuela y los adultos que supervisan ese viaje se convierten en modelos para los demás y ayudan a establecer y mantener la reputación de la escuela y el distrito. El comportamiento y la conducta de los alumnos y acompañantes se rigen por las normas y políticas de la escuela, el distrito y el Código Estatal (Referencia: Código de Utah 53A-11-908), además de las normas específicas adoptadas para el evento. Los miembros del grupo de viaje que infrinjan las expectativas de comportamiento señaladas serán expulsados de la experiencia de viaje y viajarán a casa por su cuenta. También podrán llevarse a cabo consecuencias adicionales de acuerdo con las políticas de conducta y disciplina estudiantil (Normativa 3510: Actividades estudiantiles).

X. Costes y gastos por alumno, incluidos los gastos de acompañante

El coste del viaje deberá mantenerse tan bajo como sea razonablemente posible sin comprometer la seguridad de los alumnos y acompañantes implicados. Ningún viaje con pernoctación podrá exceder de $2000 y deberá incluirse en la lista de tarifas aprobada por el Consejo de Educación cada año. Se anima a los asesores, profesores y entrenadores a encontrar experiencias de pernoctación que cuesten bastante menos que esta cantidad. No se denegará la participación a ningún alumno de ningún curso por falta de fondos si la excursión tiene lugar durante la jornada escolar. Para viajes más largos, se animará a los alumnos a participar en proyectos aprobados de recaudación de fondos. En el coste del viaje deberá incluirse un mínimo de acompañantes por alumno. Cualquier acompañante adicional, fuera de los requeridos por esta política, deberá pagar sus propios gastos de viaje.

A los patrocinadores del viaje puede preocuparles necesitar algunos fondos durante el viaje. En tal caso, deberán organizar el acceso a los fondos con antelación al viaje. Todos los recibos y fondos no utilizados deben ser devueltos a la secretaria de finanzas de la escuela inmediatamente después de la conclusión del viaje. La oficina de finanzas del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo brindará asistencia a la persona de contacto designada para viajes escolares en lo que respecta al uso de la tarjeta p y/o adelantos en efectivo, y a las conciliaciones financieras relacionadas con cada viaje. Todos estos registros están sujetos a auditoría.

La escuela designará a una persona de contacto para viajes que ayudará a coordinar los arreglos para viajes nocturnos según las instrucciones de la Política 4006 y este procedimiento. Esa persona se encargará de todos los arreglos de viaje y coordinará con la oficina de compras del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo.

XI. Comidas

Todas las comidas deberán incluirse en el coste por alumno de un viaje y figurar en la hoja de tarifas aprobada por el distrito. Las comidas de un viaje deberán limitarse a $15,00 para el desayuno, $15,00 para el almuerzo y $20,00 para la cena (incluido el personal y los acompañantes), a menos que se aprueben fondos adicionales (detallados en el itinerario del viaje) para cenas especiales de equipos o destinos donde los fondos asignados no sean suficientes.

XII. Seguridad en los viajes

La seguridad de los participantes es una preocupación primordial cuando se viaja. Las escuelas deben proporcionar instrucciones de seguridad claras a los estudiantes y acompañantes antes de salir de viaje y revisar periódicamente las instrucciones de seguridad durante los viajes prolongados. Los viajes se documentarán e informarán por escrito al administrador comercial del distrito (responsable de la gestión de riesgos).

XIII. Transporte

Bajo ninguna circunstancia se aprueban viajes con estudiantes conductores. Los estudiantes no están autorizados a conducir a otros estudiantes hacia, desde o durante eventos patrocinados por la escuela.

Los viajes en la escuela secundaria requieren el uso de un autobús del distrito o de un transportista público autorizado. Sin embargo, el alumno puede viajar con sus propios padres. Con la aprobación del director (viajes diurnos) o del superintendente (viajes nocturnos), los acompañantes pueden transportar pequeños grupos de alumnos de secundaria en vehículos privados, alquilados o propiedad del distrito. Los viajes de secundaria a menos de diez millas de la escuela pueden ser proporcionados por el personal y los padres que estén dispuestos a asumir toda la responsabilidad legal asociada con el transporte personal y que hayan completado el curso en línea de Gestión de Riesgos.

Se recomienda encarecidamente que todos los preparativos de viaje de los estudiantes se realicen a través de la agencia de viajes del estado de Utah contratada y de acuerdo con la normativa de viajes del estado o de proveedores aprobados autorizados por el departamento de compras. Deben seguirse todas las políticas de compras y adquisiciones, incluidos los requisitos para obtener ofertas y aprobaciones.

Todos los conductores de vehículos privados deben firmar el Formulario de Autorización para Transportar Estudiantes del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo (Política 6625 Formulario 1 & Formulario 2), acreditar un permiso de conducir en vigor y un seguro de automóvil que cumpla los requisitos mínimos estatales en materia de responsabilidad civil, y completar la formación en línea sobre gestión de riesgos del Estado. Todos los conductores de vehículos de alquiler deben obtener un seguro a través de la empresa de alquiler.

Ningún alumno, sea cual sea su edad, debe viajar solo a ninguna parte con un miembro del personal o un progenitor que no sea su propio padre o madre. Los viajes prolongados no deben iniciarse después de las 22:00 horas y deben finalizar antes de medianoche, a menos que se realicen en un transportista comercial.

XIV. Condiciones de viaje

No se autorizará un viaje si existen condiciones inseguras. Si surgen condiciones inseguras una vez aprobado el viaje, éste se cancelará o modificará en consecuencia. Antes de la salida de un viaje, el director, el superintendente y/o el Consejo se reservan el derecho de llevar a cabo una revisión de la seguridad del viaje y de cancelarlo si las condiciones lo justifican. Las condiciones inseguras incluyen, entre otras, condiciones meteorológicas adversas, brotes de enfermedades contagiosas graves y violencia o terrorismo real o inminente.

XV. Conclusión

Aunque el Consejo de Educación reconoce el valor educativo de las experiencias relevantes fuera del campus, no se debe asumir que solicitar la aprobación de un viaje significa que éste siempre será aprobado. Es más probable que se aprueben las solicitudes de viajes prolongados si:

tiene un alto valor educativo, incluidas las oportunidades de competir en pruebas deportivas y escolares
el coste por alumno no es excesivo y está aprobado en el baremo de tasas del distrito
se pierde un tiempo escolar mínimo (dos o menos días lectivos)
no hay oportunidades equivalentes más cercanas y menos costosas
se han resuelto y despejado los problemas de seguridad/riesgo
el plan incluye un seguro adecuado
existe suficiente apoyo de los estudiantes y de los padres para que el viaje sea una experiencia educativa viable y merezca la pena el gasto
la planificación previa es tal que existen el tiempo y los métodos adecuados para ganar dinero para el viaje
los estudiantes exentos del pago de tasas tengan la oportunidad de participar en el viaje y el centro escolar o distrito disponga de recursos suficientes para cubrir las exenciones de tasas
no se presiona a los alumnos no participantes que son miembros del grupo
el grupo ha sido razonable en sus anteriores solicitudes de viaje (lugar y coste) y ha tenido éxito en viajes anteriores (es decir, sin problemas)
los alumnos serán capaces de superar las pruebas y actividades académicas escolares, estatales y/o nacionales establecidas y exigidas

XVI. Directrices para viajes fuera del distrito escolar

Patrocinio no comercial

Los empleados de la escuela no deben solicitar a los alumnos que participen en ningún viaje o excursión comercial o no patrocinado por la escuela.

Por lo tanto, las solicitudes de viaje y las actividades no aprobadas por la Junta no se consideran actividades del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo y el distrito no asume ninguna responsabilidad por tales eventos. No se permite el uso del nombre/título del distrito o de sus escuelas en la recaudación de fondos para este tipo de actividades, ni en la identificación de supervisores que sean empleados del distrito. También están prohibidas todas las demás actividades o acciones que impliquen el apoyo del distrito a estos eventos.

El distrito no aprueba, patrocina ni respalda de ningún otro modo los viajes que no sean del distrito escolar, como las "fiestas de graduación" o los "viajes de graduación" que tienen lugar después de las graduaciones de la escuela secundaria o los viajes patrocinados por el personal o grupos de padres fuera del calendario escolar regular. Estos viajes son empresas privadas y/o comerciales. El distrito no paga salarios ni ningún otro gasto relacionado con el viaje a ningún miembro del personal para supervisar el viaje, y el distrito no tiene ningún control sobre la organización del viaje. Tales actividades no son "excursiones" del distrito.

Todo miembro del personal y/o grupo/organización de padres que realice un viaje no patrocinado por el Distrito deberá indicar lo siguiente en toda la correspondencia y comunicaciones relativas al viaje:

El viaje no es una excursión del Distrito Escolar y que el Distrito Escolar de la Ciudad de Provo no acepta ninguna responsabilidad por el viaje. Ni el nombre Provo City School District, ni el nombre de la escuela se utilizarán en correspondencia o comunicaciones relacionadas con el viaje.
El distrito no se hace responsable de ninguna información, afirmación o declaración promulgada a los estudiantes y/o padres en relación con el viaje.
El nombre del grupo/organización de padres que patrocina el viaje debe figurar claramente en toda la correspondencia y comunicaciones.
No se permite el uso de uniformes escolares para actividades no patrocinadas por el distrito.
El personal que participe en un viaje no patrocinado será responsable de garantizar lo siguiente:
- La organización patrocinadora se encargará de la gestión del dinero y los fondos de los alumnos, que se recaudarán fuera de la jornada lectiva, incluidos los periodos de almuerzo.
- No se podrá participar en un viaje durante los días lectivos/de trabajo regularmente programados.
- Revise la cobertura de responsabilidad civil de la organización patrocinadora y consulte con su compañía de seguros personal para obtener cobertura adicional. El seguro de responsabilidad civil del distrito no cubre a ningún participante, incluidos alumnos, personal o padres en ningún evento no patrocinado.
- Los contratos/acuerdos no deben ser firmados por ninguna persona que actúe como representante del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo.
- Los empleados del distrito no recibirán ninguna compensación ni reembolso de gastos por parte del distrito.
- El uso de las instalaciones escolares para las reuniones de planificación deberá ajustarse a los procedimientos de uso de las instalaciones del Distrito.
- El uso de los equipos y otros recursos del Distrito se limita a instrumentos musicales, partituras, vestuario y otros elementos auxiliares de actuación que pueden ser prestados por profesores/alumnos/padres.
- La participación de los alumnos debe ser voluntaria y el personal debe evitar cualquier acción que pudiera parecer que recomienda o promueve la participación en el viaje en relación con el programa educativo.

Adoptado

1 de mayo de 2013

Revisado

12 de abril de 2016
12 de junio de 2018
11 de febrero de 2020
14 de julio de 2020
23 de mayo de 2023
12 de marzo de 2024