Ultima modifica: Marzo 19, 2024

Politica 4006 Procedura 2: Viaggio con pernottamento

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I viaggi degli studenti con pernottamento sono soggetti al criterio fondamentale di avere un chiaro scopo educativo secondo la Politica 4006. I viaggi degli studenti non saranno approvati se si ritiene che siano carenti di esperienze educativamente valide. Le escursioni prolungate non devono essere richieste se sono disponibili esperienze comparabili più vicine a casa. Gli studenti non devono pernottare se è pratico tornare a casa. Viaggi frequenti nella stessa località ogni anno possono richiedere ulteriori giustificazioni da parte dello sponsor del viaggio per verificare lo scopo educativo.

Questa procedura definisce tutti gli aspetti relativi a tutti i viaggi notturni degli studenti. I presidi, gli insegnanti, gli allenatori e il resto del personale distrettuale che intendono effettuare viaggi notturni sono tenuti a seguire tutti gli aspetti di questa procedura.

Tipi di viaggio

I viaggi di pernottamento sponsorizzati dal distretto e dalla scuola avvengono sotto l'autorità del Provo City School District. Le autorizzazioni per questi viaggi di pernottamento saranno approvate dal Sovrintendente o dal Consiglio scolastico. Il Distretto scolastico di Provo City può autorizzare due categorie generali di viaggi con pernottamento:

Viaggi con pernottamento approvati dal Sovrintendente. Questi viaggi devono essere presentati e approvati almeno 45 giorni di calendario prima dell'evento proposto. Ulteriori criteri per l'approvazione di questo tipo di viaggi sono riportati nella presente procedura nella sua interezza e anche nel modulo 4006 F1. Le richieste di viaggio con pernottamento includono quanto segue:
- Corsi/attività/programmi in cui gli studenti si sono qualificati per competizioni regionali/nazionali a seguito di competizioni locali e statali
- I partecipanti saranno valutati individualmente e dovranno essere accompagnati da un genitore/tutore.
- Gruppi di attività/atleti che si recano ogni anno nelle stesse località per gli stessi eventi
- Qualsiasi viaggio con pernottamento entro 425 miglia da Provo, Utah. Tuttavia, va notato che alcune destinazioni possono trovarsi in altri stati e possono essere regolate da una serie di norme sanitarie e di sicurezza diverse. Pertanto, potrebbe essere necessaria una documentazione aggiuntiva da parte dello sponsor del viaggio (insegnante/allenatore) e dell'organizzazione ospitante prima di ricevere l'approvazione del Sovrintendente, per garantire il rispetto delle linee guida del Distretto scolastico di Provo City e della Gestione dei rischi dello Utah.
I viaggi con pernottamento che distano più di 425 miglia da Provo, Utah, devono essere approvati sia dal Sovrintendente che dal Consiglio d'istruzione. Tutte le richieste devono essere sottoposte all'esame del Consiglio entro sette giorni di calendario prima della rispettiva riunione del Consiglio e devono essere presentate almeno 60 giorni di calendario prima della data proposta per il viaggio. I viaggi con pernottamento saranno valutati e approvati durante la prima riunione del Consiglio di ogni mese. Il Sovrintendente esaminerà il modulo di richiesta e, se tutti i requisiti sono soddisfatti, inoltrerà la domanda al Consiglio per l'esame.

Tutte le richieste di viaggio con pernottamento devono soddisfare i seguenti criteri:

Non si possono perdere più di due giorni di scuola, tranne nelle situazioni indicate più avanti in questa procedura.
Il viaggio notturno deve avvenire esclusivamente all'interno degli Stati Uniti continentali.
I moduli di richiesta di viaggio (modulo 4006 F1) devono essere scritti a macchina. I documenti aggiuntivi richiesti devono essere allegati. Tutte le richieste devono essere corrette e professionali. Tutti gli sponsor dei viaggi devono ricordare che questi documenti saranno presentati al Sovrintendente e al Consiglio d'istruzione.
Gli sponsor del viaggio e un amministratore della scuola sono tenuti a partecipare alla sessione di studio della riunione del Consiglio di Amministrazione in cui viene esaminata la richiesta di viaggio, pronti a rispondere alle domande del Consiglio.
È una violazione della Politica 4006 e delle relative procedure condurre qualsiasi forma di viaggio di studenti senza avere l'approvazione preventiva e senza seguire tutti gli aspetti applicabili di queste procedure.

I. Giustificazioni per il viaggio

Lo studio del programma di studi presso la sede scolastica costituisce la base dell'apprendimento degli studenti nel Distretto scolastico della città di Provo. Tuttavia, attività e gite significative possono migliorare l'apprendimento degli studenti e sono sostenute dal Consiglio e dall'Amministrazione distrettuale. Per essere approvata, un'attività o una gita deve soddisfare i seguenti criteri:

Ha un alto grado di valore educativo e serve un preciso scopo educativo che non può essere sperimentato a Provo.
Non interrompe il programma educativo di base
Proviene da un'unità di studio attuale ed è appropriato per l'età e il livello di maturità del gruppo.
Fornisce agli studenti la comprensione dello scopo del viaggio e dei risultati di apprendimento attesi.
Garantisce la sicurezza degli studenti e soddisfa i requisiti per un'adeguata assicurazione di responsabilità civile.
L'esperienza di apprendimento non deve essere esclusiva: gli studenti che non hanno la possibilità economica di permettersi il viaggio avranno le stesse opportunità degli studenti per i quali il viaggio è più accessibile.
Non più di un giorno può essere dedicato alle attività ricreative e/o ai parchi di divertimento.parchi di divertimento.

I viaggi extracurriculari comprendono i viaggi di gruppi quali squadre accademiche, squadre di atletica, squadre di spettacolo e altri gruppi riconosciuti dalla scuola a incontri, workshop o altre forme di competizione statale e nazionale riconosciute dall'UHSAA che migliorano le capacità e le prestazioni dei partecipanti. Anche questi viaggi devono soddisfare i criteri sopra descritti.

I gruppi di studenti che si recano regolarmente nella stessa località dovranno giustificare lo scopo educativo del ritorno frequente nella stessa località.

II. La sequenza, il processo e le tempistiche per la presentazione di una richiesta di viaggio per studenti da approvare.

Quando un promotore di attività è interessato a presentare una richiesta di viaggio per studenti, deve innanzitutto contattare il preside dell'edificio per discutere di eventuali piani o preoccupazioni. Da quel momento, le seguenti linee guida forniscono i passi successivi e la sequenza di eventi che porteranno all'approvazione.

Autorizzazione dei genitori

I genitori/tutori devono fornire il consenso scritto per tutti i viaggi. Ogni viaggio notturno richiede un modulo di consenso separato, specifico per il viaggio in questione. I moduli di consenso per i viaggi notturni devono includere la natura di tutte le attività a cui gli studenti parteciperanno. Devono includere le firme di autorizzazione, i numeri di telefono dei contatti di emergenza e l'autorizzazione a fornire assistenza medica di emergenza. Tutta la documentazione deve essere consegnata entro le 24 ore precedenti la partenza. Il dipendente che sponsorizza il viaggio è tenuto a portare con sé una copia di tutti questi documenti. Un fascicolo con la stessa documentazione deve essere lasciato a scuola.

Modulo di richiesta e informazioni

Il modulo di richiesta rappresenta non solo le informazioni importanti sul viaggio in modo che il Consiglio possa prendere una decisione appropriata, ma è anche un impegno da parte degli sponsor del viaggio che le informazioni condivise su costi, itinerario, ecc. si svolgeranno come indicato. Modifiche significative al viaggio che violino quanto approvato dal Consiglio (e, di conseguenza, questa politica e procedura) renderanno più difficile l'approvazione di future richieste di viaggio e potrebbero comportare la cancellazione del viaggio. Qualsiasi modifica al viaggio approvata dal Consiglio d'istruzione o dal Sovrintendente dovrà essere ripresentata per l'approvazione.

Le informazioni fornite dallo sponsor del viaggio nel modulo di richiesta devono essere coerenti e devono spiegare chiaramente il valore educativo del viaggio. Devono essere spiegati chiaramente anche altri dettagli, come accompagnatori, raccolta fondi, costi, ecc. Se è necessario ulteriore spazio, lo sponsor del viaggio deve allegare uno o più fogli aggiuntivi. Tutte le informazioni presentate devono essere stampate (non scritte a mano) e presentate in modo professionale.

Una bozza dettagliata dell'itinerario deve essere presentata insieme al modulo di richiesta di viaggio su un foglio separato. I promotori e i consulenti del viaggio devono essere pronti a spiegare in che modo ogni attività prevista dall'itinerario migliora l'esperienza educativa dello studente. Non più di un giorno di viaggio può essere dedicato ad attività estranee. I viaggi il cui costo per ogni studente è superiore a $50 richiedono una scheda dettagliata del costo per studente.

Revisione e approvazione da parte del direttore

Anche se tutte le richieste di viaggio notturno ricevono l'approvazione finale del Sovrintendente e/o del Consiglio d'istruzione, tutti i viaggi devono essere approvati e raccomandati dal preside dopo aver verificato la sicurezza, la supervisione e la giustificazione educativa.

Quando il preside inoltra le richieste al Sovrintendente e al Consiglio di Amministrazione per l'approvazione, tutti i criteri del modulo devono essere affrontati in modo chiaro e difendibile e devono essere apposte tutte le firme necessarie. Il modulo di richiesta di viaggio deve essere accompagnato da un itinerario scritto che illustri le attività giornaliere previste. Il preside ha la responsabilità di verificare che tutte le richieste di viaggio da sottoporre al Sovrintendente e al Consiglio soddisfino tutti i criteri essenziali per l'approvazione dei viaggi notturni e che i moduli di richiesta presentati siano professionali e degni di essere esaminati dal pubblico.

Approvazioni del sovrintendente

Tutte le richieste di viaggio notturno devono essere presentate direttamente al Sovrintendente. Il Sovrintendente esamina tutte le richieste di viaggio prima di inoltrarle al Consiglio di Amministrazione. Le richieste incomplete e/o con dettagli insufficienti non potranno essere sottoposte all'approvazione del Consiglio. I promotori dei viaggi devono essere scrupolosi nel compilare i moduli e nel giustificare lo scopo educativo del viaggio. Il Sovrintendente si riserva il diritto di chiedere ulteriori informazioni e/o chiarimenti prima di inoltrarle al Consiglio d'istruzione.

Tempi di approvazione del Consiglio di amministrazione

Tutte le richieste di viaggio devono essere approvate dal Consiglio almeno 45 giorni di calendario prima del viaggio previsto. La richiesta di viaggio deve arrivare sulla scrivania del Sovrintendente non più tardi di 7 giorni di calendario prima della riunione del Consiglio. Se la richiesta di viaggio viene presentata più di 180 giorni prima delle date proposte per il viaggio, entro 45 giorni dalla data del viaggio è necessario ripresentare al Sovrintendente un itinerario di verifica e un piano di viaggio consolidato per garantire che le spese associate al viaggio non siano cambiate. Il Sovrintendente informerà il Consiglio d'istruzione in caso di modifiche sostanziali alle spese o al viaggio, in particolare nel caso in cui sia necessaria una nuova valutazione da parte del Consiglio d'istruzione.

Il Consiglio, dopo aver ricevuto una raccomandazione dal Sovrintendente (che ha esaminato tutte le

Approvazione
Rifiuto
Approvazione condizionata con indicazioni specifiche sulle informazioni ancora necessarie.
Rifiuto con invito a ripresentare la domanda una volta corrette/chiarite le carenze riscontrate.
La decisione del Consiglio di non accettare la proposta di viaggio. In tal caso, il viaggio può essere effettuato solo come evento non approvato e deve essere separato dall'utilizzo di titoli scolastici/distrettuali, dalla raccolta di fondi, ecc.

Modifiche dopo l'approvazione del Consiglio di amministrazione

Anche se il numero definitivo di studenti che parteciperanno a un viaggio potrebbe non essere esatto, le richieste di viaggio che necessitano dell'approvazione del Sovrintendente o del Consiglio d'istruzione devono essere presentate con largo anticipo rispetto alla gita proposta.

Le richieste di viaggio per le quali si richiede l'approvazione sono considerate vincolanti, nel senso che non sarà consentita alcuna variazione sostanziale dei piani approvati. Per "variazione sostanziale" si intende l'assenza di aumento del costo per studente, l'assenza di tasse aggiuntive, l'assenza di giorni aggiuntivi di scuola, il numero di giorni del viaggio, le date del viaggio, ecc. Include anche destinazioni/attività non incluse nell'itinerario presentato. Qualsiasi modifica di questo tipo, essenziale per la buona riuscita del viaggio, deve essere comunicata per iscritto al Sovrintendente non appena sia ragionevolmente possibile. Il Sovrintendente approverà o negherà la modifica richiesta, a seconda dei casi.

Una volta ricevuta l'approvazione del Consiglio di amministrazione, lo sponsor del viaggio può iniziare a organizzare il viaggio in modo definitivo, in conformità con il modulo di richiesta presentato al Consiglio di amministrazione.

Gite per le scuole elementari e medie

I viaggi di pernottamento per gli studenti delle scuole elementari e medie sono generalmente vietati, ma possono essere concesse le seguenti eccezioni:

Il Consiglio può approvare i viaggi della scuola media che non comportano la perdita di ore di lezione, ad esempio durante i mesi estivi.
Viaggi della scuola media che rappresentano un livello successivo di un programma accademico all'interno della scuola (come ad esempio uno studente singolo o un gruppo che vince una competizione).
Il campo di quinta elementare (Camp Big Springs) sarebbe un'eccezione notevole alla restrizione di pernottamento per gli studenti in età elementare.

III. Organizzazione e pianificazione del viaggio

La pianificazione di un'escursione estesa deve essere avviata il più possibile in anticipo rispetto al viaggio, in modo da lasciare agli studenti/famiglie il tempo necessario per reperire i fondi necessari. Le spese di viaggio devono essere incluse nella tabella delle tasse studentesche approvata annualmente dal Consiglio d'Istituto. Le spese di viaggio devono includere tutti i pasti, gli ingressi, ecc. Se possibile, studenti e genitori rappresentativi devono essere coinvolti in tutte le fasi della pianificazione del viaggio. Per i viaggi con pernottamento è necessario un incontro informativo con i genitori. Prima dell'approvazione da parte del preside, la scuola deve dimostrare di avere un sostegno sostanziale da parte dei membri del gruppo (più di 50%) e dei loro genitori.

I promotori del viaggio sono tenuti a sviluppare itinerari completi, compresi i piani giornalieri delle 24 ore e gli elenchi delle attività. Nella documentazione saranno inclusi anche l'assegnazione delle stanze, le aspettative del codice di condotta, i requisiti per il coprifuoco e i gruppi di accompagnamento. Se gli studenti portano con sé i telefoni cellulari durante il viaggio, è necessario compilare un elenco completo dei numeri di cellulare degli studenti e degli accompagnatori, che dovrà essere a disposizione di questi ultimi.

Come indicato in altre parti di questa procedura, si raccomanda che tutti i viaggi siano organizzati tramite le agenzie di viaggio dello Stato dello Utah approvate e contrattualizzate. Di seguito sono riportati i vantaggi noti di rivolgersi alle agenzie di viaggio statali approvate per i viaggi degli studenti:

Esperienza a lungo termine nella pianificazione di viaggi per programmi scolastici
Rapporti privilegiati con hotel e fornitori per ottenere prezzi preferenziali e agevolazioni aggiuntive
Fornitori controllati per mitigare i rischi (include ispezioni degli autobus, licenze, assicurazioni, "rapporti sul tasso di utilizzo", ecc.)
Fatturazione trasparente con profitto minimo 5% (approvato dal contratto statale)
Ricerca regolare di altri fornitori qualificati per ottenere prezzi competitivi e servizi di qualità per i programmi scolastici.
Una parte neutrale per garantire la selezione di fornitori appropriati - Una parte neutrale per semplificare e gestire i programmi per evitare problemi tra scuola/insegnanti/genitori
Personale esperto per la ricerca e la prenotazione di voli di gruppo con assistenza 24 ore su 24
Tracciare e confrontare le spese per i viaggi di gruppo
Una risorsa locale (non semplicemente un servizio di prenotazione online e impersonale)
Disponibilità di risorse di back-up per i periodi più intensi, per garantire la fluidità delle operazioni nei momenti di punta
Possibilità di avere processi coerenti per scuola e distretto utilizzando un unico team di pianificazione.
Fornitori preferenziali per l'assicurazione di viaggio opzionale

I contratti che devono essere firmati per prenotare l'organizzazione del viaggio, approvare la partecipazione a spettacoli/competizioni, ecc. devono essere inoltrati al principale punto di contatto della scuola per la supervisione dei viaggi nell'edificio. Questa persona designata, che collabora con il preside e con l'ufficio commerciale del distretto, saprà chi deve firmare questi documenti legali. Nel caso di contratti legali, solo un numero ristretto di amministratori distrettuali può firmare tali documenti a nome del distretto.

Se non si utilizzano i viaggi dello Stato dello Utah, devono essere applicate tutte le politiche di acquisto e approvvigionamento, compreso il conseguimento di offerte e approvazioni.

IV. Esonero dalle tasse e raccolta fondi

Tutti i viaggi approvati dal Distretto scolastico della città di Provo devono essere accessibili a tutti gli studenti, indipendentemente dalla loro capacità di pagare il viaggio. Gli sponsor delle gite non possono negare la partecipazione al viaggio a causa dell'impossibilità di uno studente di sostenere i costi. Per questo motivo, tutti i viaggi devono essere progettati in modo da comportare il minor costo possibile per gli studenti. Agli studenti può essere richiesto di partecipare ad attività di raccolta fondi di gruppo solo al fine di beneficiare dei proventi della raccolta fondi. Nessuno studente può essere obbligato a partecipare a raccolte di fondi individuali. Al momento della pianificazione del viaggio, le quote di partecipazione devono essere stabilite presumendo che tutti gli studenti paghino. Agli studenti che non hanno i requisiti per l'esonero dalle tasse non devono essere addebitati costi aggiuntivi per coprire i costi associati agli studenti che hanno i requisiti per l'esonero dalle tasse.

Tutte le raccolte di fondi approvate, comprese quelle individuali e di gruppo, devono essere conformi alle norme e alle procedure distrettuali e statali in materia. Le raccolte di fondi condotte per fornire fondi per i viaggi degli studenti devono essere approvate dal preside. Ai singoli studenti non possono essere assegnati importi per la raccolta di fondi. Tuttavia, è possibile organizzare raccolte di fondi generali. Il denaro raccolto attraverso la raccolta fondi della scuola non può essere rimborsato direttamente allo studente se questi non può partecipare al viaggio.

Nessun viaggio con pernottamento può superare il totale di $2000. I fondi raccolti non possono essere utilizzati per compensare questo totale in modo che il viaggio superi l'importo di $2000.

V. Rimborsi

I viaggi che richiedono spostamenti prolungati possono richiedere il pagamento con largo anticipo rispetto al viaggio programmato per garantire il trasporto e l'alloggio, oltre ad altre spese. Agli studenti potrebbe essere richiesto un pagamento anticipato per contribuire a coprire questi costi. In caso di circostanze impreviste, come una malattia o un decesso, che impediscano a uno studente di partecipare al viaggio, lo studente può ricevere il rimborso completo di tutti i soldi versati. Gli studenti non possono ricevere un rimborso per il denaro raccolto attraverso la raccolta fondi della scuola. I fondi raccolti rimarranno all'interno del programma scolastico. L'amministrazione scolastica può richiedere una verifica (ad esempio una nota del medico) della causa di qualsiasi richiesta di rimborso.

Se uno studente non può partecipare, non è previsto alcun rimborso per le spese non rimborsabili, come il biglietto aereo.

VI. Limitazioni: Numero di viaggi notturni per organizzazione e numero di giorni di scuola persi.

Nessun gruppo di scuola superiore può partecipare a più di due viaggi notturni durante l'anno scolastico, né perdere più di due giorni di scuola per un viaggio. Se un gruppo viaggia più di una volta, non deve farlo nello stesso periodo scolastico. Potrebbero esserci delle eccezioni per le competizioni e i tornei legati all'UHSAA che potrebbero richiedere il pernottamento, a seconda degli allineamenti regionali. Questo vale per i gruppi scolastici, non per i singoli studenti che partecipano a viaggi approvati con più gruppi scolastici.

Il limite di due (2) giorni scolastici è derogato per i viaggi notturni derivanti dalla qualificazione a concorsi nazionali o a prestigiosi inviti, tra cui, ma non solo, DECA, FBLA, FCCLA, FFA, VICA, HOSA, TSA, Central Utah Science and Engineering Fair, concorsi regionali/nazionali se la competizione supera i due (2) giorni scolastici. Il Sovrintendente deve approvare tali eccezioni di viaggio.

VII. Approvazione della gestione del rischio e assicurazione

Parte del processo di approvazione prevede che tutti i viaggi sponsorizzati dal Distretto scolastico della città di Provo siano sottoposti alla revisione dell'agenzia di gestione del rischio dello Stato dello Utah. Se il Risk Management raccomanda che un evento di viaggio proposto (o parte di esso) non soddisfa gli standard appropriati, il viaggio non sarà approvato o quella parte del viaggio dovrà essere modificata.

Dopo l'approvazione del viaggio, i servizi di gestione dei rischi dello Stato dello Utah forniranno al Distretto scolastico della città di Provo un'assicurazione di responsabilità civile. Tuttavia, nell'ambito del processo di approvazione, il Consiglio o il Sovrintendente possono richiedere un'assicurazione aggiuntiva contro i rischi per proteggere lo stato finanziario del distretto e per aiutare le famiglie a ricevere un risarcimento in caso di incidente. È necessario presentare un itinerario dettagliato da sottoporre all'approvazione dell'Utah State Risk Management. Una volta approvato, l'itinerario non può essere modificato.

Tutte le attività del viaggio, compresi i luoghi acquatici (spiagge, ecc.), sono soggette all'approvazione del Risk Management.

VIII. Accompagnamento e supervisione degli studenti

Ogni volta che gli studenti viaggiano, la supervisione deve essere adeguata e matura per garantire la sicurezza degli studenti. Gli studenti non devono mai essere lasciati indietro e/o non sorvegliati mentre sono sotto la responsabilità del distretto.

Gli sponsor delle gite forniranno (e i presidi garantiranno) una supervisione sufficiente a garantire la sicurezza degli studenti. Sebbene tale supervisione vari a seconda delle attività, la supervisione minima consentita sarà di un (1) accompagnatore per dieci (10) studenti. Se al viaggio notturno partecipano studenti maschi e femmine, sono necessari accompagnatori maschi e femmine.

È necessario prestare attenzione nella scelta dei supervisori adulti. Tutti gli accompagnatori di gite sono, per definizione, volontari e devono quindi superare un controllo delle impronte digitali e dei precedenti. Devono essere persone di buona reputazione, con un'età minima di 21 anni, preferibilmente superiore. Gli accompagnatori devono essere i genitori o gli insegnanti degli studenti partecipanti. Altri supervisori (se utilizzati) devono essere preventivamente approvati dal preside. È sconsigliata la presenza di fratelli maggiori degli studenti partecipanti al viaggio. I supervisori non possono condividere camere da letto private, come quelle dei motel, con studenti diversi dai propri figli.

Se un accompagnatore viene lasciato a sorvegliare gli studenti in modo indipendente, deve essere effettuato un controllo completo dei precedenti, in conformità a quanto previsto da Politica 5630 Modulo 3.

IX. Emergenze, incidenti e disciplina degli studenti

In caso di emergenza durante il viaggio, l'accompagnatore è autorizzato a prendere le misure necessarie per garantire la sicurezza e il benessere degli studenti e a segnalare immediatamente l'emergenza al preside della scuola. Tutte le circostanze relative a qualsiasi incidente saranno documentate e comunicate per iscritto all'amministratore distrettuale (responsabile della gestione dei rischi).

Gli standard accademici e comportamentali devono essere stabiliti prima dell'approvazione del viaggio dal preside e pubblicati dall'insegnante sul modulo di approvazione. I partecipanti a qualsiasi esperienza di viaggio devono essere studenti in regola dal punto di vista accademico e comportamentale e approvati per il viaggio secondo gli standard pubblicati per il viaggio e delineati nella Politica 4006. Gli studenti che viaggiano a nome della scuola e gli adulti che supervisionano il viaggio diventano modelli per gli altri e contribuiscono a creare e mantenere la reputazione della scuola e del distretto. Il comportamento e la condotta degli studenti e degli accompagnatori rientrano nelle regole e nelle politiche della scuola, del distretto e del Codice di Stato (riferimento: Codice dello Utah 53A-11-908), oltre agli standard specifici adottati per l'evento. I membri del gruppo di viaggio che violano le aspettative di comportamento delineate saranno rimandati a casa dall'esperienza di viaggio e lo faranno a proprie spese. Potranno inoltre essere applicate ulteriori conseguenze in conformità con le politiche di condotta e disciplina degli studenti (Politica 3510: Attività studentesche).

X. Costi e spese per studente, comprese le spese per gli accompagnatori

Il costo del viaggio deve essere mantenuto il più basso possibile senza compromettere la sicurezza degli studenti e degli accompagnatori coinvolti. Nessun viaggio con pernottamento può superare l'importo di $2000 e deve essere incluso nel tariffario approvato dal Consiglio d'Istituto ogni anno. I consiglieri, gli insegnanti e gli allenatori sono incoraggiati a trovare esperienze di pernottamento che costino molto meno di questa cifra. A nessuno studente di qualsiasi livello sarà negata la partecipazione per mancanza di fondi se l'escursione si svolge durante la giornata scolastica. Per viaggi più lunghi, gli studenti saranno incoraggiati a partecipare a progetti di raccolta fondi approvati. Un minimo di accompagnatori deve essere incluso nel costo del viaggio per studente. Eventuali accompagnatori aggiuntivi, al di fuori di quelli richiesti da questa politica, devono pagare le proprie spese di viaggio.

Gli sponsor del viaggio potrebbero avere bisogno di fondi durante il viaggio. In tal caso, devono prendere accordi per accedere ai fondi prima del viaggio. Tutte le ricevute e i fondi non utilizzati devono essere restituiti all'ufficio finanziario della scuola subito dopo la conclusione del viaggio. L'ufficio finanziario del Distretto scolastico di Provo City fornirà assistenza al referente scolastico designato per i viaggi per quanto riguarda l'uso della p-card e/o degli anticipi di denaro e le riconciliazioni finanziarie relative a ciascun viaggio. Tutti questi documenti sono soggetti a revisione.

La scuola designerà un referente per i viaggi che aiuterà a coordinare l'organizzazione del viaggio notturno secondo le indicazioni della Politica 4006 e della presente procedura. Tale persona si occuperà dell'organizzazione di tutti i viaggi e si coordinerà con l'ufficio acquisti del Provo City School District.

XI. Pasti

Tutti i pasti devono essere inclusi nel costo per studente di un viaggio e riportati sul foglio spese approvato dal distretto. I pasti durante un viaggio devono essere limitati a $15,00 per la colazione, $15,00 per il pranzo e $20,00 per la cena (inclusi staff e accompagnatori), a meno che non vengano approvati fondi aggiuntivi (indicati nell'itinerario del viaggio) per cene speciali di squadra o per destinazioni in cui i fondi stanziati non sono sufficienti.

XII. Sicurezza in viaggio

La sicurezza dei partecipanti è di primaria importanza quando si viaggia. Le scuole devono fornire chiare istruzioni di sicurezza agli studenti e agli accompagnatori prima di partire per un'esperienza di viaggio e rivedere periodicamente le istruzioni di sicurezza durante le esperienze di viaggio prolungate. I viaggi devono essere documentati e comunicati per iscritto all'amministratore distrettuale (responsabile della gestione dei rischi).

XIII. Trasporti

In nessun caso è consentito viaggiare con studenti autisti. Gli studenti non sono autorizzati ad accompagnare altri studenti a, da o durante eventi sponsorizzati dalla scuola.

I viaggi della scuola secondaria richiedono l'uso di un autobus del distretto o di un vettore pubblico autorizzato. Tuttavia, lo studente può viaggiare con il proprio genitore. Con l'approvazione del preside (gite di un giorno) o del sovrintendente (gite notturne), gli accompagnatori possono trasportare piccoli gruppi di studenti della scuola secondaria in veicoli privati, a noleggio o di proprietà del distretto. Gli spostamenti della scuola secondaria inferiori a dieci miglia dalla scuola possono essere effettuati da personale e genitori disposti ad assumersi tutte le responsabilità legali associate al trasporto personale e che abbiano completato il corso online sulla gestione del rischio.

Si raccomanda vivamente che tutti i viaggi degli studenti siano organizzati tramite l'agenzia di viaggi dello Stato dello Utah e in conformità con le norme di viaggio dello Stato o con i fornitori approvati e autorizzati dall'ufficio acquisti. Devono essere seguite tutte le politiche di acquisto e di approvvigionamento, compresi i requisiti per ottenere offerte e approvazioni.

Tutti i conducenti di veicoli privati devono firmare il modulo di autorizzazione al trasporto degli studenti del Provo City School District (Policy 6625). Modulo 1 & Modulo 2), dimostrare di possedere una patente di guida in corso di validità e un'assicurazione auto che soddisfi i requisiti minimi statali in materia di responsabilità civile, e completare il corso di formazione online sulla Gestione dei rischi dello Stato. Tutti i conducenti di veicoli a noleggio devono ottenere l'assicurazione tramite la società di noleggio.

Nessuno studente di qualsiasi età deve viaggiare da solo con un membro del personale o un genitore, se non il proprio genitore. I viaggi prolungati non devono iniziare dopo le 22:00 e devono terminare prima di mezzanotte, a meno che non vengano effettuati su un vettore commerciale.

XIV. Condizioni di viaggio

Il viaggio non sarà approvato in presenza di condizioni non sicure. Se le condizioni di sicurezza si verificano dopo che il viaggio è stato approvato, il viaggio deve essere annullato o modificato di conseguenza. Prima della partenza per un viaggio, il preside, il sovrintendente e/o il Consiglio si riservano il diritto di effettuare una verifica della sicurezza del viaggio e di annullare il viaggio se le condizioni lo giustificano. Le condizioni di sicurezza includono, a titolo esemplificativo, condizioni meteorologiche avverse, epidemie di gravi malattie trasmissibili, violenza o terrorismo reali o minacciati.

XV. Conclusione

Sebbene il Consiglio d'istruzione riconosca il valore educativo delle esperienze fuori dal campus, non si deve dare per scontato che la richiesta di approvazione del viaggio sia sempre approvata. Le richieste di viaggio prolungato hanno maggiori probabilità di essere approvate se:

l'alto valore educativo, compresa l'opportunità di competere in eventi atletici e scolastici
il costo per studente non è eccessivo ed è approvato dal tariffario distrettuale
La perdita di tempo scolastico è minima (due o meno giorni scolastici)
non esistono opportunità equivalenti più vicine e meno costose
i problemi di sicurezza/rischio sono stati soddisfatti ed eliminati
un'assicurazione adeguata è integrata nel piano
esiste un sostegno sufficiente da parte degli studenti e dei genitori per rendere il viaggio un'esperienza educativa valida e degna di essere spesa
la pianificazione anticipata è tale da prevedere tempi e modi adeguati per guadagnare il denaro necessario per il viaggio
gli studenti che rinunciano alle quote di iscrizione hanno l'opportunità di partecipare al viaggio e la scuola o il distretto dispongono di risorse adeguate per coprire le quote di iscrizione
non viene esercitata alcuna pressione sugli studenti non partecipanti che fanno parte del gruppo
il gruppo è stato ragionevole nelle sue precedenti richieste di viaggio (luogo e costo) e ha avuto successo nei precedenti viaggi (cioè nessun problema)
gli studenti saranno in grado di soddisfare i test e le attività accademiche stabilite e richieste dalla scuola, dallo stato e/o dal paese.

XVI. Linee guida per i viaggi al di fuori del distretto scolastico

Sponsorizzazione non commerciale

I dipendenti della scuola non devono sollecitare gli studenti a partecipare a viaggi o escursioni commerciali o non sponsorizzati dalla scuola.

Le richieste di viaggio e le attività non approvate dal Consiglio non sono pertanto considerate attività del Provo City School District e il distretto non si assume alcuna responsabilità per tali eventi. L'uso del nome/titolo del distretto o delle sue scuole nella raccolta di fondi per questo tipo di attività, o nell'identificazione di supervisori che sono dipendenti del distretto, non è consentito. Sono vietate anche tutte le altre attività o azioni che implicano il sostegno del distretto a questi eventi.

I viaggi al di fuori del distretto scolastico, come le "feste di fine anno" o i "viaggi di laurea" che si svolgono dopo il diploma, o i viaggi sponsorizzati dal personale o da gruppi di genitori al di fuori del normale calendario scolastico, non sono approvati, sponsorizzati o approvati in altro modo dal distretto. Questi viaggi sono iniziative private e/o commerciali. Il distretto non paga lo stipendio o altre spese relative al viaggio a nessun membro del personale incaricato di supervisionarlo e non ha alcun controllo sull'organizzazione del viaggio. Tali attività non sono "gite sul campo" del Distretto.

Ogni membro del personale e/o gruppo/organizzazione di genitori che conduce un viaggio non sponsorizzato dal Distretto deve indicare quanto segue in tutta la corrispondenza e le comunicazioni riguardanti il viaggio:

Il viaggio non è una gita del Distretto Scolastico e il Distretto Scolastico di Provo City non si assume alcuna responsabilità per il viaggio. Né il nome del Distretto scolastico di Provo City, né il nome della scuola dovranno essere utilizzati nella corrispondenza o nelle comunicazioni relative al viaggio.
Il distretto non è responsabile di eventuali informazioni, affermazioni o dichiarazioni rilasciate agli studenti e/o ai genitori in merito al viaggio.
Il nome del gruppo genitori/organizzazione che sponsorizza il viaggio deve essere chiaramente indicato su tutta la corrispondenza e le comunicazioni.
Non è consentito indossare le uniformi scolastiche per attività non sponsorizzate dal distretto.
Il personale che partecipa a un viaggio non sponsorizzato è tenuto a garantire quanto segue:
- Tutti i soldi/fondi degli studenti saranno gestiti dall'organizzazione promotrice e raccolti al di fuori della giornata didattica, compresi i periodi di pranzo.
- Non è consentita la partecipazione a un viaggio durante i giorni di scuola/lavoro regolarmente programmati.
- Esaminare la copertura di responsabilità civile dell'organizzazione promotrice e consultare la propria compagnia assicurativa per ottenere una copertura aggiuntiva. L'assicurazione di responsabilità civile del distretto non copre i partecipanti, compresi gli studenti, il personale e i genitori, a qualsiasi evento non sponsorizzato.
- I contratti/accordi non devono essere firmati da chi agisce in qualità di rappresentante del Provo City School District.
- I dipendenti del distretto non riceveranno alcun compenso o rimborso spese dal distretto.
- L'uso delle strutture scolastiche per le riunioni di pianificazione deve essere conforme alle procedure di utilizzo delle strutture del Distretto.
- L'uso delle attrezzature e delle altre risorse del Distretto è limitato agli strumenti musicali, agli spartiti, ai costumi e ad altri articoli ausiliari per lo spettacolo che possono essere presi in prestito da insegnanti/studenti/genitori.
- La partecipazione degli studenti deve essere volontaria e il personale deve evitare qualsiasi azione che possa sembrare raccomandare o promuovere la partecipazione al viaggio in relazione al programma educativo.

Adottato

1 maggio 2013

Rivisto

12 aprile 2016
12 giugno 2018
11 febbraio 2020
14 luglio 2020
23 maggio 2023
12 marzo 2024