Letzte Änderung: März 19, 2024

Richtlinie 4006 Verfahren 2: Reisen mit Übernachtung

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Schülerreisen mit Übernachtung unterliegen dem grundlegenden Kriterium eines klaren Bildungszwecks gemäß Richtlinie 4006. Studentenreisen werden nicht genehmigt, wenn sie nicht genügend pädagogisch vertretbare Erfahrungen bieten. Ausgedehnte Exkursionen sollten nicht beantragt werden, wenn vergleichbare Erfahrungen in der näheren Umgebung des Wohnortes möglich sind. Die Schüler sollen nicht über Nacht bleiben, wenn es praktisch ist, nach Hause zurückzukehren. Bei häufigen Reisen zum selben Ort jedes Jahr kann eine zusätzliche Begründung durch den Reiseveranstalter erforderlich sein, um den Bildungszweck zu überprüfen.

In diesem Verfahren werden alle Aspekte im Zusammenhang mit Übernachtungsreisen von Schülern dargelegt. Schulleiter, Lehrer, Trainer und andere Mitarbeiter des Schulbezirks, die Übernachtungsreisen durchführen wollen, müssen alle Aspekte dieses Verfahrens befolgen.

Reise-Typen

Vom Schulbezirk und der Schule gesponserte Übernachtungsausflüge fallen unter die Zuständigkeit des Provo City School District. Die Genehmigungen für diese Übernachtungsausflüge werden entweder vom Superintendent oder vom Bildungsausschuss erteilt. Es gibt zwei allgemeine Kategorien von Übernachtungsausflügen, die unter der Aufsicht des Provo City School District stattfinden können:

Ausflüge mit Übernachtung, die vom Superintendenten genehmigt werden. Diese Übernachtungsausflüge müssen mindestens 45 Kalendertage vor der geplanten Veranstaltung eingereicht und genehmigt werden. Weitere Kriterien für die Genehmigung dieser Art von Übernachtungsreisen finden Sie in diesem Verfahren in seiner Gesamtheit und auch auf dem Formular 4006 F1. Diese Anträge auf Übernachtungsreisen umfassen Folgendes:
- Kurse/Aktivitäten/Programme, in denen sich Schüler für regionale/nationale Wettbewerbe im Anschluss an lokale und staatliche Wettbewerbe qualifiziert haben
- Einzelne Teilnehmer werden individuell bewertet und müssen von einem Elternteil/Erziehungsberechtigten begleitet werden.
- Aktivitäts-/Sportgruppen, die jedes Jahr zu denselben Veranstaltungen an dieselben Orte reisen
- Alle Reisen mit Übernachtung innerhalb von 425 Meilen von Provo, Utah. Es ist jedoch zu beachten, dass einige Reiseziele in anderen Staaten liegen können und möglicherweise anderen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften unterliegen. Daher kann es sein, dass zusätzliche Unterlagen vom Sponsor der Reise (Lehrer/Betreuer) und von der gastgebenden Organisation benötigt werden, bevor der Superintendent die Genehmigung erteilt, um sicherzustellen, dass die Richtlinien des Provo City School District und des Utah Risk Management eingehalten werden.
Reisen mit Übernachtung, die weiter als 425 Meilen von Provo, Utah, entfernt sind, müssen sowohl vom Superintendenten als auch vom Bildungsausschuss genehmigt werden. Alle Anträge müssen spätestens sieben Kalendertage vor der jeweiligen Vorstandssitzung zur Prüfung durch den Vorstand eingereicht werden und müssen mindestens 60 Kalendertage vor dem vorgeschlagenen Reisedatum liegen. Diese Übernachtungsreisen werden in der ersten Vorstandssitzung eines jeden Monats geprüft und genehmigt. Der Superintendent prüft das Antragsformular und leitet den Antrag an den Vorstand weiter, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind.

Alle Anträge auf Übernachtungsreisen müssen die folgenden Kriterien erfüllen:

Es dürfen nicht mehr als zwei Schultage versäumt werden, außer in den weiter unten in diesem Verfahren beschriebenen Fällen.
Reisen mit Übernachtung dürfen nur innerhalb der Vereinigten Staaten stattfinden.
Die Reiseantragsformulare (Formular 4006 F1) müssen maschinengeschrieben sein. Zusätzlich benötigte Dokumente müssen beigefügt werden. Alle Anträge müssen korrekturgelesen werden und professionell aussehen. Alle Reisesponsoren müssen daran denken, dass diese Dokumente dem Superintendenten und dem Bildungsrat vorgelegt werden.
Die Reisepaten und ein Schulverwalter sind verpflichtet, an der Studiensitzung des Ausschusses teilzunehmen, in der der Reiseantrag geprüft wird, und Fragen des Ausschusses zu beantworten.
Es stellt einen Verstoß gegen die Richtlinie 4006 und die damit verbundenen Verfahren dar, wenn Studenten Reisen jeglicher Art unternehmen, ohne zuvor eine Genehmigung einzuholen und ohne alle anwendbaren Aspekte dieser Verfahren zu befolgen.

I. Rechtfertigungen für Reisen

Das Studium des Lehrplans am Schulstandort bildet die Grundlage für das Lernen der Schüler im Provo City School District. Sinnvolle Aktivitäten und Exkursionen können jedoch das Lernen der Schüler verbessern und werden vom Vorstand und der Bezirksverwaltung unterstützt. Um für eine Genehmigung in Frage zu kommen, muss eine Aktivität oder ein Ausflug die folgenden Kriterien erfüllen:

Hat einen hohen Bildungswert und dient einem eindeutigen Bildungszweck, der in Provo nicht zu erleben ist
Stört nicht das grundlegende Bildungsprogramm
Stammt aus einer aktuellen Lerneinheit und ist dem Alter und dem Reifegrad der Gruppe angemessen
Vermittelt den Schülern den Zweck der Reise und die erwarteten Lernergebnisse
Gewährleistet die Sicherheit der Schüler und erfüllt die Anforderungen an eine angemessene Haftpflichtversicherung
Die Lernerfahrung soll nicht exklusiv sein: Schüler, die nicht in der Lage sind, sich die Reise zu leisten, haben die gleichen Chancen wie Schüler, für die die Reise erschwinglicher ist.
Nicht mehr als ein Tag darf den Freizeitaktivitäten und/oder Vergnügungsparks gewidmet werden.

Außerschulische Reisen umfassen Reisen von Gruppen wie Schulteams, Sportteams, Leistungsteams und anderen von der Schule anerkannten Gruppen zu anerkannten UHSAA-Treffen, Workshops oder anderen Formen von staatlichen und nationalen Wettbewerben, die die Fähigkeiten und Leistungen der Teilnehmer verbessern. Diese Reisen müssen ebenfalls die oben genannten Kriterien erfüllen.

Studentengruppen, die regelmäßig an denselben Ort reisen, müssen den pädagogischen Zweck der häufigen Rückkehr an denselben Ort begründen.

II. Der Ablauf, das Verfahren und die Fristen für die Einreichung eines Antrags auf Genehmigung einer Studentenreise.

Wenn ein Aktivitätssponsor eine Schülerreise beantragen möchte, muss er sich zunächst mit dem Schulleiter in Verbindung setzen, um mögliche Pläne oder Bedenken zu besprechen. Die folgenden Richtlinien enthalten die nächsten Schritte und die Abfolge der Ereignisse, die zu einer Genehmigung führen würden.

Erlaubnis der Eltern

Die Eltern/Erziehungsberechtigten müssen für alle Reisen eine schriftliche Zustimmung erteilen. Für jede Reise mit Übernachtung ist eine separate Einverständniserklärung erforderlich, die sich auf die jeweilige Reise bezieht. Die Einverständniserklärungen für Übernachtungsreisen müssen die Art der Aktivitäten enthalten, an denen der/die Schüler teilnehmen werden. Sie müssen eine Unterschriftszeile für die Erlaubnis, Telefonnummern für Notfälle und die Erlaubnis zur medizinischen Notfallversorgung enthalten. Alle diese Unterlagen müssen spätestens 24 Stunden vor der Abreise vorliegen. Der Mitarbeiter, der die Reise sponsert, ist verpflichtet, eine Kopie aller dieser Dokumente mit auf die Reise zu nehmen. Ein Ordner mit denselben Unterlagen muss in der Schule verbleiben.

Antragsformular und Informationen

Das Antragsformular enthält nicht nur wichtige Informationen über die Reise, damit der Vorstand eine angemessene Entscheidung treffen kann, sondern ist auch eine Verpflichtung des/der Reiseveranstalter(s), dass die Angaben zu Kosten, Reiseroute usw. wie angegeben erfolgen werden. Wesentliche Änderungen an der Reise, die gegen die Genehmigung des Vorstands (und damit auch gegen diese Richtlinie und dieses Verfahren) verstoßen, führen zu einem schwierigeren Genehmigungsverfahren für künftige Reiseanträge und können zur Stornierung der Reise führen. Jegliche Änderungen an den vom Bildungsrat oder Superintendenten genehmigten Reisen müssen erneut zur Genehmigung vorgelegt werden.

Die Informationen, die der/die Reisepate(n) auf dem Antragsformular zur Verfügung stellt/stellen, sollten kohärent sein und müssen den pädagogischen Wert der Reise klar erläutern. Auch andere Einzelheiten, wie z. B. Begleitpersonen, Spendenaktionen, Kosten usw., müssen klar erläutert werden. Falls zusätzlicher Platz benötigt wird, sollte der Reisepate ein oder mehrere zusätzliche Blätter anhängen. Alle eingereichten Informationen sollten gedruckt (nicht handschriftlich) und in professioneller Form eingereicht werden.

Ein detaillierter Entwurf des Reiseplans ist zusammen mit dem Reiseantrag auf einem separaten Blatt einzureichen. Sponsoren und Berater sollten darauf vorbereitet sein, zu erklären, wie jede Aktivität auf dem Reiseplan die Bildungserfahrung des Schülers verbessert. Nicht mehr als ein Reisetag darf für außerschulische Aktivitäten verwendet werden. Für Reisen, die jeden Schüler mehr als $50 kosten, ist ein detailliertes Blatt mit den Kosten pro Schüler erforderlich.

Überprüfung und Billigung durch den Auftraggeber

Zwar werden alle Anträge auf Übernachtungsreisen vom Superintendenten und/oder dem Bildungsausschuss endgültig genehmigt, doch müssen alle Reisen zunächst vom Schulleiter genehmigt und empfohlen werden, nachdem die Sicherheit, die Aufsicht und die pädagogische Rechtfertigung überprüft wurden.

Wenn der Schulleiter die Anträge zur Genehmigung an den Superintendenten und den Vorstand weiterleitet, müssen alle Kriterien auf dem Formular klar und deutlich angesprochen werden, und es müssen alle entsprechenden Unterschriften vorhanden sein. Dem Reiseantrag ist ein schriftlicher Reiseplan beizufügen, aus dem die geplanten Tagesaktivitäten hervorgehen. Der Schulleiter ist dafür verantwortlich, dass jeder Reiseantrag, der dem Superintendenten und dem Verwaltungsrat vorgelegt wird, alle wesentlichen Kriterien für die Genehmigung von Übernachtungsreisen erfüllt und dass die eingereichten Antragsformulare professionell und einer öffentlichen Prüfung würdig sind.

Genehmigungen durch den Superintendenten

Alle Anträge auf Übernachtungsreisen sind direkt an den Superintendenten zu richten. Der Superintendent prüft alle Reiseanträge, bevor er sie zur Prüfung an den Verwaltungsrat weiterleitet. Unvollständige Anträge und/oder Anträge mit unzureichenden Angaben können nicht an den Vorstand zur Genehmigung weitergeleitet werden. Die Sponsoren der Reise müssen die Formulare sorgfältig ausfüllen und den pädagogischen Zweck der Reise begründen. Der Superintendent behält sich das Recht vor, zusätzliche und/oder klärende Informationen anzufordern, bevor er den Antrag an den Bildungsausschuss weiterleitet.

Zeitpläne für die Genehmigung durch den Verwaltungsrat

Alle Reiseanträge müssen vom Verwaltungsrat mindestens 45 Kalendertage vor der geplanten Reise genehmigt werden. Der Reiseantrag muss spätestens 7 Kalendertage vor der Vorstandssitzung auf dem Schreibtisch des Superintendenten eingehen. Wird eine Reise mehr als 180 Tage vor den vorgeschlagenen Reisedaten eingereicht, muss dem Superintendenten innerhalb von 45 Tagen vor der Reise erneut eine Reiseroute und ein detaillierter Reiseplan vorgelegt werden, um sicherzustellen, dass sich die mit der Reise verbundenen Kosten nicht geändert haben. Der Superintendent benachrichtigt dann den Bildungsausschuss, wenn sich wesentliche Änderungen bei den Ausgaben oder der Reise ergeben haben, insbesondere wenn diese vom Bildungsausschuss neu bewertet werden muss.

Der Vorstand wird auf Empfehlung des Superintendenten (der alle derartigen Empfehlungen geprüft hat)

Zulassung
Verweigerung
Bedingte Genehmigung mit Angaben darüber, welche Informationen noch erforderlich sind
Ablehnung mit der Aufforderung zur erneuten Einreichung, sobald alle festgestellten Mängel behoben/geklärt sind
Die Entscheidung, dass der Vorstand einen Reisevorschlag nicht annehmen möchte. In solchen Fällen kann die Reise nur als nicht genehmigte Veranstaltung stattfinden und muss getrennt von der Verwendung von Schul-/Bezirkstiteln, Spendenaktionen usw. durchgeführt werden.

Änderungen nach Genehmigung des Verwaltungsrats

Auch wenn die endgültige Zahl der teilnehmenden Schüler an einer bevorstehenden Reise nicht genau feststeht, müssen Reiseanträge, die vom Superintendenten oder dem Bildungsrat genehmigt werden müssen, rechtzeitig vor der geplanten Reise eingereicht werden.

Die Reiseanträge, für die eine Genehmigung beantragt wird, sind insofern verbindlich, als keine wesentlichen Abweichungen von den genehmigten Plänen zulässig sind. Unter "wesentlicher Änderung" ist zu verstehen, dass sich die Kosten pro Schüler nicht erhöhen, dass keine zusätzlichen Gebühren erhoben werden, dass keine zusätzlichen Schultage versäumt werden, dass die Anzahl der Reisetage, die Reisedaten usw. nicht geändert werden. Dazu gehören auch Ziele/Aktivitäten, die nicht im vorgelegten Reiseplan enthalten sind. Alle Änderungen, die für den Erfolg der Reise unerlässlich sind, müssen dem Superintendenten so bald wie möglich schriftlich mitgeteilt werden. Der Superintendent wird die beantragte Änderung genehmigen oder ablehnen, je nachdem, was gerechtfertigt ist.

Nach Erhalt der Genehmigung durch den Ausschuss kann der Sponsor der Reise damit beginnen, verbindliche Reisevorkehrungen gemäß dem dem Ausschuss vorgelegten Antragsformular zu treffen.

Ausflüge für Grundschulen und Mittelschulen

Übernachtungsreisen für Schüler der Grund- und Mittelstufe sind generell verboten, jedoch können die folgenden Ausnahmen gewährt werden

Reisen in der Mittelstufe, bei denen keine Unterrichtszeit verloren geht, können vom Vorstand genehmigt werden, z. B. während der Sommermonate.
Reisen der Mittelstufe, die die nächste Stufe eines akademischen Programms innerhalb der Schule darstellen (z. B. ein einzelner Schüler oder eine Gruppe, die einen Wettbewerb gewinnt).
Das Camp für Fünftklässler (Camp Big Springs) würde eine bemerkenswerte Ausnahme von der Übernachtungsbeschränkung für Schüler im Grundschulalter darstellen.

III. Organisation und Planung der Reise

Mit der Planung von Exkursionen sollte so früh wie möglich vor der Reise begonnen werden, damit die Schüler/Familien genügend Zeit haben, sich um die notwendigen Mittel zu kümmern. Die Reisekosten müssen in der jährlich vom Schulrat genehmigten Gebührenordnung für Schüler aufgeführt sein. Die Reisekosten in der Gebührenordnung müssen alle Mahlzeiten, Eintritte usw. einschließen. Wenn möglich, sollten repräsentative Schüler und Eltern in alle Phasen der Reiseplanung einbezogen werden. Bei Reisen mit Übernachtung ist eine Informationsveranstaltung für die Eltern erforderlich. Die Schule muss vor der Genehmigung durch den Schulleiter nachweisen, dass die Mitglieder der Gruppe (mehr als 50%) und deren Eltern die Reise in erheblichem Umfang unterstützen.

Die Reisepaten müssen einen vollständigen Reiseplan erstellen, einschließlich eines 24-Stunden-Tagesplans und einer Liste der Aktivitäten. Zu den Unterlagen gehören auch die Zimmerzuweisung, die Erwartungen an den Verhaltenskodex, die Einhaltung der Sperrstunde und die Buddy-Gruppen. In der Annahme, dass die Schüler Handys mit auf die Reise nehmen, muss eine vollständige Liste der Handynummern von Schülern und Betreuern erstellt werden, die den Betreuern zur Verfügung steht.

Wie an anderer Stelle in diesem Verfahren erwähnt, wird empfohlen, alle Reisevorbereitungen über die zugelassenen, vertraglich gebundenen Reisebüros des Staates Utah zu treffen. Nachfolgend sind die bekannten Vorteile der Zusammenarbeit mit dem zugelassenen staatlichen Reisebüro für Studentenreisen aufgeführt:

Langjährige Erfahrung mit der Planung von Reisen für Schulprogramme
Bevorzugte Beziehungen zu Hotels und Anbietern für Vorzugspreise und zusätzliche Zugeständnisse
Überprüfte Anbieter zur Risikominderung (einschließlich Businspektionen, Zulassung, Versicherung, Berichte über die Fahrtüchtigkeit usw.)
Transparente Abrechnung mit minimalem 5%-Gewinn (durch staatlichen Vertrag genehmigt)
Regelmäßige Suche nach weiteren qualifizierten Anbietern für wettbewerbsfähige Preise und Qualitätsdienstleistungen für Schulprogramme
Eine neutrale Partei, die sicherstellt, dass geeignete Anbieter ausgewählt werden - Eine neutrale Partei, die die Programme vereinfacht und verwaltet, um Probleme zwischen Schulen, Lehrern und Eltern zu vermeiden
Erfahrene Mitarbeiter für die Recherche und Buchung von Gruppenflügen mit 24-Stunden-Hilfe
Verfolgen und vergleichen Sie die Ausgaben für Gruppenreisen
Eine lokale Ressource (nicht einfach ein unpersönlicher Online-Buchungsdienst)
Back-up-Ressourcen für Stoßzeiten, um einen reibungslosen Betrieb in Spitzenzeiten zu gewährleisten
Einheitliche Prozesse für Schule und Bezirk durch ein Planungsteam
Bevorzugte Anbieter für optionale Reiseversicherungen

Verträge, die unterzeichnet werden müssen, um Reisearrangements zu reservieren, die Teilnahme an Aufführungen/Wettbewerben zu genehmigen usw., müssen an den Hauptansprechpartner der Schule für die Überwachung von Reisen im Gebäude weitergeleitet werden. Diese benannte Person, die sowohl mit dem Schulleiter als auch mit der Geschäftsstelle des Schulbezirks zusammenarbeitet, weiß, wer solche rechtlichen Dokumente zu unterzeichnen hat. Bei rechtlichen Verträgen kann nur eine kleine Anzahl von Distriktverwaltungsbeamten ein solches Dokument im Namen des Distrikts unterzeichnen.

Wenn Utah State Travel nicht genutzt wird, müssen alle Einkaufs- und Beschaffungsrichtlinien, einschließlich der Einholung von Angeboten und Genehmigungen, eingehalten werden.

IV. Gebührenerlass und Mittelbeschaffung

Alle vom Provo City School District genehmigten Reisen müssen laut Gesetz für alle Schüler zugänglich sein, unabhängig davon, ob sie in der Lage sind, die Reise zu bezahlen. Die Reiseveranstalter können Schülern die Teilnahme an der Reise nicht verweigern, weil sie nicht in der Lage sind, die Kosten zu tragen. Aus diesem Grund sollten alle Reisen so gestaltet sein, dass sie für die Schüler so wenig wie möglich Kosten verursachen. Schüler können nur dann zur Teilnahme an gruppeninternen Fundraising-Aktivitäten verpflichtet werden, wenn sie von den Erträgen aus dem Fundraising profitieren wollen. Von keinem Schüler darf verlangt werden, dass er an individuellen Spendenaktionen teilnimmt. Bei der Planung der Reise müssen die Gebühren so festgelegt werden, dass alle Schüler sie bezahlen. Schüler, die nicht für eine Gebührenbefreiung in Frage kommen, dürfen nicht zusätzlich belastet werden, um die Kosten zu decken, die Schülern entstehen, die für eine Gebührenbefreiung in Frage kommen.

Alle genehmigten Spendenaktionen, einschließlich Einzel- und Gruppensammlungen, müssen mit den Richtlinien und Verfahren des Distrikts und des Bundesstaates für Spendenaktionen übereinstimmen. Spendenaktionen, die zur Finanzierung von Schülerreisen durchgeführt werden, müssen vom Schulleiter genehmigt werden. Von einzelnen Schülern dürfen keine Beträge für Spendenaktionen erhoben werden. Es können jedoch allgemeine Spendenaktionen durchgeführt werden. Gelder, die durch Spendenaktionen der Schule eingenommen werden, dürfen nicht direkt an einen Schüler zurückerstattet werden, wenn dieser nicht an der Reise teilnehmen kann.

Keine Übernachtungsreise darf den Gesamtbetrag von $2000 überschreiten. Spendengelder können nicht verwendet werden, um diese Summe auszugleichen, so dass die Reise den Betrag von $2000 übersteigt.

V. Erstattungen

Bei Reisen, die umfangreiche Fahrten erfordern, kann es sein, dass die Kosten für Transport, Unterkunft und andere Ausgaben bereits lange vor der geplanten Reise bezahlt werden müssen. Von den Schülern kann eine Vorauszahlung verlangt werden, um diese Kosten zu decken. Im Falle eines unvorhergesehenen Ereignisses, wie Krankheit oder Tod in der Familie, das einen Schüler an der Teilnahme an der Reise hindert, kann der Schüler eine vollständige Rückerstattung des gezahlten Geldes erhalten. Schüler können keine Rückerstattung für Gelder erhalten, die durch Spendenaktionen der Schule gesammelt wurden. Das gesammelte Geld verbleibt im Schulprogramm. Die Schulverwaltung kann einen Nachweis (z. B. ein ärztliches Attest) über den Grund für eine Rückerstattung verlangen.

Wenn ein Student nicht teilnehmen kann, werden keine nicht erstattungsfähigen Kosten, wie z. B. Flugkosten, erstattet.

VI. Beschränkungen: Anzahl der Übernachtungsreisen pro Organisation und Anzahl der versäumten Schultage

Keine Schülergruppe darf während eines Schuljahres an mehr als zwei Übernachtungsreisen teilnehmen oder mehr als zwei Schultage auf einer Reise versäumen. Wenn eine Gruppe mehr als einmal verreist, sollte dies nicht während desselben Einstufungszeitraums geschehen. Ausnahmen können für UHSAA-bezogene Wettbewerbe und Turniere gelten, die je nach regionaler Einteilung Übernachtungen erfordern können. Dies gilt für Schulgruppen, nicht für einzelne Schüler, die an genehmigten Übernachtungsreisen mit mehreren Schulgruppen teilnehmen.

Die Begrenzung auf zwei (2) Schultage gilt nicht für Reisen mit Übernachtung, die aus der Qualifikation für nationale Wettbewerbe oder prestigeträchtige Einladungen resultieren, einschließlich, aber nicht beschränkt auf DECA, FBLA, FCCLA, FFA, VICA, HOSA, TSA, Central Utah Science and Engineering Fair, regionale/nationale Wettbewerbe, wenn der Wettbewerb zwei (2) Schultage überschreitet. Der Superintendent muss solche Reiseausnahmen genehmigen.

VII. Risikomanagement Genehmigung und Versicherung

Ein Teil des Genehmigungsverfahrens sieht vor, dass alle vom Provo City School Districts gesponserten Reisen von der Risikomanagementbehörde des Bundesstaates Utah überprüft werden. Wenn das Risikomanagement empfiehlt, dass eine vorgeschlagene Reise (oder ein Teil davon) nicht den entsprechenden Standards entspricht, wird die Reise nicht genehmigt, oder der betreffende Teil der Reise muss angepasst werden.

Nach der Genehmigung der Reise wird der Provo City School District vom Utah State Risk Management eine Haftpflichtversicherung abschließen. Als Teil des Genehmigungsverfahrens kann der Vorstand oder der Superintendent jedoch eine zusätzliche Risikoversicherung verlangen, um den finanziellen Status des Distrikts zu schützen und den Familien im Falle eines Unfalls eine Entschädigung zukommen zu lassen. Ein detaillierter Reiseplan muss zur Genehmigung durch das Utah State Risk Management eingereicht werden. Nach der Genehmigung darf die Reiseroute nicht mehr geändert werden.

Alle Aktivitäten auf der Reise, einschließlich der Wasserstellen (Strände usw.), müssen vom Risikomanagement genehmigt werden.

VIII. Begleitung und Beaufsichtigung von Schülern

Wenn Schüler auf Reisen gehen, muss eine angemessene und reife Aufsicht vorhanden sein, um die Sicherheit der Schüler zu gewährleisten. Schüler sollten niemals zurückbleiben und/oder unbeaufsichtigt sein, wenn sie unter der Verantwortung des Distrikts stehen.

Die Sponsoren der Reise sorgen für eine ausreichende Beaufsichtigung, um die Sicherheit der Schüler zu gewährleisten (und die Schulleiter sorgen dafür). Diese Beaufsichtigung ist von Aktivität zu Aktivität unterschiedlich, die Mindestbeaufsichtigung beträgt jedoch eine (1) Aufsichtsperson für zehn (10) Schüler. Wenn sowohl männliche als auch weibliche Schüler an der Übernachtungsreise teilnehmen, sind sowohl männliche als auch weibliche Aufsichtspersonen erforderlich.

Bei der Auswahl der erwachsenen Aufsichtspersonen sollte man sorgfältig vorgehen. Alle Reisebegleiter sind per Definition Freiwillige und müssen daher einen Fingerabdruck- und Hintergrundcheck bestehen. Sie sollten einen guten Leumund haben und mindestens 21 Jahre alt sein, vorzugsweise älter. Die Aufsichtspersonen sollten die Eltern oder Lehrer der teilnehmenden Schüler sein. Andere Aufsichtspersonen (falls eingesetzt) müssen vorher vom Schulleiter genehmigt werden. Ältere Geschwister von Schülern, die an der Reise teilnehmen, sind nicht erwünscht. Die Aufsichtspersonen dürfen keine privaten Schlafräume, wie z. B. Motelzimmer, mit anderen Schülern als ihren eigenen Kindern teilen.

Wenn eine Aufsichtsperson die Schüler selbständig beaufsichtigen soll, muss eine vollständige Zuverlässigkeitsüberprüfung gemäß den folgenden Bestimmungen durchgeführt werden Politik 5630 Formular 3.

IX. Notfälle, Unfälle und Disziplinarmaßnahmen für Schüler

Im Falle eines Notfalls während der Reise ist die Aufsichtsperson befugt, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit und das Wohlergehen der Schüler zu gewährleisten, und meldet den Notfall unverzüglich dem Schulleiter. Alle Umstände im Zusammenhang mit einem Unfall werden dokumentiert und dem Geschäftsleiter des Bezirks (Risikomanagementbeauftragter) schriftlich mitgeteilt.

Die akademischen und Verhaltensstandards werden vor der Genehmigung der Reise vom Schulleiter festgelegt und von der Lehrkraft auf dem Genehmigungsformular veröffentlicht. Die Teilnehmer an einer Reise sollten sich in einem guten akademischen und verhaltensmäßigen Zustand befinden und gemäß den veröffentlichten Standards für die Reise und der Richtlinie 4006 für die Reise zugelassen sein. Schüler, die im Namen der Schule verreisen, und Erwachsene, die diese Reisen beaufsichtigen, werden zu Vorbildern für andere und tragen dazu bei, den Ruf der Schule und des Distrikts aufzubauen und zu erhalten. Das Verhalten von Schülern und Begleitern unterliegt den Regeln und Richtlinien der Schule, des Distrikts und des Bundesstaats (Referenz: Utah Code 53A-11-908), zusätzlich zu den für die Veranstaltung angenommenen spezifischen Standards. Mitglieder der Reisegruppe, die gegen die dargelegten Verhaltenserwartungen verstoßen, werden von der Reise nach Hause geschickt und müssen auf eigene Kosten nach Hause reisen. Darüber hinaus können weitere Konsequenzen in Übereinstimmung mit den Verhaltens- und Disziplinarrichtlinien für Schüler verhängt werden (Richtlinie 3510: Studentische Aktivitäten).

X. Kosten und Gebühren pro Schüler, einschließlich der Kosten für Betreuer

Die Reisekosten sind so niedrig wie möglich zu halten, ohne die Sicherheit der beteiligten Schüler und Betreuer zu gefährden. Keine Übernachtungsreise darf den Betrag von $2000 übersteigen und muss in der vom Bildungsrat jährlich genehmigten Gebührenordnung aufgeführt sein. Betreuer, Lehrer und Trainer werden ermutigt, Übernachtungsmöglichkeiten zu finden, die deutlich weniger als diesen Betrag kosten. Keinem Schüler einer Klassenstufe darf die Teilnahme aufgrund fehlender Mittel verweigert werden, wenn die Exkursion während des Schultages stattfindet. Bei längeren Schülerreisen werden die Schüler ermutigt, sich an genehmigten Spendenprojekten zu beteiligen. Die Mindestanzahl an Begleitpersonen sollte in den Kosten für die Reise pro Schüler enthalten sein. Alle zusätzlichen Betreuer, die über die in dieser Richtlinie genannten hinausgehen, müssen ihre Reisekosten selbst tragen.

Es kann sein, dass die Reisepaten während der Reise Geldmittel benötigen. Wenn dies der Fall ist, müssen sie vor der Reise Vorkehrungen für den Zugriff auf die Mittel treffen. Alle Belege und nicht verwendeten Mittel müssen unmittelbar nach Abschluss der Reise an das Finanzsekretariat der Schule zurückgegeben werden. Das Finanzsekretariat des Provo City School District unterstützt die benannte Kontaktperson für Schulreisen bei der Verwendung von P-Karten und/oder Bargeldvorschüssen sowie bei der Abstimmung der Finanzen im Zusammenhang mit jeder Reise. Alle diese Aufzeichnungen unterliegen einer Prüfung.

Die Schule benennt eine Kontaktperson für Reisen, die bei der Koordinierung von Übernachtungsreisen gemäß den Anweisungen in Richtlinie 4006 und diesem Verfahren hilft. Diese Person kümmert sich um alle Reisevorbereitungen und stimmt sich mit dem Einkaufsbüro des Provo City School District ab.

XI. Mahlzeiten

Alle Mahlzeiten sollten in den Kosten pro Schüler für eine Reise enthalten sein und auf der vom Distrikt genehmigten Gebührenliste aufgeführt werden. Die Mahlzeiten auf einer Reise sollten auf $15.00 für das Frühstück, $15.00 für das Mittagessen und $20.00 für das Abendessen (einschließlich Personal und Begleitpersonen) begrenzt werden, es sei denn, es werden zusätzliche Mittel (die auf dem Reiseplan aufgeführt sind) für spezielle Teamessen oder Reiseziele genehmigt, für die die zugewiesenen Mittel nicht ausreichen.

XII. Reisesicherheit

Die Sicherheit der Teilnehmer ist bei Reisen von größter Bedeutung. Die Schulen müssen den Schülern und Betreuern vor der Abreise klare Sicherheitsanweisungen geben und die Sicherheitsanweisungen während längerer Reisen in regelmäßigen Abständen überprüfen. Die Reisen werden dokumentiert und dem Geschäftsleiter des Bezirks (Risikomanagementbeauftragter) schriftlich mitgeteilt.

XIII. Verkehr

Reisen mit Fahrschülern werden unter keinen Umständen genehmigt. Schüler sind nicht berechtigt, andere Schüler zu, von oder während von der Schule gesponserten Veranstaltungen zu fahren.

Für Fahrten in der Sekundarstufe muss ein Bus des Schulbezirks oder ein zugelassenes öffentliches Verkehrsunternehmen benutzt werden. Die Schüler können jedoch auch mit ihren eigenen Eltern reisen. Mit Genehmigung des Schulleiters (Tagesausflüge) oder des Superintendenten (Übernachtungsausflüge) können Begleitpersonen kleine Gruppen von Sekundarschülern in privaten, gemieteten oder bezirkseigenen Fahrzeugen befördern. Fahrten in der Sekundarstufe, die weniger als zehn Meilen von der Schule entfernt sind, können von Mitarbeitern und Eltern durchgeführt werden, die bereit sind, die gesamte gesetzliche Haftung im Zusammenhang mit der persönlichen Beförderung zu übernehmen und die den Online-Kurs zum Risikomanagement absolviert haben.

Es wird dringend empfohlen, dass alle Reisevorbereitungen von Studenten über das beauftragte Reisebüro des Bundesstaates Utah und in Übereinstimmung mit den staatlichen Reisebestimmungen oder von der Einkaufsabteilung zugelassenen Anbietern durchgeführt werden. Alle Einkaufs- und Beschaffungsrichtlinien, einschließlich der Anforderungen für die Einholung von Angeboten und Genehmigungen, müssen befolgt werden.

Alle Fahrer von Privatfahrzeugen müssen das Formular für die Genehmigung zum Schülertransport des Provo City School District unterschreiben (Richtlinie 6625 Formular 1 & Formular 2), einen aktuellen Führerschein und eine Kfz-Versicherung nachweisen, die den staatlichen Mindestanforderungen an die Haftpflicht entspricht, und eine Online-Schulung zum staatlichen Risikomanagement absolvieren. Alle Fahrer von Mietfahrzeugen müssen eine Versicherung über die Mietfirma abschließen.

Kein Schüler, egal welchen Alters, sollte allein mit einem Mitarbeiter oder einem Elternteil reisen, es sei denn, es handelt sich um seine eigenen Eltern. Ausgedehnte Reisen sollten nicht nach 22.00 Uhr beginnen und vor Mitternacht enden, es sei denn, sie werden mit einem kommerziellen Transportunternehmen durchgeführt.

XIV. Reisebedingungen

Eine Reise wird nicht genehmigt, wenn unsichere Bedingungen herrschen. Treten nach der Genehmigung einer Reise unsichere Bedingungen auf, wird die Reise abgesagt oder entsprechend geändert. Der Schulleiter, der Superintendent und/oder der Vorstand behalten sich das Recht vor, vor Antritt einer Reise eine Sicherheitsüberprüfung durchzuführen und die Reise abzusagen, wenn die Bedingungen dies rechtfertigen. Zu den unsicheren Bedingungen zählen unter anderem ungünstige Witterungsbedingungen, der Ausbruch schwerer, übertragbarer Krankheiten sowie tatsächliche oder angedrohte Gewalt oder Terrorismus.

XV. Schlussfolgerung

Obwohl der Bildungsrat den pädagogischen Wert relevanter Erfahrungen außerhalb des Campus anerkennt, sollte nicht davon ausgegangen werden, dass ein Antrag auf Reisegenehmigung bedeutet, dass die Reise immer genehmigt wird. Anträge für längere Reisen werden mit größerer Wahrscheinlichkeit genehmigt, wenn:

ein hoher Bildungswert, einschließlich der Möglichkeit, an sportlichen und schulischen Veranstaltungen teilzunehmen
die Kosten pro Schüler nicht übermäßig hoch sind und in der Gebührenordnung des Distrikts genehmigt wurden
nur wenig Schulzeit versäumt wird (zwei oder weniger Schultage)
es keine gleichwertigen Möglichkeiten gibt, die näher und billiger sind
die Sicherheits-/Risikobedenken wurden berücksichtigt und ausgeräumt
eine angemessene Versicherung in den Plan integriert ist
es gibt genügend Unterstützung von Schülern und Eltern, um die Reise zu einer sinnvollen Bildungserfahrung zu machen, die die Kosten wert ist
die Vorausplanung ist so gestaltet, dass ausreichend Zeit und Methoden vorhanden sind, um Geld für die Reise zu verdienen
Schüler, denen die Gebühren erlassen wurden, die Möglichkeit haben, an der Reise teilzunehmen, und die Schule oder der Bezirk über ausreichende Mittel verfügt, um die erlassenen Gebühren zu decken
kein Druck auf nicht teilnehmende Schüler ausgeübt wird, die Mitglieder der Gruppe sind
die Gruppe war bei ihren bisherigen Reiseanträgen (Ort und Kosten) vernünftig und hat bei früheren Reisen Erfolg gehabt (d. h. keine Probleme)
Die Schüler werden in der Lage sein, festgelegte und vorgeschriebene schulische, staatliche und/oder nationale Prüfungen und akademische Aktivitäten zu absolvieren.

XVI. Richtlinien für Reisen außerhalb des Schulbezirks

Nicht-kommerzielles Sponsoring

Angestellte der Schule dürfen Schüler nicht zur Teilnahme an kommerziellen oder nicht von der Schule gesponserten Reisen oder Ausflügen auffordern.

Reiseanträge und Aktivitäten, die nicht vom Vorstand genehmigt wurden, gelten daher nicht als Aktivitäten des Provo City School District und der Distrikt übernimmt keine Haftung für solche Veranstaltungen. Die Verwendung des Namens/Titels des Distrikts oder seiner Schulen bei der Mittelbeschaffung für diese Art von Aktivitäten oder bei der Identifizierung von Aufsichtspersonen, die Mitarbeiter des Distrikts sind, ist nicht gestattet. Alle anderen Aktivitäten oder Handlungen, die auf eine Unterstützung dieser Veranstaltungen durch den Distrikt hindeuten, sind ebenfalls untersagt.

Reisen außerhalb des Schulbezirks, wie z.B. "Abschlussfeiern" oder "Abschlussfahrten", die nach dem Schulabschluss stattfinden, oder Reisen, die von Mitarbeitern oder Elterngruppen außerhalb des regulären Schulkalenders gesponsert werden, werden vom Schulbezirk nicht genehmigt, gesponsert oder anderweitig befürwortet. Bei diesen Reisen handelt es sich um private und/oder kommerzielle Unternehmungen. Der Distrikt zahlt keine Löhne oder andere reisebezogene Ausgaben für Mitarbeiter, die die Reise betreuen, und der Distrikt hat keine Kontrolle über die Organisation der Reise. Solche Aktivitäten sind keine "Exkursionen" des Distrikts.

Alle Mitarbeiter und/oder Elterngruppen/Organisationen, die eine nicht vom Schulbezirk gesponserte Reise durchführen, sollten in ihrer gesamten Korrespondenz und Kommunikation bezüglich der Reise Folgendes angeben:

Die Reise ist kein Schulausflug und der Provo City School District übernimmt keine Haftung für die Reise. Weder der Name Provo City School District noch der Name der Schule dürfen im Schriftverkehr oder in der Kommunikation über die Reise verwendet werden.
Der Bezirk haftet nicht für Informationen, Behauptungen oder Zusicherungen, die gegenüber Schülern und/oder Eltern in Bezug auf die Reise abgegeben werden.
Der Name der Elterngruppe/Organisation, die die Reise sponsert, muss im gesamten Schriftverkehr und in allen Mitteilungen deutlich angegeben werden.
Das Tragen von Schuluniformen bei Aktivitäten, die nicht vom Schulbezirk gesponsert werden, ist nicht gestattet.
Das Personal, das an einer nicht gesponserten Reise teilnimmt, ist dafür verantwortlich, Folgendes zu gewährleisten
- Der Umgang mit dem Geld der Schüler erfolgt durch die Trägerorganisation und wird außerhalb der Unterrichtszeit, einschließlich der Mittagspause, gesammelt.
- An regulär angesetzten Schul-/Arbeitstagen darf nicht an einer Reise teilgenommen werden.
- Überprüfen Sie die Haftpflichtversicherung der Organisation, die die Veranstaltung sponsert, und wenden Sie sich an Ihre persönliche Versicherungsgesellschaft, um zusätzlichen Versicherungsschutz zu erhalten. Die Haftpflichtversicherung des Distrikts deckt keine Teilnehmer, einschließlich Schüler, Personal oder Eltern bei nicht gesponserten Veranstaltungen.
- Verträge/Vereinbarungen dürfen nicht von Personen unterzeichnet werden, die als Vertreter des Provo City School District handeln.
- Die Mitarbeiter des Distrikts erhalten keine Entschädigung oder Spesenerstattung vom Distrikt.
- Die Nutzung von Schuleinrichtungen für Planungstreffen muss in Übereinstimmung mit den Verfahren des Distrikts zur Nutzung von Einrichtungen erfolgen.
- Die Nutzung von Ausrüstungsgegenständen und anderen Ressourcen des Distrikts ist auf Musikinstrumente, Noten, Kostüme und andere zusätzliche Aufführungsgegenstände beschränkt, die von Lehrern/Schülern/Eltern ausgeliehen werden können.
- Die Teilnahme der Schüler muss freiwillig sein, und das Personal muss alle Handlungen vermeiden, die den Anschein erwecken könnten, dass die Teilnahme an der Reise im Rahmen des Bildungsprogramms empfohlen oder gefördert wird.

Angenommen

1. Mai 2013

Überarbeitet

April 12, 2016
Juni 12, 2018
11. Februar 2020
14. Juli 2020
23. Mai 2023
12. März 2024