Última modificação: outubro 4, 2024

Política nº 6210: Compras

• Download do 6210 Purchasing

Finalidade

The purpose of Provo City School District’s purchasing policy is to acquire goods and services in an efficient, cost-effective manner which:

• Ajuda o distrito a atingir sua missão e metas
• Protege a integridade dos funcionários do distrito
• Protects the integrity of the district
• Protege os ativos do distrito

O objetivo desta norma é delinear diretrizes gerais de compras para orientar os funcionários do distrito na aquisição de bens e serviços. Essas diretrizes são:

1. Provo City School District will comply with applicable state and federal purchasing laws and will use a standard procurement process outlined in the policy and procedure.
2. All contracts and purchases of goods and services of $50,000 or more require prior approval of the Provo City School District Board of Education
   • Exceptions:
     •  Gastos especificamente indicados por projeto no orçamento formalmente adotado pelo Conselho de Educação do Distrito Escolar da Cidade de Provo.
     • Despesas operacionais normais em andamento, como serviços públicos, compras de alimentos/suprimentos do programa de serviços de alimentação, despesas relacionadas à folha de pagamento, que fazem parte de um orçamento formalmente adotado.
3. Tanto o solicitante quanto o supervisor imediato autorizado, ou o supervisor em exercício na ausência do supervisor imediato autorizado, devem assinar a solicitação.
4. As solicitações do administrador de empresas e do superintendente são aprovadas pelo presidente do conselho.
5. All contracts that create a liability for the district must reviewed and signed by the Business Administrator or their designee.
6. Situations that threaten life, health, safety or property are considered emergency situations. Emergency situations require prompt resolution. If proper authorization is not possible, district employees are authorized to remove the immediate threat to life, health, safety, or property in the most cost-effective manner possible. Proper authorization is to be obtained no later than the next business day.
7. A compra de bens e serviços com fundos do distrito para uso pessoal ou ganho pessoal é estritamente proibida. Isso inclui o uso de cartão de crédito pessoal para receber "pontos" ou "milhas".
8. Toda a remuneração dos funcionários deve ser processada por meio do sistema de folha de pagamento.
9. All procurement will follow the standard procurement process with the following exceptions:
   • Acquisition or disposition of real property or an interest in real property, including a lease of real property.
   • Employment contracts or collective bargaining agreements
   • Acquisition of a procurement item from other public entity (state or any other government entity within the state that expends public funds)
   • Grants (except as specifically addressed by policy)
   • Hiring a mediator, arbitrator, or arbitration panel member to participate in the district’s dispute resolution efforts
   • Sole Source Procurement
   • Transitional Costs/Best interest
   • Extension of Contract
   • Trial Use Contract
   • Emergency Procurement
10. O Distrito Escolar Municipal de Provo implementará procedimentos em conformidade com esta política que abrangem, mas não se limitam a:
    • Documentação adequada das transações
    • Proteção de funcionários e ativos
    • Treinamento de políticas e procedimentos para funcionários
11. O Distrito Escolar Municipal de Provo também seguirá os procedimentos de aquisição exigidos por lei e estabelecidos no Código de Aquisições do Estado de Utah 63G-6a.

The District’s Procurement Official is the Business Administrator or designee.

The Procurement Official has the authority to

• Manage and supervise any procurement to ensure, to the extent practicable, that taxpayers receive the best value
• Prepare and issue standard specifications for procurement items
• Review contracts, coordinate contract compliance, conduct contract audits and approve change orders

At any state of the procurement process, upon determining that a District procurement is out of compliance with the Utah Procurement Code or governing regulations, the Procurement Official may correct, amend, or cancel the procurement.

If, at any time during the term of a contract awarded by the District, the Procurement Official determines that the contract is out of compliance wit the Utah Procurement Code or governing regulations, the Procurement Official my correct or amend the contract to bring it into compliance of cancel the contract, after consulting with legal counsel, if the Procurement Official determines that correcting, amending, or canceling the contract is in the district’s best

Referências legais

• Código Estadual de Utah 63G-6a
• Utah Admin Code R33

Aprovado pelo Conselho de Educação

• 10 de setembro de 2024                

Revisado

•  July 1, 2011
•  13 de dezembro de 2016
• 10 de setembro de 2024

Procedimentos e formulários

• 6210 Procedimento 1 Compras
• 6210 Procedimento 2 Aquisição de nutrição infantil
• 6210 Formulário 1 Lançamento contábil manual
• 6210 Formulário 2 Solicitação de dinheiro para pequenas despesas
• 6210 Formulário 3 Solicitação de pagamento de fatura
• 6210 Form 4 Justificativa de fonte única
• 6210 Formulário 5 Conflito de interesses
• 6210 Form 6 Requisição de compra
• 6210 Formulário 7 Pedido de alteração
• 6210 Form 8 Reconciliação de cartão de crédito do Zions Bank
• 6210 Form 9 Procurement Card Monthly Check List Envelope
• 6210 Formulário 10 Recibo ausente
• 6210 Formulário 11 Solicitação de despesas escolares
• 6210 Formulário 12 Cotação de despesas