Ultima modifica: 26 ottobre 2023

6270 P1: Pasti (diversi dai viaggi) e procedura di apprezzamento dei dipendenti

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In conformità con la Provo City School District Meals (other than travel) and Employee Appreciation Policy, le scuole o i dipartimenti possono essere rimborsati per i pasti di lavoro necessari e per le spese occasionali di apprezzamento dei dipendenti.

Le linee guida da seguire sono le seguenti:

• I regali sono di natura personale e non è opportuno utilizzare fondi pubblici per i regali.
• Il riconoscimento è appropriato se la ragionevolezza e la frequenza sono prudenti.  
• Le donazioni per la pensione non devono superare $200.
• I regali di riconoscimento non devono superare $50 in un anno.
• Il cibo per le riunioni di riconoscimento di un dipendente che va in pensione o che termina il rapporto di lavoro non deve superare $150 in totale per i partecipanti. 
• I regali di pensionamento e di riconoscimento che superano questi importi richiedono l'approvazione del Presidente del Consiglio o del Sovrintendente.
• Tutte le carte regalo acquistate per l'apprezzamento dei dipendenti o per il pensionamento saranno aggiunte al reddito imponibile del dipendente.
• Le carte P non possono essere utilizzate per acquistare carte regalo per l'apprezzamento/il pensionamento dei dipendenti.
• Le carte regalo per l'apprezzamento/il pensionamento dei dipendenti devono essere richieste all'Ufficio commerciale del Distretto. L'ufficio commerciale dispone di un inventario delle varie carte regalo che possono essere acquistate. Una volta acquistate le carte regalo, i nomi dei dipendenti e l'importo delle carte regalo devono essere consegnati all'ufficio paghe per la rendicontazione.
• I "pasti di lavoro" necessari non devono superare $25 dollari a persona (con tasse, mancia e bevande) e sono appropriati quando:
  • Esiste uno scopo commerciale bona fide e sostanziale
  • I partecipanti sono attivamente impegnati nelle attività del distretto scolastico durante il pasto. 
  • Sono disponibili fonti di finanziamento adeguate e consentite.
  • Prima di consumare il pasto si ottengono le dovute approvazioni (per le approvazioni si veda la politica degli acquisti 6210).
  • Lo scopo della spesa deve dimostrare il buon senso
  • La spesa è adeguatamente documentata (chi, cosa, quando, dove, perché)

I pasti possono essere forniti per le riunioni se:

• La riunione dura almeno 5 ore e ha un ordine del giorno.  
• Pre-approvato dal direttore responsabile del budget da addebitare. (Quando è possibile, si deve ricorrere al servizio di nutrizione infantile del distretto).

I pasti di natura ragionevole possono essere forniti ai volontari; tuttavia, i pasti non possono essere forniti ai coniugi o ad altri membri della famiglia senza l'approvazione del sovrintendente.

Quando si acquistano i pasti, considerare:

• L'importo speso può essere comodamente difeso sotto il controllo dell'opinione pubblica?
•  Sareste liberi di preoccuparvi se le spese venissero selezionate per la revisione?
• Vi sentireste a vostro agio a leggerlo sul giornale?

Documentazione:

• Compilare il modulo 6270 F1 per l'autorizzazione ai pasti aziendali, includendo le seguenti informazioni:
  • Ricevute originali
  • La data della spesa e il nome e l'indirizzo del luogo in cui è stato consumato il pasto.
  • Lo scopo dell'attività, compreso l'ordine del giorno della riunione
  • I nomi dei partecipanti e i loro titoli o altre informazioni che attestino il loro rapporto d'affari con il soggetto che sostiene la spesa

Se le spese sono state sostenute utilizzando la carta acquisti del distretto (P-Card), includere il modulo 6270 F1 di autorizzazione ai pasti aziendali compilato come documentazione di supporto nella busta della lista di controllo mensile della carta acquisti, modulo 6211 F1.

Se si richiede il rimborso o il pagamento della fattura, compilare il modulo di richiesta di pagamento della fattura 6210 F3 (vedere le procedure di acquisto 6210 P1). Allegare il modulo al modulo di autorizzazione al pasto aziendale 6270 F1 e inviarlo alla contabilità distrettuale.

Adottato: 4/12/2028

Aggiornato: 8/1/2022

Politica e moduli

• 6270 Pasti (diversi dai viaggi) e apprezzamento dei dipendenti
• 6270 Modulo 1 Autorizzazione ai pasti aziendali