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Letzte Änderung: Oktober 26, 2023

6270 P1: Mahlzeiten (außer Reisen) und Verfahren zur Anerkennung von Mitarbeitern

In Übereinstimmung mit der Provo City School District Meals (other than travel) and Employee Appreciation Policy können Schulen oder Abteilungen für notwendige Geschäftsessen und gelegentliche Ausgaben für Mitarbeiteranerkennungen erstattet werden.

Die folgenden Leitlinien müssen beachtet werden:

  • Geschenke sind persönlicher Natur und es ist nicht angemessen, öffentliche Mittel für Geschenke zu verwenden.
  • Die Anerkennung ist angemessen, solange die Angemessenheit und die Häufigkeit umsichtig sind.  
  • Geschenke zum Ruhestand sollten $200 nicht überschreiten.
  • Anerkennungsgeschenke sollten $50 in einem bestimmten Jahr nicht überschreiten.
  • Die Verpflegung bei Veranstaltungen zur Ehrung von Mitarbeitern, die in den Ruhestand treten oder ausscheiden, sollte insgesamt $150 für die Teilnehmer nicht überschreiten. 
  • Ruhestands- und Anerkennungsgeschenke, die diese Beträge überschreiten, bedürfen der Genehmigung des Vorstandsvorsitzenden oder des Superintendenten.
  • Alle Geschenkgutscheine, die als Anerkennung für Mitarbeiter oder zur Pensionierung gekauft werden, werden dem steuerpflichtigen Einkommen des Mitarbeiters hinzugerechnet.
  • P-Karten dürfen nicht zum Kauf von Geschenkkarten für Mitarbeiter als Anerkennung oder zum Ruhestand verwendet werden.
  • Geschenkkarten für Mitarbeiter, die in den Ruhestand gehen, müssen vom District Business Office erworben werden. Die Geschäftsstelle verfügt über einen Bestand an verschiedenen Geschenkkarten, die erworben werden können. Nach dem Kauf der Geschenkkarten werden die Namen der Mitarbeiter und der Betrag der Geschenkkarten an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet, die die entsprechenden Berichte erstellt.
  • Notwendige "Geschäftsessen" sollten $25 Dollar pro Person (mit Steuern, Trinkgeld und Getränken) nicht überschreiten und sind angemessen, wenn:
    • Es besteht ein gutgläubiger und wesentlicher Geschäftszweck
    • Die Teilnehmer sind während des Essens aktiv an den Geschäften des Schulbezirks beteiligt. 
    • Geeignete und zulässige Finanzierungsquellen sind vorhanden
    • Vor der Mahlzeit werden die entsprechenden Genehmigungen eingeholt (siehe Einkaufsrichtlinie 6210 für entsprechende Genehmigungen).
    • Der Zweck der Ausgabe muss von gutem Urteilsvermögen zeugen
    • Die Ausgaben sind ordnungsgemäß dokumentiert (wer, was, wann, wo, warum)

Für Sitzungen können Mahlzeiten bereitgestellt werden, wenn:

  • Die Sitzung dauert 5 Stunden oder länger und hat eine Tagesordnung.  
  • Vorabgenehmigung durch den Direktor, der für das zu belastende Budget verantwortlich ist. (Wann immer möglich, sollte der Kinderernährungsdienst des Bezirks in Anspruch genommen werden.

Freiwilligen können Mahlzeiten in angemessenem Umfang zur Verfügung gestellt werden; allerdings dürfen Mahlzeiten für Ehepartner oder andere Familienmitglieder nur mit Genehmigung des Superintendenten bereitgestellt werden.

Beachten Sie beim Kauf von Mahlzeiten:

  • Lässt sich der ausgegebene Betrag in der Öffentlichkeit problemlos verteidigen?
  •  Wären Sie unbesorgt, wenn die Ausgaben für eine Prüfung ausgewählt würden?
  • Würden Sie sich wohl fühlen, wenn Sie darüber in der Zeitung lesen würden?

Dokumentation:

  • Füllen Sie das Formular 6270 F1 für die Genehmigung von Geschäftsessen aus und geben Sie die folgenden Informationen an:
    • Original-Quittungen
    • Datum der Ausgabe sowie Name und Anschrift des Ortes, an dem die Mahlzeit eingenommen wurde
    • Der Geschäftszweck, einschließlich einer Tagesordnung
    • Die Namen der Teilnehmer und ihre Titel oder andere Informationen, die ihre geschäftliche Beziehung zu der Person, die die Kosten verursacht, belegen

Wenn Ausgaben mit Ihrer District Procurement Card (P-Card) getätigt wurden, legen Sie das ausgefüllte Formular 6270 F1 zur Genehmigung von Geschäftsessen als Beleg in den Umschlag mit der monatlichen Checkliste für die Procurement Card, Formular 6211 F1.

Wenn Sie eine Rückerstattung oder Rechnungszahlung beantragen, füllen Sie das Formular 6210 F3 für den Antrag auf Rechnungszahlung aus (siehe Einkaufsverfahren 6210 P1). Legen Sie das Formular dem Formular 6270 F1 für die Genehmigung von Geschäftsessen bei und reichen Sie es bei der Kreditorenbuchhaltung des Distrikts ein.

Verabschiedet: 4/12/2028

Überarbeitet: 8/1/2022

Politik und Formulare

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