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Última modificação: outubro 26, 2023

6270 P1: Refeições (exceto viagens) e procedimento de agradecimento ao funcionário

De acordo com a Política de Refeições (exceto viagens) e Apreciação de Funcionários do Distrito Escolar da Cidade de Provo, as escolas ou departamentos podem ser reembolsados por refeições de negócios necessárias e despesas ocasionais de apreciação de funcionários.

As seguintes diretrizes devem ser usadas:

  • Os presentes são de natureza pessoal e não é apropriado usar fundos públicos para presentes.
  • O reconhecimento é apropriado, desde que a razoabilidade e a frequência sejam prudentes  
  • Os presentes de aposentadoria não devem exceder $200.
  • Os presentes de reconhecimento não devem exceder $50 em um determinado ano.
  • Os alimentos para reuniões em reconhecimento a funcionários que estão se aposentando ou se despedindo não devem exceder $150 no total para os participantes. 
  • Presentes de aposentadoria e reconhecimento que excedam esses valores exigem a aprovação do presidente da diretoria ou do superintendente.
  • Todos os cartões-presente comprados para agradecimento ou aposentadoria do funcionário serão adicionados à renda tributável do funcionário.
  • Os P-cards não podem ser usados para comprar cartões-presente para agradecimento/aposentadoria de funcionários.
  • Os cartões-presente para agradecimento/aposentadoria de funcionários devem ser obtidos no Escritório de Negócios do Distrito. O Escritório de Negócios terá um inventário de vários cartões-presente que podem ser comprados. Depois que os cartões-presente forem comprados, os nomes dos funcionários e a quantidade de cartões-presente serão entregues ao escritório de folha de pagamento para que seja feito o relatório necessário.
  • As "refeições de negócios" necessárias não devem exceder $25 dólares por pessoa (com impostos, gorjeta e bebida) e são apropriadas quando:
    • Há uma finalidade comercial substancial e de boa-fé
    • Os participantes estão ativamente envolvidos nos negócios do Distrito Escolar durante a refeição 
    • Fontes de financiamento apropriadas e permitidas estão disponíveis
    • As aprovações adequadas são obtidas antes da refeição (consulte a política de compras 6210 para obter as aprovações adequadas)
    • O objetivo da despesa deve demonstrar bom senso
    • A despesa está devidamente documentada (quem, o quê, quando, onde, por quê)

As refeições podem ser fornecidas para as reuniões se:

  • A reunião dura 5 horas ou mais e tem uma pauta.  
  • Pré-aprovado pelo diretor responsável pelo orçamento que está sendo cobrado. (Sempre que possível, o serviço de nutrição infantil do distrito deve ser usado.

Refeições de natureza razoável podem ser fornecidas aos voluntários; entretanto, não podem ser fornecidas refeições para cônjuges ou outros membros da família sem a aprovação do superintendente.

Ao comprar refeições, considere:

  • O valor gasto poderia ser defendido confortavelmente sob o escrutínio público?
  •  Você ficaria livre de preocupações se a despesa fosse selecionada para auditoria?
  • Você se sentiria confortável lendo sobre isso no jornal?

Documentação:

  • Preencha o Formulário 6270 F1 de Autorização de Refeição Comercial, incluindo as seguintes informações:
    • Recibos originais
    • A data da despesa e o nome e endereço do local da refeição
    • O objetivo do negócio, incluindo uma agenda de reuniões
    • Os nomes dos participantes e seus títulos ou outras informações que estabeleçam seu relacionamento comercial com o indivíduo que incorreu na despesa

Se as despesas foram incorridas usando o Cartão de Compras do Distrito (P-Card), inclua o Formulário 6270 F1 de Autorização de Refeição de Negócios preenchido como documentação de apoio no Envelope de Lista de Verificação Mensal do Cartão de Compras, Formulário 6211 F1.

Se estiver enviando para reembolso ou pagamento de fatura, preencha o Formulário de Solicitação de Pagamento de Fatura 6210 F3 (consulte os Procedimentos de Compras 6210 P1). Anexe o formulário ao Formulário de Autorização de Refeição Comercial 6270 F1 e envie-o ao Departamento de Contas a Pagar do Distrito.

Adotado: 4/12/2028

Revisado: 8/1/2022

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