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最終更新日10月 26, 2023

6270 P1:食事(出張を除く)および従業員感謝の手続き

Provo City School District Meals (other than travel) and Employee Appreciation Policy (プロボ市学区の食事(出張を除く)および従業員への感謝に関する方針) に従い、学校または部署は、必要な業務上の食事および臨時の従業員への感謝費用を払い戻すことができます。

以下のガイドラインに従わなければならない:

  • 贈与は個人的な性質のものであり、公的資金を贈与に充てることは適切ではない。
  • 妥当性と頻度が慎重である限り、認識は適切である。  
  • 退職金は$200を超えないこと。
  • レコグニション・ギフトは、その年に$50を超えてはならない。
  • 退職または解雇する従業員を称える集いでの食事は、出席者の合計で $150 を超えてはならない。 
  • これらの金額を超える退職記念品および表彰記念品は、理事会会長または教育長の承認を必要とする。
  • 従業員への感謝や退職のために購入したギフトカードはすべて、従業員の課税所得に加算される。
  • Pカードは、従業員への感謝/退職のためのギフトカードの購入には使用できません。
  • 従業員感謝/退職のためのギフトカードは、地区ビジネスオフィスから入手する必要があります。 ビジネスオフィスには、購入可能な様々なギフトカードの在庫があります。 ギフトカードを購入したら、従業員の名前とギフトカードの金額を給与計算オフィスに提出します。
  • 必要な「業務上の食事」は、1人当たり$25ドル(税金、チップ、飲み物込み)を超えてはならず、以下の場合に適切である:
    • 善意の実質的な事業目的がある。
    • 食事中、参加者は積極的に学区の業務に携わる。 
    • 適切かつ許容される資金源が利用可能である。
    • 食事の前に適切な承認を得る(適切な承認については購買方針6210を参照)。
    • 経費の目的は、適切な判断を示すものでなければならない。
    • 経費が適切に文書化されている(誰が、何を、いつ、どこで、なぜ)。

以下の場合、会合に食事が提供されることがある:

  • 会議は5時間以上で、議題がある。  
  • 請求される予算を担当するディレクターの事前承認があること。(可能な限り、地区の児童栄養サービスを利用すること。

妥当な性質の食事はボランティアに提供することができるが、管理責任者の承認がない限り、配偶者やその他の家族のために食事を提供することはできない。

食事を購入する際は、次のことを考慮する:

  • 国民の監視の目をかいくぐって、その支出額を擁護することができるだろうか?
  •  もしその経費が監査対象に選ばれても、心配はないだろうか?
  • それを新聞で読むことに抵抗はないだろうか?

ドキュメンテーション

  • ビジネスミール承認フォーム6270 F1に以下の情報を記入する:
    • 領収書原本
    • 出費の日付、食事をした場所の名前と住所
    • 会議の議題を含む事業目的
    • 参加者の氏名、役職、または経費を負担する個人との取引関係を証明するその他の情報

地区調達カード(Pカード)を使用して経費が発生した場合は、記入済みのビジネスミール承認書式6270 F1を添付書類として、調達カード月次チェックリスト封筒、書式6211 F1に含めてください。

経費精算または請求書による支払いを申請する場合は、請求書支払い申請書(Invoice Payment Request Form)6210 F3(Purchasing Procedures 6210 P1 を参照)に記入する。この書式をビジネス食事承認書式 6270 F1 に添付し、District Accounts Payable に提出してください。

採用4/12/2028

改訂:2022年8月1日

ポリシーとフォーム

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