Dernière modification : 4 octobre 2024

Policy No. 6210: Purchasing

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Objectif

The purpose of Provo City School District’s purchasing policy is to acquire goods and services in an efficient, cost-effective manner which:

• Aider le district à atteindre sa mission et ses objectifs
• Protège l'intégrité des employés du district
• Protects the integrity of the district
• Protège les actifs du district

Cette politique a pour but de définir des lignes directrices générales en matière d'achat afin de guider les employés du district dans l'acquisition de biens et de services. Ces directives sont les suivantes :

1. Provo City School District will comply with applicable state and federal purchasing laws and will use a standard procurement process outlined in the policy and procedure.
2. All contracts and purchases of goods and services of $50,000 or more require prior approval of the Provo City School District Board of Education
   • Exceptions:
     •  Dépenses spécifiquement identifiées par projet dans le budget formellement adopté par le Conseil d'éducation du district scolaire de Provo City.
     • Les dépenses normales de fonctionnement, telles que les services publics, les achats de nourriture et de fournitures pour les programmes de restauration, les dépenses liées aux salaires, qui font partie d'un budget formellement adopté.
3. Le demandeur et le supérieur hiérarchique autorisé, ou le supérieur intérimaire en l'absence du supérieur hiérarchique autorisé, doivent signer la demande.
4. Les demandes de l'administrateur et du directeur général sont approuvées par le président du conseil d'administration.
5. All contracts that create a liability for the district must reviewed and signed by the Business Administrator or their designee.
6. Situations that threaten life, health, safety or property are considered emergency situations. Emergency situations require prompt resolution. If proper authorization is not possible, district employees are authorized to remove the immediate threat to life, health, safety, or property in the most cost-effective manner possible. Proper authorization is to be obtained no later than the next business day.
7. L'achat de biens et de services avec des fonds du district à des fins personnelles ou de gain personnel est strictement interdit. Cela inclut l'utilisation d'une carte de crédit personnelle afin de recevoir des "points" ou des "miles".
8. Toutes les rémunérations des employés doivent être traitées par le système de paie.
9. All procurement will follow the standard procurement process with the following exceptions:
   • Acquisition or disposition of real property or an interest in real property, including a lease of real property.
   • Employment contracts or collective bargaining agreements
   • Acquisition of a procurement item from other public entity (state or any other government entity within the state that expends public funds)
   • Grants (except as specifically addressed by policy)
   • Hiring a mediator, arbitrator, or arbitration panel member to participate in the district’s dispute resolution efforts
   • Sole Source Procurement
   • Transitional Costs/Best interest
   • Extension of Contract
   • Trial Use Contract
   • Emergency Procurement
10. Le district scolaire de Provo City mettra en œuvre des procédures conformes à cette politique qui couvrent, sans s'y limiter, les points suivants :
    • Documentation appropriée des transactions
    • Protection des employés et des biens
    • Formation des employés aux politiques et procédures
11. Le Provo City School District suivra également les procédures de passation de marchés requises par la loi et énoncées dans le Code des marchés publics de l'État de l'Utah (Utah State Procurement Code 63G-6a).

The District’s Procurement Official is the Business Administrator or designee.

The Procurement Official has the authority to

• Manage and supervise any procurement to ensure, to the extent practicable, that taxpayers receive the best value
• Prepare and issue standard specifications for procurement items
• Review contracts, coordinate contract compliance, conduct contract audits and approve change orders

At any state of the procurement process, upon determining that a District procurement is out of compliance with the Utah Procurement Code or governing regulations, the Procurement Official may correct, amend, or cancel the procurement.

If, at any time during the term of a contract awarded by the District, the Procurement Official determines that the contract is out of compliance wit the Utah Procurement Code or governing regulations, the Procurement Official my correct or amend the contract to bring it into compliance of cancel the contract, after consulting with legal counsel, if the Procurement Official determines that correcting, amending, or canceling the contract is in the district’s best

Références juridiques

• Code de l'État de l'Utah 63G-6a
• Utah Admin Code R33

Approuvé par le Conseil d'éducation

• 10 septembre 2024                

Révisé

•  July 1, 2011
•  13 décembre 2016
• 10 septembre 2024

Procédures et formulaires

• 6210 Procédure 1 Achats
• 6210 Procédure 2 Passation de marchés dans le domaine de la nutrition infantile
• 6210 Formulaire 1 Écriture de journal
• 6210 Formulaire 2 Demande de petite caisse
• 6210 Formulaire 3 Facture Demande de paiement
• 6210 Form 4 Sole Source Justification
• 6210 Formulaire 5 Conflit d'intérêts
• 6210 Formulaire 6 Demande d'achat
• 6210 Formulaire 7 Ordre de modification
• 6210 Formulaire 8 Rapprochement des cartes de crédit de la Zions Bank
• 6210 Form 9 Procurement Card Monthly Check List Enveloppe
• 6210 Formulaire 10 Reçu manquant
• 6210 Formulaire 11 Demande de dépenses scolaires
• 6210 Formulaire 12 Devis de dépenses