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Última modificación: 4 de octubre de 2024

Política nº 6210: Compras

Propósito

El propósito de la política de compras del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo es adquirir bienes y servicios de una manera eficiente y rentable que:

  • Ayuda al Distrito a cumplir su misión y sus objetivos
  • Protege la integridad de los empleados del distrito
  • Protege la integridad del distrito
  • Protege el patrimonio del distrito

Esta política tiene por objeto esbozar las directrices generales de compra para orientar a los empleados del distrito en la adquisición de bienes y servicios. Estas directrices son:

  1. El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo cumplirá con las leyes de compras estatales y federales aplicables y utilizará un proceso de adquisición estándar descrito en la política y el procedimiento.
  2. Todos los contratos y compras de bienes y servicios de $50,000 o más requieren la aprobación previa de la Junta de Educación del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo.
    • Excepciones:
      •  Gastos específicamente denominados por proyecto en el presupuesto adoptado formalmente por el Consejo de Educación del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo.
      • Gastos de funcionamiento normales en curso, como servicios públicos, compras de alimentos/suministros del programa de servicios alimentarios, gastos relacionados con las nóminas, que forman parte de un presupuesto adoptado formalmente.
  3. Tanto el solicitante como el supervisor inmediato autorizado, o el supervisor en funciones en ausencia del supervisor inmediato autorizado, deben firmar la solicitud.
  4. Las solicitudes del administrador de la empresa y del superintendente son aprobadas por el presidente de la junta.
  5. Todos los contratos que crean una responsabilidad para el distrito deben ser revisados y firmados por el Administrador de Empresas o su designado.
  6. Las situaciones que amenazan la vida, la salud, la seguridad o la propiedad se consideran situaciones de emergencia. Las situaciones de emergencia requieren una resolución rápida. Si no es posible obtener la debida autorización, los empleados del distrito están autorizados a eliminar la amenaza inmediata a la vida, la salud, la seguridad o la propiedad de la manera más rentable posible. La debida autorización debe obtenerse a más tardar el siguiente día hábil.
  7. Las compras de bienes y servicios con fondos del distrito para uso o beneficio personal están estrictamente prohibidas. Esto incluye el uso de la tarjeta de crédito personal con el fin de recibir "puntos" o "millas".
  8. Todas las retribuciones de los empleados deben procesarse a través del sistema de nóminas.
  9. Todas las adquisiciones seguirán el proceso de contratación estándar con las siguientes excepciones:
    • Adquisición o enajenación de bienes inmuebles o de una participación en bienes inmuebles, incluido el arrendamiento de bienes inmuebles.
    • Contratos de trabajo o convenios colectivos
    • Adquisición de un artículo de contratación de otra entidad pública (estado o cualquier otra entidad gubernamental dentro del estado que gaste fondos públicos).
    • Subvenciones (excepto las específicamente contempladas en la política)
    • Contratar a un mediador, árbitro o miembro de un panel de arbitraje para que participe en los esfuerzos de resolución de conflictos del distrito.
    • Adquisición de fuente única
    • Costes transitorios/Interés óptimo
    • Prórroga del contrato
    • Contrato de prueba
    • Adquisiciones de emergencia
  10. El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo implementará procedimientos de conformidad con esta política que cubren pero no se limitan a:
    • Documentación adecuada de las transacciones
    • Protección de empleados y activos
    • Formación sobre políticas y procedimientos para los empleados
  11. El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo también seguirá los procedimientos de adquisición requeridos por la ley y establecidos en el Código de Adquisiciones del Estado de Utah 63G-6a.

El responsable de adquisiciones del distrito es el administrador de la empresa o la persona que éste designe.

El responsable de adquisiciones está facultado para

  • Gestionar y supervisar cualquier contratación pública para garantizar, en la medida de lo posible, que los contribuyentes reciban la mejor relación calidad-precio.
  • Preparar y publicar especificaciones estándar para los artículos de adquisición
  • Revisar los contratos, coordinar su cumplimiento, realizar auditorías de los mismos y aprobar las órdenes de cambio.

En cualquier estado del proceso de adquisición, al determinar que una adquisición del Distrito no cumple con el Código de Adquisiciones de Utah o con las regulaciones vigentes, el Funcionario de Adquisiciones puede corregir, enmendar o cancelar la adquisición.

Si, en cualquier momento durante la vigencia de un contrato adjudicado por el Distrito, el Funcionario de Adquisiciones determina que el contrato no cumple con el Código de Adquisiciones de Utah o los reglamentos vigentes, el Funcionario de Adquisiciones puede corregir o enmendar el contrato para que cumpla o cancelar el contrato, después de consultar con un asesor legal, si el Funcionario de Adquisiciones determina que corregir, enmendar o cancelar el contrato es lo mejor para el Distrito.

Referencias legales

  • Código del Estado de Utah 63G-6a
  • Código Administrativo de Utah R33

Aprobado por la Junta Directiva

  • 10 de septiembre de 2024                

Revisado

  •  1 de julio de 2011
  •  13 de diciembre de 2016
  • 10 de septiembre de 2024

Procedimientos y formularios

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