Última modificación: 4 de octubre de 2024

Política nº 6210: Compras

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Propósito

The purpose of Provo City School District’s purchasing policy is to acquire goods and services in an efficient, cost-effective manner which:

• Ayuda al Distrito a cumplir su misión y sus objetivos
• Protege la integridad de los empleados del distrito
• Protects the integrity of the district
• Protege el patrimonio del distrito

Esta política tiene por objeto esbozar las directrices generales de compra para orientar a los empleados del distrito en la adquisición de bienes y servicios. Estas directrices son:

1. Provo City School District will comply with applicable state and federal purchasing laws and will use a standard procurement process outlined in the policy and procedure.
2. All contracts and purchases of goods and services of $50,000 or more require prior approval of the Provo City School District Board of Education
   • Exceptions:
     •  Gastos específicamente denominados por proyecto en el presupuesto adoptado formalmente por el Consejo de Educación del Distrito Escolar de la Ciudad de Provo.
     • Gastos de funcionamiento normales en curso, como servicios públicos, compras de alimentos/suministros del programa de servicios alimentarios, gastos relacionados con las nóminas, que forman parte de un presupuesto adoptado formalmente.
3. Tanto el solicitante como el supervisor inmediato autorizado, o el supervisor en funciones en ausencia del supervisor inmediato autorizado, deben firmar la solicitud.
4. Las solicitudes del administrador de la empresa y del superintendente son aprobadas por el presidente de la junta.
5. All contracts that create a liability for the district must reviewed and signed by the Business Administrator or their designee.
6. Situations that threaten life, health, safety or property are considered emergency situations. Emergency situations require prompt resolution. If proper authorization is not possible, district employees are authorized to remove the immediate threat to life, health, safety, or property in the most cost-effective manner possible. Proper authorization is to be obtained no later than the next business day.
7. Las compras de bienes y servicios con fondos del distrito para uso o beneficio personal están estrictamente prohibidas. Esto incluye el uso de la tarjeta de crédito personal con el fin de recibir "puntos" o "millas".
8. Todas las retribuciones de los empleados deben procesarse a través del sistema de nóminas.
9. All procurement will follow the standard procurement process with the following exceptions:
   • Acquisition or disposition of real property or an interest in real property, including a lease of real property.
   • Employment contracts or collective bargaining agreements
   • Acquisition of a procurement item from other public entity (state or any other government entity within the state that expends public funds)
   • Grants (except as specifically addressed by policy)
   • Hiring a mediator, arbitrator, or arbitration panel member to participate in the district’s dispute resolution efforts
   • Sole Source Procurement
   • Transitional Costs/Best interest
   • Extension of Contract
   • Trial Use Contract
   • Emergency Procurement
10. El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo implementará procedimientos de conformidad con esta política que cubren pero no se limitan a:
    • Documentación adecuada de las transacciones
    • Protección de empleados y activos
    • Formación sobre políticas y procedimientos para los empleados
11. El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo también seguirá los procedimientos de adquisición requeridos por la ley y establecidos en el Código de Adquisiciones del Estado de Utah 63G-6a.

The District’s Procurement Official is the Business Administrator or designee.

The Procurement Official has the authority to

• Manage and supervise any procurement to ensure, to the extent practicable, that taxpayers receive the best value
• Prepare and issue standard specifications for procurement items
• Review contracts, coordinate contract compliance, conduct contract audits and approve change orders

At any state of the procurement process, upon determining that a District procurement is out of compliance with the Utah Procurement Code or governing regulations, the Procurement Official may correct, amend, or cancel the procurement.

If, at any time during the term of a contract awarded by the District, the Procurement Official determines that the contract is out of compliance wit the Utah Procurement Code or governing regulations, the Procurement Official my correct or amend the contract to bring it into compliance of cancel the contract, after consulting with legal counsel, if the Procurement Official determines that correcting, amending, or canceling the contract is in the district’s best

Referencias legales

• Código del Estado de Utah 63G-6a
• Utah Admin Code R33

Aprobado por la Junta Directiva

• 10 de septiembre de 2024                

Revisado

•  July 1, 2011
•  13 de diciembre de 2016
• 10 de septiembre de 2024

Procedimientos y formularios

• 6210 Procedimiento 1 Compras
• 6210 Procedimiento 2 Adquisición de alimentos para niños
• 6210 Formulario 1 Asiento
• 6210 Formulario 2 Solicitud de caja chica
• 6210 Formulario 3 Solicitud de pago de facturas
• 6210 Formulario 4 Justificación de fuente única
• 6210 Formulario 5 Conflicto de intereses
• 6210 Formulario 6 Requisición de compra
• 6210 Formulario 7 Orden de cambio
• 6210 Formulario 8 Conciliación de tarjetas de crédito del Zions Bank
• 6210 Formulario 9 Tarjeta de adquisición Lista de comprobación mensual Sobre
• 6210 Formulario 10 Recibo faltante
• 6210 Formulario 11 Solicitud de gastos escolares
• 6210 Formulario 12 Presupuesto de gastos