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Letzte Änderung: Oktober 4, 2024

Politik Nr. 6210: Beschaffung

Zweck

Das Ziel der Einkaufspolitik des Provo City School District ist es, Waren und Dienstleistungen auf effiziente und kostengünstige Weise zu erwerben:

  • Unterstützt den Distrikt bei der Erfüllung seiner Aufgaben und Ziele
  • Schützt die Integrität der Distriktmitarbeiter
  • Schützt die Integrität des Stadtteils
  • Schützt das Vermögen des Distrikts

Diese Richtlinie soll allgemeine Einkaufsrichtlinien aufstellen, die den Angestellten des Distrikts bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen helfen sollen. Diese Richtlinien sind:

  1. Der Provo City School District hält sich an die geltenden staatlichen und bundesstaatlichen Beschaffungsgesetze und wendet ein Standardbeschaffungsverfahren an, das in den Richtlinien und Verfahren beschrieben ist.
  2. Alle Verträge und Käufe von Waren und Dienstleistungen im Wert von $50.000 oder mehr bedürfen der vorherigen Genehmigung durch den Bildungsausschuss des Provo City School District
    • Ausnahmen:
      •  Ausgaben, die in dem vom Board of Education des Provo City School District formell verabschiedeten Haushaltsplan ausdrücklich nach Projekten aufgeführt sind.
      • Laufende normale Betriebsausgaben wie Versorgungsleistungen, Einkäufe von Lebensmitteln aus dem Verpflegungsprogramm und Ausgaben für die Gehaltsabrechnung, die Teil eines offiziell verabschiedeten Haushalts sind.
  3. Sowohl der Antragsteller als auch der bevollmächtigte unmittelbare Vorgesetzte bzw. der stellvertretende Vorgesetzte bei Abwesenheit des bevollmächtigten unmittelbaren Vorgesetzten müssen den Antrag unterzeichnen.
  4. Die Anträge des Geschäftsführers und des Superintendenten werden vom Vorstandsvorsitzenden genehmigt.
  5. Alle Verträge, die eine Haftung für den Distrikt begründen, müssen vom Business Administrator oder seinem Beauftragten geprüft und unterzeichnet werden.
  6. Situationen, die Leben, Gesundheit, Sicherheit oder Eigentum bedrohen, werden als Notfallsituationen betrachtet. Notsituationen erfordern eine schnelle Lösung. Wenn eine ordnungsgemäße Genehmigung nicht möglich ist, sind die Mitarbeiter des Distrikts befugt, die unmittelbare Bedrohung für Leben, Gesundheit, Sicherheit oder Eigentum auf die kostengünstigste Weise zu beseitigen. Eine ordnungsgemäße Genehmigung muss spätestens am nächsten Arbeitstag eingeholt werden.
  7. Der Kauf von Waren und Dienstleistungen mit Mitteln des Distrikts zum persönlichen Gebrauch oder zur persönlichen Bereicherung ist streng verboten. Dazu gehört auch die Verwendung einer persönlichen Kreditkarte, um "Punkte" oder "Meilen" zu erhalten.
  8. Alle Arbeitnehmerentgelte müssen über das Gehaltsabrechnungssystem abgewickelt werden.
  9. Alle Beschaffungen erfolgen nach dem üblichen Beschaffungsverfahren mit folgenden Ausnahmen
    • Erwerb oder Veräußerung eines Grundstücks oder eines Anteils an einem Grundstück, einschließlich der Vermietung eines Grundstücks.
    • Arbeitsverträge oder Tarifverträge
    • Erwerb eines Beschaffungsgegenstandes von einer anderen öffentlichen Einrichtung (Staat oder eine andere staatliche Einrichtung innerhalb des Staates, die öffentliche Mittel ausgibt)
    • Zuschüsse (außer in den Fällen, in denen die Politik dies ausdrücklich vorsieht)
    • Beauftragung eines Mediators, Schiedsrichters oder Schiedsgerichtsmitglieds zur Teilnahme an den Konfliktlösungsbemühungen des Distrikts
    • Sole-Source-Beschaffung
    • Übergangskosten/Bestes Interesse
    • Vertragsverlängerung
    • Vertrag zur probeweisen Nutzung
    • Notfall-Beschaffung
  10. Der Provo City School District wird im Einklang mit dieser Richtlinie Verfahren einführen, die unter anderem Folgendes umfassen:
    • Ordnungsgemäße Dokumentation der Vorgänge
    • Schutz von Mitarbeitern und Vermögenswerten
    • Schulung der Mitarbeiter zu Richtlinien und Verfahren
  11. Der Provo City School District wird auch die gesetzlich vorgeschriebenen und im Utah State Procurement Code 63G-6a festgelegten Beschaffungsverfahren einhalten.

Der Beschaffungsbeauftragte des Distrikts ist der Business Administrator oder ein von ihm Beauftragter.

Der Beschaffungsbeauftragte hat die Befugnis

  • Verwaltung und Überwachung aller Beschaffungsvorgänge, um soweit wie möglich sicherzustellen, dass die Steuerzahler den besten Wert erhalten
  • Ausarbeitung und Herausgabe von Standardspezifikationen für Beschaffungsartikel
  • Überprüfung von Verträgen, Koordinierung der Vertragserfüllung, Durchführung von Vertragsprüfungen und Genehmigung von Änderungsaufträgen

In jeder Phase des Beschaffungsprozesses kann der Beschaffungsbeamte, wenn er feststellt, dass eine Beschaffung des Distrikts nicht mit dem Utah Procurement Code oder den geltenden Vorschriften übereinstimmt, die Beschaffung korrigieren, abändern oder stornieren.

Wenn der Beschaffungsbeamte zu irgendeinem Zeitpunkt während der Laufzeit eines vom Distrikt vergebenen Auftrags feststellt, dass der Auftrag nicht mit dem Utah Procurement Code oder den geltenden Vorschriften übereinstimmt, kann der Beschaffungsbeamte den Auftrag korrigieren oder abändern, um ihn in Übereinstimmung mit den Vorschriften zu bringen, oder den Auftrag nach Rücksprache mit einem Rechtsberater stornieren, wenn der Beschaffungsbeamte feststellt, dass die Korrektur, Änderung oder Stornierung des Auftrags im besten Interesse des Distrikts ist

Rechtliche Hinweise

  • Gesetzbuch des Bundesstaates Utah 63G-6a
  • Utah Admin Code R33

Genehmigt durch den Bildungsrat

  • 10. September 2024                

Überarbeitet

  •  1. Juli 2011
  •  13. Dezember 2016
  • 10. September 2024

Verfahren und Formulare

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