最後一次修改：4 10 月, 2024

6210 程序 1 購買/付款

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I.供应商遴选

1. 報價和投標要求
   • 单项采购金额等于或超过 $5,000 美元时，至少需要两个书面报价。
   • 如果交易总额等于或超过 $10,000（不考虑单项成本），则在购买前必须进行两次书面报价。如果交易总额等于或超过 $10,000 美元，则必须在购买前输入 Linq。
   • 单项采购金额等于或超过 $5,000 美元时，至少需要两份书面报价，并必须输入 Linq 供审批。如有必要，业务服务部门将提供协助。(儿童营养部除外，该部门必须对超过 $10,000 的任何物品进行报价）。
   • 超过 $50,000 美元的新单项采购需要三份书面报价和董事会批准。董事会在预算过程中批准的超过 $50,000 美元的项目无需额外批准即可购买。在采购或签订合同之前，必须将报价和批准记录在案。如有必要，业务服务部门将协助获取报价。请购单必须输入 Linq 进行审批。
   • 超过 $80,000 美元的采购需要密封投标/征求建议书，必须由商业服务部门处理并经董事会批准。
   •  根据州采购守则和规则，不得人为分割采购，以违反采购政策或程序
   • 关于需要签订合同的采购，请参见第 IV 部分。
2. 供應商選擇/獎勵
   • 猶他州採購法規要求合格/預選供應商以最低價格出價，除非有理由使用價格更高的供應商。採購法規的例外情況必須獲得業務服務部的批准。
   • 「授標 」是指在滿足校區盡職調查的要求後，根據標準採購程序或允許的例外情況，確定和選擇一個可以與校區簽訂合同的供應商。除非在招標文件或例外處理文件中另有明確規定，否則在所有各方和批准當局完全簽訂所產生的合同，或簽訂採購訂單文件並交付獲獎供應商之前，授標或授標通知並不產生或構成具有約束力的合同。
   • 学区可使用州合同选择各级供应商，无需额外投标。无论州合同情况如何，联邦儿童营养标准仍要求额外投标。
   • 为普罗沃市教育局采购用品或服务的员工不得要求或接受供应商的任何付款或个人利益。
   • 单一来源理由很少获得批准，必须以书面形式申请地区采购批准。必须填写唯一来源理由申请表 6210 F4。
   • 普罗沃市教育局儿童营养计划的采购必须符合 "购买美国货 "规定要求。请参见以下内容
     • 1998 年《威廉-F-古德林儿童营养重新授权法案》（公法 105-336）第 104(d)节增加了一项条款，即《国家营养补助金法》（NSLA）第 12(n)节（《美国法典》第 42 篇第 1760(n)节），要求学校食品管理机构（SFA）在最大可行范围内购买国内商品或产品。NSLA 第 12(n)节将 "国内商品或产品 "定义为在美国生产的农产品和在美国加工的食品，这些食品大量使用在美国生产的农产品。因此，51% 以上的最终加工产品（按重量或体积计算）必须由国内种植的农产品构成。因此，对于未经加工的食品，农产品必须是国内的，而对于加工食品，必须是使用国内农产品食品成分在国内加工的，按重量或体积计算，必须由超过 51% 的国内种植物品组成。产品的食品成分被视为农产品。"食品成分 "是指构成可报销膳食的食品类别之一。食品成分包括：肉类/肉类替代品、谷物、蔬菜、水果和液态奶。按重量或体积计算，加工产品必须含有 51% 以上的美国原产食品成分。关岛、美属萨摩亚、维尔京群岛、波多黎各和北马里亚纳群岛作为美国的属地，其产品可按此规定购买。"购买美国货 "规定（7 CFR 210.21(d)）是学校食堂在采购学校供餐计划中供应的商业食品时必须遵守的采购标准之一。
     • 為了符合規定和審核的目的，SFA 將以書面形式要求供應商（即製造商或經銷商）提供任何加工後的 最終產品中美國含量百分比的具體資訊，以便記錄國產百分比（需提供書面證明，描述商品和 產品中農業食品成分的國產含量），以及識別原產國為美國或其領土的送貨發票和收據，如果是非 國產產品，則需提供有限的例外規定。有限例外是指在使用國產產品確實不可行的情況下，允許購買不符合「國產」標準（非國產）的產品。在使用例外規定前，將考慮購買非國產食品的替代方案。有限的例外規定將作為最後的手段。例外規定包括1) 該產品無法在美國生產或製造出足夠且可合理取得的品質滿意的數量；或 2) 競爭性投標顯示美國產品的成本遠高於非國產產品。
     • 购买美国货 "规定支持本地和小型企业。使用来自当地的食品既支持了当地农民，又为学校膳食计划中的儿童提供了健康的选择，同时还支持了当地经济。根据联邦法规（2 CFR 200.321）的要求，要求遵守 "购买美国货 "规定也支持学校食堂和餐馆与当地或小型、少数民族及妇女所有的企业合作。必须采取积极措施，确保尽可能使用小型企业、少数民族企业和妇女拥有的企业。扶持措施包括1) 将合格的小型企业、少数族裔企业和妇女拥有的企业列入招标名单；2) 只要小型企业、少数族裔企业和妇女拥有的企业是潜在的来源，就确保向它们招标；3) 酌情利用小型企业管理局和商务部少数族裔企业发展局等组织的服务和援助。
3. 利益冲突
   • 在可能存在利益冲突的情况下，所有供应商的选择都必须通过商业服务部门进行，并且必须提交利益冲突表 6210 F5。
4. 預算考量
   • 采购的批准取决于可用预算。超出可用预算的采购将退还申请者。
5. 下訂單
   • 以下项目需要投标书和/或批准书：
     • 采购申请 -（可在任何 $ 向 Alio 提交）
     • 采购卡（p-cards）--参见政策/程序 6215。
6. 禁運
   • 如果有理由相信某人曾參與任何可能導致被取消資格的活動，採購官員可因故禁止該人考慮授予合同，最長期限為三年，或暫時禁止該人考慮授予合同。暫停期限不得超過三個月，除非已針對可能導致取消資格的違法行為提出起訴。
     • 取消資格的原因包括
       • 因取得或企圖取得公共或私人合約或分包合約，或在履行公共或私人合約或分包合約的過程中，觸犯刑事罪行而被定罪
       • 根據州或聯邦法規被判犯有挪用公款、盜竊、偽造、賄賂、偽造或破壞記錄、收受贓物的罪行，或其他任何顯示缺乏商業誠信或商業誠實的罪行，而這些罪行目前會嚴重且直接地影響作為校區承包商的責任。
       • 根據州或聯邦反托拉斯法規被定罪
       • 無充分理由而未依合約條款履約
       • 違反採購法或校區採購政策的行為
       • 採購官員認為非常嚴重且強烈，會影響作為地區承包商的責任的任何其他原因，包括被其他政府實體取消資格
   • 區域可考慮任何取消資格的原因，作為判定對邀請作出回應的人不負責任的依據，而不受任何取消其資格或暫停其職務的努力或程序所影響，即使區域未選擇尋求取消資格或暫停其職務。
   • 從任何在接收投標、建議書或其他提交文件的到期日被暫停、禁止或因其他原因不符合資格的人士處收到的投標、建議書或其他提交文件，將被本區拒絕。
   • 在本州有未清繳留置稅的人士不得向本區提交報價、投標、要約，此類人士也不得簽約向本區提供採購項目。但是，如果學區採購官認為這樣做符合學區的最佳利益，則學區可以對特定和特殊的報價、投標、要約或合約給予此項禁令的例外處理。校區可拒絕違反此禁令的報價、投標或要約。
7.  偏好設定
   • 對於所有採購項目，猶他州區應對提供在猶他州生產、製造、開採、生長或執行的採購項目（「猶他州項目」）的投標人給予對等優惠，而對提供在任何州生產、製造、開採、生長或執行的採購項目（「州外優先項目」）的投標人給予或要求給予該州生產、製造、開採、生長或執行的採購項目優惠。對等優惠的金額應等同於其他州對該特定採購項目所實施的優惠金額。為了獲得本節規定的對等優惠，投標人必須在標書上證明所提供的採購項目是猶他州項目。若未在標書上證明，則放棄互惠優惠。
   • 如果負責任的投標者提交了最低的回應性出價，提供了州外的優先項目，如果另一個負責任的投標者提交了回應性出價，提供了猶他州的項目，在互惠優先權的利益下，另一個投標者的出價等於或低於最初的最低出價，校區應 (1) 通知猶他州的項目投標者，該投標者有資格成為優先投標者；以及 (2) 如果投標者在通知後 72 小時內書面同意滿足低價出價，則向優先投標者進行採購。校區在通知優先出價者時，應包括最低出價者所提交的確切價格。在通知優先出價者後 72 小時內，校區不得與任何其他出價者簽訂採購合約。如果有一個以上的優先投標者，校區應將合同授予原先出價最低的願意優先投標者。如果有兩個或兩個以上出價同樣低的優先投標者，校區應遵守採購政策委員會的規則來決定應將合同授予哪個投標者。
   • 如果應用本節可能會危及聯邦資金的接收，則本節不適用。
   • 居民承包商」是指個人、合夥企業、公司或其他商業實體，其主要營業地點位於猶他州，或其僱用的工人為猶他州居民，且在公共合約首次招標當日仍在經營業務。
   • 在授予建築合約時，地區應給予居民承包商與來自任何州的非居民承包商互惠的優先權，該州給予或要求給予來自該州的承包商優先權。互惠優惠的金額應等同於非居民承包商所在州的優惠金額。要獲得本節規定的互惠優惠，投標人應在標書上證明其符合居民承包商資格。如果沒有在標書上證明，則放棄互惠優惠。
   • 如果提交最低回應性出價的負責承包商是非居民承包商，且其主要營業地點在給予或要求優待來自該州承包商的州，而如果一個負責任的居民承包商也提交了回應性出價，且在互惠優待的利益下，居民承包商的出價等於或少於原始最低出價、該居民承包商的出價等於或低於原來的最低出價，如果該承包商在收到優先居民承包商資格通知後 72 小時內書面同意滿足低價出價，則區應通知該居民承包商該居民承包商符合優先居民承包商資格，並將合同簽發給該居民承包商。校區通知應包括最低投標者提交的確切價格。在向優先居民承包商發出通知後 72 小時內，校區不得與任何其他投標者簽訂建築合約。如果有一個以上的首選居民承包商，校區應將合同授予願意的首選居民承包商，該承包商最初是最低的首選居民承包商。如果有兩個或兩個以上同樣低價的優先居民承包商，校區應遵守採購政策委員會的規則來決定應將合同授予哪個投標者。
   • 如果應用本節可能會危及聯邦資金的接收，則本節不適用。
   • 如果猶他州產品優惠或猶他州居民承包商優惠與涉及聯邦援助、聯邦合約資金或聯邦財務參與資金支出的採購的聯邦要求相衝突，則均不適用。

II.徵求建議書 (RFP)、徵求資訊 (RFI)、徵求資格聲明 (RFQ)

1. 補充採購程序可用於協助標準採購程序。在學區政策範圍內，當物品或專案的採購金額超過 $80,000 元時，一般會使用 RFP、RFI 或 RFQ。個人服務不受這些規定的限制，但可用於選擇新的供應商。
2. 校區人員將向商業服務部提供有關所提交的任何請求的資訊和規格。草擬每項規格時，應以清楚說明校區需求及鼓勵競爭為目標，並應強調滿足校區需求所需的功能或效能標準。
3. 有利益衝突的人，或預期會對提案做出回應的人，不得參與撰寫規格書，也不得受雇於任何對本徵求提出回應的組織。
4. 猶他州招標網站將用於張貼、收集和審查潛在供應商提交的資訊。公告亦應包含在校區的主網站上。公告應在提交回應截止日期前至少七 (7) 天提供。
5. 校區可在公開張貼開始後，向潛在供應商提供個別通知。
6. 如果符合校區的最佳利益，校區可取消招標或全部或部分拒絕投標和建議書。取消或拒絕的理由應作為合約檔案的一部分，並應提供給公眾查閱。在取消之後，校區應重新徵求回應或撤回該採購項目的請購單。
7. 如果招標回應違反招標要求、在截止日期後提交或不符合回應標準，校區可能會拒絕該招標回應。如果提交的供應商不負責任、違反採購法或法規、有不道德的行為、有未清繳的留置稅、或供應商情況的變化會導致學區拒絕回應，則學區可能會拒絕其邀請回應。供應商未能簽署適用的採購文件，也可能在 90 天後被拒絕。如果供應商被拒絕，校區會向供應商書面說明原因。
8. 在開啟回覆之後，但在授標之前，當區域以書面方式判定存在下列情況之一時，可以取消招標：
   •  任何人未符合招標文件中的工作範圍或其他要求，且所有招標回覆均被確定為不符合要求或不負責任。
   • 發生違反守則、規則或政策的情況
   • 在招標中引用了不完整、錯誤或含糊不清的規格或要求
   • 已經或必須修改招標中的規格
   • 所徵求的採購項目已不再需要
   • 該邀請未規定考慮地區成本的所有因素，例如運輸成本、保固、服務和維護
   • 所收到的招標回覆顯示，該地區的需求可由不同於招標中的較便宜採購項目滿足。
   • 所有收到的原本可接受的邀請回覆均處於不合理的程序，或只收到一份邀請回覆，且採購人員無法確定投標價格或成本提案的合理性
   • 州法（猶他州採購法第 63G 篇第 6a 章）或行政規則中規定的其他原因
   • 採購官員認為構成合理理由的其他情況
   • 取消合約不得用於將合約轉給受青睞的供應商，或使之前在招標中被取消資格或被拒絕的供應商有資格獲得同一採購項目的合約。
9. 校區可允許更正具回應性的邀請書中的非重要錯誤，包括簽名缺失、附錄確認、專業執照副本缺失、排版錯誤、邀請書不準確造成的錯誤，以及其他非重要錯誤。校區應要求以書面形式作出更正，並規定作出更正的截止期限。
10. 校區可向廠商提出書面要求，請其澄清回應性徵求中的資訊，或提供校區認為確定回應可行性所需的額外資訊。校區應制定並執行提交資訊的截止期限。
11. 只有在 RFP 流程中才允許最佳和最終報價。
12. 資訊索取可尋求廣泛的資訊，包括可用性、時間表、標準與實踐、規格、訓練、新技術、供應商的能力以及替代解決方案。RFI 並非採購程序，不得用於議價、簽訂合約或決定採購的允許性。
    • 根據猶他州政府記錄存取與管理法案 (Utah Government Records Access and Management Act) 的規定，隨「索取資料通知」提交的資訊被視為「受保護」資訊。潛在回應者必須提供書面的商業機密聲明及支持該聲明的簡明理由聲明。

III.採購/付款核准

所有采购/付款均需两名学区员工批准。所有供应商请购单必须输入 Linq。

1. 單一項目低於 $5,000，且交易總額不超過 $9,999
   • 无需投标。(超过 $3,500 美元的部分必须获得两次报价）。
2. 單一項目購買金額等於或高於 $5,000 或總交易金額等於或高於 $10,000
3. 需要兩份書面報價。請購單必須輸入 Linq 以供核准。向不接受採購訂單的供應商採購，必須在取得報價後，由商業服務部進行。(兒童營養部除外，該部門必須就 $3,500 以上的任何項目取得報價）。
   • 新的单项采购或项目
   • 必须提交教育委员会批准，除非在预算过程中已获得批准。
   • 相关校长、主任、区委委员或总监或其缺席时的代理签字。
   • 业务管理员事先签字。
   • 总监事先签字。
   • 单项采购或超过 $50,000 美元的项目需要至少三份书面报价，并必须在董事会批准后输入 Linq。必要时，业务服务部门将协助招标。
   • 单项采购或超过 $80,000 美元的项目需要密封投标/征求建议书，必须由企业服务 处处理。
4. 建築物增建、改良及修改
   • 事先获得基建设施委员会的批准
   • 总费用超过 $50,000 美元的所有项目均需事先获得董事会批准。
   • 不得人为地划分项目以违反采购政策或程序。
5. 請參閱施工採購政策 6212.核准門檻
   • 超过 $20,000 美元的请购单需经主管和业务主管批准。
   • 超过 $50,000 美元的单项物品请购单需经董事会批准。

IV.採購請求單和採購訂單

1. 選擇供應商（請參閱第 I 節）
   • 如果供应商不在 Linq 中，则必须向学区商业服务部门提交 W-9 表格，以便输入 Linq。
2. 下訂單
   • 请购单必须输入 Linq。所需的投标书必须与采购文件一起保存，并在创建定购单时扫描存档。
   • 学校/部门工作人员将向供应商提交订购单。
3. 接收採購訂單
   • 接收器将
     • 收到包裹和箱子时要打开。
     • 检查所装物品的数量是否正确、有无损坏以及装运物品是否正确。
     • 将短缺、超额、不正确或损坏的物品通知供应商。
     • 在 Linq 中接收采购订单。
     • 在发票上加盖 "应付账款印章 "或写上所需信息（采购订单、收货日期、供应商编号）。
     • 扫描发票并将其放入 Linq Archive 的未归档文件夹中
     • 除非通过学校支票账户付款，否则应付账款部将处理发票付款。

V.合約

1. 聯絡人
   • 如果采购目的要求签订合同、租赁协议或其他具有法律约束力的协议，则必须由业务主管签 署合同副本，包括附录。
   • 所有软件合同必须附有供应商签署的保密协议，作为合同的一部分，见 6210 F10。

参见政策 6220 个人服务/顾问合同。

VI.變更訂單

在更改合同、交付或接受额外货物或开始额外工作之前，任何增加费用的采购订单或合 同变更都必须得到业务服务部门的批准和处理。

VII.地區付款方式

1. 应付账款
   • 学校或学区应付账款是任何带发票采购的首选付款方式。
   • 应付账款支付所有地区采购订单项目和发票金额。
   • 收到的所有与地区采购订单有关的发票；
     • 在 Linq 中验证和接收项目。
     • 在发票上加盖 "应付账款印章 "或写上所需信息。
     • 扫描发票和任何投标文件，并将其附在 Linq Archive 的未归档文件夹中。
     • 应付账款部门将处理发票付款。
   • 每周三进行检查。周五前收到的发票将在下周处理。
   • 员工报销
     • 所有员工报销都应有文件证明的预先批准。请购单必须输入 Linq 系统，以获得适当批准，并与常规支票一起支付。付款将存入员工的主要工资账户。
2. 採購卡（美國銀行 p 卡）（見 6211 P1）
3. 變更方塊
   • 地区变更箱
     • 零錢箱可在學區出納處使用，用於書展啟動資金及其他學校需求。小學必須從商業服務處取得啟動資金。
     • 零钱盒应存放在安全的地方。
     • 员工报销必须通过应付账款完成
   • 中学零钱箱
     • 零用金可由中学总办公室保管，以备不时之需，但必须遵守以下规定：
       • 所有零用金资金和金额都必须经业务服务部门批准。
       • 零钱箱中的零钱不得超过当前活动所需的金额。
       • 不得用于收取所提供服务的款项或进行采购。
       • 應以利息方式入帳，並每月進行對帳。
       • 应存放在安全/上锁的地方。
       • 检查零钱箱的员工应核实期初现金数额，并在归还时提供对账单。超过期初总额的金额必须存入适当的账户，并将原始总额放回保险柜。

VIII.學校帳戶付款

• 从学校筹款活动、学生费用等处收到的所有资金均应存入经授权的学校支票账户。
• 学校只有权设立一个学校支票账户，业务主管必须是该账户的签字人。
• 可发行从学校支票账户提取的学校借记卡。学校借记卡遵循校区采购程序和政策。
• 学校不得设立其他支票账户、收费账户或财务账户。
• 学校支票账户只能用于支付由学校账户预算支付的学校采购费用。必须遵守校区付款和供应商选择程序。
• 购买前必须获得预先批准。
• 请购单可输入 Linq 进行审批和付款。

IX.員工付款

1. 員工報酬 - 所有以現金支付的員工報酬必須透過薪資系統處理。因額外工作或表揚而贈送的禮物卡，不論金額多少，都將在贈送禮物卡的下一個月透過薪資系統繳稅。
2. 員工報銷 (不包括差旅)
   • 由于提供了额外的购物卡，员工报销应该是不必要的。如果购物卡无法正常使用或出现其他情况，员工报销的金额应较小且不频繁（约为 $50）。任何例外情况都必须得到业务服务部门的批准。
   • 购买物品并申请报销的员工必须在购买前事先获得其主管的书面授权。报销申请必须附有授权证明。
   • 必須在購買後 30 天內完成報銷。不符合健康政策（請參閱政策 3401）的物品將不予報銷。
   • 在教师用品费全部用完之前，教师不得要求报销。在报销之前，应向秘书提交已用教师用品费的收据。

政策、程序和表格

• 6210 采购
• 6210 程序 2 儿童营养品采购
• 6210 表格 1 日志项目
• 6210 表格 2 零用金申请
• 6210 表格 3 发票付款申请
• 6210 表格 4 唯一来源证明
• 6210 表格 5 利益冲突
• 6210 表格 6 采购申请单
• 6210 表格 7 更改单
• 6210 表格 8 Zions 银行信用卡对账单
• 6210 表格 9 采购卡月度检查清单信封
• 6210 表格 10 缺少收据
• 6210 表格 11 学校支出申请
• 6210 表 12 支出报价单