Последнее изменение: 26 октября, 2023

6270 P1: Питание (кроме командировочных) и процедура поощрения сотрудников

Скачать 6270 P1: Порядок оплаты питания (кроме командировочных) и поощрения сотрудников

В соответствии с политикой Provo City School District по питанию (кроме командировочных) и вознаграждению сотрудников, школам или департаментам могут быть возмещены расходы на необходимое деловое питание и периодические расходы на вознаграждение сотрудников.

При этом необходимо руководствоваться следующими рекомендациями:

Подарки носят личный характер, и использовать государственные средства для их приобретения нецелесообразно.
Признание уместно при условии разумности и периодичности
Пенсионные подарки не должны превышать $200.
Количество поощрительных подарков не должно превышать $50 в год.
Стоимость питания на мероприятиях в честь увольняющегося сотрудника не должна превышать $150 в совокупности на всех присутствующих.
Для получения подарков, превышающих указанные суммы, требуется одобрение президента Совета директоров или суперинтенданта.
Все подарочные карты, приобретенные для поощрения сотрудников или выхода на пенсию, будут включены в налогооблагаемый доход сотрудника.
P-карты не могут быть использованы для приобретения подарочных карт для поощрения/выхода на пенсию сотрудников.
Подарочные карты для вручения сотрудникам в знак благодарности или в связи с выходом на пенсию должны быть приобретены в коммерческом отделе округа. В офисе имеется перечень различных подарочных карт, которые можно приобрести. После приобретения подарочных карт имена сотрудников и количество подарочных карт передаются в отдел заработной платы для составления отчета.
Необходимые "деловые обеды" не должны превышать $25 долларов на человека (с налогами, чаевыми и напитками) и уместны, когда:
- Наличие добросовестной и существенной деловой цели
- Во время трапезы участники активно занимаются делами школьного округа
- Наличие соответствующих и допустимых источников финансирования
- Перед подачей блюд получены соответствующие разрешения (см. политику закупок 6210 для получения соответствующих разрешений)
- Цель расходов должна демонстрировать здравый смысл
- Расход надлежащим образом документирован (кто, что, когда, где, почему)

Питание на совещаниях может быть предоставлено, если:

Заседание длится 5 часов и более и имеет повестку дня.
Предварительно утверждается директором, ответственным за расходование бюджетных средств. (По возможности следует использовать районную службу детского питания.

Волонтерам может быть предоставлено питание разумного характера, однако питание для супругов или других членов семьи не может быть предоставлено без разрешения суперинтенданта.

При покупке блюд следует учитывать:

Можно ли отстоять потраченную сумму в условиях общественного контроля?
Можете ли вы не беспокоиться, если расходы будут отобраны для аудита?
Было бы Вам приятно прочитать об этом в газете?

Документация:

Заполните форму 6270 F1 "Разрешение на организацию питания", включив в нее следующую информацию:
- Оригиналы квитанций
- Дата расхода, название и адрес места приема пищи
- Цель деятельности, включая повестку дня заседания
- имена участников и их должности или другая информация, устанавливающая их деловые отношения с лицом, понесшим расходы

Если расходы были произведены с использованием закупочной карты округа (P-Card), включите заполненную форму 6270 F1 "Разрешение на деловые обеды" в качестве подтверждающей документации в конверт с ежемесячным контрольным листом закупочной карты, форма 6211 F1.

При подаче заявки на возмещение расходов или оплату счета заполните форму 6210 F3 (см. Процедуры закупок 6210 P1). Приложите эту форму к форме 6270 F1 "Разрешение на организацию питания" и отправьте ее в кредитную службу округа.

Принято: 4/12/2028

Пересмотрено: 8/1/2022

6270 P1: Питание (кроме командировочных) и процедура поощрения сотрудников

Политика и формы