Última modificação: outubro 4, 2024

6210 Procedimento 1 Compra / Pagamento

Download 6210 Procedimentos de compra/pagamento

I. Seleção do fornecedor

Requisitos para cotações e propostas
- As compras de um único item igual ou superior a $5.000 exigem um mínimo de duas cotações por escrito.
- Se uma transação total for igual ou superior a $10.000 (independentemente do custo de um único item), serão necessárias duas cotações por escrito antes da compra. Qualquer transação igual ou superior a $10.000 deverá ser registrada no Linq antes da compra.
- As compras de um único item igual ou superior a $5.000 exigem um mínimo de duas cotações por escrito e devem ser inseridas no Linq para aprovação. Os Serviços de Negócios ajudarão, se necessário. (Com exceção do Child Nutrition Department, que deve obter cotações para qualquer item acima de $10.000).
- Novas compras de um único item acima de $50.000 exigem três cotações por escrito e aprovação da diretoria. Itens acima de $50.000 aprovados pela diretoria durante o processo orçamentário não requerem aprovação adicional para compra. As cotações e a aprovação devem ser documentadas antes que a compra seja feita ou o contrato seja assinado. Os Serviços de Negócios ajudarão a obter cotações, se necessário. As requisições devem ser inseridas no Linq para aprovação.
- As compras acima de $80.000 exigem uma proposta/RFP selada, que deve ser processada pelos Serviços de Negócios e aprovada pela diretoria.
- As compras não podem ser divididas artificialmente para burlar a política ou os procedimentos de compra de acordo com o código e a regra de compras do estado
- Consulte a parte IV para compras que exigem contratos.
Seleção/Adjudicação de fornecedores
- O Código de Aquisições do Estado de Utah exige a oferta mais baixa de fornecedores qualificados/pré-selecionados, a menos que o uso de um fornecedor com preço mais alto seja justificado. As exceções ao código de compras devem ser aprovadas pelo Business Services.
- "Prêmio" significa a identificação e seleção de um fornecedor que pode, após satisfazer a investigação de diligência devida do distrito, contratar com o Distrito como resultado de um processo de aquisição padrão ou exceção permitida. A menos que explicitamente escrito de outra forma nos documentos de solicitação ou na documentação de exceção, um prêmio ou aviso de um prêmio não cria ou constitui um contrato vinculativo até que o contrato resultante tenha sido totalmente executado por todas as partes e autoridades de aprovação, ou a documentação do pedido de compra tenha sido assinada e entregue ao fornecedor premiado.
- O distrito pode usar contratos estaduais para a seleção de fornecedores em todos os níveis sem licitações adicionais. Os padrões federais de nutrição infantil ainda exigem licitações adicionais, independentemente do status do contrato estadual.
- Os funcionários que estiverem comprando suprimentos ou serviços para o Distrito Escolar Municipal de Provo não podem pedir ou receber qualquer pagamento ou ganho pessoal de vendedores ou fornecedores.
- As justificativas de fonte única não são concedidas com frequência e devem ser solicitadas por escrito para aprovação de compras do distrito. O formulário de justificativa de fonte única 6210 F4 deve ser preenchido.
- As compras para o Programa de Nutrição Infantil do Distrito Escolar da Cidade de Provo devem estar em conformidade com os requisitos da cláusula Buy American. Veja abaixo
  - A Seção 104(d) da Lei de Reautorização da Nutrição Infantil William F. Goodling de 1998 (Lei Pública 105-336) acrescentou uma cláusula, a Seção 12(n) à NSLA (42 USC 1760(n)), exigindo que as autoridades de alimentação escolar (SFAs) comprem, na medida do possível, produtos ou commodities nacionais. A seção 12(n) da NSLA define "commodity ou produto nacional" como uma commodity agrícola produzida nos EUA e um produto alimentício processado nos EUA que utiliza substancialmente commodities agrícolas produzidas nos EUA. Portanto, mais de 51% do produto final processado (em peso ou volume) deve consistir em commodities agrícolas cultivadas no país. Assim, para os alimentos não processados, as commodities agrícolas devem ser nacionais e, para os alimentos processados, devem ser processados internamente usando componentes de alimentos agrícolas nacionais que sejam compostos por mais de 51% de itens cultivados internamente, em peso ou volume. O componente alimentar do produto é considerado a commodity agrícola. "Componente alimentar" significa um dos grupos de alimentos que compõem as refeições reembolsáveis. Os componentes alimentares são: carnes/alternativos de carne, grãos, vegetais, frutas e leite fluido. Os produtos processados devem conter mais de 51% do componente alimentar do produto, em peso ou volume, de origem americana. Os produtos de Guam, Samoa Americana, Ilhas Virgens, Porto Rico e Ilhas Marianas do Norte são permitidos de acordo com essa cláusula como territórios dos EUA. A cláusula Buy American (7 CFR 210.21(d)) é um dos padrões de aquisição que as SFAs devem cumprir ao comprar produtos alimentícios comerciais servidos nos programas de alimentação escolar.
  - Para fins de conformidade e auditoria, a SFA exigirá, por escrito, do fornecedor (ou seja, fabricante ou distribuidor) informações específicas sobre a porcentagem de conteúdo dos EUA em qualquer produto final processado para documentar a porcentagem nacional (é necessária uma certificação por escrito descrevendo o conteúdo nacional do componente de alimentos agrícolas de commodities e produtos) e faturas e recibos de entrega que identifiquem o país de origem como sendo os EUA ou seus territórios e, no caso de um produto não nacional, uma exceção limitada. As exceções limitadas são exceções limitadas à disposição que permitem a compra de produtos que não atendem ao padrão "doméstico" (não doméstico) em circunstâncias em que o uso de produtos domésticos não é realmente praticável. Antes de utilizar uma exceção, serão consideradas alternativas para a compra de produtos alimentícios não domésticos. Exceções limitadas serão usadas como último recurso. As exceções a essa disposição são: 1) O produto não é produzido ou fabricado nos EUA em quantidades suficientes e razoavelmente disponíveis de qualidade satisfatória; ou 2) Licitações competitivas revelam que os custos de um produto dos EUA são significativamente mais altos do que o produto não nacional.
  - A cláusula Buy American apóia empresas locais e pequenas. O uso de produtos alimentícios de fontes locais apoia os agricultores locais e oferece opções saudáveis para as crianças nos programas de merenda escolar, além de apoiar a economia local. A exigência de conformidade com a cláusula Buy American também apoia as SFAs que trabalham com empresas locais ou pequenas, minoritárias e de propriedade de mulheres, conforme exigido pelos regulamentos federais (2 CFR 200.321). Medidas afirmativas devem ser tomadas para garantir que pequenas empresas, minorias e empresas de propriedade de mulheres sejam usadas sempre que possível. As medidas afirmativas incluem: 1) Colocar pequenas empresas, empresas de minorias e empresas de propriedade de mulheres qualificadas nas listas de solicitações; 2) Garantir que pequenas empresas, empresas de minorias e empresas de propriedade de mulheres sejam solicitadas sempre que forem fontes potenciais; e 3) Usar os serviços e a assistência, conforme apropriado, de organizações como a Small Business Administration e a Minority Business Development Agency do Department of Commerce.
Conflito de interesses
- Quando houver um possível conflito de interesses, todas as seleções de fornecedores devem ser feitas por meio do Business Services e um Formulário de Conflito de Interesses 6210 F5 deve ser enviado.
Considerações orçamentárias
- A aprovação das compras dependerá do orçamento disponível. As compras acima do orçamento disponível serão devolvidas ao solicitante.
Colocação de pedidos
- As propostas e/ou aprovações de licitação são necessárias para o seguinte:
  - Solicitação de compra - (pode ser enviada em qualquer $ no Alio)
  - Cartões de compra (p-cards) - Consulte a política/procedimento 6215.
Desqualificação
- O Oficial de Compras pode excluir uma pessoa, por justa causa, da consideração para a concessão de contratos por até três anos ou suspender uma pessoa da consideração para a concessão de contratos se houver motivos para acreditar que a pessoa se envolveu em qualquer atividade que possa levar à exclusão. A suspensão não pode ser superior a três meses, a menos que uma acusação tenha sido emitida por um delito que causaria a exclusão.
  - As causas de exclusão incluem:
    - condenação por um delito criminal como um incidente para obter ou tentar obter um contrato ou subcontrato público ou privado ou na execução de um contrato ou subcontrato público ou privado
    - condenação por estatutos estaduais ou federais de desfalque, roubo, falsificação, suborno, falsificação ou destruição de registros, recebimento de propriedade roubada ou qualquer outro delito que indique falta de integridade ou honestidade nos negócios e que afete atual, séria e diretamente a responsabilidade como contratado do distrito
    - condenação com base em estatutos antitruste estaduais ou federais
    - não cumprimento, sem justa causa, de acordo com os termos do contrato
    - uma violação do Código de Compras ou das normas de compras do distrito
    - qualquer outra causa que o Funcionário de Compras determine ser tão séria e convincente a ponto de afetar a responsabilidade como contratado do distrito, inclusive a exclusão por outra entidade governamental
- O distrito pode considerar qualquer causa de exclusão como base para determinar que uma pessoa que esteja respondendo a uma solicitação não é responsável, independentemente de qualquer esforço ou procedimento para excluir ou suspender a pessoa e mesmo que o distrito não opte por solicitar a exclusão ou suspensão.
- Licitações, ofertas ou outros envios recebidos de qualquer pessoa que esteja suspensa, impedida ou de outra forma inelegível na data de vencimento para recebimento de licitações, propostas ou outros envios serão rejeitados pelo distrito.
- Uma pessoa que tenha uma dívida tributária pendente no estado não poderá enviar uma cotação, lance ou oferta ao distrito, nem poderá contratar o fornecimento de um item de aquisição para o distrito. No entanto, se o diretor de compras do distrito determinar que é do interesse do distrito fazê-lo, o distrito poderá conceder uma exceção a essa proibição para uma cotação, lance, oferta ou contrato específico e particular. O distrito pode rejeitar uma cotação, proposta ou oferta submetida em violação a essa proibição.
Preferências
- O Distrito deverá, para todas as aquisições, dar preferência recíproca aos licitantes que oferecerem itens de aquisição que sejam produzidos, fabricados, extraídos, cultivados ou executados em Utah ("itens de Utah") em relação aos licitantes que oferecerem itens de aquisição que sejam produzidos, fabricados, extraídos, cultivados ou executados em qualquer estado que dê ou exija uma preferência para itens de aquisição que sejam produzidos, fabricados, extraídos, cultivados ou executados naquele estado ("itens preferenciais de fora do estado"). O valor da preferência recíproca deverá ser igual ao valor da preferência aplicada pelo outro estado para aquele item de aquisição específico. Para receber uma preferência recíproca de acordo com esta seção, o licitante deve certificar na proposta que os itens de compra oferecidos são itens de Utah. Sem essa certificação na proposta, a preferência recíproca é dispensada.
- Se o licitante responsável que apresentar a proposta responsiva mais baixa oferecer itens preferenciais de fora do estado e se outro licitante responsável tiver apresentado uma proposta responsiva oferecendo itens de Utah e, com o benefício da preferência recíproca, a proposta do outro licitante for igual ou inferior à proposta original mais baixa, o distrito deverá (1) notificar o licitante de itens de Utah de que o licitante se qualifica como licitante preferencial; e (2) efetuar a compra do licitante preferencial se o licitante concordar, por escrito, em atender à proposta mais baixa dentro de 72 horas após a notificação. O distrito deverá incluir o preço exato apresentado pelo licitante mais baixo em sua notificação ao licitante preferencial. O distrito não poderá firmar um contrato com qualquer outro licitante para a compra até que 72 horas tenham se passado após a notificação ao licitante preferencial. Se houver mais de um licitante preferencial, o distrito deverá conceder o contrato ao licitante preferencial disposto que tenha sido o licitante preferencial mais baixo originalmente. Se houver dois ou mais licitantes preferenciais igualmente baixos, o distrito deverá cumprir as regras da Diretoria de Normas de Aquisição para determinar qual licitante deverá receber o contrato.
- Esta seção não se aplica se a aplicação da seção puder comprometer o recebimento de fundos federais.
- Um "empreiteiro residente" é uma pessoa, sociedade, corporação ou outra entidade comercial que tem seu principal local de negócios em Utah ou que emprega trabalhadores residentes neste estado, quando disponível, e que também estava fazendo negócios na data em que as propostas para o contrato público foram solicitadas pela primeira vez.
- Ao conceder contratos de construção, o distrito deverá conceder a um empreiteiro residente uma preferência recíproca sobre um empreiteiro não residente de qualquer estado que dê ou exija uma preferência a empreiteiros daquele estado. O valor da preferência recíproca deverá ser igual ao valor da preferência aplicada pelo estado do empreiteiro não residente. Para receber a preferência recíproca de acordo com esta seção, o licitante deverá certificar na proposta que se qualifica como um empreiteiro residente. Sem essa certificação na proposta, a preferência recíproca é dispensada.
- a proposta do empreiteiro residente for igual ou inferior à proposta original mais baixa, o Distrito notificará o empreiteiro residente de que o empreiteiro residente se qualifica como empreiteiro residente preferencial e emitirá o contrato para o empreiteiro residente se esse empreiteiro concordar, por escrito, em atender à proposta mais baixa dentro de 72 horas após a notificação do status de empreiteiro residente preferencial. A notificação do distrito deverá incluir o preço exato apresentado pelo licitante com o lance mais baixo. O distrito não poderá firmar um contrato com qualquer outro licitante para a construção até que 72 horas tenham se passado após a notificação ao empreiteiro residente preferencial. Se houver mais de um empreiteiro residente preferido, o distrito deverá adjudicar o contrato ao empreiteiro residente preferido que estava disposto a oferecer o menor preço originalmente. Se houver dois ou mais empreiteiros residentes preferenciais igualmente baixos, o distrito deverá cumprir as regras da Diretoria de Normas de Aquisição para determinar qual licitante deverá receber o contrato.
- Esta seção não se aplica se a aplicação da seção puder comprometer o recebimento de fundos federais.
- Nem a preferência por produtos de Utah nem a preferência por empreiteiros residentes em Utah se aplicam na medida em que entrem em conflito com as exigências federais relacionadas a uma aquisição que envolva o gasto de assistência federal, fundos de contratos federais ou fundos de participação financeira federal.

II. Solicitação de Propostas (RFP), Solicitação de Informações (RFI), Solicitação de Declaração de Qualificações (RFQ)

Processos suplementares de aquisição podem ser usados para auxiliar o processo padrão de aquisição. Dentro das normas do distrito, a RFP, RFI ou RFQ é geralmente usada quando o valor da compra de um item ou projeto é superior a $80.000. Os serviços pessoais não estão sujeitos a essas disposições, mas podem ser usados para selecionar novos fornecedores.
A equipe do distrito fornecerá aos Serviços Comerciais informações e especificações referentes a qualquer solicitação enviada. Cada especificação deve ser redigida com o objetivo de descrever claramente os requisitos do distrito e incentivar a concorrência, e deve enfatizar os critérios funcionais ou de desempenho necessários para atender às necessidades do distrito.
Uma pessoa com um conflito de interesses, ou que antecipe uma resposta à proposta, não poderá participar da redação das especificações ou ser empregada por qualquer organização que apresente uma resposta à solicitação.
O site de licitações do estado de Utah será usado para publicar, coletar e revisar informações enviadas por possíveis fornecedores. As publicações também deverão ser incluídas no site principal do distrito. As publicações deverão estar disponíveis por pelo menos sete (7) dias antes do dia do prazo final para o envio de uma resposta.
O distrito pode fornecer aviso individual aos possíveis fornecedores após o início da publicação pública.
O distrito poderá cancelar uma solicitação ou rejeitar ofertas e propostas, no todo ou em parte, se isso for do interesse do distrito. As razões para o cancelamento ou rejeição devem fazer parte do arquivo do contrato e devem estar disponíveis para inspeção pública. Após o cancelamento, o distrito deverá solicitar respostas ou retirar a requisição para o item de aquisição.
O distrito pode rejeitar uma resposta de solicitação se ela violar um requisito da solicitação, se for enviada após o prazo ou se não atender aos critérios de resposta. O distrito pode rejeitar respostas de solicitação se o fornecedor não for responsável, estiver violando o código ou os regulamentos de compras, tiver se envolvido em conduta antiética, estiver sujeito a uma penhora fiscal pendente ou se uma mudança nas circunstâncias do fornecedor fizer com que o distrito rejeite a resposta. Os fornecedores que não assinarem os documentos de compra aplicáveis também podem ser rejeitados após 90 dias. Se o fornecedor for rejeitado, o distrito fornecerá uma declaração por escrito dos motivos ao fornecedor.
Uma solicitação pode ser cancelada após a abertura das respostas, mas antes da adjudicação, quando o distrito determinar por escrito que existe uma das seguintes circunstâncias:
- O escopo do trabalho ou outros requisitos contidos nos documentos de solicitação não foram atendidos por nenhuma pessoa e todas as respostas à solicitação foram consideradas não responsivas ou não responsáveis
- Ocorreu uma infração de código, regra ou política
- Especificações ou requisitos inadequados, errôneos ou ambíguos foram citados na solicitação
- As especificações da solicitação foram ou devem ser revisadas
- O item de aquisição que está sendo solicitado não é mais necessário
- A solicitação não previa a consideração de todos os fatores de custo para o distrito, como custo de transporte, garantias, serviços e manutenção
- As respostas às solicitações recebidas mostram que as necessidades do distrito podem ser atendidas por um item de aquisição mais barato, diferente do que consta na solicitação
- Todas as respostas de solicitação de outra forma aceitáveis recebidas estão em um processo não razoável, ou apenas uma resposta de solicitação é recebida e o funcionário de compras não pode determinar a razoabilidade do preço da oferta ou da proposta de custo
- Outros motivos especificados no código estadual (Título 63G, Capítulo 6a, Código de Aquisições de Utah) ou regra administrativa
- Outras circunstâncias consideradas como causa razoável pelo funcionário do Departamento de Compras
- O cancelamento não pode ser usado para direcionar um contrato para um fornecedor favorecido ou tornar um fornecedor que foi anteriormente desqualificado ou rejeitado em uma solicitação elegível para uma concessão de contrato para o mesmo item de aquisição
O distrito pode permitir a correção de um erro imaterial em uma solicitação responsiva, incluindo assinaturas ausentes, confirmações de adendos, cópias ausentes de licenças profissionais, erros tipográficos, erros resultantes de uma imprecisão na solicitação e outros erros imateriais. O distrito exigirá que as correções sejam feitas por escrito e estabelecerá um prazo para a realização da correção.
O distrito pode fazer uma solicitação por escrito a um fornecedor para que esclareça informações em uma solicitação de resposta ou para que forneça informações adicionais que o distrito determine serem necessárias para determinar a viabilidade da resposta. O distrito deve estabelecer e aplicar um prazo para o envio das informações
Ofertas melhores e finais só são permitidas no processo de RFP.
Uma solicitação de informações pode buscar uma ampla gama de informações, incluindo disponibilidade, cronogramas, padrões e práticas, especificações, treinamento, novas tecnologias, capacidades dos fornecedores e soluções alternativas. Uma RFI não é um processo de aquisição e não pode ser usada para negociar taxas, firmar um contrato ou determinar a possibilidade de aquisição.
- As informações enviadas com uma RFI são consideradas informações "protegidas" de acordo com a Lei de Acesso e Gerenciamento de Registros Governamentais de Utah. Os possíveis respondentes devem fornecer uma alegação por escrito de confidencialidade comercial e uma declaração concisa dos motivos que sustentam a alegação.

III. Aprovações de compra/pagamento

Todas as compras/pagamentos exigem a aprovação de dois funcionários do distrito. Todas as requisições para fornecedores devem ser registradas no Linq.

Menos de $5.000 para um único item e a transação total não excede $9.999
- Não são necessárias propostas. (A nutrição infantil deve obter duas cotações para qualquer coisa acima de $3.500).
Compras de um único item iguais ou superiores a $5.000 ou uma transação total igual ou superior a $10.000
São necessárias duas cotações por escrito. As requisições devem ser inseridas no Linq para aprovação. As compras de fornecedores que não aceitam ordens de compra devem ser feitas pelos Serviços de Negócios após a obtenção das cotações. (Com exceção do Departamento de Nutrição Infantil, que deve obter cotações para qualquer coisa acima de $3.500).$50.000+
- Novas compras ou projetos de um único item
- Deve ser apresentado ao Conselho de Educação para aprovação, a menos que a aprovação tenha sido obtida durante o processo orçamentário.
- Assinatura prévia do diretor, diretor, membro do conselho distrital ou superintendente adequado ou de seu substituto interino em sua ausência.
- Assinatura prévia do administrador da empresa.
- Assinatura prévia do superintendente.
- As compras de um único item ou projetos acima de $50.000 exigem um mínimo de três cotações por escrito e devem ser inseridas no Linq após a aprovação da diretoria. Os Serviços de Negócios ajudarão na aquisição de propostas quando necessário.
- Compras de um único item ou projetos acima de $80.000 exigem uma proposta/RFP selada, que deve ser processada pelos Serviços de Negócios.
Adições, melhorias e modificações de edifícios
- Aprovação prévia do Comitê de Instalações de Capital
- Aprovação prévia da diretoria para todos os projetos com custo total superior a $50.000.
- Os projetos não podem ser divididos artificialmente para burlar a política ou os procedimentos de compras.
Consulte a Política de Aquisição de Construção 6212.Limites de aprovação
- Requisições acima de $20.000 requerem aprovação do superintendente e do administrador de negócios.
- Requisições de itens individuais acima de $50.000 requerem aprovação da diretoria.

IV. Requisições de compra e pedidos de compra

Selecione um fornecedor (consulte a Seção I)
- Se o fornecedor não estiver no Linq, um W-9 deverá ser enviado ao District Business Services para ser inserido no Linq.
Fazer um pedido
- A requisição deve ser inserida no Linq. As propostas necessárias devem ser mantidas com a documentação de compra e digitalizadas no Archive quando o pedido de compra for criado.
- A equipe da escola/departamento enviará o pedido de compra ao fornecedor.
Recebimento de pedidos de compra
- O receptor irá:
  - Abrir pacotes e caixas quando eles forem entregues.
  - Verifique o conteúdo quanto à quantidade correta, danos e itens corretos enviados.
  - Notificar o fornecedor sobre faltas, excessos, itens incorretos ou itens danificados.
  - Receber o pedido de compra no Linq.
  - Carimbe a fatura com o "Carimbo do Contas a Pagar" ou escreva as informações necessárias na fatura (pedido de compra, data de recebimento, número do fornecedor).
  - Digitalize a fatura e coloque-a no Linq Archive, na pasta Não arquivada
  - O Accounts Payable processará a fatura para pagamento, a menos que o pagamento seja feito pela conta corrente da escola.

V. Contratos

Contatos
- Se a finalidade da compra exigir a celebração de um contrato, contrato de arrendamento ou outro acordo legalmente vinculativo, uma cópia do contrato DEVE ser assinada pelo Administrador de Empresas, incluindo adendos.
- TODOS os contratos de software DEVEM ter um Acordo de Não Divulgação assinado pelo fornecedor anexado como parte do contrato, consulte 6210 F10.

Consulte a política 6220 para contratos de serviços pessoais/consultores.

VI. Pedido de alteração

Qualquer alteração em pedidos de compra ou contratos que aumente o custo deve ser aprovada e processada pelos Serviços de Negócios antes de qualquer alteração no contrato, entrega ou aceitação de mercadorias adicionais ou início de trabalho adicional.

VII. Métodos de pagamento do distrito

Contas a pagar
- As contas a pagar da escola ou do distrito são o método de pagamento preferencial para qualquer compra com uma fatura.
- As contas a pagar pagam todos os itens do pedido de compra do distrito e os valores faturados.
- Todas as faturas recebidas relacionadas a um pedido de compra do distrito;
  - Verificar e receber item(ns) no Linq.
  - Carimbe a fatura com o "Carimbo do Contas a Pagar" ou escreva as informações necessárias na fatura.
  - Digitalize a fatura e toda a documentação da proposta e anexe-a ao Linq Archive na pasta Unfiled.
  - O Accounts Payable processará a fatura para pagamento.
- As verificações semanais são feitas às quartas-feiras. As faturas recebidas até sexta-feira serão processadas na semana seguinte.
- Reembolso de funcionários
  - Todos os reembolsos de funcionários devem ter pré-aprovação documentada para o reembolso. As requisições devem ser inseridas no Linq para aprovação e pagamento apropriados com a execução regular do cheque. O pagamento será depositado na conta principal do funcionário usada para a folha de pagamento.
Cartões de compra (cartões p do US Bank) (consulte 6211 P1)
Caixas de alteração
- Caixas de mudança de distrito
  - A caixa de troco está disponível no escritório do caixa do distrito e deve ser usada para fundos iniciais da feira do livro e outras necessidades da escola. As escolas de ensino fundamental devem obter fundos para o início da feira de livros com os Serviços de Negócios.
  - A caixa de troco deve ser armazenada em uma área segura.
  - Os reembolsos de funcionários devem ser feitos por meio de Contas a Pagar
- Caixas de mudança de escola secundária
  - O dinheiro de caixa pode ser mantido pelo ESCRITÓRIO PRINCIPAL das escolas de ensino médio para uso diverso e deve obedecer ao seguinte:
    - Todos os fundos e valores de caixa pequeno devem ser aprovados pelos Serviços de Negócios.
    - As caixas de troco não devem conter mais dinheiro do que o necessário para as atividades atuais.
    - Não deve ser usado para receber dinheiro por serviços prestados ou fazer compras.
    - Deve ser contabilizado em uma base de juros com uma reconciliação mensal.
    - Devem ser mantidos em um local seguro/trancado.
    - Os funcionários que verificam as caixas de troco devem verificar os valores iniciais em dinheiro e fornecer a reconciliação no momento da devolução. Os valores acima do total inicial devem ser depositados na conta adequada e o total original deve ser devolvido ao cofre.

VIII. Pagamentos de contas escolares

Todos os fundos recebidos de arrecadação de fundos da escola, taxas dos alunos, etc. devem ser depositados na conta corrente autorizada da escola.
As escolas só estão autorizadas a abrir uma conta corrente escolar, e o administrador da empresa deve ser estabelecido como signatário da conta.
Podem ser emitidos cartões de débito escolares sacados da conta corrente da escola. Os cartões de débito da escola seguem os procedimentos e as normas de compras do distrito.
Nenhuma outra conta corrente, de cobrança ou financeira pode ser estabelecida pela escola.
A conta corrente da escola deve ser usada somente para pagar as compras da escola que devem ser debitadas do orçamento da conta da escola. Os procedimentos distritais de pagamento e seleção de fornecedores devem ser seguidos.
A pré-aprovação deve ser concedida antes que as compras possam ser feitas.
As requisições podem ser inseridas no Linq para aprovação e pagamento.

IX. Pagamentos a funcionários

Remuneração de funcionários - Toda remuneração de funcionários em dinheiro deve ser processada pelo sistema de folha de pagamento. Os cartões-presente dados como recompensa por trabalho adicional ou reconhecimento, independentemente do valor, serão tributados pelo sistema de folha de pagamento no mês seguinte à entrega do cartão-presente.
Reembolsos a funcionários (não incluindo viagens)
- Com os cartões de compra adicionais fornecidos, os reembolsos dos funcionários não devem ser necessários. Caso um cartão de compra não funcione ou surjam outras situações, os reembolsos dos funcionários devem ser pequenos e pouco frequentes (cerca de $50). Todas as exceções devem ser aprovadas pelos Serviços de Negócios.
- Os funcionários que comprarem itens e solicitarem reembolso devem receber autorização prévia por escrito de seu diretor antes de efetuar a compra. A prova da autorização deve ser incluída na solicitação de reembolso.
- Os reembolsos devem ser feitos em até 30 dias após a compra. Os reembolsos não serão feitos para itens que não estejam em conformidade com a política de bem-estar (consulte a Política 3401).
- Os professores não devem solicitar reembolsos até que o dinheiro de suprimentos para professores tenha sido totalmente gasto. Os recibos do dinheiro gasto com suprimentos para professores devem ser enviados à secretária antes de serem feitos os reembolsos.