Paskutinį kartą pakeista: spalio 4 d., 2024 m.

6210 1 procedūra Pirkimas / mokėjimas

Parsisiųsti 6210 Pirkimo / mokėjimo procedūros

I. Pardavėjų atranka

Citatos ir pasiūlymo reikalavimai
- Atskirų prekių pirkimams, kurių vertė lygi arba viršija $5,000, reikia mažiausiai dviejų raštiškų pasiūlymų.
- Jei bendra sandorio suma yra lygi arba didesnė nei $10 000 (neatsižvelgiant į atskiros prekės kainą), prieš perkant reikia pateikti du raštiškus pasiūlymus. Prieš perkant bet kokį sandorį, kuris yra lygus $10 000 arba didesnis, reikia įvesti į "Linq".
- Atskirų prekių pirkimams, kurių vertė lygi arba viršija $5 000, reikia pateikti mažiausiai du raštiškus pasiūlymus, kurie turi būti įvesti į "Linq" ir patvirtinti. Jei reikia, verslo paslaugos padės. (Išskyrus Vaikų maitinimo skyrių, kuris turi gauti pasiūlymus dėl bet ko, kas viršija $10 000.)
- Naujiems pavieniams pirkimams, kurių vertė viršija $50 000, reikia trijų raštiškų pasiūlymų ir valdybos pritarimo. Prekių, kurių vertė viršija $50 000, kurias valdyba patvirtino biudžeto proceso metu, pirkimui papildomo patvirtinimo nereikia. Kainos ir patvirtinimas turi būti dokumentuoti prieš perkant arba pasirašant sutartį. Jei reikia, verslo paslaugos padės gauti pasiūlymus. Užsakymai turi būti įvesti į "Linq", kad būtų patvirtinti.
- Pirkimams, kurių vertė viršija $80 000, reikia pateikti užplombuotą pasiūlymą/projektinę paraišką, kurią turi apdoroti verslo paslaugos ir patvirtinti valdyba.
- Pirkimai negali būti dirbtinai skaidomi, kad būtų pažeista pirkimo politika ar procedūros pagal valstybinį pirkimo kodeksą ir taisykles.
- Apie pirkimus, kuriems reikalingos sutartys, žr. IV dalį.
Pardavėjų atranka ir (arba) apdovanojimas
- Jutos valstijos viešųjų pirkimų kodekse reikalaujama, kad mažiausią kainą siūlytų kvalifikuoti ir (arba) iš anksto atrinkti pardavėjai, išskyrus atvejus, kai pagrįstai pasirinktas brangesnis pardavėjas. Viešųjų pirkimų kodekso išimtis turi patvirtinti verslo tarnybos.
- "Sutarties sudarymas" - tai tiekėjo, kuris gali sudaryti sutartį su rajonu, jei jis atitinka rajono deramo patikrinimo reikalavimus, nustatymas ir atrinkimas pagal standartinį viešųjų pirkimų procesą arba leistiną išimtį. Jei konkurso dokumentuose arba išimties dokumentuose aiškiai nenurodyta kitaip, sutarties sudarymas arba pranešimas apie sutarties sudarymą nesukuria ir nesudaro privalomos sutarties, kol visos šalys ir tvirtinančios institucijos visiškai neįvykdys sudarytos sutarties arba kol pirkimo užsakymo dokumentacija nebus pasirašyta ir pristatyta laimėjusiam tiekėjui.
- Apygarda gali naudoti valstybines sutartis visų lygių pardavėjų atrankai be papildomų pasiūlymų. Federaliniai vaikų maitinimo standartai vis tiek reikalauja papildomų pasiūlymų, nepriklausomai nuo valstybės sutarties statuso.
- Darbuotojai, perkantys prekes ar paslaugas Provo miesto mokyklų apygardai, negali prašyti ar gauti jokio užmokesčio ar asmeninės naudos iš pardavėjų ar tiekėjų.
- Vienintelio šaltinio pateisinimai suteikiami retai, todėl rajono pirkimo patvirtinimo reikia prašyti raštu. Turi būti užpildyta vienintelio šaltinio pagrindimo forma 6210 F4.
- Provo miesto mokyklos rajono vaikų maitinimo programos pirkimai turi atitikti "Buy American Provision" reikalavimus. Žr. toliau
  - 1998 m. Williamo F. Goodlingo Vaikų mitybos atnaujinimo akto (Viešojo įstatymo 105-336) 104 skirsnio d punktas papildė NSLA 12 skirsnio n punktą (42 USC 1760(n)), pagal kurį reikalaujama, kad mokyklinio maitinimo įstaigos (MŠĮ) kuo daugiau pirktų vietinių prekių ar produktų. NSLA 12 skirsnio n punkte "vietinė prekė ar produktas" apibrėžiamas kaip JAV pagaminta žemės ūkio prekė ir maisto produktas, perdirbtas JAV, iš esmės naudojant JAV pagamintas žemės ūkio prekes. Todėl daugiau kaip 51% galutinio perdirbto produkto (pagal svorį arba tūrį) turi sudaryti šalyje užaugintos žemės ūkio prekės. Taigi, neperdirbtų maisto produktų atveju žemės ūkio produktai turi būti vietiniai, o perdirbtų maisto produktų atveju jie turi būti perdirbti šalyje, naudojant vietinius žemės ūkio maisto komponentus, kuriuos sudaro daugiau kaip 51% šalyje užaugintų produktų (pagal svorį arba tūrį). Produkto maisto komponentas laikomas žemės ūkio preke. "Maisto komponentas - viena iš maisto produktų grupių, iš kurių susideda kompensuojamas maistas. Maisto komponentai yra šie: mėsa ir (arba) jos pakaitalai, grūdai, daržovės, vaisiai ir skystas pienas. Perdirbtuose produktuose turi būti daugiau kaip 51% JAV kilmės maisto komponento (pagal svorį arba tūrį). Produktai iš Guamo, Amerikos Samoa, Mergelių salų, Mergelių salų, Puerto Riko ir Šiaurės Marianų salų yra leidžiami pagal šią nuostatą, nes tai yra JAV teritorijos. "Buy American" nuostata (7 CFR 210.21 d) yra vienas iš viešųjų pirkimų standartų, kurių turi laikytis ŠMM, pirkdamos komercinius maisto produktus, tiekiamus pagal mokyklų maitinimo programas.
  - Atitikties ir audito tikslais SFA iš tiekėjo (t. y. gamintojo ar platintojo) raštu reikalaus konkrečios informacijos apie tai, kiek procentų JAV kilmės produkto sudaro bet koks perdirbtas galutinis produktas, kad būtų galima dokumentais pagrįsti vietinį procentą (reikalaujama raštiško sertifikato, kuriame būtų aprašytas vietinis žemės ūkio maisto produktų sudedamosios dalies kiekis prekėse ir produktuose), taip pat pristatymo sąskaitų faktūrų ir kvitų, kuriuose būtų nurodyta kilmės šalis - JAV arba jos teritorijos, o ne vietinio produkto atveju - ribota išimtis. Ribotos išimtys - tai ribotos nuostatos išimtys, leidžiančios įsigyti "vietinio" standarto neatitinkančius (nevietinius) produktus tokiomis aplinkybėmis, kai vietinių produktų naudojimas iš tiesų yra neįmanomas. Prieš taikant išimtį, bus apsvarstytos alternatyvos pirkti ne vietinius maisto produktus. Ribotos išimtys bus taikomos kaip kraštutinė priemonė. Šios nuostatos išimtys yra šios: 1) produktas nėra gaminamas arba gaminamas JAV pakankamais ir pagrįstai prieinamais pakankamos kokybės kiekiais; arba 2) konkurenciniai pasiūlymai rodo, kad JAV produkto sąnaudos yra gerokai didesnės nei ne vietinio produkto.
  - Nuostata "Pirkti amerikietišką prekę" remia vietos ir mažąsias įmones. Naudojant maisto produktus iš vietinių šaltinių, remiami vietiniai ūkininkai, o vaikai, dalyvaujantys mokyklų maitinimo programose, gali rinktis sveikus maisto produktus ir kartu remiama vietos ekonomika. Reikalavimas laikytis nuostatos "Pirk amerikietiškus produktus" taip pat padeda ŠMM dirbti su vietos arba mažomis, mažumoms ir moterims priklausančiomis įmonėmis, kaip reikalaujama federaliniuose teisės aktuose (2 CFR 200.321). Turi būti imtasi teigiamų priemonių, kad būtų užtikrinta, jog, kai įmanoma, būtų pasitelkiamos mažosios, mažumų ir moterims priklausančios įmonės. Pozityvūs veiksmai apima: 2) užtikrinti, kad būtų kreipiamasi į mažąsias ir mažumų įmones bei moterų įmones, kai tik jos yra potencialūs šaltiniai; 3) prireikus naudotis tokių organizacijų, kaip Smulkiojo verslo administracija ir Prekybos departamento Mažumų verslo plėtros agentūra, paslaugomis ir pagalba.
Interesų konfliktas
- Jei yra galimas interesų konfliktas, visi pardavėjai turi būti atrenkami per verslo tarnybas ir turi būti pateikta interesų konflikto forma 6210 F5.
Biudžeto aspektai
- Pirkimų patvirtinimas priklausys nuo turimo biudžeto. Pirkimai, viršijantys turimą biudžetą, bus grąžinti prašytojui.
Užsakymų teikimas
- Pasiūlymai ir (arba) patvirtinimai reikalingi toliau nurodytoms paraiškoms:
  - Pirkimo paraiška - (galima pateikti bet kuriuo $ į "Alio")
  - Pirkimo kortelės (p-kortelės) - žr. 6215 politiką / procedūrą.
Draudimas
- Viešųjų pirkimų pareigūnas gali uždrausti asmeniui dėl tam tikros priežasties svarstyti galimybę sudaryti sutartis iki trejų metų arba sustabdyti galimybę svarstyti galimybę sudaryti sutartis, jei yra pagrindo manyti, kad asmuo dalyvavo veikloje, dėl kurios gali būti uždrausta sudaryti sutartį. Sustabdymas negali trukti ilgiau kaip tris mėnesius, išskyrus atvejus, kai yra pateiktas kaltinamasis aktas dėl nusikalstamos veikos, dėl kurios gali būti uždrausta dalyvauti konkurse.
  - Draudimo priežastys:
    - nuteisimas už nusikalstamą veiką, susijusią su viešosios ar privačios sutarties ar subrangos sutarties gavimu arba bandymu ją gauti, arba vykdant viešąją ar privačią sutartį ar subrangos sutartį
    - teistumas pagal valstijos ar federalinius įstatymus už turto pasisavinimą, vagystę, klastojimą, kyšininkavimą, dokumentų klastojimą ar naikinimą, vogto turto gavimą arba bet kokį kitą nusikaltimą, rodantį verslo sąžiningumo ar sąžiningumo stoką, kuris šiuo metu, rimtai ir tiesiogiai veikia rajono rangovo atsakomybę.
    - apkaltinamasis nuosprendis pagal valstijos ar federalinius antimonopolinius įstatymus.
    - sutarties sąlygų nevykdymas be pateisinamos priežasties
    - Viešųjų pirkimų kodekso arba Apygardos viešųjų pirkimų politikos pažeidimas.
    - bet kokia kita priežastis, kurią viešųjų pirkimų pareigūnas laiko tokia rimta ir įtikinama, kad ji turi įtakos rajono rangovo atsakomybei, įskaitant kitos vyriausybinės institucijos draudimą.
- Apygarda gali svarstyti bet kokią pašalinimo priežastį kaip pagrindą nustatyti, kad asmuo, atsakęs į pasiūlymą, nėra atsakingas, nepriklausomai nuo bet kokių pastangų ar procedūrų, kuriomis siekiama pašalinti asmenį iš konkurso ar sustabdyti jo veiklą, ir net jei apygarda nenusprendžia siekti pašalinimo ar sustabdymo.
- Rajonas atmeta paraiškas, pasiūlymus ar kitus dokumentus, gautus iš bet kurio asmens, kuris iki paraiškų, pasiūlymų ar kitų dokumentų priėmimo termino dienos yra sustabdęs savo veiklą, nušalintas nuo pareigų ar dėl kitų priežasčių neatitinka reikalavimų.
- Asmuo, turintis neįvykdytą mokestinį areštą valstijoje, negali pateikti apygardai pasiūlymo, paraiškos ar ofertos, taip pat negali sudaryti sutarties dėl pirkimo objekto tiekimo apygardai. Tačiau jei rajono viešųjų pirkimų pareigūnas nusprendžia, kad tai geriausiai atitinka rajono interesus, rajonas gali taikyti šio draudimo išimtį konkrečiai ir konkrečiai citatai, paraiškai, pasiūlymui ar sutarčiai. Rajonas gali atmesti citatą, paraišką ar pasiūlymą, pateiktą pažeidžiant šį draudimą.
Nustatymai
- Vykdydama visus viešuosius pirkimus, apygarda teikia abipusę pirmenybę tiems konkurso dalyviams, kurie siūlo pirkimo objektus, pagamintus, pagamintus, iškastus, išaugintus arba atliktus Jutoje (toliau - Jutos objektai), o ne tiems konkurso dalyviams, kurie siūlo pirkimo objektus, pagamintus, pagamintus, iškastus, išaugintus arba atliktus bet kurioje valstijoje, kuri teikia arba reikalauja teikti pirmenybę pirkimo objektams, pagamintiems, pagamintiems, iškastiems, išaugintiems arba atliktiems toje valstijoje (toliau - pirmenybę teikiantys ne valstijos objektai). Abipusės pirmenybės dydis yra lygus kitos valstybės tam konkrečiam pirkimo objektui taikomos pirmenybės dydžiui. Kad gautų abipusę pirmenybę pagal šį skirsnį, konkurso dalyvis pasiūlyme turi patvirtinti, kad siūlomi pirkimo objektai yra Jutos objektai. Jei toks patvirtinimas pasiūlyme nepateikiamas, abipusė pirmenybė netaikoma.
- Jei atsakingas konkurso dalyvis, pateikęs mažiausią atsakingą pasiūlymą, siūlo pageidaujamas prekes iš kitų valstijų, o kitas atsakingas konkurso dalyvis pateikė atsakingą pasiūlymą, kuriame siūlomos Jutos prekės, ir, pasinaudojus abipuse pirmenybe, kito konkurso dalyvio pasiūlymas yra lygus arba mažesnis už pradinį mažiausią pasiūlymą, apygarda 1) praneša Jutos prekių konkurso dalyviui, kad jis atitinka pirmenybę teikiančio konkurso dalyvio reikalavimus; ir 2) per 72 valandas nuo pranešimo gavimo dienos atlieka pirkimą iš pirmenybę teikiančio konkurso dalyvio, jei jis raštu sutinka laikytis mažiausios kainos. Apygarda į pranešimą pageidaujamam dalyviui įtraukia tikslią mažiausią kainą pasiūliusio dalyvio pateiktą kainą. Apskritis negali sudaryti sutarties su kitu pirkimo dalyviu, kol nepraėjo 72 valandos nuo pranešimo pirmenybę turinčiam dalyviui. Jei yra daugiau nei vienas pageidaujamas konkurso dalyvis, rajonas sudaro sutartį su pageidaujamu konkurso dalyviu, kuris iš pradžių pasiūlė mažiausią kainą. Jei buvo du ar daugiau vienodai mažą kainą pasiūliusių pageidaujamų dalyvių, rajonas laikosi Viešųjų pirkimų politikos valdybos taisyklių, kad nustatytų, su kuriuo dalyviu turėtų būti sudaryta sutartis.
- Šis skirsnis netaikomas, jei jo taikymas gali kelti pavojų federalinių lėšų gavimui.
- Rangovas rezidentas - tai asmuo, partnerystė, korporacija ar kitas verslo subjektas, kurio pagrindinė verslo vieta yra Jutoje arba kuris samdo darbuotojus, kurie yra šios valstijos gyventojai, jei tokie yra, ir kuris vykdė veiklą tą dieną, kai pirmą kartą buvo kviečiamas teikti pasiūlymus dėl viešosios sutarties.
- Sudarydama statybos rangos sutartis, apygarda rangovui rezidentui suteikia abipusę pirmenybę prieš rangovą nerezidentą iš bet kurios valstijos, kuri teikia arba reikalauja teikti pirmenybę rangovams iš tos valstijos. Abipusės pirmenybės dydis yra lygus pirmenybės dydžiui, kurį taiko rangovo nerezidento valstybė. Kad gautų abipusę pirmenybę pagal šį skirsnį, konkurso dalyvis pasiūlyme patvirtina, kad jis atitinka rangovo rezidento statusą. Jei toks patvirtinimas pasiūlyme nepateikiamas, abipusė pirmenybė netaikoma.
- Jei atsakingas rangovas, pateikęs mažiausią kainą atitinkantį pasiūlymą, yra rangovas nerezidentas, kurio pagrindinė verslo vieta yra valstybėje, kurioje pirmenybė teikiama arba reikalaujama teikti pirmenybę tos valstybės rangovams, ir jei atsakingas rangovas rezidentas taip pat pateikė atsakingą pasiūlymą, ir, pasinaudodamas abipuse pirmenybe, rangovo rezidento pasiūlymas yra lygus arba mažesnis už pradinį mažiausią pasiūlymą, rajonas praneša rangovui rezidentui, kad rangovas rezidentas atitinka privilegijuoto rangovo rezidento statusą, ir išduoda sutartį rangovui rezidentui, jei šis rangovas raštu sutinka įvykdyti mažiausios kainos pasiūlymą per 72 valandas nuo pranešimo apie privilegijuoto rangovo rezidento statusą. Rajono pranešime turi būti nurodyta tiksli mažiausią kainą pasiūliusio konkurso dalyvio pateikta kaina. Rajonas negali sudaryti sutarties su kitu statybos rangovu, kol nepraėjo 72 valandos nuo pranešimo privilegijuotam rangovui gyventojui. Jei yra daugiau nei vienas pageidaujamas gyventojas rangovas, rajonas sudaro sutartį su pageidaujamu gyventoju rangovu, kuris iš pradžių buvo mažiausią kainą pasiūlęs pageidaujamas gyventojas rangovas. Jei buvo du ar daugiau vienodai mažą kainą pasiūliusių pageidaujamų gyventojų rangovų, rajonas laikosi Viešųjų pirkimų politikos valdybos taisyklių, kad nustatytų, su kuriuo rangovu turėtų būti sudaryta sutartis.
- Šis skirsnis netaikomas, jei jo taikymas gali kelti pavojų federalinių lėšų gavimui.
- Nei Jutos produktų pirmenybė, nei Jutoje gyvenančių rangovų pirmenybė netaikoma tiek, kiek ji prieštarauja federaliniams reikalavimams, susijusiems su viešaisiais pirkimais, kurie susiję su federalinės paramos, federalinių sutarčių lėšų ar federalinio finansinio dalyvavimo lėšų panaudojimu.

II. Prašymas pateikti pasiūlymus (RFP), prašymas pateikti informaciją (RFI), prašymas pateikti kvalifikacijos aprašymą (RFQ)

Papildomi viešųjų pirkimų procesai gali būti naudojami siekiant padėti standartiniam viešųjų pirkimų procesui. Pagal rajono politiką RFP, RFI arba RFQ paprastai naudojami tada, kai prekės ar projekto pirkimo suma viršija $80 000. Asmeninėms paslaugoms šios nuostatos netaikomos, tačiau jos gali būti naudojamos naujiems paslaugų teikėjams atrinkti.
Apskrities darbuotojai pateiks verslo tarnyboms informaciją ir specifikacijas, susijusias su visais pateiktais prašymais. Kiekviena specifikacija turi būti parengta siekiant aiškiai apibūdinti rajono reikalavimus ir skatinti konkurenciją, taip pat turi būti pabrėžiami funkciniai ar veiklos kriterijai, būtini rajono poreikiams patenkinti.
Interesų konfliktą turintis asmuo arba asmuo, kuris ketina pateikti atsakymą į pasiūlymą, negali dalyvauti rašant specifikacijas arba būti įdarbintas bet kurioje organizacijoje, teikiančioje atsakymą į pasiūlymą.
Jutos valstijos pasiūlymų svetainėje bus skelbiama, renkama ir peržiūrima potencialių tiekėjų pateikta informacija. Skelbimai taip pat skelbiami pagrindinėje rajono interneto svetainėje. Skelbimai turi būti prieinami ne mažiau kaip septynias (7) dienas iki galutinio atsakymo pateikimo termino dienos.
Apskritis gali individualiai informuoti potencialius pardavėjus po to, kai pradedama viešai skelbti apie konkursą.
Rajonas gali atšaukti konkursą arba visiškai ar iš dalies atmesti paraiškas ir pasiūlymus, jei tai geriausiai atitinka rajono interesus. Atšaukimo ar atmetimo priežastys įtraukiamos į sutarties bylą ir yra viešai prieinamos. Panaikinus konkursą, rajonas iš naujo paprašo atsakymų arba atšaukia paraišką dėl pirkimo objekto.
Rajonas gali atmesti atsakymą į paraišką, jei jis pažeidžia konkurso reikalavimą, yra pateiktas pasibaigus terminui arba neatitinka atsakymo kriterijų. Rajonas gali atmesti atsakymus į paraiškas, jei juos pateikęs tiekėjas nėra atsakingas, pažeidžia viešųjų pirkimų kodeksą ar taisykles, elgiasi neetiškai, jam taikomas mokestinis areštas arba dėl pasikeitusių tiekėjo aplinkybių rajonas turėtų atmesti atsakymą. Pardavėjai, nepasirašę taikomų pirkimo dokumentų, taip pat gali būti atmesti po 90 dienų. Jei pardavėjas atmetamas, rajonas raštu pateikia pardavėjui motyvus.
Konkursas gali būti atšauktas po atsakymų atplėšimo, bet prieš sudarant sutartį, jei rajonas raštu nustato, kad yra viena iš šių aplinkybių:
- Nė vienas asmuo neatitiko darbo apimties ar kitų konkurso dokumentuose pateiktų reikalavimų, o visi atsakymai į konkursą buvo pripažinti neatitinkančiais reikalavimų arba neatsakingais.
- Įvyko kodekso, taisyklės ar politikos pažeidimas.
- Kvietime buvo nurodytos netinkamos, klaidingos arba dviprasmiškos specifikacijos ar reikalavimai.
- buvo arba turi būti peržiūrėtos konkurso specifikacijos
- Viešųjų pirkimų objektas, dėl kurio kreipiamasi, nebereikalingas
- Konkurso sąlygose nebuvo atsižvelgta į visus rajono sąnaudų veiksnius, pavyzdžiui, transportavimo, garantijų, aptarnavimo ir priežiūros sąnaudas.
- Gauti atsakymai į kvietimus rodo, kad rajono poreikius galima patenkinti pigesne pirkimo preke, kuri skiriasi nuo tos, kuri nurodyta kvietime.
- Visi kitu atveju gauti priimtini atsakymai į kvietimus yra nepagrįstai dideli arba gautas tik vienas atsakymas į kvietimą ir viešųjų pirkimų pareigūnas negali nustatyti pasiūlymo kainos ar sąnaudų pasiūlymo pagrįstumo.
- Kitos priežastys, nurodytos valstijos kodekse (Jutos viešųjų pirkimų kodekso 63G antraštinės dalies 6a skyrius) arba administracinėje taisyklėje.
- Kitos aplinkybės, kurias viešųjų pirkimų pareigūnas laiko pagrįsta priežastimi.
- Panaikinimas negali būti naudojamas siekiant nukreipti sutartį į privilegijuotą pardavėją arba padaryti taip, kad pardavėjas, kuris anksčiau buvo diskvalifikuotas arba atmestas kvietime dalyvauti konkurse, turėtų teisę sudaryti sutartį dėl to paties pirkimo objekto.
Apskritis gali leisti ištaisyti neesmines klaidas, padarytas konkurso pasiūlyme, įskaitant trūkstamus parašus, priedų patvirtinimus, trūkstamas profesinių licencijų kopijas, spausdinimo klaidas, klaidas, atsiradusias dėl netikslumų konkurso pasiūlyme, ir kitas neesmines klaidas. Apygarda reikalauja, kad pataisymai būtų pateikti raštu, ir nustato terminą, per kurį jie turi būti atlikti.
Apskritis gali raštu paprašyti pardavėjo paaiškinti informaciją, pateiktą atsakyme į kvietimą, arba pateikti papildomą informaciją, kuri, apygardos nuomone, yra reikalinga norint nustatyti, ar atsakymas yra perspektyvus. Rajonas nustato ir užtikrina informacijos pateikimo terminą
Geriausius ir galutinius pasiūlymus galima teikti tik per RFP procesą.
Informacijos prašyme gali būti prašoma įvairios informacijos, įskaitant prieinamumą, tvarkaraščius, standartus ir praktiką, specifikacijas, mokymą, naujas technologijas, paslaugų teikėjų galimybes ir alternatyvius sprendimus. RFI nėra viešųjų pirkimų procesas ir negali būti naudojamas derantis dėl mokesčių, sudarant sutartį ar nustatant viešųjų pirkimų leistinumą.
- Pagal Jutos Vyriausybinių įrašų prieigos ir valdymo įstatymą informacija, pateikta kartu su RFI, laikoma "saugoma" informacija. Potencialūs atsakymų teikėjai turi pateikti raštišką prašymą dėl verslo konfidencialumo ir glaustą jį pagrindžiantį motyvų išdėstymą.

III. Pirkimo / mokėjimo patvirtinimai

Visiems pirkimams ir (arba) mokėjimams reikia dviejų rajono darbuotojų patvirtinimo. Visos paraiškos tiekėjams turi būti įvestos į "Linq".

Mažiau nei $5,000 už vieną prekę ir bendra sandorio suma neviršija $9,999
- Pasiūlymų teikti nereikia. (Vaikų maitinimas turi gauti du pasiūlymus dėl bet ko, kas viršija $3 500).
Vienos prekės pirkimas, lygus arba didesnis nei $5,000, arba bendras sandoris, lygus arba didesnis nei $10,000.
Reikia pateikti du raštiškus pasiūlymus. Užklausos turi būti įvestos į "Linq", kad būtų patvirtintos. Pirkimus iš pardavėjų, kurie nepriima pirkimo užsakymų, turi atlikti Verslo paslaugos, gavusios pasiūlymus. (Išskyrus Vaikų maitinimo skyrių, kuris turi gauti pasiūlymus dėl bet ko, kas viršija $3 500).$50 000+
- Nauji pavieniai pirkimai arba projektai
- Turi būti pateikta Švietimo tarybai patvirtinti, nebent patvirtinimas buvo gautas biudžeto proceso metu.
- Prieš tai pasirašo atitinkamas direktorius, direktorius, rajono tarybos narys arba kuratorius, arba jį pavaduojantis asmuo, kai jo nėra.
- Prieš tai pasirašo verslo administratorius.
- Prieš tai pasirašo kuratorius.
- Atskirų prekių pirkimams arba projektams, kurių vertė viršija $50 000, reikia pateikti mažiausiai tris raštiškus pasiūlymus, kurie turi būti įvesti į "Linq" po to, kai juos patvirtina valdyba. Prireikus verslo paslaugos padės gauti pasiūlymus.
- Atskirų prekių pirkimams arba projektams, kurių vertė viršija $80,000, reikia pateikti užplombuotą pasiūlymą/projektinį pasiūlymą, kurį turi apdoroti Verslo paslaugos.
Pastatų papildymai, patobulinimai ir pakeitimai
- Išankstinis Kapitalo priemonių komiteto pritarimas
- Visiems projektams, kurių bendra vertė viršija $50 000, reikalingas išankstinis valdybos pritarimas.
- Projektai negali būti dirbtinai skirstomi, kad būtų pažeista pirkimo politika ar procedūros.
Žr. statybos viešųjų pirkimų politiką 6212.Approval Thresholds
- Didesniems nei $20 000 užsakymams reikalingas kuratoriaus ir verslo administratoriaus patvirtinimas.
- Prašymams dėl atskirų prekių, kurių vertė viršija $50 000, reikalingas valdybos pritarimas.

IV. Pirkimo paraiškos ir pirkimo užsakymai

Pasirinkite pardavėją (žr. I skyrių)
- Jei pardavėjas nėra prisijungęs prie "Linq", rajono verslo tarnyboms turi būti pateiktas W-9 dokumentas, kad jis būtų įvestas į "Linq".
Užsakymo pateikimas
- Užklausa turi būti įvesta į "Linq". Reikalingi pasiūlymai turi būti saugomi kartu su pirkimo dokumentais ir nuskenuoti į archyvą, kai kuriamas pirkimo užsakymas.
- Mokyklos / skyriaus darbuotojai pateiks pirkimo užsakymą pardavėjui.
Pirkimo užsakymų gavimas
- Imtuvas:
  - Atidarykite pristatytas pakuotes ir dėžes.
  - Patikrinkite, ar turinys yra teisingas, ar nepažeistas ir ar teisingai išsiųstas.
  - Praneškite pardavėjui apie prekių trūkumą, perteklių, neteisingas prekes arba sugadintas prekes.
  - Pirkimo užsakymo gavimas į "Linq".
  - Sąskaitą faktūrą pažymėkite "Mokėtinų sumų antspaudu" arba įrašykite reikiamą informaciją (pirkimo užsakymą, gavimo datą, pardavėjo numerį).
  - Nuskaitykite sąskaitą faktūrą ir įmeskite ją į "Linq Archive" aplanką "Unfiled".
  - Sąskaitų mokėtojai apdoros sąskaitą apmokėjimui, išskyrus atvejus, kai mokėjimas atliekamas per mokyklos atsiskaitomąją sąskaitą.

V. Sutartys

Kontaktai
- Jei dėl pirkimo tikslo reikia sudaryti sutartį, išperkamosios nuomos sutartį ar kitą teisiškai įpareigojantį susitarimą, verslo administratorius PRIVALO pasirašyti sutarties, įskaitant priedus, kopiją.
- Prie VISŲ programinės įrangos sutarčių PRIVALOMA pridėti pardavėjo pasirašytą susitarimą dėl informacijos neatskleidimo, žr. 6210 F10.

Žr. 6220 politiką dėl asmeninių paslaugų ir (arba) konsultantų sutarčių.

VI. Pakeitimo užsakymas

Bet kokį pirkimo užsakymų ar sutarčių pakeitimą, dėl kurio padidėja išlaidos, turi patvirtinti ir įforminti Verslo paslaugos prieš keičiant sutartį, pristatant ar priimant papildomas prekes arba pradedant papildomus darbus.

VII. Apskrities mokėjimo būdai

Mokėtinos sąskaitos
- Mokyklos arba rajono mokėtinos sąskaitos yra pageidaujamas mokėjimo būdas už bet kokį pirkinį, kuriam išrašyta sąskaita faktūra.
- Mokėtinos sumos apmoka visas rajono pirkimo užsakymo pozicijas ir sąskaitų faktūrų sumas.
- Visos gautos sąskaitos faktūros, susijusios su apygardos pirkimo užsakymu;
  - Patikrinkite ir gaukite elementą (-us) "Linq".
  - Užantspauduokite sąskaitą faktūrą "Mokėtinų sumų antspaudu" arba užrašykite reikiamą informaciją sąskaitoje faktūroje.
  - Nuskenuokite sąskaitą faktūrą ir visus pasiūlymo dokumentus ir pridėkite juos "Linq Archive" aplanke "Unfiled".
  - Sąskaitų mokėtojai apdoros sąskaitą faktūrą ir ją apmokės.
- Savaitiniai patikrinimai vyksta trečiadieniais. Iki penktadienio gautos sąskaitos faktūros bus tvarkomos kitą savaitę.
- Darbuotojų kompensacijos
  - Visos darbuotojų kompensacijos turėtų būti dokumentais patvirtintos iš anksto. Prašymai turi būti įvesti į "Linq", kad juos būtų galima tinkamai patvirtinti ir apmokėti kartu su įprastu čekiu. Mokėjimas bus pervestas į pagrindinę darbuotojo sąskaitą, naudojamą darbo užmokesčiui mokėti.
Pirkimo kortelės (JAV banko p-kortelės) (žr. 6211 P1)
Pakeitimo langeliai
- Apygardos pakeitimo langeliai
  - Grąžinimo dėžutę galima rasti rajono kasoje, ją galima naudoti knygų mugės pradžios lėšoms ir kitoms mokyklos reikmėms. Pradinės mokyklos pradines lėšas turi gauti iš Verslo paslaugų tarnybos.
  - Keitimo dėžutė turi būti laikoma saugioje vietoje.
  - Darbuotojų kompensacijos turi būti išmokamos per Mokėtinų sumų sąskaitą.
- Vidurinės mokyklos keitimo langeliai
  - Smulkius pinigus galima laikyti vidurinių mokyklų pagrindiniame biure įvairioms reikmėms, laikantis toliau nurodytų reikalavimų:
    - Visas smulkiųjų pinigų lėšas ir sumas turi patvirtinti Verslo tarnybos.
    - Keitimo dėžutėse negali būti daugiau pinigų, nei jų reikia einamajai veiklai.
    - Negalima naudoti piniginėms lėšoms už suteiktas paslaugas gauti arba pirkiniams atlikti.
    - Apskaitoma palūkanų pagrindu ir kas mėnesį sutikrinama.
    - Laikomi saugioje ir (arba) užrakintoje vietoje.
    - Darbuotojai, tikrinantys grąžos dėžutes, turėtų patikrinti pradines grynųjų pinigų sumas ir grįžę pateikti sutikrinimą. Sumos, viršijančios pradinę sumą, turi būti pervestos į atitinkamą sąskaitą, o pradinė suma grąžinta į seifą.

VIII. Mokėjimai į mokyklos sąskaitą

Visos lėšos, gautos iš mokyklos lėšų rinkimo akcijų, mokinių mokesčių ir pan., turi būti pervestos į patvirtintą mokyklos atsiskaitomąją sąskaitą.
Mokykloms leidžiama atidaryti tik vieną mokyklos atsiskaitomąją sąskaitą, o verslo administratorius turi būti patvirtintas kaip sąskaitos savininkas.
Gali būti išduodamos mokyklos debetinės kortelės, išrašomos iš mokyklos atsiskaitomosios sąskaitos. Mokyklos debetinės kortelės išduodamos laikantis rajono pirkimo procedūrų ir taisyklių.
Mokykla negali atidaryti jokių kitų atsiskaitomųjų, mokėjimo ar finansinių sąskaitų.
Mokyklos atsiskaitomoji sąskaita turi būti naudojama tik mokyklos pirkiniams, kurie apmokami iš mokyklos sąskaitos biudžeto, apmokėti. Turi būti laikomasi rajono mokėjimų ir pardavėjų atrankos procedūrų.
Prieš perkant reikia gauti išankstinį patvirtinimą.
Užklausas galima įvesti į "Linq", kad jos būtų patvirtintos ir apmokėtos.

IX. Darbuotojų mokėjimai

Kompensacijos darbuotojams - visos kompensacijos darbuotojams grynaisiais pinigais turi būti tvarkomos per darbo užmokesčio sistemą. Dovanų kortelės, suteiktos už papildomą darbą ar pripažinimą, nepriklausomai nuo sumos, bus apmokestinamos per darbo užmokesčio sistemą kitą mėnesį po dovanų kortelės suteikimo.
Darbuotojų kompensacijos (neįskaitant kelionių)
- Naudojant papildomas pirkimo korteles, darbuotojų kompensacijos neturėtų būti reikalingos. Jei pirkimo kortelė nesuveikė arba susiklostė kitos situacijos, darbuotojų kompensacijos turėtų būti nedidelės ir nedažnos (apie $50). Bet kokias išimtis turi patvirtinti verslo tarnybos.
- Darbuotojai, kurie perka daiktus ir prašo kompensacijos, prieš pirkdami turi gauti išankstinį raštišką direktoriaus leidimą. Leidimą patvirtinantis dokumentas turi būti pridėtas prie prašymo kompensuoti išlaidas.
- Kompensacijos turi būti išmokėtos per 30 dienų nuo įsigijimo. Kompensacijos nebus mokamos už prekes, kurios neatitinka sveikatingumo politikos (žr. 3401 taisyklę).
- Mokytojai neturėtų prašyti kompensacijų, kol nėra visiškai išnaudoti mokytojų aprūpinimui skirti pinigai. Prieš išmokant kompensacijas, sekretorei turėtų būti pateikti kvitai už išleistus mokytojų reikmenims skirtus pinigus.