Citatos ir pasiūlymo reikalavimai

• Atskirų prekių pirkimams, kurių vertė lygi arba viršija $5,000, reikia mažiausiai dviejų raštiškų pasiūlymų.
• Jei bendra sandorio suma yra lygi arba didesnė nei $10 000 (neatsižvelgiant į atskiros prekės kainą), prieš perkant reikia pateikti du raštiškus pasiūlymus. Prieš perkant bet kokį sandorį, kuris yra lygus $10 000 arba didesnis, reikia įvesti į "Linq".
• Atskirų prekių pirkimams, kurių vertė lygi arba viršija $5 000, reikia pateikti mažiausiai du raštiškus pasiūlymus, kurie turi būti įvesti į "Linq" ir patvirtinti. Jei reikia, verslo paslaugos padės. (Išskyrus Vaikų maitinimo skyrių, kuris turi gauti pasiūlymus dėl bet ko, kas viršija $10 000.)
• Naujiems pavieniams pirkimams, kurių vertė viršija $50 000, reikia trijų raštiškų pasiūlymų ir valdybos pritarimo. Prekių, kurių vertė viršija $50 000, kurias valdyba patvirtino biudžeto proceso metu, pirkimui papildomo patvirtinimo nereikia. Kainos ir patvirtinimas turi būti dokumentuoti prieš perkant arba pasirašant sutartį. Jei reikia, verslo paslaugos padės gauti pasiūlymus. Užsakymai turi būti įvesti į "Linq", kad būtų patvirtinti.
• Pirkimams, kurių vertė viršija $80 000, reikia pateikti užplombuotą pasiūlymą/projektinę paraišką, kurią turi apdoroti verslo paslaugos ir patvirtinti valdyba.
• Pirkimai negali būti dirbtinai skaidomi, kad būtų pažeista pirkimo politika ar procedūros pagal valstybinį pirkimo kodeksą ir taisykles.

Apie pirkimus, kuriems reikalingos sutartys, žr. IV dalį.

Pardavėjų atranka ir (arba) apdovanojimas

• Jutos valstijos viešųjų pirkimų kodekse reikalaujama, kad mažiausią kainą siūlytų kvalifikuoti ir (arba) iš anksto atrinkti pardavėjai, išskyrus atvejus, kai pagrįstai pasirinktas brangesnis pardavėjas. Viešųjų pirkimų kodekso išimtis turi patvirtinti verslo tarnybos.
• “Award” means the identification and selection of a vendor who may, upon satisfying the district’s due diligence inquiry, contract with the district as the result of a standard procurement process or permitted exception. Unless otherwise explicitly written in the solicitation documents or exception documentation, an award or notice of an award does not create or constitute a binding contract until the resulting contract has been fully executed by all parties and approving authorities, or the purchase order documentation has been signed and delivered to the awarded vendor.
• Apygarda gali naudoti valstybines sutartis visų lygių pardavėjų atrankai be papildomų pasiūlymų. Federaliniai vaikų maitinimo standartai vis tiek reikalauja papildomų pasiūlymų, nepriklausomai nuo valstybės sutarties statuso.
• Darbuotojai, perkantys prekes ar paslaugas Provo miesto mokyklų apygardai, negali prašyti ar gauti jokio užmokesčio ar asmeninės naudos iš pardavėjų ar tiekėjų.
• Vienintelio šaltinio pateisinimai suteikiami retai, todėl rajono pirkimo patvirtinimo reikia prašyti raštu. Turi būti užpildyta vienintelio šaltinio pagrindimo forma 6210 F4.
• Provo miesto mokyklos rajono vaikų maitinimo programos pirkimai turi atitikti "Buy American Provision" reikalavimus. Žr. toliau
• Section 104(d) of the William F. Goodling Child Nutrition Reauthorization Act of 1998 (Public Law 105-336) added a provision, Section 12(n) to the NSLA (42 USC 1760(n)), requiring school food authorities (SFAs) to purchase, to the maximum extent practicable, domestic commodity or product. Section 12(n) of the NSLA defines “domestic commodity or product” as an agricultural commodity that is produced in the U.S. and a food product that is processed in the U.S. substantially using agricultural commodities produced in the U.S.
• “Substantially” means over 51% from American products. Therefore, over 51% of the final processed product (by weight or volume) must consist of agricultural commodities that were grown domestically. Thus, for foods that are unprocessed, agricultural commodities must be domestic, and for foods that are processed, they must be processed domestically using domestic agricultural food components that are comprised of over 51% domestically grown items, by weight or volume.
• The product’s food component is considered the agricultural commodity. “Food component” means one of the food groups which comprises reimbursable meals. The food components are: meats/meat alternates, grains, vegetables, fruits, and fluid milk. Processed products must contain over 51% of the product’s food component, by weight or volume, from U.S. origin. Products from Guam, American Samoa, Virgin Islands, Puerto Rico, and the Northern Mariana Islands are allowed under this provision as territories of the U.S.
• The Buy American provision (7 CFR 210.21(d)) is one of the procurement standards SFAs must comply with when purchasing commercial food products served in the school meals programs.
• For compliance and audition purposes, the SFA will require in writing from the supplier (i.e., manufacturer or distributor) specific information about the percentage of U.S. content in any processed end product in order to document domestic percentage (written certification describing domestic content of the agricultural food component of commodities and products is required), and delivery invoices and receipts identifying the country of origin as being the U.S. or its territories, and in the case of a non-domestic product, a limited exception.
• Limited exceptions are limited exceptions to the provision which allow for the purchase of products not meeting the “domestic” standard (non-domestic) in circumstances when use of domestic products is truly not practicable. Before utilizing an exception, alternatives to purchasing non-domestic food products will be considered. Limited exceptions will be used as a last resort. Exceptions to the provision are:

1. The product is not produced or manufactured in the U.S. in sufficient and reasonably available quantities of a satisfactory quality; or
2. Competitive bids reveal the costs of a U.S. product are significantly higher than the non-domestic product.

• The Buy American provision supports local and small businesses. Using food products from local sources supports local farmers and provides healthy choices for children in the school meal programs while supporting the local economy. Requiring compliance with the Buy American provision also supports SFAs working with local, or small, minority, and women-owned businesses as required by Federal regulations (2 CFR 200.321).
• Affirmative steps must be taken to assure that small and minority businesses, and women-owned businesses are used when possible. Affirmative steps include:

1. 1. Placing qualified small and minority businesses, and women-owned businesses on solicitation lists;
   2. Assuring that small and minority businesses, and women-owned businesses are solicited whenever they are potential sources; and
   3. Using the services and assistance, as appropriate, of such organizations as the Small Business Administration and the Minority Business Development Agency of the Department of Commerce.

Interesų konfliktas

Where a possible conflict of interest exists, all vendor selections must be made through Business Services and a Conflict of Interest Form 6210 F5 must be submitted.

Biudžeto aspektai

Pirkimų patvirtinimas priklausys nuo turimo biudžeto. Pirkimai, viršijantys turimą biudžetą, bus grąžinti prašytojui.

Užsakymų teikimas

Pasiūlymai ir (arba) patvirtinimai reikalingi toliau nurodytoms paraiškoms:

• Purchase request (can be submitted at any $ into Alio)
• Purchase Cards (p-cards) See policy/procedure 6215

Draudimas

• Viešųjų pirkimų pareigūnas gali uždrausti asmeniui dėl tam tikros priežasties svarstyti galimybę sudaryti sutartis iki trejų metų arba sustabdyti galimybę svarstyti galimybę sudaryti sutartis, jei yra pagrindo manyti, kad asmuo dalyvavo veikloje, dėl kurios gali būti uždrausta sudaryti sutartį. Sustabdymas negali trukti ilgiau kaip tris mėnesius, išskyrus atvejus, kai yra pateiktas kaltinamasis aktas dėl nusikalstamos veikos, dėl kurios gali būti uždrausta dalyvauti konkurse.
• Draudimo priežastys:
  • nuteisimas už nusikalstamą veiką, susijusią su viešosios ar privačios sutarties ar subrangos sutarties gavimu arba bandymu ją gauti, arba vykdant viešąją ar privačią sutartį ar subrangos sutartį
  • teistumas pagal valstijos ar federalinius įstatymus už turto pasisavinimą, vagystę, klastojimą, kyšininkavimą, dokumentų klastojimą ar naikinimą, vogto turto gavimą arba bet kokį kitą nusikaltimą, rodantį verslo sąžiningumo ar sąžiningumo stoką, kuris šiuo metu, rimtai ir tiesiogiai veikia rajono rangovo atsakomybę.
  • apkaltinamasis nuosprendis pagal valstijos ar federalinius antimonopolinius įstatymus.
  • sutarties sąlygų nevykdymas be pateisinamos priežasties
  • a violation of the Procurement Code or the district’s procurement policies
  • bet kokia kita priežastis, kurią viešųjų pirkimų pareigūnas laiko tokia rimta ir įtikinama, kad ji turi įtakos rajono rangovo atsakomybei, įskaitant kitos vyriausybinės institucijos draudimą.
• Apygarda gali svarstyti bet kokią pašalinimo priežastį kaip pagrindą nustatyti, kad asmuo, atsakęs į pasiūlymą, nėra atsakingas, nepriklausomai nuo bet kokių pastangų ar procedūrų, kuriomis siekiama pašalinti asmenį iš konkurso ar sustabdyti jo veiklą, ir net jei apygarda nenusprendžia siekti pašalinimo ar sustabdymo.
• Rajonas atmeta paraiškas, pasiūlymus ar kitus dokumentus, gautus iš bet kurio asmens, kuris iki paraiškų, pasiūlymų ar kitų dokumentų priėmimo termino dienos yra sustabdęs savo veiklą, nušalintas nuo pareigų ar dėl kitų priežasčių neatitinka reikalavimų.
• A person with an outstanding tax lien in the state may not submit a quote, bid, or offer to the district, nor may such a person contract to provide a procurement item to the district. However, if the district Procurement Officer determines that it is in the best interests of the district to do so, the district may grant an exception to this prohibition for a specified and particular quote, bid, offer, or contract. The district may reject a quote, bid, or offer submitted in violation of this prohibition.

Nustatymai

• Vykdydama visus viešuosius pirkimus, apygarda teikia abipusę pirmenybę tiems konkurso dalyviams, kurie siūlo pirkimo objektus, pagamintus, pagamintus, iškastus, išaugintus arba atliktus Jutoje (toliau - Jutos objektai), o ne tiems konkurso dalyviams, kurie siūlo pirkimo objektus, pagamintus, pagamintus, iškastus, išaugintus arba atliktus bet kurioje valstijoje, kuri teikia arba reikalauja teikti pirmenybę pirkimo objektams, pagamintiems, pagamintiems, iškastiems, išaugintiems arba atliktiems toje valstijoje (toliau - pirmenybę teikiantys ne valstijos objektai). Abipusės pirmenybės dydis yra lygus kitos valstybės tam konkrečiam pirkimo objektui taikomos pirmenybės dydžiui. Kad gautų abipusę pirmenybę pagal šį skirsnį, konkurso dalyvis pasiūlyme turi patvirtinti, kad siūlomi pirkimo objektai yra Jutos objektai. Jei toks patvirtinimas pasiūlyme nepateikiamas, abipusė pirmenybė netaikoma.
• If the responsible bidder submitting the lowest responsive bid offers out of state preferred items, and if another responsible bidder has submitted a responsive bid offering Utah items, and with the benefit of the reciprocal preference, the bid of the other bidder is equal to or less than the original lowest bid, the District shall:

1. notify the Utah items bidder that the bidder qualifies as a preferred bidder; and
2. make the purchase from the preferred bidder if the bidder agrees, in writing, to meet the low bid within 72 hours after the notice.

• The district shall include the exact price submitted by the lowest bidder in its notice to the preferred bidder. The district may not enter into a contract with any other bidder for the purchase until 72 hours have elapsed after notice to the preferred bidder. If there is more than one preferred bidder, the district shall award the contract to the willing preferred bidder who was the lowest preferred bidder originally. If there were two or more equally low preferred bidders, the district shall comply with the rules of the Procurement Policy Board to determine which bidder should be awarded the contract.
• Šis skirsnis netaikomas, jei jo taikymas gali kelti pavojų federalinių lėšų gavimui.
• Rangovas rezidentas - tai asmuo, partnerystė, korporacija ar kitas verslo subjektas, kurio pagrindinė verslo vieta yra Jutoje arba kuris samdo darbuotojus, kurie yra šios valstijos gyventojai, jei tokie yra, ir kuris vykdė veiklą tą dieną, kai pirmą kartą buvo kviečiamas teikti pasiūlymus dėl viešosios sutarties.
• Sudarydama statybos rangos sutartis, apygarda rangovui rezidentui suteikia abipusę pirmenybę prieš rangovą nerezidentą iš bet kurios valstijos, kuri teikia arba reikalauja teikti pirmenybę rangovams iš tos valstijos. Abipusės pirmenybės dydis yra lygus pirmenybės dydžiui, kurį taiko rangovo nerezidento valstybė. Kad gautų abipusę pirmenybę pagal šį skirsnį, konkurso dalyvis pasiūlyme patvirtina, kad jis atitinka rangovo rezidento statusą. Jei toks patvirtinimas pasiūlyme nepateikiamas, abipusė pirmenybė netaikoma.
• Jei atsakingas rangovas, pateikęs mažiausią kainą atitinkantį pasiūlymą, yra rangovas nerezidentas, kurio pagrindinė verslo vieta yra valstybėje, kurioje pirmenybė teikiama arba reikalaujama teikti pirmenybę tos valstybės rangovams, ir jei atsakingas rangovas rezidentas taip pat pateikė atsakingą pasiūlymą, ir, pasinaudodamas abipuse pirmenybe, rangovo rezidento pasiūlymas yra lygus arba mažesnis už pradinį mažiausią pasiūlymą, rajonas praneša rangovui rezidentui, kad rangovas rezidentas atitinka privilegijuoto rangovo rezidento statusą, ir išduoda sutartį rangovui rezidentui, jei šis rangovas raštu sutinka įvykdyti mažiausios kainos pasiūlymą per 72 valandas nuo pranešimo apie privilegijuoto rangovo rezidento statusą. Rajono pranešime turi būti nurodyta tiksli mažiausią kainą pasiūliusio konkurso dalyvio pateikta kaina. Rajonas negali sudaryti sutarties su kitu statybos rangovu, kol nepraėjo 72 valandos nuo pranešimo privilegijuotam rangovui gyventojui. Jei yra daugiau nei vienas pageidaujamas gyventojas rangovas, rajonas sudaro sutartį su pageidaujamu gyventoju rangovu, kuris iš pradžių buvo mažiausią kainą pasiūlęs pageidaujamas gyventojas rangovas. Jei buvo du ar daugiau vienodai mažą kainą pasiūliusių pageidaujamų gyventojų rangovų, rajonas laikosi Viešųjų pirkimų politikos valdybos taisyklių, kad nustatytų, su kuriuo rangovu turėtų būti sudaryta sutartis.
• Šis skirsnis netaikomas, jei jo taikymas gali kelti pavojų federalinių lėšų gavimui.
• Nei Jutos produktų pirmenybė, nei Jutoje gyvenančių rangovų pirmenybė netaikoma tiek, kiek ji prieštarauja federaliniams reikalavimams, susijusiems su viešaisiais pirkimais, kurie susiję su federalinės paramos, federalinių sutarčių lėšų ar federalinio finansinio dalyvavimo lėšų panaudojimu.

• Papildomi viešųjų pirkimų procesai gali būti naudojami siekiant padėti standartiniam viešųjų pirkimų procesui. Pagal rajono politiką RFP, RFI arba RFQ paprastai naudojami tada, kai prekės ar projekto pirkimo suma viršija $80 000. Asmeninėms paslaugoms šios nuostatos netaikomos, tačiau jos gali būti naudojamos naujiems paslaugų teikėjams atrinkti.
• Apskrities darbuotojai pateiks verslo tarnyboms informaciją ir specifikacijas, susijusias su visais pateiktais prašymais. Kiekviena specifikacija turi būti parengta siekiant aiškiai apibūdinti rajono reikalavimus ir skatinti konkurenciją, taip pat turi būti pabrėžiami funkciniai ar veiklos kriterijai, būtini rajono poreikiams patenkinti.
• Interesų konfliktą turintis asmuo arba asmuo, kuris ketina pateikti atsakymą į pasiūlymą, negali dalyvauti rašant specifikacijas arba būti įdarbintas bet kurioje organizacijoje, teikiančioje atsakymą į pasiūlymą.
• Jutos valstijos pasiūlymų svetainėje bus skelbiama, renkama ir peržiūrima potencialių tiekėjų pateikta informacija. Skelbimai taip pat skelbiami pagrindinėje rajono interneto svetainėje. Skelbimai turi būti prieinami ne mažiau kaip septynias (7) dienas iki galutinio atsakymo pateikimo termino dienos.
• Apskritis gali individualiai informuoti potencialius pardavėjus po to, kai pradedama viešai skelbti apie konkursą.
• Rajonas gali atšaukti konkursą arba visiškai ar iš dalies atmesti paraiškas ir pasiūlymus, jei tai geriausiai atitinka rajono interesus. Atšaukimo ar atmetimo priežastys įtraukiamos į sutarties bylą ir yra viešai prieinamos. Panaikinus konkursą, rajonas iš naujo paprašo atsakymų arba atšaukia paraišką dėl pirkimo objekto.
• The district may reject a solicitation response if it violates a solicitation requirement, is submitted after the deadline, or it does not meet response criteria. The district may reject solicitation responses if the submitting vendor is not responsible, is in violation of the procurement code or regulations, has engaged in unethical conduct, is subject to an outstanding tax lien, or a change in the vendor’s circumstances would have caused the district to reject the response. Vendors failing to sign applicable purchasing documents can also be rejected after 90 days. If vendor is rejected, the district will provide a written statement of reasons to the vendor.
• Konkursas gali būti atšauktas po atsakymų atplėšimo, bet prieš sudarant sutartį, jei rajonas raštu nustato, kad yra viena iš šių aplinkybių:
  • • Nė vienas asmuo neatitiko darbo apimties ar kitų konkurso dokumentuose pateiktų reikalavimų, o visi atsakymai į konkursą buvo pripažinti neatitinkančiais reikalavimų arba neatsakingais.
    • Įvyko kodekso, taisyklės ar politikos pažeidimas.
    • Kvietime buvo nurodytos netinkamos, klaidingos arba dviprasmiškos specifikacijos ar reikalavimai.
    • buvo arba turi būti peržiūrėtos konkurso specifikacijos
    • Viešųjų pirkimų objektas, dėl kurio kreipiamasi, nebereikalingas
    • Konkurso sąlygose nebuvo atsižvelgta į visus rajono sąnaudų veiksnius, pavyzdžiui, transportavimo, garantijų, aptarnavimo ir priežiūros sąnaudas.
    • Gauti atsakymai į kvietimus rodo, kad rajono poreikius galima patenkinti pigesne pirkimo preke, kuri skiriasi nuo tos, kuri nurodyta kvietime.
    • All otherwise acceptable solicitation responses received are at unreasonable prices, or only one solicitation response is received and the procurement official cannot determine the reasonableness of the bid price or cost proposal
    • Kitos priežastys, nurodytos valstijos kodekse (Jutos viešųjų pirkimų kodekso 63G antraštinės dalies 6a skyrius) arba administracinėje taisyklėje.
    • Kitos aplinkybės, kurias viešųjų pirkimų pareigūnas laiko pagrįsta priežastimi.
    • Cancellation cannot be used to steer a contract to a favored vendor or make a vendor who was previously disqualified or rejected in a solicitation eligible for a contract award for the same procurement item.
• Apskritis gali leisti ištaisyti neesmines klaidas, padarytas konkurso pasiūlyme, įskaitant trūkstamus parašus, priedų patvirtinimus, trūkstamas profesinių licencijų kopijas, spausdinimo klaidas, klaidas, atsiradusias dėl netikslumų konkurso pasiūlyme, ir kitas neesmines klaidas. Apygarda reikalauja, kad pataisymai būtų pateikti raštu, ir nustato terminą, per kurį jie turi būti atlikti.
• The district may make a written request to a vendor to clarify information in a responsive solicitation or to provide additional information that the district determines is needed to determine viability of response. The district shall establish and enforce a deadline for submitting the information.
• Best and final offers are only allowable in the RFP process.
• Informacijos prašyme gali būti prašoma įvairios informacijos, įskaitant prieinamumą, tvarkaraščius, standartus ir praktiką, specifikacijas, mokymą, naujas technologijas, paslaugų teikėjų galimybes ir alternatyvius sprendimus. RFI nėra viešųjų pirkimų procesas ir negali būti naudojamas derantis dėl mokesčių, sudarant sutartį ar nustatant viešųjų pirkimų leistinumą.
• Pagal Jutos Vyriausybinių įrašų prieigos ir valdymo įstatymą informacija, pateikta kartu su RFI, laikoma "saugoma" informacija. Potencialūs atsakymų teikėjai turi pateikti raštišką prašymą dėl verslo konfidencialumo ir glaustą jį pagrindžiantį motyvų išdėstymą.

Visiems pirkimams ir (arba) mokėjimams reikia dviejų rajono darbuotojų patvirtinimo. Visos paraiškos tiekėjams turi būti įvestos į "Linq".

• Mažiau nei $5,000 už vieną prekę ir bendra sandorio suma neviršija $9,999
  • No bids required. (Child Nutrition must obtain two quotes for anything above $3,500).
• Vienos prekės pirkimas, lygus arba didesnis nei $5,000, arba bendras sandoris, lygus arba didesnis nei $10,000.
  • Two written quotes are required.
  • Requisitions must be entered into Linq for approval.
  • Purchases from vendors who do not accept purchase orders must be made by Business Services after quotes are obtained. (With the exception of the Child Nutrition Department which must obtain quotes on anything above $3,500).
• $50,000+
  • Nauji pavieniai pirkimai arba projektai
  • Turi būti pateikta Švietimo tarybai patvirtinti, nebent patvirtinimas buvo gautas biudžeto proceso metu.
  • Prieš tai pasirašo atitinkamas direktorius, direktorius, rajono tarybos narys arba kuratorius, arba jį pavaduojantis asmuo, kai jo nėra.
  • Prieš tai pasirašo verslo administratorius.
  • Prieš tai pasirašo kuratorius.
  • Atskirų prekių pirkimams arba projektams, kurių vertė viršija $50 000, reikia pateikti mažiausiai tris raštiškus pasiūlymus, kurie turi būti įvesti į "Linq" po to, kai juos patvirtina valdyba. Prireikus verslo paslaugos padės gauti pasiūlymus.
  • Atskirų prekių pirkimams arba projektams, kurių vertė viršija $80,000, reikia pateikti užplombuotą pasiūlymą/projektinį pasiūlymą, kurį turi apdoroti Verslo paslaugos.
• Pastatų papildymai, patobulinimai ir pakeitimai
  • Išankstinis Kapitalo priemonių komiteto pritarimas
  • Visiems projektams, kurių bendra vertė viršija $50 000, reikalingas išankstinis valdybos pritarimas.
  • Projektai negali būti dirbtinai skirstomi, kad būtų pažeista pirkimo politika ar procedūros.
• See Construction Procurement Policy 6212 Approval Thresholds
  • Didesniems nei $20 000 užsakymams reikalingas kuratoriaus ir verslo administratoriaus patvirtinimas.
  • Prašymams dėl atskirų prekių, kurių vertė viršija $50 000, reikalingas valdybos pritarimas.

A. Pasirinkite pardavėją (žr. I skyrių)

• Jei pardavėjas nėra prisijungęs prie "Linq", rajono verslo tarnyboms turi būti pateiktas W-9 dokumentas, kad jis būtų įvestas į "Linq".

B. Placing an Order

• Requisition must be entered into Linq.
• Required bids must be kept with purchase documentation and scanned into Archive when purchase order is created.
• Mokyklos / skyriaus darbuotojai pateiks pirkimo užsakymą pardavėjui.

C. Pirkimo užsakymų gavimas

Imtuvas:

1. Atidarykite pristatytas pakuotes ir dėžes.
2. Patikrinkite, ar turinys yra teisingas, ar nepažeistas ir ar teisingai išsiųstas.
3. Praneškite pardavėjui apie prekių trūkumą, perteklių, neteisingas prekes arba sugadintas prekes.
4. Pirkimo užsakymo gavimas į "Linq".
5. Sąskaitą faktūrą pažymėkite "Mokėtinų sumų antspaudu" arba įrašykite reikiamą informaciją (pirkimo užsakymą, gavimo datą, pardavėjo numerį).
6. Scan the invoice and drop in Linq Archive in the Unfiled folder.
7. Sąskaitų mokėtojai apdoros sąskaitą apmokėjimui, išskyrus atvejus, kai mokėjimas atliekamas per mokyklos atsiskaitomąją sąskaitą.

V. Sutartys

• If the purpose of the purchase requires a contract, lease agreement, or other legally binding agreement to be entered into, a copy of the contract MUST be signed by the Business Administrator, including addendums.
• ALL software contracts MUST have a Non-Disclosure Agreement signed by the vendor attached as part of the contract, see 6210 F10.

Žr. 6220 politiką dėl asmeninių paslaugų ir (arba) konsultantų sutarčių.

VI. Pakeitimo užsakymas

Any change to purchase orders or contracts that increases the cost must be approved and processed by Business Services prior to any change in the contract, delivery or acceptance of additional goods, or commencement of additional work.

VII. Apskrities mokėjimo būdai

A. Mokėtinos sąskaitos

• School or District Accounts Payable is the preferred payment method for any purchase with an invoice.
• Accounts Payable pays all district purchase order items and invoiced amounts.
• All invoices received related to a District Purchase Order:
  1. Patikrinkite ir gaukite elementą (-us) "Linq".
  2. Užantspauduokite sąskaitą faktūrą "Mokėtinų sumų antspaudu" arba užrašykite reikiamą informaciją sąskaitoje faktūroje.
  3. Nuskenuokite sąskaitą faktūrą ir visus pasiūlymo dokumentus ir pridėkite juos "Linq Archive" aplanke "Unfiled".
  4. Sąskaitų mokėtojai apdoros sąskaitą faktūrą ir ją apmokės.
• Savaitiniai patikrinimai vyksta trečiadieniais. Iki penktadienio gautos sąskaitos faktūros bus tvarkomos kitą savaitę.
• Employee Reimbursement:
  • All employee reimbursements should have documented preapproval for the reimbursement.
  • Requisitions must be entered into Linq for appropriate approval and payment with the regular check run.
  • Payment will be deposited in the employee’s primary account used for payroll.

B. Purchase Cards (US Bank p-cards)

See 6211 P1 for detailed procedures.

C. Change Boxes

• Apygardos pakeitimo langeliai
  • Grąžinimo dėžutę galima rasti rajono kasoje, ją galima naudoti knygų mugės pradžios lėšoms ir kitoms mokyklos reikmėms. Pradinės mokyklos pradines lėšas turi gauti iš Verslo paslaugų tarnybos.
  • Keitimo dėžutė turi būti laikoma saugioje vietoje.
  • Employee reimbursements must be done through Accounts Payable.
• Vidurinės mokyklos keitimo langeliai
  • Smulkius pinigus galima laikyti vidurinių mokyklų pagrindiniame biure įvairioms reikmėms, laikantis toliau nurodytų reikalavimų:
    1. Visas smulkiųjų pinigų lėšas ir sumas turi patvirtinti Verslo tarnybos.
    2. Keitimo dėžutėse negali būti daugiau pinigų, nei jų reikia einamajai veiklai.
    3. Negalima naudoti piniginėms lėšoms už suteiktas paslaugas gauti arba pirkiniams atlikti.
    4. Apskaitoma pagal avansines lėšas ir kas mėnesį sutikrinama.
    5. Laikomi saugioje ir (arba) užrakintoje vietoje.
    6. Darbuotojai, tikrinantys grąžos dėžutes, turėtų patikrinti pradines grynųjų pinigų sumas ir grįžę pateikti sutikrinimą. Sumos, viršijančios pradinę sumą, turi būti pervestos į atitinkamą sąskaitą, o pradinė suma grąžinta į seifą.

• Visos lėšos, gautos iš mokyklos lėšų rinkimo akcijų, mokinių mokesčių ir pan., turi būti pervestos į patvirtintą mokyklos atsiskaitomąją sąskaitą.
• Mokykloms leidžiama atidaryti tik vieną mokyklos atsiskaitomąją sąskaitą, o verslo administratorius turi būti patvirtintas kaip sąskaitos savininkas.
• Gali būti išduodamos mokyklos debetinės kortelės, išrašomos iš mokyklos atsiskaitomosios sąskaitos. Mokyklos debetinės kortelės išduodamos laikantis rajono pirkimo procedūrų ir taisyklių.
• Mokykla negali atidaryti jokių kitų atsiskaitomųjų, mokėjimo ar finansinių sąskaitų.
• Mokyklos atsiskaitomoji sąskaita turi būti naudojama tik mokyklos pirkiniams, kurie apmokami iš mokyklos sąskaitos biudžeto, apmokėti. Turi būti laikomasi rajono mokėjimų ir pardavėjų atrankos procedūrų.
• Prieš perkant reikia gauti išankstinį patvirtinimą.
• Užklausas galima įvesti į "Linq", kad jos būtų patvirtintos ir apmokėtos.

• Employee Compensation
  • Visas darbuotojų atlyginimas grynaisiais pinigais turi būti tvarkomas per darbo užmokesčio sistemą. Dovanų kortelės, suteiktos už papildomą darbą ar pripažinimą, neatsižvelgiant į sumą, bus apmokestinamos per darbo užmokesčio sistemą kitą mėnesį po dovanų kortelės suteikimo.
  • Employee Reimbursements (not including travel) With the additional purchase cards provided, employee reimbursements should not be necessary. In the event that a purchase card did not work or other situations arise, employee reimbursements should be small and infrequent in nature (around $50). Anyexceptions must be approved by Business Services.
  •  Darbuotojai, kurie perka daiktus ir prašo kompensacijos, prieš pirkdami turi gauti išankstinį raštišką direktoriaus leidimą. Leidimą patvirtinantis dokumentas turi būti pridėtas prie prašymo kompensuoti išlaidas.
  • Kompensacijos turi būti išmokėtos per 30 dienų nuo įsigijimo. Kompensacijos nebus mokamos už prekes, kurios neatitinka sveikatingumo politikos (žr. 3401 taisyklę).
  • Mokytojai neturėtų prašyti kompensacijų, kol nėra visiškai išnaudoti mokytojų aprūpinimui skirti pinigai. Prieš išmokant kompensacijas, sekretorei turėtų būti pateikti kvitai už išleistus mokytojų reikmenims skirtus pinigus.