Paskutinį kartą pakeista: spalio 4 d., 2024 m.

6210 1 procedūra Pirkimas / mokėjimas

Parsisiųsti 6210 Pirkimo / mokėjimo procedūros

I. Pardavėjų atranka

Quote and Bid Requirements
- Atskirų prekių pirkimams, kurių vertė lygi arba viršija $5,000, reikia mažiausiai dviejų raštiškų pasiūlymų.
- Jei bendra sandorio suma yra lygi arba didesnė nei $10 000 (neatsižvelgiant į atskiros prekės kainą), prieš perkant reikia pateikti du raštiškus pasiūlymus. Prieš perkant bet kokį sandorį, kuris yra lygus $10 000 arba didesnis, reikia įvesti į "Linq".
- Atskirų prekių pirkimams, kurių vertė lygi arba viršija $5 000, reikia pateikti mažiausiai du raštiškus pasiūlymus, kurie turi būti įvesti į "Linq" ir patvirtinti. Jei reikia, verslo paslaugos padės. (Išskyrus Vaikų maitinimo skyrių, kuris turi gauti pasiūlymus dėl bet ko, kas viršija $10 000.)
- Naujiems pavieniams pirkimams, kurių vertė viršija $50 000, reikia trijų raštiškų pasiūlymų ir valdybos pritarimo. Prekių, kurių vertė viršija $50 000, kurias valdyba patvirtino biudžeto proceso metu, pirkimui papildomo patvirtinimo nereikia. Kainos ir patvirtinimas turi būti dokumentuoti prieš perkant arba pasirašant sutartį. Jei reikia, verslo paslaugos padės gauti pasiūlymus. Užsakymai turi būti įvesti į "Linq", kad būtų patvirtinti.
- Pirkimams, kurių vertė viršija $80 000, reikia pateikti užplombuotą pasiūlymą/projektinę paraišką, kurią turi apdoroti verslo paslaugos ir patvirtinti valdyba.
- Pirkimai negali būti dirbtinai skaidomi, kad būtų pažeista pirkimo politika ar procedūros pagal valstybinį pirkimo kodeksą ir taisykles.
- Apie pirkimus, kuriems reikalingos sutartys, žr. IV dalį.
Vendor Selection/Award
- Utah State Procurement Code requires lowest bid from qualified/preselected vendors unless use of a higher priced vendor is justified. Exceptions to procurement code must be approved by Business Services.
- “Award” means the identification and selection of a vendor who may, upon satisfying the district’s due diligence inquiry, contract with the District as the result of a standard procurement process or permitted exception. Unless otherwise explicitly written in the solicitation documents or exception documentation, an award or notice of an award does not create or constitute a binding contract until the resulting contract has been fully executed by all parties and approving authorities, or the purchase order documentation has been signed and delivered to the awarded vendor.
- Apygarda gali naudoti valstybines sutartis visų lygių pardavėjų atrankai be papildomų pasiūlymų. Federaliniai vaikų maitinimo standartai vis tiek reikalauja papildomų pasiūlymų, nepriklausomai nuo valstybės sutarties statuso.
- Darbuotojai, perkantys prekes ar paslaugas Provo miesto mokyklų apygardai, negali prašyti ar gauti jokio užmokesčio ar asmeninės naudos iš pardavėjų ar tiekėjų.
- Vienintelio šaltinio pateisinimai suteikiami retai, todėl rajono pirkimo patvirtinimo reikia prašyti raštu. Turi būti užpildyta vienintelio šaltinio pagrindimo forma 6210 F4.
- Provo miesto mokyklos rajono vaikų maitinimo programos pirkimai turi atitikti "Buy American Provision" reikalavimus. Žr. toliau
  - 1998 m. Williamo F. Goodlingo Vaikų mitybos atnaujinimo akto (Viešojo įstatymo 105-336) 104 skirsnio d punktas papildė NSLA 12 skirsnio n punktą (42 USC 1760(n)), pagal kurį reikalaujama, kad mokyklinio maitinimo įstaigos (MŠĮ) kuo daugiau pirktų vietinių prekių ar produktų. NSLA 12 skirsnio n punkte "vietinė prekė ar produktas" apibrėžiamas kaip JAV pagaminta žemės ūkio prekė ir maisto produktas, perdirbtas JAV, iš esmės naudojant JAV pagamintas žemės ūkio prekes. Todėl daugiau kaip 51% galutinio perdirbto produkto (pagal svorį arba tūrį) turi sudaryti šalyje užaugintos žemės ūkio prekės. Taigi, neperdirbtų maisto produktų atveju žemės ūkio produktai turi būti vietiniai, o perdirbtų maisto produktų atveju jie turi būti perdirbti šalyje, naudojant vietinius žemės ūkio maisto komponentus, kuriuos sudaro daugiau kaip 51% šalyje užaugintų produktų (pagal svorį arba tūrį). Produkto maisto komponentas laikomas žemės ūkio preke. "Maisto komponentas - viena iš maisto produktų grupių, iš kurių susideda kompensuojamas maistas. Maisto komponentai yra šie: mėsa ir (arba) jos pakaitalai, grūdai, daržovės, vaisiai ir skystas pienas. Perdirbtuose produktuose turi būti daugiau kaip 51% JAV kilmės maisto komponento (pagal svorį arba tūrį). Produktai iš Guamo, Amerikos Samoa, Mergelių salų, Mergelių salų, Puerto Riko ir Šiaurės Marianų salų yra leidžiami pagal šią nuostatą, nes tai yra JAV teritorijos. "Buy American" nuostata (7 CFR 210.21 d) yra vienas iš viešųjų pirkimų standartų, kurių turi laikytis ŠMM, pirkdamos komercinius maisto produktus, tiekiamus pagal mokyklų maitinimo programas.
  - For compliance and audition purposes, the SFA will require in writing from the supplier (i.e., manufacturer or distributor) specific information about the percentage of U.S. content in any processed end product in order to document domestic percentage (written certification describing domestic content of the agricultural food component of commodities and products is required), and delivery invoices and receipts identifying the country of origin as being the U.S. or its territories, and in the case of a non-domestic product, a limited exception. Limited exceptions are limited exceptions to the provision which allow for the purchase of products not meeting the “domestic” standard (non-domestic) in circumstances when use of domestic products is truly not practicable. Before utilizing an exception, alternatives to purchasing non-domestic food products will be considered. Limited exceptions will be used as a last resort. Exceptions to the provision are: 1) The product is not produced or manufactured in the U.S. in sufficient and reasonably available quantities of a satisfactory quality; or 2) Competitive bids reveal the costs of a U.S. product are significantly higher than the non-domestic product.
  - Nuostata "Pirkti amerikietišką prekę" remia vietos ir mažąsias įmones. Naudojant maisto produktus iš vietinių šaltinių, remiami vietiniai ūkininkai, o vaikai, dalyvaujantys mokyklų maitinimo programose, gali rinktis sveikus maisto produktus ir kartu remiama vietos ekonomika. Reikalavimas laikytis nuostatos "Pirk amerikietiškus produktus" taip pat padeda ŠMM dirbti su vietos arba mažomis, mažumoms ir moterims priklausančiomis įmonėmis, kaip reikalaujama federaliniuose teisės aktuose (2 CFR 200.321). Turi būti imtasi teigiamų priemonių, kad būtų užtikrinta, jog, kai įmanoma, būtų pasitelkiamos mažosios, mažumų ir moterims priklausančios įmonės. Pozityvūs veiksmai apima: 2) užtikrinti, kad būtų kreipiamasi į mažąsias ir mažumų įmones bei moterų įmones, kai tik jos yra potencialūs šaltiniai; 3) prireikus naudotis tokių organizacijų, kaip Smulkiojo verslo administracija ir Prekybos departamento Mažumų verslo plėtros agentūra, paslaugomis ir pagalba.
Interesų konfliktas
- Jei yra galimas interesų konfliktas, visi pardavėjai turi būti atrenkami per verslo tarnybas ir turi būti pateikta interesų konflikto forma 6210 F5.
Budget Considerations
- Pirkimų patvirtinimas priklausys nuo turimo biudžeto. Pirkimai, viršijantys turimą biudžetą, bus grąžinti prašytojui.
Placing Orders
- Pasiūlymai ir (arba) patvirtinimai reikalingi toliau nurodytoms paraiškoms:
  - Pirkimo paraiška - (galima pateikti bet kuriuo $ į "Alio")
  - Pirkimo kortelės (p-kortelės) - žr. 6215 politiką / procedūrą.
Debarment
- The Procurement Official may either debar a person for cause from consideration for award of contracts for up to three years or suspend a person from consideration for award of contracts if there is cause to believe that the person has engaged in any activity that might lead to debarment. A suspension may not be for more than three months unless an indictment has been issued for an offense which would cause debarment.
  - Causes for debarment include:
    - conviction of a criminal offense as an incident to obtaining or attempting to obtain a public or private contract or subcontract or in the performance of a public or private contract or subcontract
    - conviction under state or federal statutes of embezzlement, theft, forgery, bribery, falsification or destruction of records, receiving stolen property, or any other offense indicating a lack of business integrity or business honesty which currently, seriously, and directly affects responsibility as a contractor for the district
    - conviction under state or federal antitrust statutes
    - failure without good cause to perform in accordance with the terms of the contract
    - a violation of the Procurement Code or the District’s procurement policies
    - any other cause that the Procurement Official determines to be so serious and compelling as to affect responsibility as a contractor for the district, including debarment by another governmental entity
- The district may consider any cause for debarment as a basis for determining that a person responding to a solicitation is not responsible independent of any effort or proceeding to debar or suspend the person and even if the district does not choose to seek debarment or suspension.
- Bids, offers, or other submissions received from any person that is suspended, debarred, or otherwise ineligible as of the due date for receipt of bids, proposals, or other submissions shall be rejected by the district.
- A person with an outstanding tax lien in the state may not submit a quote, bid, or offer to the district, nor may such a person contract to provide a procurement item to the district. However, if the district Procurement Officer determines that it is in the best interests of the district to do so, the District may grant an exception to this prohibition for a specified and particular quote, bid, offer, or contract. The district may reject a quote, bid, or offer submitted in violation of this prohibition.
Preferences
- The District shall, for all procurements, give a reciprocal preference to those bidders offering procurement items that are produced, manufactured, mined, grown, or performed in Utah (“Utah items”) over those bidders offering procurement items that are produced, manufactured, mined, grown, or performed in any state that gives or requires a preference to procurement items that are produced, manufactured, mined, grown, or performed in that state (“out of state preferred items”). The amount of reciprocal preference shall be equal to the amount of the preference applied by the other state for that particular procurement item. In order to receive a reciprocal preference under this section, the bidder must certify on the bid that the procurement items offered are Utah items. Without that certification on the bid, the reciprocal preference is waived.
- If the responsible bidder submitting the lowest responsive bid offers out of state preferred items, and if another responsible bidder has submitted a responsive bid offering Utah items, and with the benefit of the reciprocal preference, the bid of the other bidder is equal to or less than the original lowest bid, the district shall (1) notify the Utah items bidder that the bidder qualifies as a preferred bidder; and (2) make the purchase from the preferred bidder if the bidder agrees, in writing, to meet the low bid within 72 hours after the notice. The district shall include the exact price submitted by the lowest bidder in its notice to the preferred bidder. The district may not enter into a contract with any other bidder for the purchase until 72 hours have elapsed after notice to the preferred bidder. If there is more than one preferred bidder, the district shall award the contract to the willing preferred bidder who was the lowest preferred bidder originally. If there were two or more equally low preferred bidders, the district shall comply with the rules of the Procurement Policy Board to determine which bidder should be awarded the contract.
- This section does not apply if application of the section might jeopardize the receipt of federal funds.
- A “resident contractor” is a person, partnership, corporation, or other business entity that either has its principal place of business in Utah or that employs workers who are residents of this state when available; and also was transacting business on the date when bids for the public contract were first solicited.
- When awarding contracts for construction, the district shall grant a resident contractor a reciprocal preference over a nonresident contractor from any state that gives or requires a preference to contractors from that state. The amount of the reciprocal preference shall be equal to the amount of the preference applied by the nonresident contractor’s state. To receive the reciprocal preference under this section, the bidder shall certify on the bid that the bidder qualifies as a resident contractor. Without that certification on the bid, the reciprocal preference is waived.
- If the responsible contractor submitting the lowest responsive bid is a nonresident contractor and has a principal place of business in a state giving or requiring a preference to contractors from that state, and if a responsible resident contractor has also submitted a responsive bid, and, with the benefit of the reciprocal preference, the resident contractor’s bid is equal to or less than the original lowest bid, the District shall notify the resident contractor that the resident contractor qualifies as a preferred resident contractor and issue the contract to the resident contractor if that contractor agrees, in writing, to meet the low bid within 72 hours after notice of preferred resident contractor status. The district notice shall include the exact price submitted by the lowest bidder. The district may not enter into a contract with any other bidder for the construction until 72 hours have elapsed after notice to the preferred resident contractor. If there is more than one preferred resident contractor, the district shall award the contract to the willing preferred resident contractor who was the lowest preferred resident contractor originally. If there were two or more equally low preferred resident contractors, the district shall comply with the rules of the Procurement Policy Board to determine which bidder should be awarded the contract.
- This section does not apply if application of the section might jeopardize the receipt of federal funds.
- Neither the Utah products preference nor the Utah resident contractor preference apply to the extent that they conflict with federal requirements relating to a procurement that involves the expenditure of federal assistance, federal contract funds, or federal financial participation funds.

II. Request for Proposals (RFP), Request for Information (RFI), Request for Statement of Qualifications (RFQ)

Supplemental procurement processes can be used to assist with the standard procurement process. Within the district policy, the RFP, RFI or RFQ is generally used when the purchase amount of an item or project is over $80,000. Personal Services are not subject to these provisions, but can be used to select new providers.
District personnel will provide Business Services with information and specifications regarding any request submitted. Each specification shall be drafted with the objective of clearly describing the district’s requirements and encouraging competition and shall emphasize the functional or performance criteria necessary to meet the district’s needs.
A person with a conflict of interest, or who anticipates responding to the proposal, may not participate in writing specifications or be employed by any organization submitting a response to the solicitation.
The Utah state bid site will be used to post, gather and review information submitted by potential vendors. Postings shall also be included on the district’s main website. Postings shall be available for at least seven (7) days before the day of the deadline for submitting a response.
The district may provide individual notice to potential vendors after public posting has commenced.
The district may cancel a solicitation or reject bids and proposals, in whole or in part, if it is in the best interest of the district to do so. The reasons for cancellation or rejection shall be made part of the contract file and shall be available for public inspection. Following cancellation, the district shall either resolicit responses or withdraw the requisition for the procurement item.
The district may reject a solicitation response if it violates a solicitation requirement, is submitted after the deadline, or it does not meet response criteria. The district may reject solicitation responses if the submitting vendor is not responsible, is in violation of the procurement code or regulations, has engaged in unethical conduct, is subject to an outstanding tax lien, or a change in the vendor’s circumstances would have caused the istrict to reject the response. Vendors failing to sign applicable purchasing documents can also be rejected after 90 days. If vendor is rejected, the district will provide a written statement of reasons to the vendor.
A solicitation may be canceled after opening the responses but before award when the district makes a written determination that one of the following circumstances exist:
- The scope of work or other requirements contained in the solicitation documents were not met by any person and all solicitation responses have been determined to be either nonresponsive or not responsible
- An infraction of code, rule or policy has occurred
- Inadequate, erroneous, or ambiguous specifications or requirements were cited in the solicitation
- The specifications in the solicitation have been or must be revised
- The procurement item being solicited is no longer required
- The solicitation did not provide for consideration of all factors of cost to the district, such as cost of transportation, warranties, service and maintenance
- Solicitation responses received show that the needs to the district can be satisfied by a less expensive procurement item differing from that in the solicitation
- All otherwise acceptable solicitation responses received are at unreasonable process, or only one solicitation response is received and the procurement official cannot determine the reasonableness of the bid price or cost proposal
- Other reasons specified in state code (Title 63G, Chapter 6a, Utah Procurement Code) or administrative rule
- Other circumstances deemed to constitute reasonable cause by the Procurement official
- Cancellation cannot be used to steer a contract to a favored vendor or make a vendor who was previously disqualified or rejected in a solicitation eligible for a contract award for the same procurement item
The district may allow correction of an immaterial error in a responsive solicitation, including missing signatures, acknowledgements of addendums, missing copies of professional licenses, typographical errors, error resulting from an inaccuracy in the solicitation, and other immaterial errors. The district shall require the corrections to be made in writing and shall establish a deadline for making the correction.
The district may make a written request to a vendor to clarify information in a responsive solicitation or to provide additional information that the district determines is needed to determine viability of response. The district shall establish and enforce a deadline for submitting the information
Best and final offers are only allowable in the RFP process.
A request for information may seek a wide range of information, including availability, schedules, standards and practices, specifications, training, new technologies, capabilities of providers, and alternate solutions. An RFI is not a procurement process and may not be used to negotiate fees, enter into a contract or determine the allowability of procurement.
- Information submitted with an RFI is considered “protected” information under the Utah Government Records Access and Management Act. Potential responders must provide a written claim of business confidentiality and a concise statement of reasons supporting the claim.

III. Purchase / Payment Approvals

Visiems pirkimams ir (arba) mokėjimams reikia dviejų rajono darbuotojų patvirtinimo. Visos paraiškos tiekėjams turi būti įvestos į "Linq".

Less than $5,000 for a single item and total transaction does not exceed $9,999
- Pasiūlymų teikti nereikia. (Vaikų maitinimas turi gauti du pasiūlymus dėl bet ko, kas viršija $3 500).
Single item purchases equal to or above $5,000 or a total transaction of equal to or above $10,000
Two written quotes are required. Requisitions must be entered into Linq for approval. Purchases from vendors who do not accept purchase orders must be made by Business Services after quotes are obtained. (With the exception of the Child Nutrition Department which must obtain quotes on anything above $3,500).$50,000+
- Nauji pavieniai pirkimai arba projektai
- Turi būti pateikta Švietimo tarybai patvirtinti, nebent patvirtinimas buvo gautas biudžeto proceso metu.
- Prieš tai pasirašo atitinkamas direktorius, direktorius, rajono tarybos narys arba kuratorius, arba jį pavaduojantis asmuo, kai jo nėra.
- Prieš tai pasirašo verslo administratorius.
- Prieš tai pasirašo kuratorius.
- Atskirų prekių pirkimams arba projektams, kurių vertė viršija $50 000, reikia pateikti mažiausiai tris raštiškus pasiūlymus, kurie turi būti įvesti į "Linq" po to, kai juos patvirtina valdyba. Prireikus verslo paslaugos padės gauti pasiūlymus.
- Atskirų prekių pirkimams arba projektams, kurių vertė viršija $80,000, reikia pateikti užplombuotą pasiūlymą/projektinį pasiūlymą, kurį turi apdoroti Verslo paslaugos.
Building Additions, Improvements, and Modifications
- Išankstinis Kapitalo priemonių komiteto pritarimas
- Visiems projektams, kurių bendra vertė viršija $50 000, reikalingas išankstinis valdybos pritarimas.
- Projektai negali būti dirbtinai skirstomi, kad būtų pažeista pirkimo politika ar procedūros.
See Construction Procurement Policy 6212.Approval Thresholds
- Didesniems nei $20 000 užsakymams reikalingas kuratoriaus ir verslo administratoriaus patvirtinimas.
- Prašymams dėl atskirų prekių, kurių vertė viršija $50 000, reikalingas valdybos pritarimas.

IV. Purchase Requisitions and Purchase Orders

Select a Vendor (See Section I)
- Jei pardavėjas nėra prisijungęs prie "Linq", rajono verslo tarnyboms turi būti pateiktas W-9 dokumentas, kad jis būtų įvestas į "Linq".
Placing an order
- Užklausa turi būti įvesta į "Linq". Reikalingi pasiūlymai turi būti saugomi kartu su pirkimo dokumentais ir nuskenuoti į archyvą, kai kuriamas pirkimo užsakymas.
- Mokyklos / skyriaus darbuotojai pateiks pirkimo užsakymą pardavėjui.
Receiving Purchase Orders
- Imtuvas:
  - Atidarykite pristatytas pakuotes ir dėžes.
  - Patikrinkite, ar turinys yra teisingas, ar nepažeistas ir ar teisingai išsiųstas.
  - Praneškite pardavėjui apie prekių trūkumą, perteklių, neteisingas prekes arba sugadintas prekes.
  - Pirkimo užsakymo gavimas į "Linq".
  - Sąskaitą faktūrą pažymėkite "Mokėtinų sumų antspaudu" arba įrašykite reikiamą informaciją (pirkimo užsakymą, gavimo datą, pardavėjo numerį).
  - Nuskaitykite sąskaitą faktūrą ir įmeskite ją į "Linq Archive" aplanką "Unfiled".
  - Sąskaitų mokėtojai apdoros sąskaitą apmokėjimui, išskyrus atvejus, kai mokėjimas atliekamas per mokyklos atsiskaitomąją sąskaitą.

V. Contracts

Contacts
- Jei dėl pirkimo tikslo reikia sudaryti sutartį, išperkamosios nuomos sutartį ar kitą teisiškai įpareigojantį susitarimą, verslo administratorius PRIVALO pasirašyti sutarties, įskaitant priedus, kopiją.
- Prie VISŲ programinės įrangos sutarčių PRIVALOMA pridėti pardavėjo pasirašytą susitarimą dėl informacijos neatskleidimo, žr. 6210 F10.

Žr. 6220 politiką dėl asmeninių paslaugų ir (arba) konsultantų sutarčių.

VI. Change Order

Bet kokį pirkimo užsakymų ar sutarčių pakeitimą, dėl kurio padidėja išlaidos, turi patvirtinti ir įforminti Verslo paslaugos prieš keičiant sutartį, pristatant ar priimant papildomas prekes arba pradedant papildomus darbus.

VII. District Payment Methods

Mokėtinos sąskaitos
- Mokyklos arba rajono mokėtinos sąskaitos yra pageidaujamas mokėjimo būdas už bet kokį pirkinį, kuriam išrašyta sąskaita faktūra.
- Mokėtinos sumos apmoka visas rajono pirkimo užsakymo pozicijas ir sąskaitų faktūrų sumas.
- Visos gautos sąskaitos faktūros, susijusios su apygardos pirkimo užsakymu;
  - Patikrinkite ir gaukite elementą (-us) "Linq".
  - Užantspauduokite sąskaitą faktūrą "Mokėtinų sumų antspaudu" arba užrašykite reikiamą informaciją sąskaitoje faktūroje.
  - Nuskenuokite sąskaitą faktūrą ir visus pasiūlymo dokumentus ir pridėkite juos "Linq Archive" aplanke "Unfiled".
  - Sąskaitų mokėtojai apdoros sąskaitą faktūrą ir ją apmokės.
- Savaitiniai patikrinimai vyksta trečiadieniais. Iki penktadienio gautos sąskaitos faktūros bus tvarkomos kitą savaitę.
- Darbuotojų kompensacijos
  - Visos darbuotojų kompensacijos turėtų būti dokumentais patvirtintos iš anksto. Prašymai turi būti įvesti į "Linq", kad juos būtų galima tinkamai patvirtinti ir apmokėti kartu su įprastu čekiu. Mokėjimas bus pervestas į pagrindinę darbuotojo sąskaitą, naudojamą darbo užmokesčiui mokėti.
Purchase Cards (US Bank p-cards) (see 6211 P1)
Change boxes
- Apygardos pakeitimo langeliai
  - The change box is available in the district cashier’s office and is to be used for book fair start-up funds and other school needs. Elementary schools must obtain start-up funds from Business Services.
  - Keitimo dėžutė turi būti laikoma saugioje vietoje.
  - Darbuotojų kompensacijos turi būti išmokamos per Mokėtinų sumų sąskaitą.
- Vidurinės mokyklos keitimo langeliai
  - Smulkius pinigus galima laikyti vidurinių mokyklų pagrindiniame biure įvairioms reikmėms, laikantis toliau nurodytų reikalavimų:
    - Visas smulkiųjų pinigų lėšas ir sumas turi patvirtinti Verslo tarnybos.
    - Keitimo dėžutėse negali būti daugiau pinigų, nei jų reikia einamajai veiklai.
    - Negalima naudoti piniginėms lėšoms už suteiktas paslaugas gauti arba pirkiniams atlikti.
    - Shall be accounted for on an intrest basis with a monthly reconciliation.
    - Laikomi saugioje ir (arba) užrakintoje vietoje.
    - Darbuotojai, tikrinantys grąžos dėžutes, turėtų patikrinti pradines grynųjų pinigų sumas ir grįžę pateikti sutikrinimą. Sumos, viršijančios pradinę sumą, turi būti pervestos į atitinkamą sąskaitą, o pradinė suma grąžinta į seifą.

VIII. School Account Payments

Visos lėšos, gautos iš mokyklos lėšų rinkimo akcijų, mokinių mokesčių ir pan., turi būti pervestos į patvirtintą mokyklos atsiskaitomąją sąskaitą.
Mokykloms leidžiama atidaryti tik vieną mokyklos atsiskaitomąją sąskaitą, o verslo administratorius turi būti patvirtintas kaip sąskaitos savininkas.
Gali būti išduodamos mokyklos debetinės kortelės, išrašomos iš mokyklos atsiskaitomosios sąskaitos. Mokyklos debetinės kortelės išduodamos laikantis rajono pirkimo procedūrų ir taisyklių.
Mokykla negali atidaryti jokių kitų atsiskaitomųjų, mokėjimo ar finansinių sąskaitų.
Mokyklos atsiskaitomoji sąskaita turi būti naudojama tik mokyklos pirkiniams, kurie apmokami iš mokyklos sąskaitos biudžeto, apmokėti. Turi būti laikomasi rajono mokėjimų ir pardavėjų atrankos procedūrų.
Prieš perkant reikia gauti išankstinį patvirtinimą.
Užklausas galima įvesti į "Linq", kad jos būtų patvirtintos ir apmokėtos.

IX. Employee Payments

Employee Compensation – All employee compensation of a cash basis must be processed through the payroll system. Gift cards given for additional work or recognition, regardless of amount, will be taxed through the payroll system the month after a gift card is given.
Employee Reimbursements (not including travel)
- Naudojant papildomas pirkimo korteles, darbuotojų kompensacijos neturėtų būti reikalingos. Jei pirkimo kortelė nesuveikė arba susiklostė kitos situacijos, darbuotojų kompensacijos turėtų būti nedidelės ir nedažnos (apie $50). Bet kokias išimtis turi patvirtinti verslo tarnybos.
- Darbuotojai, kurie perka daiktus ir prašo kompensacijos, prieš pirkdami turi gauti išankstinį raštišką direktoriaus leidimą. Leidimą patvirtinantis dokumentas turi būti pridėtas prie prašymo kompensuoti išlaidas.
- Reimbursements must be completed within 30 days of purchase. Reimbursements will not be made for items that are not in compliance with the wellness policy (see Policy 3401).
- Mokytojai neturėtų prašyti kompensacijų, kol nėra visiškai išnaudoti mokytojų aprūpinimui skirti pinigai. Prieš išmokant kompensacijas, sekretorei turėtų būti pateikti kvitai už išleistus mokytojų reikmenims skirtus pinigus.