마지막 수정되었습니다: 10월 26, 2023

6270 P1: 식사(출장 외) 및 직원 감사 절차

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프로보시 교육구 식사(출장 제외) 및 직원 감사 정책에 따라 학교 또는 부서는 필요한 업무용 식사 및 비정기적인 직원 감사 비용에 대해 환급받을 수 있습니다.

다음 가이드라인을 사용해야 합니다:

선물은 개인적인 성격의 것이므로 공적 자금을 선물에 사용하는 것은 적절하지 않습니다.
합리성과 빈도가 신중하다면 인정은 적절합니다.
퇴직 선물은 $200을 초과할 수 없습니다.
표창 선물은 해당 연도에 $50을 초과할 수 없습니다.
퇴직 또는 해고 직원을 기념하는 모임에서 제공되는 음식은 참석자 총합이 $150을 초과할 수 없습니다.
이 금액을 초과하는 퇴직 및 표창 선물은 이사회 의장 또는 교육감의 승인이 필요합니다.
직원 감사 또는 퇴직을 위해 구매한 모든 기프트 카드는 직원의 과세 대상 소득에 추가됩니다.
P카드는 직원 감사/퇴직 선물용 기프트 카드 구매에 사용할 수 없습니다.
직원 감사/퇴직 기념 기프트 카드는 지구 비즈니스 사무소에서 수령해야 합니다. 비즈니스 오피스에는 구매할 수 있는 다양한 기프트 카드의 재고가 있습니다. 기프트 카드를 구매하면 직원 이름과 기프트 카드 금액이 급여 사무소에 필요한 보고 자료로 전환됩니다.
필요한 '비즈니스 식사'는 1인당 $25달러(세금, 팁, 음료 포함)를 초과하지 않아야 하며, 적절한 경우는 다음과 같습니다:
- 선의의 실질적인 사업 목적이 있는 경우
- 참가자들은 식사 중에 교육구 업무에 적극적으로 참여합니다.
- 적절하고 허용되는 자금 출처를 사용할 수 있습니다.
- 식사 전에 적절한 승인을 받습니다(적절한 승인에 대해서는 구매 정책 6210 참조).
- 비용의 목적은 올바른 판단을 입증해야 합니다.
- 비용이 적절하게 문서화되어 있습니다(누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜).

다음과 같은 경우 회의에 식사가 제공될 수 있습니다:

회의는 5시간 이상이며 의제가 있습니다.
청구되는 예산을 담당하는 디렉터의 사전 승인을 받아야 합니다. (가능하면 지역 아동 영양 서비스를 이용해야 합니다.

자원봉사자에게는 합리적인 성격의 식사를 제공할 수 있지만, 감독관의 승인 없이 배우자나 기타 가족에게 식사를 제공할 수 없습니다.

식사를 구매할 때는 다음 사항을 고려하세요:

지출된 금액이 대중의 감시 아래에서 편안하게 방어될 수 있을까요?
비용이 감사 대상으로 선정되면 걱정에서 벗어날 수 있을까요?
신문을 통해 이 내용을 읽으시겠습니까?

문서:

다음 정보를 포함하여 비즈니스 식사 승인 양식 6270 F1을 작성하세요:
- 영수증 원본
- 비용 발생 날짜와 식사 장소의 이름 및 주소
- 회의 안건을 포함한 비즈니스 목적
- 참가자의 이름과 직책 또는 비용을 발생시킨 개인과의 비즈니스 관계를 입증하는 기타 정보

교육구 조달 카드(P-Card)를 사용하여 비용이 발생한 경우, 조달 카드 월별 체크리스트 봉투(양식 6211 F1)에 작성된 업무용 식사 승인 양식 6270 F1을 증빙 서류로 첨부합니다.

상환 또는 청구서 지불을 위해 제출하는 경우 청구서 지불 요청 양식 6210 F3을 작성합니다(구매 절차 6210 P1 참조). 이 양식을 업무용 식사 승인 양식 6270 F1에 첨부하여 교육구 회계 담당자에게 제출합니다.

채택됨: 4/12/2028

개정일: 8/1/2022

6270 P1: 식사(출장 외) 및 직원 감사 절차

정책 및 양식